企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求

徐翔

摘要：進入新時期以來，我國各項事業均快速發展，取得了十分理想的成績，特別是我國眾多企業以驚人的速度向前發展。對于處在轉型改革發展中的企業而言，人才是企業核心發展的動力，人事檔案管理工作是企業不可或缺的重要管理環節。人事檔案管理對企業人力資源發展需求進行科學預測，對人力資源進行合理分配，提供重要資料。科學創新的檔案管理方式有利于最大可能的發揮企業人才價值。然而在實際檔案管理工作中由于企業管理模式的落后、用工總量大、檔案管理人員的水平有限等因素在一定程度上影響了人事檔案的真實性和準確性，在新形勢數字化背景下，企業缺乏數字化檔案管理的建設，阻礙了企業人力資源管理的發展。

關鍵詞：企業;人力資源管理;人事檔案;管理;新要求

引言

人事檔案是企業在選拔晉升人才時的重要依據，為企業領導者做出合理的決策提供參考。在企業人力資源管理工作中，人事檔案發揮的作用越來越明顯。

1人事檔案管理工作的重要意義

1.1人事檔案為人力資源開發提供重要依據

人事檔案是企業在選人用人中的基本依據，企業利用人事檔案發掘員工的潛能，從而進行合理配置。完善員工的基本履歷，了解員工的學習以及生活的經歷，進行信息的匯總，從而進行檔案及時更新，進而進行合理的配置。將員工的考核進行存檔，在企業中應該有一套完備的人事考核的機制，進行書面考核，業績考核等，并對員工定期進行培訓，每次的培訓內容、測試試卷、考核結果進行歸檔，放入個人的人事檔案袋中，提供參考結果。企業在年底應該進行績效評估與崗位調整，每一次調整就是一次更好的出發，為了優化配置，企業的人員流動應該更加敏銳的捕捉，檔案是固定的，人員是流動的，真正的動靜結合，更好地發揮人事檔案管理在人力資源管理中的重要作用，促進企業的優化調整。

1.2激發企業內部員工潛力

企業中人力資源檔案的內容，主要是對員工實際情況的記錄，具有全面性和具體性的特征，企業內的管理人員，可以就員工檔案，對其有一個整體性的了解。另外，員工的監督和管理工作，也需要通過人力資源檔案管理工作來實現。因此，促進企業人力資源檔案管理工作的有效性，能夠讓員工內在潛力得以挖掘和發揮，也能在較大程度上約束員工的行為，保證其工作態度的認真，使其工作更加規范。

2企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求

2.1優化調整檔案管理機制

其一，持續強化對企業人力資源檔案保管空間管理的制度建設。實踐中，要求重點落實對人力資源紙質檔案存儲空間溫度與濕度的調控，并結合管理制度的優化建設以及獎懲制度，避免相應空間內出現明火或是發生蟲霉等問題，依托環境安全維護人力資源檔案的安全。其二，借助先進技術手段，盡可能對已經出現損壞的檔案實施修復。其三，充分發揮出信息技術的優勢，在大數據理念的指導下，積極推動企業對人力資源檔案管理工作開展信息化建設，依托計算機系統、信息技術等對人力資源檔案管理工作模式進行優化調整。其四，關注檔案數據庫的搭建以及檔案信息資源安全性的維護，在引入數據安全防護技術（如身份認證技術、權限設置技術、防火墻技術等）的基礎上，搭建系統回訪機制，防止人力資源檔案信息丟失、泄露或是遭受惡意篡改。為了進一步提升相關管理人員的工作積極性，還需要搭建起責任制度、考核制度，對管理人員的工作成效、標準情況進行管理與約束，確保人力資源檔案管理制度在企業內得到切實落實。

2.2建立完善的企業人事檔案管理制度規范管理流程

第一，要明確檔案管理內容和重點、制定符合企業實際需要的檔案管理流程及規范說明制度，編制業務指導手冊。檔案管理環節具體包括檔案歸檔、保管、查詢、借閱等，企業要制定規范的操作流程，例如必須明確借閱人和借閱時間及歸還時間，出具相關手續，管理人員要定期審核檔案，及時續簽職工勞動合同書，不斷地更新和充實檔案;對于外調和調入的職工檔案要按規定核實審查，出具移交檔案手續，防止中途檔案信息丟失現象。第二，從薪酬激勵機制方面提高檔案管理人員的工作積極性，制定相應的檔案管理考核績效指標，管理考核指標是可測量的、具體的、可實施的，檔案管理質量與檔案管理人員績效掛鉤;第三，權責分明，明確檔案管理責任和權利，避免管理混亂，檔案由專人負責管理。第四，建立健全檔案轉移制度、保密制度、借閱制度等相關制度。

2.3提升信息化建設水平

第一，企業在建立電子信息化數據庫系統的時候，需要從自身發展需求入手，在此基礎上，將人力資源檔案信息進行全面的收集和完善，結合檔案管理工作的實際需要，對數據庫中的檔案信息分類建檔，做到管理的動態化，并在日常工作中，及時更新數據庫內容。第二，人力資源檔案信息數據庫是非常重要的，其安全性應當受到重視，為此，相對應的借閱制度要更加嚴格，安全管理標準和職責要更加明確。另外，備份機制和數據庫恢復機制是信息化建設不可缺少的，在系統內部要設置好各級檔案的管理權限，讓信息數據庫的安全性可以有所保障，這對檔案管理綜合水平的提升，有著十分重要的作用。

2.4采用以技術為支撐的人事檔案管理方法

企業需要打通人事檔案管理系統與企業辦公系統之間的數據鏈，人事檔案管理人員能及時獲取各部門開展會議或相關人力資源管理活動的時間、地點、方式等信息，有助于管理人員制定具有前瞻性的人事檔案管理方案。同時，人事檔案管理人員根據國家及企業的相關標準制作人事檔案資料編制規范，如格式規范、內容規范、標題規范等，并制作資料編輯模板，有助于實現資料的標準化。

結語

當前，社會發展迎來了新的形勢，對企業的各項工作要求更高，人力資源檔案管理也需要進行改變和創新，通過認識這項工作當前的問題和不足之處，找到問題的根源，通過有效的方式加以改變，促進檔案管理工作水平的不斷提升，讓工作效率得以增強，能夠更大程度發揮出其綜合價值，讓企業的發展更加穩定。

參考文獻

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