應(yīng)用型本科院校秘書學(xué)專業(yè)“檔案管理學(xué)”教學(xué)改革研究與實(shí)踐

摘? 要：應(yīng)用型本科院校的主要目標(biāo)和任務(wù)是培養(yǎng)應(yīng)用型人才。檔案管理學(xué)作為秘書學(xué)專業(yè)的核心課程，應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)市場(chǎng)需求，與應(yīng)用型人才培養(yǎng)目標(biāo)保持一致。本文借助實(shí)踐教學(xué)資源，運(yùn)用經(jīng)驗(yàn)總結(jié)法、對(duì)比法等，從教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法和教學(xué)手段等方面進(jìn)行研究與實(shí)踐，提出促進(jìn)秘書學(xué)專業(yè)師生之間角色變化的舉措，讓教師產(chǎn)生繼續(xù)學(xué)習(xí)、不斷完善的愿望，讓學(xué)生產(chǎn)生樂意學(xué)、主動(dòng)學(xué)的愿望，真正實(shí)現(xiàn)積極主動(dòng)、高效互動(dòng)的學(xué)習(xí)。

關(guān)鍵詞：秘書學(xué);檔案管理學(xué);教學(xué)改革

中圖分類號(hào)：G641? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? 文章編號(hào)：1673-7164（2021）43-0107-03

應(yīng)用型本科院校肩負(fù)培養(yǎng)高層次應(yīng)用型人才、開展創(chuàng)新研究、拓展就業(yè)和服務(wù)地方發(fā)展等使命。引導(dǎo)部分地方本科高校向應(yīng)用型轉(zhuǎn)變也是黨中央、國務(wù)院的重大決策部署。檔案管理學(xué)作為普通高等院校秘書學(xué)專業(yè)開設(shè)的一門專業(yè)必修課，以秘書檔案管理和檔案工作為研究對(duì)象，研究文本與檔案發(fā)展關(guān)系，論述檔案管理的機(jī)構(gòu)設(shè)置、管理方法和管理技巧，是一門應(yīng)用性和實(shí)踐性很強(qiáng)的學(xué)科。但是，現(xiàn)行的大部分院校的檔案管理課程教學(xué)主要以老師講授為主，雖然在培養(yǎng)方案中設(shè)置有實(shí)踐課時(shí)，但是受實(shí)踐場(chǎng)所、實(shí)訓(xùn)室、師資力量等方面的限制，實(shí)踐教學(xué)的效果并不突出，讓學(xué)生對(duì)這門課產(chǎn)生了懷疑和誤解。文章在分析秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生在檔案管理學(xué)接受差異性基礎(chǔ)上，力求實(shí)質(zhì)性地提升檔案管理學(xué)科的實(shí)訓(xùn)教學(xué)質(zhì)量，提升學(xué)生的檔案管理能力，為社會(huì)培養(yǎng)和輸送更加專業(yè)的檔案管理人才。

一、學(xué)生對(duì)檔案管理的能力欠缺

（一）學(xué)生對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)參差不齊

在教學(xué)過程中發(fā)現(xiàn)，學(xué)生不能及時(shí)有效地分析檔案管理的技術(shù)性示范案例，并且對(duì)“全宗”“案件級(jí)”“文件級(jí)”等專業(yè)術(shù)語的掌握不準(zhǔn)確，缺乏檔案管理思維訓(xùn)練。以往的教學(xué)實(shí)踐以老師灌輸為主，目前的檔案管理學(xué)課程主要偏向于“文書認(rèn)知—收文辦理—發(fā)文辦理—檔案文件整理—文件移交—檔案鑒定—檔案保管—檔案利用”的教學(xué)脈絡(luò)，對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的教學(xué)比重大幅超過電子文件管理。這從某種程度造成部分學(xué)生認(rèn)為檔案是文件，檔案管理是對(duì)紙質(zhì)文件的篩選、保管、利用，是對(duì)檔案架、檔案箱和檔案庫房的技能操作。造成學(xué)生走上實(shí)習(xí)或工作崗位時(shí)，面對(duì)辦公室或領(lǐng)導(dǎo)提出的具體需求以及各類突發(fā)性情況，出現(xiàn)解決實(shí)際問題的能力不足的現(xiàn)象，無法針對(duì)檔案管理設(shè)計(jì)完整的分析和解決方案。

（二）檔案管理應(yīng)用技術(shù)掌握不好

在檔案管理的實(shí)踐教學(xué)中發(fā)現(xiàn)，無論是平時(shí)理論成績(jī)好的學(xué)生，還是平時(shí)理論成績(jī)不好的學(xué)生，在遇到檔案管理實(shí)踐環(huán)節(jié)時(shí)，往往束手無策，不知道如何進(jìn)行檔案篩選，尤其不知道如何進(jìn)行檔案信息化處理等等。《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中對(duì)檔案信息化處理的設(shè)備配置提出了明確要求：“到‘十五’末，全國計(jì)算機(jī)檔案管理的普及率，力爭(zhēng)東部地區(qū)省級(jí)機(jī)關(guān)檔案部門達(dá)到90%，縣以上各級(jí)國家檔案館達(dá)到70%;中西部地區(qū)省級(jí)機(jī)關(guān)檔案部門達(dá)到80%，縣以上各級(jí)國家檔案館達(dá)到50%。”[1]不難看出，檔案信息化建設(shè)的步伐越來越快。檔案管理學(xué)是秘書學(xué)專業(yè)的核心課程，課程難度極大，尤其在對(duì)“紙質(zhì)檔案數(shù)字化的技術(shù)模式”“音頻檔案數(shù)字化的原理”“電子文件中心的網(wǎng)絡(luò)模型”“檔案網(wǎng)站的軟件平臺(tái)”等設(shè)計(jì)檔案信息化理論與實(shí)踐性問題進(jìn)行講授時(shí)，會(huì)讓專門從事檔案工作的授課老師感覺到困難，這不僅因?yàn)榇蟛糠值臋n案管理老師本身具體從事電子信息檔案的實(shí)踐較少，還因?yàn)閷W(xué)校缺乏實(shí)訓(xùn)室條件。數(shù)字技術(shù)的廣泛運(yùn)用，使得檔案工作的重點(diǎn)和檔案管理的內(nèi)容發(fā)生了較大的變化，但是由于傳統(tǒng)知識(shí)結(jié)構(gòu)的慣性等原因限制，在檔案信息化建設(shè)方面出現(xiàn)了技術(shù)人才短缺的問題。因此，提升學(xué)生的檔案管理應(yīng)用技術(shù)成為教學(xué)的重點(diǎn)任務(wù)之一。

（三）檔案管理工作方式生硬

學(xué)生在實(shí)習(xí)實(shí)踐環(huán)節(jié)中，對(duì)檔案利用的工作方法掌握較為生硬。現(xiàn)下檔案館（室）大體都是實(shí)行檔案電子化管理，首先，學(xué)生對(duì)于利用相關(guān)檔案管理軟件快速查找檔案文件上手較慢，對(duì)關(guān)鍵詞的概念較為模糊，不會(huì)有效抓取關(guān)鍵詞，造成搜索范圍較大，呈現(xiàn)出來的搜索結(jié)果較多，需要花費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間去篩選。其次，學(xué)生難以確認(rèn)檔案利用的查閱范圍。一方面與學(xué)生的資歷有關(guān)，盡管有理論基礎(chǔ)，但是在實(shí)習(xí)實(shí)踐中仍會(huì)有生疏之感，另一方面是學(xué)生出于過于謹(jǐn)慎的心理，凡事都會(huì)先問“可不可以查”，然后才進(jìn)行下一步。最后就是進(jìn)入庫房“按圖索驥”能力較差，由于庫房重地不能隨便進(jìn)入，學(xué)生鮮少得到訓(xùn)練機(jī)會(huì)，導(dǎo)致學(xué)生難以精確地查找檔案號(hào)與文件。

二、基于檔案管理能力培養(yǎng)的實(shí)訓(xùn)教學(xué)策略實(shí)施

（一）情景教學(xué)與課程文本互通，打造檔案思維工程

1. 對(duì)接社會(huì)需求

檔案管理工作是一項(xiàng)龐大而復(fù)雜的工作，其專業(yè)性較強(qiáng)。檔案管理作為公司、企業(yè)、社團(tuán)、事業(yè)單位等基礎(chǔ)文書管理環(huán)節(jié)，對(duì)于單位和部門充分獲取、運(yùn)用和挖掘各類市場(chǎng)、行業(yè)等方面的信息資源，促進(jìn)有序發(fā)展、加速發(fā)展、創(chuàng)新發(fā)展和高質(zhì)量發(fā)展具有十分重要的意義。社會(huì)對(duì)檔案管理的要求不斷提高，對(duì)檔案管理人員的需求量增加。因此，教師要主動(dòng)地收集檔案管理案例，根據(jù)教學(xué)需求對(duì)案例進(jìn)行選取和改編，形成專門的案例資源庫，充分進(jìn)行案例融入式教學(xué)。讓學(xué)生在案例分析和討論過程中，不斷提出和總結(jié)檔案管理的問題癥結(jié)、解決方式、有效途徑等，思考為什么學(xué)？學(xué)什么？怎么學(xué)？從而有針對(duì)性地加深加強(qiáng)學(xué)生對(duì)檔案管理的認(rèn)知。

2. 場(chǎng)景分析法

場(chǎng)景分析法的核心在于通過對(duì)檔案管理的使用場(chǎng)景分析來訓(xùn)練學(xué)生的專業(yè)思維。思考點(diǎn)包括：這個(gè)檔案管理場(chǎng)景的主要訓(xùn)練要素和次要訓(xùn)練要素是什么？主要場(chǎng)景包含了哪些環(huán)節(jié)，哪些物件，每個(gè)環(huán)節(jié)涉及哪些檔案工作方式？怎么處理案件級(jí)文件整理？怎么處理文件級(jí)文件整理？怎么形成社會(huì)組織或個(gè)人全宗？主要場(chǎng)景會(huì)不會(huì)被次要場(chǎng)景或是第三方因素影響？如果會(huì)，要考慮到檔案工作會(huì)不會(huì)過度依賴于這些影響因素？檔案工作要如何降低這些影響并找到提升效能的方式？

（二）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的互補(bǔ)，提升檔案管理意識(shí)

立足國內(nèi)外信息化戰(zhàn)略背景，應(yīng)用型本科院校的秘書學(xué)專業(yè)更要著眼檔案管理的信息化建設(shè)需求，提高學(xué)生的信息素養(yǎng)和信息技能。

模擬歸檔。從文書到檔案的轉(zhuǎn)變是質(zhì)的變化，不是所有的文書都能轉(zhuǎn)化為檔案，也不是所有的檔案都是文書形式。普通行業(yè)的文書歸檔和特殊行業(yè)的文書歸檔有區(qū)別，紙質(zhì)文書歸檔和電子文書的歸檔要匹配。隨著互聯(lián)網(wǎng)的廣泛深入，互聯(lián)網(wǎng)辦公已經(jīng)成為主流辦公模式，“雁過留痕”的工作方式更為便利，為工作材料的歸檔提供了更多可能。秘書學(xué)專業(yè)的學(xué)生在檔案管理學(xué)課程的學(xué)習(xí)中，要與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、碎紙機(jī)、數(shù)碼攝錄機(jī)等儀器設(shè)備使用有最基本的認(rèn)知和掌握。電子檔案的管理逐漸成為一個(gè)大眾化、熱門化的課題，是符合新興的智能便捷化檔案管理逐步完善甚至取代傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理的發(fā)展要求。如何在工作過程中進(jìn)行文書的歸檔，這實(shí)質(zhì)上是“行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)+行業(yè)經(jīng)驗(yàn)”的雙重要求，是原則性與靈活性、規(guī)律性與變通性的結(jié)合。檔案管理學(xué)課程的開授，對(duì)于秘書學(xué)專業(yè)的學(xué)生來講，除了對(duì)基礎(chǔ)的檔案管理技能要有好的了解外，主要還是要把“歸檔”意識(shí)深深地印入腦海，知道“歸檔”與“個(gè)人保管”比較，優(yōu)勢(shì)是什么？重要性在哪里？為以后步入社會(huì)對(duì)工作材料的歸檔打下基礎(chǔ)。

多向檢索。受限于實(shí)訓(xùn)場(chǎng)地的規(guī)模和物件制約，首先應(yīng)把教材上關(guān)于檔案檢索的部分學(xué)懂、學(xué)透。檢索是檔案利用的關(guān)口，這個(gè)環(huán)節(jié)尤為重要。檔案目錄是檔案信息資源與檔案利用者之間的中間橋梁，也是檔案管理的必要工具，是進(jìn)行檔案檢索、實(shí)現(xiàn)檔案利用的前提條件。在有限的條件下，建議利用圖書館相對(duì)完善的電子書目化管理模式，指導(dǎo)學(xué)生區(qū)別全書名、作者、作品關(guān)鍵詞等輸入方式，以及如何識(shí)別彈出頁面對(duì)應(yīng)的檢索對(duì)象存放位置，如何正確尋找到正確存放位置等，這些都和檔案管理的檢索有類同性。其次是可利用校園檔案館進(jìn)行實(shí)訓(xùn)，邀請(qǐng)校園檔案館的老師進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)示范，向?qū)W生演示如何使用相關(guān)軟件檢索到所需要的檔案，如何根據(jù)檢索結(jié)果進(jìn)行實(shí)物查找。

（三）校內(nèi)與校外指導(dǎo)齊訓(xùn)，提高檔案管理興趣

邀請(qǐng)校內(nèi)外專家講座。檔案管理學(xué)課程比起秘書學(xué)專業(yè)的其他課程，在激發(fā)學(xué)生的興趣點(diǎn)上相對(duì)較弱，一方面是學(xué)生對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知停留在“冷板凳”層面，另一方面是檔案管理學(xué)科課程本身的專業(yè)性很強(qiáng)。可邀請(qǐng)具有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的專家進(jìn)入課堂，定期或不定期地開設(shè)講座，專家結(jié)合自身豐富的檔案工作經(jīng)驗(yàn)給學(xué)生講授檔案管理方法、檔案管理趣事，幫助學(xué)生進(jìn)一步了解檔案管理工作現(xiàn)狀，提高學(xué)生對(duì)專業(yè)技能的認(rèn)知。

走出校園，深入行業(yè)一線。組織學(xué)生赴校外具有代表性的公司、企業(yè)等進(jìn)行交流。所謂代表性，一個(gè)是指向檔案管理有序并且受益大的公司和企業(yè)，另一個(gè)則指向急需優(yōu)化檔案管理來厘清工作狀態(tài)的公司和企業(yè)。讓學(xué)生在交流過程中，真實(shí)接觸到檔案，了解文書與檔案之間的關(guān)系，了解到檔案管理實(shí)際與課程理論之間的差距，進(jìn)一步體會(huì)檔案管理的多樣性、復(fù)雜性、重要性，為更好地掌握檔案管理知識(shí)奠定良好的基礎(chǔ)。

三、教學(xué)策略成效

（一）教學(xué)方式的與時(shí)俱進(jìn)

基于對(duì)檔案管理能力的培養(yǎng)，應(yīng)用型本科院校秘書學(xué)專業(yè)“檔案管理學(xué)”教學(xué)改革進(jìn)行了積極研究與探討，促進(jìn)授課老師對(duì)檔案管理教學(xué)理念的革新，不再采取傳統(tǒng)授課老師“滿堂灌”的方式，不再囿于教材的呈現(xiàn)因素，而是根據(jù)教學(xué)要求，與時(shí)俱進(jìn)，采用視頻化、情景化等多樣化方式進(jìn)行教學(xué)，不斷提高學(xué)生對(duì)檔案管理的興趣。

（二）老師隊(duì)伍的不斷優(yōu)化

無論是傳統(tǒng)教學(xué)還是新興教學(xué)方式的探索，老師在教學(xué)中的主導(dǎo)作用不能改變，老師要引導(dǎo)學(xué)生樹立正確的課程學(xué)習(xí)觀，循循引導(dǎo)學(xué)生從五花八門的答案中選出正確答案。老師教學(xué)方式的多樣化對(duì)于激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)熱情有很大促進(jìn)作用，因此，老師要不斷更新教案，不能一個(gè)教案沿襲使用，必須立足現(xiàn)實(shí)，融入新鮮的時(shí)代元素，在重點(diǎn)聚焦、案例設(shè)置、課堂討論等方面有的放矢。老師不斷改進(jìn)教學(xué)方式，提升教學(xué)水平，也有利于對(duì)課程更好地把控。

（三）學(xué)生專業(yè)技能的切實(shí)提升

探索檔案管理新的教學(xué)理念和教學(xué)方式，旨在培養(yǎng)和提高學(xué)生思維能力和學(xué)習(xí)積極性，從而內(nèi)化為學(xué)生專業(yè)技能。通過近年來的檔案管理學(xué)課程教學(xué)發(fā)現(xiàn)，加入新鮮的時(shí)代元素，如采用電視劇情景分析、案例演示等方式會(huì)極大地提高學(xué)生上課的興趣，學(xué)生的參與度明顯提升，主要表現(xiàn)在課堂的提問和回答非常踴躍，學(xué)生能跟上老師的思路。教師可鼓勵(lì)學(xué)生質(zhì)疑和討論，拋出觀點(diǎn)，加強(qiáng)學(xué)生對(duì)課程“點(diǎn)”的深入認(rèn)識(shí)，從而在“點(diǎn)”的串聯(lián)上，逐漸深入到對(duì)課程“面”的認(rèn)識(shí)，在疑問中發(fā)聲、在發(fā)聲中論證、在論證中解疑。

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（責(zé)任編輯：淳潔）

基金項(xiàng)目：本文系海南熱帶海洋學(xué)院2020年校級(jí)教改課題“應(yīng)用型高校轉(zhuǎn)型背景下秘書學(xué)專業(yè)檔案管理學(xué)課程體系的研究與實(shí)踐 ”（課題編號(hào)： RHYjg2020-48）研究成果。

作者簡(jiǎn)介：劉雯雯（1982—），女，碩士，海南熱帶海洋學(xué)院人文社會(huì)科學(xué)學(xué)院副教授，研究方向：古代文學(xué)、文藝?yán)碚摗⒚貢碚撆c實(shí)務(wù)教育。