移動辦公OA系統(tǒng)在檢驗機(jī)構(gòu)中的應(yīng)用分析

李麗 劉東芳 周忠云

山東省產(chǎn)品質(zhì)量檢驗研究院 山東 濟(jì)南 250022

在社會大力發(fā)展信息化的背景下，國家正在全面推進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)，將其融入我們傳統(tǒng)的行業(yè)之中，既可以幫助我們提升工作效率，還能避免傳統(tǒng)人工辦公中出現(xiàn)的問題，將通信技術(shù)與通信行業(yè)的優(yōu)勢相融合，利用移動互聯(lián)網(wǎng)的通信技術(shù)與多媒體技術(shù)可以突破傳統(tǒng)，使有關(guān)辦公內(nèi)容可以在寬松的時間與空間內(nèi)得到妥善的處理，不僅促進(jìn)檢驗機(jī)構(gòu)應(yīng)用人員的相互協(xié)同工作，更可以整合檢驗機(jī)構(gòu)的內(nèi)部與外部的資源，提升移動辦公效率，完成與工作中的相關(guān)業(yè)務(wù)。

1 移動辦公OA系統(tǒng)概述

移動辦公OA系統(tǒng)是基于智能手機(jī)與信息技術(shù)的融合，并通過手機(jī)開發(fā)的應(yīng)用程序滿足辦公需求，使更多的人通過移動終端就可以完成日常的辦公內(nèi)容。移動辦公OA系統(tǒng)的實質(zhì)就是對數(shù)據(jù)進(jìn)行辦理、分析、存儲、傳輸?shù)裙ぷ鳎ㄟ^移動終端的辦理改進(jìn)傳統(tǒng)人工業(yè)務(wù)模式，無論是基層還是領(lǐng)導(dǎo)層都可以運用移動辦公OA系統(tǒng)完成日常打卡簽到、審批及有關(guān)數(shù)據(jù)辦理工作，通過這樣的方式既可以簡化辦公流程，不用面對面完成文件批復(fù)工作，依靠網(wǎng)絡(luò)就能完成工作內(nèi)容，避免頻繁加班工作，使辦公效率更為高效。同時，移動系統(tǒng)OA可以利用自己的手機(jī)完成辦公內(nèi)容，既可以節(jié)約能源，還能節(jié)省紙質(zhì)辦公資源，繼而達(dá)到開源節(jié)流的效果。此外，利用移動系統(tǒng)OA可以實現(xiàn)廣泛的移動辦公模式，完成有關(guān)信息的存儲及網(wǎng)絡(luò)通信功能，進(jìn)一步深化辦公信息化，提升辦公的效率。

2 移動系統(tǒng)OA開發(fā)的對策

2.1 辦公文件操作

在當(dāng)前用戶在運用移動系統(tǒng)OA的過程中，會利用手機(jī)對辦公內(nèi)容進(jìn)行修改及補(bǔ)充，但基于不同用戶對后臺內(nèi)容進(jìn)行修改，對于移動辦公OA系統(tǒng)開發(fā)而言是有一定難度的。在傳統(tǒng)辦公模式之中，由于文件是印制在紙面上的，所以，有關(guān)內(nèi)容在傳輸?shù)倪^程中，可以很直觀地看到是哪一位使用者對內(nèi)容進(jìn)行修改，但是在移動辦公OA系統(tǒng)之中難以做到這點。一些簡單的辦公系統(tǒng)OA所引用的開發(fā)方式就是對文件進(jìn)行復(fù)制備份，那么在不同使用者對文件內(nèi)容進(jìn)行修改時，通過對比相關(guān)的文件內(nèi)容，就可以清楚了解到是哪一位用戶對文件內(nèi)容進(jìn)行修改，但是這樣的方式既不夠高效，也不符合用戶的操作習(xí)慣，所以，并沒有被多數(shù)開發(fā)者所采用[1]。

在移動辦公OA系統(tǒng)開發(fā)的過程中，還可以選擇較為靈活的方式，在移動辦公OA系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置一個文件編寫的軟件，在用戶對有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行改動的過程中，可以通過編寫的軟件，檢測修改的結(jié)果，并顯示到移動辦公OA系統(tǒng)之中，但由于該軟件內(nèi)容是有開發(fā)人員自己完成的編寫內(nèi)容，其適應(yīng)性及整體操作性上與成熟的內(nèi)容編寫又存在很大問題，影響移動辦公OA系統(tǒng)的使用。

為改進(jìn)上述內(nèi)容，有效解決問題的方式就是將開發(fā)人員編寫的內(nèi)容復(fù)制在word上，其他人可以通過word了解整體編寫的內(nèi)容，便于后期內(nèi)容的更正與改進(jìn)，這樣就可以強(qiáng)化移動辦公系統(tǒng)的無縫銜接工作[2]。

2.2 文件批改流程設(shè)計

在傳統(tǒng)辦公模式下，文件批復(fù)流程為員工書寫—審核—領(lǐng)導(dǎo)簽字同意—后續(xù)內(nèi)容提交等，整個流程下來需要很長時間。而移動辦公OA系統(tǒng)的出現(xiàn)，可以有效改進(jìn)這一問題，通過實際需要完成文件的起草，并提交給上一級進(jìn)行審批管理，有關(guān)部門根據(jù)文件內(nèi)容完成內(nèi)容的批復(fù)工作，從而按照預(yù)先設(shè)立的環(huán)節(jié)繼續(xù)進(jìn)行文件審批流程。當(dāng)然，這樣的設(shè)定又存在很多問題，首先，無法確保整個文件的起草人與批復(fù)人都能夠了解文件在審批過程中改進(jìn)了哪些內(nèi)容，其次，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層級無法對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行及時的修改，如果中途更換審批人或執(zhí)行人，那就意味著整個系統(tǒng)流程要重新走一次流程，所以在后續(xù)研發(fā)過程中，要對審批流程方面設(shè)定兼顧內(nèi)容增加，用更為靈活的方式操控工作內(nèi)容。

有關(guān)內(nèi)容改進(jìn)的問題，可以體現(xiàn)在內(nèi)容操控之上，如，整體業(yè)務(wù)設(shè)置為核心處理層面，通過檢驗機(jī)構(gòu)應(yīng)用信息內(nèi)容的交互，控制與流程處理工作內(nèi)容的設(shè)定，完成不同模塊間的信息數(shù)據(jù)的共享內(nèi)容，將各類待處理的內(nèi)容不斷進(jìn)行加載，那么，在發(fā)生中途審批人更換時，依舊可以完成有關(guān)數(shù)據(jù)處理工作[3]。

2.3 文件修改權(quán)限的設(shè)置

在移動辦公OA系統(tǒng)設(shè)置中，有關(guān)內(nèi)容修改的權(quán)限應(yīng)由開發(fā)人員進(jìn)行內(nèi)容的制定，其目的就是強(qiáng)化移動辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)內(nèi)容的有效性及強(qiáng)化整體審批流程工作的便利性。對于不同用戶要設(shè)置不同的權(quán)限，才能滿足數(shù)據(jù)內(nèi)容的安全，所以，在開發(fā)的過程中，可以設(shè)立多等級用戶操作權(quán)限，那么系統(tǒng)會根據(jù)不同用戶不同等級給予其權(quán)限的開放空間，完成內(nèi)容的審批工作，這樣既可以有效保密質(zhì)量檢驗機(jī)構(gòu)應(yīng)用內(nèi)部的機(jī)密文件，同時還可以維護(hù)檢驗機(jī)構(gòu)應(yīng)用正常的辦公秩序不遭受破壞，實現(xiàn)系統(tǒng)作業(yè)的本質(zhì)[4]。

移動辦公OA系統(tǒng)應(yīng)向著開放性不斷完善內(nèi)容，對檢驗機(jī)構(gòu)應(yīng)用現(xiàn)有的技術(shù)與業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行有效的整合，建立統(tǒng)一架構(gòu)，才能強(qiáng)化工作流程的自定義模式，同時，利用移動辦公的方式可以完成信息內(nèi)容的共享工作，這樣既可以讓信息內(nèi)容擺脫有關(guān)部門的限制，實現(xiàn)業(yè)務(wù)內(nèi)容的整合，還能夠滿足檢驗機(jī)構(gòu)應(yīng)用發(fā)展的新要求，實現(xiàn)資源內(nèi)容的共享，有效提升辦事環(huán)境的透明性。

3 結(jié)束語

綜上所述，移動辦公OA系統(tǒng)在經(jīng)歷這些年的發(fā)展后，其功能向著成熟的方向發(fā)展，但在實際開發(fā)的過程中，也會存在很多阻力，需要有關(guān)開發(fā)人員對開發(fā)的內(nèi)容進(jìn)行全面的考量，解決在開發(fā)過程中的漏洞問題，才能維護(hù)移動辦公系統(tǒng)的完整性，確保系統(tǒng)得以高效的運行。