一體化綜合管理信息系統的設計和實現

肖銀瑩 李波

南京萊斯信息技術股份有限公司 江蘇 南京 210000

引言

目前市場上在售的信息系統，均為標準化的一體化綜合管理信息系統，包括：信息門戶，辦公自動化，項目管理，采購管理，質量管理，人力資源管理，檔案管理等子系統。此類產品銷售之后，在標準版本的基礎上，針對不同的客戶業務再做少量的定制開發即可滿足用戶需求。

現有的產品，雖然也是一體化的綜合管理系統，但是基本針對一家客戶提供一套系統，缺少標準化的系統功能考量。雖然極大地滿足了客戶的需求，用戶滿意度高，但是長此以往，會消耗大量的開發成本。因此，我們必須也提供一套標準化的一體化管理系統，以標準化產品+少量定制開發為產品主線，一方面最大程度地滿足客戶需求，另一方面也可以降低開發成本，提高研發效益[1]。

另外，現有的系統還存在一些缺點，客戶端版本眾多，可配置性不佳，對最新的系統、瀏覽器也不支持。所以，需要對產品進行優化，改版升級。

1 設計原則

在目標系統的體系架構設計中，反映“一體化”的設計思想，這一方面是從技術角度，要采用統一的技術標準、統一數據集成交換標準等，滿足應用系統一體化集成的要求；從業務功能的設計角度，業務功能組件應反映業務主線的一體化管控要求。①一體化：在系統的體系架構設計中，反映“一體化”的設計思想，這一方面是從技術角度，要采用統一技術標準、統一數據集成交換標準等，滿足應用系統一體化集成的要求；從業務功能的設計角度，業務功能組件應反映業務主線的一體化管控要求。②平臺化：在系統的體系架構設計中，要保持穩定，具有可集成性，又要具有良好的可擴展性。③標準化：本項目將遵循統一技術標準和規范，統一的數據交換標準，保證信息系統在技術體制上保持上下一致，從而能實現統一集成的目標。標準化的設計原則是一體化信息系統建設的重要策略。④集成化：集成化的指導思想反映到系統設計中，通過標準的制訂來約束應用系統之間的集成方式和數據結構，在進行系統平臺化和可定制化的設計中，充分考慮核心業務主線作為應用集成的主線[2]。

2 系統設計和實現

通過對企業一體化綜合管理信息系統業務需求分析，項目建設內容分為以下8個子系統：

2.1 綜合信息門戶

綜合信息門戶是應用系統門戶層的集成系統，是綜合管理一體化信息系統的統一入口。它主要實現了以下功能：①統一用戶管理：統一用戶管理為集成的各類應用系統的用戶提供統一的視圖，提供用戶新增、修改和禁用等狀態改變的同步服務接口，保證集中存儲的用戶信息與其他應用系統的同步更新。②單點登錄：實現用戶身份的統一認證和身份的傳遞，被認證的身份信息傳遞到各業務應用系統，保證用戶的單點登錄功能的實現。③統一信息發布：實現集成應用系統信息的集中發布，實現公共信息采編發布，具有審核流程以及知悉范圍的定義。④面向一般用戶：提供信息信息瀏覽、信息檢索功能，支持全文檢索；⑤面向管理用戶：提供內容管理平臺，實現頻道定制、欄目創建、專題定義、權限設置等管理功能，實現多媒體內容的采編發布。

2.2 協同辦公系統

協同辦公系統具有方便快捷的信息溝通平臺、規范靈活的辦公業務流程。協同辦公系統是在應用支撐平臺通用服務組件支撐下實現的應用系統，實現日常辦公業務的處理，提供個人的協同辦公環境。①個人辦公事務管理實現個人辦公助理的功能，為辦公人員提供一個協同工作環境，將所有供用戶處理的事務，都集中到一起方便用戶操作，同時用戶可以設置提醒機制，能通過系統消息或手機短信的形式將所有待辦事宜提醒用戶。②公文管理實現各類文書文件的生成、流轉、審批、辦理、歸檔等電子化處理的功能。主要包括收文處理、發文處理、文書檔案管理。③日常事務實現在日常辦公處理過程中的各類申報審批工作，用于單位內部各種事務的審批，實現表單定制、流程跟蹤、審批跟蹤等應用功能，全方位實現日常辦公的自動化管理。

2.3 項目管理系統

項目管理是在項目進行過程中進行的系統的、全面的、立體的管理活動，項目從合同（或技術要求輸入）輸入到產品交付，乃至售后服務的全壽命周期的管理。項目管理系統是實現企業單位內部項目全生命周期過程的信息化管理[3]。

2.3.1 項目策劃管理完成了項目啟動階段的工作，項目正式批準啟動之前，項目經理負責做好項目前期的規劃準備工作，如項目范圍和工作量的估計，以及項目進度、成本、資源的估算等。項目策劃管理是項目管理的源頭，起點，主要包括項目立項論證、投標等前期管理，以及在項目下達前的項目策劃工作，包括項目立項、質量策劃和工作產品策劃、經費預算、外協外購計劃等一系列策劃、編制過程，在工作流平臺的支撐下實現對策劃結果的審批處理。項目規劃的結果是后續項目各方面管理的控制依據。

2.3.2 全面管理項目合同，包括編制、評審、批準等，形成項目合同檔案。實現項目合同執行過程的管理，包括收付款計劃、收付款處理、開票處理、報銷處理等，動態地掌握合同執行過程情況。通過應用集成平臺與財務應收和應付系統集成，保持財務數據與業務數據的一致性，實現對合同的有效管控，提高經營風險防范能力。

2.3.3 實現項目過程中對經費的管理內容，包括前期的預算和后期的執行控制。包括項目總預算、年度預算以及明細預算的編制、調整和審批處理。支持項目預算科目的定義功能，項目人員成本的定義、項目成本的統計等方面。

2.3.4 由項目負責人編制項目開發計劃，對項目的質量目標、人員職責、進度要求、資源配置、需歸檔的文件進行統一的規劃，形成基準數據。在項目的執行過程中，項目負責人可對項目的計劃進行再分解操作。在項目的執行過程中可對其進行跟蹤，監控項目狀態。主要包括：①計劃制定。在項目計劃階段完成項目計劃的制定及估算，如WBS編制、工作量估算、項目基準計劃（項目控制計劃）編制、項目多級控制計劃的編制等，并形成基準數據，為項目實施控制與績效考核提供依據。項目計劃編制支持二級控制計劃的編制，以支持不同管理力度。②計劃執行控制。在項目執行控制階段，實現根據計劃執行跟蹤與控制工作，包括：計劃執行與跟蹤、執行控制與偏差度量、監控與報告項目狀態。系統可根據設定的閥值對執行的偏差情況進行告警提示[4]。

2.3.5 項目工作任務管理實現在項目執行控制階段對工作任務的管理，及時掌握項目上工作產品的信息，具體包括任務分配、任務關閉、資源申請、日志管理等功能，通過項目工作任務管理，項目負責人可了解項目組成員的工作完成情況，便于進行任務的分配。

2.3.6 工作產品管理：管理在項目各階段、各WBS應提交的工作交付物，按前期策劃的結果進行工作產品的審批處理，管理工作產品（文檔）的模板、版本等。

2.3.7 全面管理項目范圍，跟蹤項目任務的完成情況，項目范圍變更的情況。記錄變更原因，啟動變更審批流程，支持變更的回滾和變更歷史版本。包括合同變更、計劃變更、經費變更、項目任命變更等多種類型。

2.3.8 根據在項目策劃階段識別的風險，跟蹤在項目執行過程中的風險概率，跟蹤落實風險措施的執行情況。項目識別的風險和風險的應對措施可以作為組織的資產庫保存下來。

2.3.9 項目管理工作臺是進入項目管理核心平臺后系統為各類項目干系人提供的工作桌面，為領導者、管理者提供不同層面，不同角度的項目信息推送、查詢檢索功能，便于全面掌握項目整體信息。項目管理工作臺還對項目團隊中的每個人提供專門的智能提醒，提示需要完成的項目活動、項目超期的告警；同時，項目管理工作臺集成協同辦公平臺，提供與其他業務流程統一的待辦任務列表，是項目審批流程以及項目活動的處理入口[5]。

2.3.10 項目綜合查詢包括項目信息查詢、合同信息查詢、項目變更信息查詢、項目費用查詢、項目采購信息查詢管理。項目信息查詢是包括項目策劃信息。

2.4 質量管理系統

質量信息管理系統是專門針對從事系統研制、生產類企業開發的質量信息管理系統，與項目管理系統緊密結合，構成以項目管理為主線，質量信息管理為核心支撐的體系結構，是科研管理一體化信息系統的核心部分。

①評審管理：評審管理主要包含評審申請處理、評審意見處理跟蹤、評審報告審批處理等管理功能。②入所檢驗管理：通過對檢驗環節中質量數據的收集整理，建立企業質量檢驗過程的質量信息庫。包括入所檢驗申請、檢驗結果記錄、檢驗結論處理、檢驗報告管理等功能。③入所檢驗管理：通過對檢驗環節中質量數據的收集整理，建立企業質量檢驗過程的質量信息庫。包括出所檢驗申請、檢驗結果記錄、檢驗結論處理、檢驗報告管理等功能。④試驗管理：提供各類試驗過程的管理，試驗處理模塊包含了試驗申請、試驗過程數據記錄、試驗資源管理、試驗報告管理等內容。⑤交付管理：包括產品合格證信息處理、產品移交處理。⑥售后服務管理：是對產品（系統）交付后服務過程和產品（系統）使用過程質量信息進行收集和匯總。對客戶的投訴進行管理，并跟蹤監控問題的處理過程，確保得到糾正和預防。包括服務信息管理、投訴管理、統計分析[6]。

2.5 檔案管理系統

檔案管理是在文檔管理的支撐基礎上，對需要進行歸檔的公文進行分類管理，包括對電子文件、電子檔案及實體檔案的管理，實現文件收、發、起草、會簽、歸檔、整理、統計、檢索、利用等的一體化管理。檔案管理與公文管理存在數據接口，即檔案管理可以自動獲得歸檔數據形成檔案。文檔管理系統的建設需依托安全支撐平臺和應用支撐平臺，它包括文檔歸檔、文檔檢索、文檔權限修改、文檔下載、文檔目錄管理、系統管理等部分。

2.6 人力資源系統

人力資源系統是實現企業單位人員基礎檔案信息化，管理企業單位人員基本的、全方位的信息。人力資源系統包括組織機構管理、人員管理、檔案管理、招聘管理、薪酬管理、培訓管理、績效考勤管理、請休假管理、綜合查詢統計等部分。

2.7 物資管理系統

物資管理系統實現完整的物資采購供應過程，貫穿物資采購計劃、合同、詢價比價、招投標等等，它與項目管理系統緊緊相連，為項目管理提供了全方位的服務與支撐。

2.8 資產管理系統

通過資產管理系統，可以實現資產購置合同的管理；實現對到貨的資產進行資產驗收、入賬、日常管理；實現對資產管理過程中的各項信息提供綜合查詢、統計、分析[7]。

3 結束語

目前，已為多家單位提供一體化綜合管理信息系統的整體解決方案，廣泛應用于國企、事業單位、軍隊、國安以及水利等科研院所、高新技術企業及政府部門，在相關領域具備了豐富的研發和項目實施經驗。