加強會計檔案管理工作的對策探討

張蘊博

遼寧省檔案館（遼寧省工業文化發展中心） 遼寧 沈陽 110000

引言

檔案工作對會計工作來說是不可缺少的組成部分，因為檔案會完整、真實地記錄會計活動以及相關憑證等，是會計工作的重要依據。會計檔案管理工作也是企業經濟活動的主要內容，對企業、單位、國家等都有一定的價值。本文針對會計檔案管理工作中發現的問題進行分析，為加強企業檔案管理工作的進行，采取有效的管理手段。

1 會計檔案管理工作中產生的問題

1.1 對會計檔案管理不重視，管理意識薄弱

由于企業以及單位對檔案管理的重視度不高，導致會計檔案在管理工作過程中舉步維艱，比如賬單沒有進行預留、保管被無意銷毀等，從而也使企業單位對會計檔案管理人員的投入也較少[1]。在經濟快速發展下，企業與財務管理人員應加強對會計檔案管理的意識，為企業經濟效益做出基本需求，財務管理人員應不斷加強自身對檔案管理的學習，從而勝任檔案管理工作，必須了解檔案管理的基本流程和基本內容。避免出現因不夠了解導致檔案丟失、檔案保管錯誤等問題發生。同時應符合國家規定的《會計檔案管理辦法》達到國家要求的檔案管理標準，會計檔案的內容如憑證類、賬簿類、報告類進行期限永久的保管，但例如核算、報稅、出報表等需按照會計檔案管理辦法根據時效性進行保管。

1.2 缺乏完善的會計檔案管理制度

因很多企業單位缺乏完善的會計檔案管理制度，使會計檔案管理進度較慢。應按照我國管理的需求，在企業單位中建立相應的會計檔案管理制度，在符合企業單位自身的情況下完善會計檔案管理制度，做到科學防范、合理建立等。但因現階段會計檔案工作制度不夠完善，也沒有形成相應的監督機制，促使很多會計檔案因銷毀導致企業經濟受損，而且管理手段與時代發展有脫節從而導致企業對相關人員的追責產生一定的影響。

1.3 電子會計檔案管理未實行

現階段，傳統的會計檔案管理工作以及不符合現代社會的快速發展，從會計憑證到會計賬單等管理仍用紙質類檔案進行歸檔與整理，這樣的管理手段大大降低了會計管理工作的質量與效率。財務管理人員應通過不斷提高自身，利用信息技術實現電子會計檔案管理，采取有效措施利用互聯網平臺讀取相關檔案以及數據，對憑證、報表、賬單等在電子化下進行傳輸與管理，并且依托電子商務示范城市，鼓勵、引導電子商務交易與服務平臺全面使用電子發票，發揮電子發票對電子商務的促進、引領和保障作用，從而推進電子會計檔案管理工作[2]。

2 為加強會計檔案管理工作的有效策略

2.1 加強對會計檔案管理工作的重視，提高員工管理意識

在會計檔案管理工作中，應加強對會計檔案管理工作的重視，各地區檔案館應召開檔案人員基礎業務學習會議，召開檔案館全體人員基礎業務學習與培訓會議，切實提高員工的管理意識，從對文書檔案歸檔范圍、保管期限及整理規則，會計檔案、聲像檔案管理，電子文件歸檔與管理等基礎業務進行加強學習和培訓，應具備針對性、實用性和可操作性。通過培訓，全面提升了檔案工作人員的檔案基礎業務理論水平和業務操作能力，以及加強了企業以及員工對會計檔案管理工作的重視，在相關人員的幫助下企業財務管理人員可以進行會計憑證編制、月度銀行賬核對、進行核算崗檔案管理工作，并且完成領導交辦的其他事項，有效提高員工的管理意識，促進企業與單位經濟效益的可持續發展。

2.2 建立健全會計檔案管理制度

首先會計檔案管理工作是指在企業、單位中，在進行會計核算、會計審查、工資核對等財務情況過程中，以接收的形式形成的，記錄和反映企業單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，會計檔案包括通過計算機等電子設備形成的傳輸和存儲的電子會計檔案，為適應信息時代的發展需求，各單位的預算、計劃、制度等文件材料應進行電子會計檔案管理，從會計檔案內容到會計憑證、會計賬單，根據原始憑證、記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬與其他輔助性賬單以及固定資產等進行管理與歸檔，其保管期限為報廢清理后的五年內。在建立完善的會計檔案管理機制時應從會計管理機構負責，保管，鑒定，銷毀，檔案管理機構負責，移交前會計管理機構可臨時保管一年，經同意最多保管三年，正式保管由檔案管理機構負責，移交清冊為30年，固定資產卡片5年，其他均為十年保管期，為規范準則，并且檔案鑒定后銷毀前需要企業負責人需清點核對，銷毀后需簽字蓋章，內部簽字或蓋章，外部簽字并蓋章，其會計檔案管理制度必須符合《會計檔案管理辦法》。

2.3 實現電子會計檔案管理，符合信息時代發展需求

隨著信息時代的快速發展以及科學技術的進步，在會計檔案管理工作中應實現電子會計檔案管理，符合信息時代發展的需求，更新觀念，財務管理人員應邊學習邊實踐，將會計資料可以以電子形式保存，形成電子會計檔案。需要注重的是電子會計檔案與紙質檔案具有同等法律效力。除法律、行政法規另有規定外，電子會計檔案可不再另以紙質形式保存，而且一旦會計電子檔案形成可以突破審計的局限性，以及減少會計假賬的情況發生。正是基于電子文件歸檔和電子檔案管理在電子商務發展中的重要作用，經過國家檔案局的努力，該項工作列入上述中長期規劃中，所以應符合國家檔案標準，實現電子會計檔案管理工作。

3 結束語

綜上所述，為加強會計檔案管理工作，應落實電子會計檔案管理，加強管理意識，并以科學的態度進行會計檔案管理工作，臨時保管期間內，會計檔案的保管應符合國家檔案管理的有關規定，且出納人員不得兼管會計檔案。工作人員應嚴格按照會計檔案管理制度進行檔案管理，并且能夠充實自身檔案管理知識、提升檔案管理水平，在企業單位中充分發揮會計檔案管理的效用。