人力資源檔案管理存在的問題及解決措施

王晶宏

摘要：要保證和促進企業的可持續發展，便要做好其內部人力資源檔案管理工作，發揮內部員工的潛力和價值。企業在實際的經營管理中，要意識到人力資源檔案管理對于企業發展的意義，并且能夠從不同角度對檔案管理進行創新，為檔案管理工作的開展提供重要保障。本文主要對人力資源檔案管理的作用進行了闡述，同時分析了其存在的問題，重點對人力資源檔案管理的優化措施展開深入研究。

關鍵詞：人力資源;檔案管理;問題;解決措施

引言

做好人事檔案管理是機關企業提升內部管理效率的重要途徑，通過人事檔案可以清晰地做好人員分析，為人員的調配、任用提供科學依據。同時，檔案資料作為重要個人數據資料，為職工的升職、調崗、退休提供了數據參考。在全面深化改革背景下，機關企業在人事檔案管理方面的復雜程度進一步加劇，只有不斷加強人事檔案的管理，才能促進人事檔案合理且科學的發展。

1企業人力資源檔案管理的作用

①促進企業的健康持續發展。企業內部管理工作分為多個不同的類別，檔案管理便是其中一種，而在檔案管理中，人力資源檔案管理是作為關鍵部分存在的，直接關乎企業的發展水平和速度。人力資源是企業可持續發展的內在動力。通過企業人力資源檔案管理工作，能夠讓單位領導者和管理者知曉內部每一位員工的個人情況，在掌握充分信息，對員工產生必要的了解以后，才能讓單位內部工作的開展更具有人性化的特征，讓單位中的工作人員都能有著明確的發展方向，使其在工作中獲得成長，為企業的發展創造更多貢獻和內在動力。②激發單位內部員工潛力。企業中人力資源檔案的內容，主要是對員工實際情況的記錄，具有全面性和具體性的特征，單位內的管理人員，可以就員工檔案，對其有一個整體性的了解。另外，員工的監督和管理工作，也需要通過人力資源檔案管理工作來實現。因此，促進企業人力資源檔案管理工作的有效性，能夠讓員工內在潛力得以挖掘和發揮，也能在較大程度上約束員工的行為，保證其工作態度的認真，使其工作更加規范。

2人力資源檔案管理存在的問題

2.1檔案管理的規范化程度低，工作質量有待提高

人事檔案管理是一項高度規范化的工作，在每一個管理流程都有具體的操作規范，也只有這樣才能確保人事檔案信息的準確性。在實踐工作中，機關企業人事檔案管理的規范化程度還不高，在業務層面凸顯出了信息收集制度不健全、分類體系不科學、審核程序執行不力、鑒定環節尚未開展、轉遞程序存在漏洞等問題，嚴重影響了人事檔案信息的質量。在部分機關企業的干部檔案專審中，甚至還存在了信息內容造假的情況，工作質量亟待提升。究其原因，一方面是檔案管理人員對于檔案工作的重視程度不足，在實施檔案管理工作的過程中，不認真、不負責，主觀上麻痹大意，對于存在的問題也沒有主動進行改正。另一方面受限于人事檔案管理人員專業，標準化工作思路不清晰，標準不明確，導致工作很難開展。

2.2管理人員能力和素質欠缺

檔案管理人員的能力和素質與管理工作最終的有效性有著直接的關系，因此，要想促進人力資源檔案管理的有效性，促進其管理的規范化和標準化，需要更高水平專業能力和職業素養的專業人員。但是當前企業沒有將發展的重點放在人力資源檔案管理方面，相關的管理觀念比較傳統落后，所以單位內部負責人力資源檔案管理的工作人員具有很強的不專業性，致使一些比較專業檔案管理工作的推進并不順利，加上對工作態度不端正，造成人力資源檔案管理的研究不能深入。另外，新時期下社會的發展，讓企業的人力資源檔案管理有了更高的要求，但是單位卻沒有組織內部人員參加有效的培訓活動，所以使得檔案管理水平始終得不到提升。

3人力資源檔案管理中問題的解決措施

3.1規范檔案管理方法，提高檔案管理質量

一是建立健全信息收集制度。從收集對象、產生活動、收集要求三個方面研究開展制度建設，具體包括收集歸檔制度、催要制度、聯系溝通制度、檢查核對制度等細分內容，確保信息收集有明確的制度依據。二是進行專業知識和技能的培訓。通過開展人事檔案專項培訓，提高操作人員的專業技能，確保在操作層面落實規范化要求。三是嚴格履行審核程序。確保檔案內容真實可靠、信息準確無誤、材料完整齊全。

3.2提高相關人員能力和素質

第一，負責人力資源檔案管理的相關人員，其對待工作的態度應該放端正，正確認識人力資源檔案管理工作的作用以及對單位發展的影響，對待管理工作要從根本上進行認同，在展開相關管理工作的時候，要將自身的主觀能動性充分發揮出來。另外，單位內部要定期組織檔案管理人員參加職業專業能力的培訓活動，從深層次培養人才，提升其專業性，促進其將來工作開展能夠更加順利;第二，思想意識對檔案管理人員的影響比較大，因此，單位在組織管理人員接受專業培訓的同時，還應當對其思想水平和政治素養進行相關的培養，使其能夠秉持著正確的思想和政治觀念，在日常的工作中，堅持正確積極的作風和職業素養，讓人力資源檔案管理工作的落實更加有效。

3.3人力資源檔案管理方式的更新

為了不斷提升人力資源檔案管理工作科學化、規范化、信息化水平，需要企業對人力資源檔案進行集中化管理。在此過程中，應當搭建起人力資源檔案管理中心，保證滿足未來三十年人力資源檔案存放、管理工作。需要在檔案室配備智能密集架以及防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體等十防設施。嚴格按照國家標準配備檔案查借閱系統，實行進出庫痕跡管理和一人一碼管理，實行檔案查借閱預約等制度，建立人力資源檔案信息管理微信群，提高檔案管理水平和能力。要切實落實檔案分類管理模式，定崗定責，提高檔案日常管理效率。

結語

對于正處在轉型改革發展中的企業，人才是發展的第一動力，管理和利用好人事檔案對企業在選人用人上奠定了管理基礎。健全規范檔案管理各項制度，注重檔案管理隊伍的專業化，建立健全企業的硬件檔案管理設施，順應時代要求，做好人事檔案的信息化管理是現代人力資源管理的必要手段，也是企業健康高效發展的重要舉措。

參考文獻

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