現階段檔案管理計算機化存在的問題及解決辦法探究

李麗

保定市城區水系管理服務中心 河北 保定 071000

引言

在全球經濟一體化背景下，以服務、知識、信息為特點的新經濟時代來臨了、隨著計算機技術的不斷發展，整個世界經濟將會進入到一個高速發展的階段，將會產生大量信息，這給單位檔案管理工作帶來了一定的挑戰。在面對該挑戰，傳統的檔案管理模式已經難以滿足單位發展需求，因此實施檔案管理計算機化勢在必行。在檔案管理中，計算機技術具有高效、快速、準確等優勢，且獲得了不錯的管理效果，但是在全面貫徹落實計算機化檔案管理時，還存在一些問題。因此，在實際工作中，單位應結合實際情況，制定科學合理的手段，不斷優化和完善計算機化檔案管理模式，從根本上提升檔案管理效果。

1 現階段檔案管理計算機化存在的問題

1.1 文檔分離問題

現階段，基于我國國情與較為合理的階段劃分法，可以把檔案管理工作分為四個階段：制作階段、現實使用階段、暫保存階段、永久保存階段[1]。在大多數單位檔案管理工作中，制作和現實使用階段中檔案歸檔口設置是文件，在暫保存和永久保存階段中檔案歸檔口設置是檔案，沒有利用統一的標準與手段管理，導致不同階段的文件運動較為獨立，出現文檔分離現象。

1.2 歸檔與長期保存問題

在信息時代背景下，電子檔案的技術環境和存儲結構變得越來越復雜，若僅僅是單純文字處理范圍，電子檔案信息處理標準化程度還相對較高，且技術環境復雜程度有限。但是，現階段電子文檔成為很多復雜的多種信息混合物，例如，在文字處理文本方面，有圖形屬性的手跡批示，甚至還有聲音批示，這就導致同一份文件不同信息被存儲到不同數據庫中，加之因為技術更新較快，出現了很多非標準信息，導致電子檔案脫離了特殊環境，丟失了可讀性。

1.3 缺少復合型人才

現階段，很多單位的檔案管理部門在利用計算機技術時，利用模式較為單一，開發功能較為簡單，有的僅僅是檔案著錄和文件打字存儲，利用效率較低，在人力、財力、物力、時間方面造成了較大的浪費，難以充分發揮出現代化設備價值[2]。存在該問題，究其原因單位缺少復合型人才，很少有檔案管理人員既具備較強的計算機水平，又具備較高的檔案管理水平。

2 現階段檔案管理計算機化存在問題的解決辦法

2.1 實現文檔一體化，解決電子檔案分離問題

在新時代背景下，想要有效解決文檔分離問題，單位內部應注重文檔一體化，對以往檔案管理中存在的工作環節和工作程序重復問題進行克服，把文件、檔案當作是統一的系統工程，注重超前控制文件管理，保證檔案質量，進而有效提升檔案管理效果。在該過程中，檔案管理人員應對文件的生命周期進行提前介入，基于信息源頭，打破文檔分離管理模式的束縛，進而促使電子時代下檔案管理工作向著文檔一體化發展。此外，在網絡化電子文件方面，應注重文件檔案一體化和連續性管理，進而有效面對非傳統載體形式虛擬檔案帶給檔案管理的挑戰。

2.2 基于文件材料特點，解決電子檔案歸檔與長期保存問題

在以往檔案管理工作中，工作對象是紙質文件材料，而檔案管理計算機化后，工作對象是電子檔案。電子檔案是通過計算機撰寫存儲到磁盤中的文件，一旦形成后，會立即存儲到辦公信息數據中，檔案管理人員和技術人員可以共享。因為電子檔案會隨時產生和更改以及存儲，所以其對計算機具有較強的依賴性，若歸檔需要通過磁盤、光盤等形式進行移交。因此，在實際工作中，需要基于文件材料特點，對電子檔案歸檔與長期保存問題進行解決。第一，電子檔案來源較為廣泛，形成者既包括數據錄入員、計算機技術人員，還包括信息管理人員、相關管理部門承辦人等等。因此，想要收集歸檔電子檔案，需要有制度約束。在單位立卷歸檔制度中納入電子檔案歸檔內容，并把其列入信息管理工作程序中。與此同時，由于電子檔案載體與信息技術穩定性較差，加之電子檔案容易被修改，因此針對重要的電子檔案需要拷貝存檔，簡單來講就是紙介質、磁盤和光盤介質一起歸檔，通過雙軌制歸檔，進而保證數據安全。第二，在實際工作中，檔案管理人員可以利用技術處理，把已經歸檔的電子檔案改變成為只讀性文件，只能讀取不能更改，進而對電子檔案原始結構進行識別與保護，進而保證數據可靠。第三，需要對保存問題進行解決，可以定期進行復制，進而保證長久保存電子檔案，避免信息損失。

2.3 注重檔案管理人員的培訓和教育，提升復合型人才數量

現階段，想要有充分發揮出計算機技術優勢，提升檔案管理效果，在實際工作中單位需要注重檔案管理人員的培訓和宣傳工作，不斷提升復合型人才數量。現階段，很多單位檔案管理部門都缺乏現代高技術人才，尤其缺乏檔案和信息處理復合型人才，以至于盡管部分單位引進了現代化設備，但是難以充分發揮作用，計算機化程度較低。因此，在實際工作中，單位應注重對檔案管理人員的培訓和教育工作，定期開展培訓，內容側重于計算機技術方面，促使檔案管理人員可以更加規范的利用電腦程序進行管理。此外，單位還可以適當的提升檔案管理人員應聘標準，要求其具備較高的計算機水平和檔案管理水平，進而不斷提升復合型人才數量，提升檔案管理效果。

3 結束語

總而言之，在新時代背景下，在事業單位檔案管理工作中注重計算機化發展是非常重要的，不僅可以有效簡化檔案管理程序，保證檔案管理工作效率和質量，還可以為事業單位發展打下良好基礎。因此在實際工作中單位需要結合實際情況，深入分析問題原因，制定針對性的解決措施，注重培訓與教育工作力度，不斷完善計算機化檔案管理制度，注重數字化管理檔案資料，從根本上提升檔案管理水平。