ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制問題初探

沙偉靜

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1 ERP系統(tǒng)的含義

ERP系統(tǒng)稱為“資源管理計劃”，它基于信息技術環(huán)境，并通過集成供應鏈的上下游部分之間的關系構成了已建立的內(nèi)部管理平臺。支持企業(yè)決策和業(yè)務發(fā)展，以及業(yè)務供應和管理流程的移交。ERP系統(tǒng)是執(zhí)行公司內(nèi)部控制管理的重要工具。公司可以根據(jù)行業(yè)特征和內(nèi)部控制要求設計ERP程序，使管理系統(tǒng)能夠滿足內(nèi)部控制要求并有效提高內(nèi)部控制實施的有效性。

2 ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

2.1 企業(yè)的管理體系

企業(yè)的內(nèi)部結構需要改變。在此階段，公司尚未對ERP系統(tǒng)的應用進行任何內(nèi)部組織更改。ERP系統(tǒng)上線后，公司對舊的職能部門和舊的管理特權進行了調(diào)整，但仍然存在變革效果不明顯和相關管理人員權限不足的問題。阻礙了公司業(yè)務流程的運作[1]。此外，具有一定的操作風險。公司傾向于采用在線和離線的審批方法，尤其是當企業(yè)開始使用ERP系統(tǒng)時。信息管理系統(tǒng)本身是具有時效性的。如果公司相關部門的人員未及時記錄所需的數(shù)據(jù)，則特定管理模塊中的信息不準確，進而導致信息錯誤以及整個管理過程相關的決策風險。

2.2 企業(yè)的業(yè)務活動

現(xiàn)階段，我國部分企業(yè)的采購系統(tǒng)的設計還不夠完善，商業(yè)供應商數(shù)據(jù)庫模塊不發(fā)達。作為ERP系統(tǒng)的一部分，公司進行采購，公司的技術研發(fā)部門將計劃提交給采購中心，該中心分析并更新物料需求計劃。供應商發(fā)布價格后，將分析價格，交貨日期和合作伙伴關系等因素以選擇合適的供應商。但是，由于缺乏供應商的評估和管理模塊，公司無法進行長期評估和監(jiān)督，并且在生產(chǎn)過程中會出現(xiàn)諸如原材料價格飛漲和交貨延遲等問題，從而導致生產(chǎn)進度受到嚴重影響。

3 ERP環(huán)境下企業(yè)改進內(nèi)部控制問題的相關策略

3.1 優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境

公司的治理基于ERP系統(tǒng)的內(nèi)部控制，ERP系統(tǒng)為企業(yè)的管理系統(tǒng)中的核心模塊，企業(yè)需要通過ERP系統(tǒng)，為企業(yè)的原材料，研發(fā)，生產(chǎn)，營銷和人力資源提供資金[2]。并制定企業(yè)內(nèi)部的相關管理標準，以及企業(yè)內(nèi)部相關管理流程等企業(yè)內(nèi)部管理文件。同時，公司在運營和風險管理流程中遵循這些業(yè)務流程文檔的指導方針進行風險管理和內(nèi)部控制，并在管理流程中對風險因素和關鍵警告進行全面評估。舉例來講，應用ERP系統(tǒng)可能會為企業(yè)帶來數(shù)據(jù)管理方面的風險，而企業(yè)在發(fā)展中需要確保根據(jù)職位和管理要求的責任建立數(shù)據(jù)訪問權限，從而管理數(shù)據(jù)安全。企業(yè)應該通過增強ERP系統(tǒng)的安全性來增強相關管理功能，以減少信息使用過程中的相關風險。

3.2 組織和重組各種業(yè)務活動流程

企業(yè)的生產(chǎn)過程。公司可以使用ERP系統(tǒng)來全面分析環(huán)境部門信息生產(chǎn)線上的原材料價格波動，庫存變化和營銷趨勢。簡化生產(chǎn)過程中的資源分配，公司可以改進傳統(tǒng)的生產(chǎn)方法，以跟上產(chǎn)品庫存和售后服務的步伐。ERP系統(tǒng)可以支持基于原材料的附加模塊的賬戶清單，合理分配可訪問公司資源和訂單流，并進行系統(tǒng)的生產(chǎn)控制。將會計信息集成到產(chǎn)品，業(yè)務和計劃的企業(yè)營銷策略中。

企業(yè)的采購活動流程。關于采購鏈的內(nèi)部控制，公司決定采購管理流程的計劃：采購計劃，投標請求，合同結論，供應商供應，產(chǎn)品存儲等。在ERP環(huán)境中，公司需要參與材料和供應商方面的管理[3]。考慮到當前來自公司庫存的物料數(shù)據(jù)輸入不完整和不科學的問題，在不更改物料管理系統(tǒng)的情況下添加了特殊的物料管理模塊。并分別為每個季度和每個月創(chuàng)建生產(chǎn)計劃。ERP系統(tǒng)具有自動數(shù)據(jù)更新功能，可提供有關生產(chǎn)計劃，安全庫存等變更的及時反饋，以支持物料管理工作。

在供應商管理層面，公司需要將其供應商分為臨時的和長期相關的供應商，并將交付能力，材料質量和具備時間觀念的供應商視為供應商評估的指標。企業(yè)通過應用ERP系統(tǒng)，以監(jiān)視供應商績效評估，實時響應價格波動，定期評估以及報告供應商資格[4]。保證與優(yōu)質供應商進行長期合作鎖定的資格，進而確保公司供應流程的穩(wěn)定性。

建立信息共享平臺。ERP系統(tǒng)是一個業(yè)務流程的應用，因此公司可以分析采購訂單，采購管理，庫存管理，生產(chǎn)計劃，質量控制，物流，運輸，財務管理系統(tǒng)在整個行業(yè)的分布。ERP系統(tǒng)的管理模塊可確保相關人員根據(jù)標準，進行系統(tǒng)操作，并擴展企業(yè)的信息渠道。在共享外部信息時，應用ERP系統(tǒng)可以最大限度地提高公司供應鏈的價值。業(yè)務的上游供應商和業(yè)務的下游分銷商需要加強與業(yè)務的關系，以形成利益共同體。通過合理分析市場供需，實時收集營銷數(shù)據(jù)以及實時調(diào)整營銷策略，借助信息技術和IT管理理念，公司可以更好地適應外部環(huán)境。

4 結束語

企業(yè)內(nèi)部控制工作是ERP系統(tǒng)快速運行的前提和基礎，ERP系統(tǒng)也可以確保企業(yè)內(nèi)部控制工作發(fā)揮最大的效益。因此，公司需要積極適應信息技術環(huán)境，改變內(nèi)部控制方法，將更先進的IT技術應用于企業(yè)內(nèi)部控制，并不斷優(yōu)化業(yè)務流程，及其他管理資源。企業(yè)相關軟件開發(fā)人員應積極開發(fā)ERP系統(tǒng)，及時完善和優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制管理系統(tǒng)，明確操作程序和分工，確保公司在ERP中的健康發(fā)展。