新時期企業檔案編研工作研究

萬曉斌

（普洛斯上海（投資）有限公司，上海 200135）

如何開展好檔案管理工作，這是企業發展需要重點研究的工作內容。近年來，隨著企業的發展，檔案的信息量越來越多。傳統的檔案管理方式已經不能適應新形勢下的檔案管理工作，需要進行創新。探索檔案編研的最新對策，探索多樣化的管理形式，已經成為推動企業發展的重要舉措。

一、檔案編研的歷史沿革

新中國成立以來，我國重視檔案工作特別是檔案編研工作。建國初期集中接管了舊中國時代的檔案資料，收集并整理了革命歷史的檔案，并建立了檔案工作的專門機構，開啟了社會主義檔案編研工作的新紀元。20世紀50年代，國家相繼出臺了關于集中管理檔案的文件，在全國范圍規范了檔案的管理方法。1954年，國家檔案局成立；同年12月，全國檔案工作會議開幕，進一步規范了檔案編研工作。在1956年知識分子問題的專題會議上，周恩來總理提出了要重視檔案工作者在科學發展中的重要任務，對檔案編研工作的重要意義給予了肯定。1959年，中央檔案館正式成立并開館，牌匾大字由周總理親筆題寫。全國的檔案編研工作進入了全面建設的新階段。“文化大革命”期間，我國的檔案事業發展遭到了嚴重的破壞。改革開放以來，全國的檔案編研工作進入到了恢復與發展新階段。1979年，我國重新恢復了國家檔案局、中央檔案館，并召開了檔案工作會議，對新中國成立以來的檔案工作，特別是編研工作的經驗教訓進行了系統的總結。1980年，國家對科技檔案整頓以及對歷史檔案進行開放，為檔案編研提供了新的發展契機。1987年《檔案法》的頒布，使得檔案編研工作得到了進一步發展，進入到依法治檔的軌道上。我國重視檔案編研工作的研究，成立了專門的學術團體和科研機構，重建了檔案專業。進入到20世紀90年代，我國的檔案事業發展在管理上進行了體制機制改革，建立以《檔案法》為核心的法規制度體系，進入檔案編研的法治化、制度化進程，并初步建立我國檔案事業工作體系。進入21世紀以來，我國檔案管理不斷提檔升級與轉型，編研工作的服務方式更加多樣化，加大了檔案資源的開發力度，通過服務方式的創新實現了檔案資源的共享；開始利用信息技術成果，檔案呈現形式由紙質檔案向數字檔案發展，開啟了檔案編研信息化與數字化的發展篇章。

二、企業編研工作現狀及問題

近年來，企業在發展過程中對檔案文件的編研非常重視，已經形成了相對成熟的工作規范，并且充分發揮了檔案文件的效用。但是檔案文件的編研仍然存在諸多的問題。目前，多數企業，尤其民企、小型私企的檔案室僅發揮了歸檔后的保管作用，絕大部分檔案處于“沉睡”狀態。對檔案的編研及提供利用的力度不足，深度不夠，成果有限、形式單一，主要集中于文件匯編、會議紀要、大事件等形式，沒有深入開發出承載檔案編研的更多形式。由于檔案編研工作具有很強的專業性和技術性，從業人員的業務能力沒有達到其要求。特別是有的企業沒有選派專業的人員從事檔案工作，未很好過濾價值較低檔案，導致編研成果精度、純度不高。另外，編研手段相對單一，有的企業仍然采用傳統的手工作業形式，沒有充分利用信息技術的發展成果，信息化程度不夠，不利于推進企業檔案編研發展的信息化、數字化進程。企業檔案文件編研過程中出現的這些情況，一方面反映出檔案文件管理人員的工作理念比較落后，沒有意識到檔案編研工作的重要性，所采用的編研管理方式與檔案文件中巨大信息量的開發利用不夠協調；另一方面也反映出系統化檔案文件管理的缺乏，工作方式亟待優化與創新。

三、提升企業編研能力的現實探索

企業要高度重視的檔案文件的編研工作，對不同檔案文件進行科學化管理，建立并完善相關的工作機制，改進并創新檔案編研的方式，從而不斷提升檔案編研工作的水平與效率。

（一）搭建并完善規范化的檔案管理系統

在現代企業制度發展特別是信息技術快速發展的新形勢下，企業要抓住工作機遇，對現代管理成果、信息技術成果進行充分運用，突破“傳統文檔應用思想”，明確檔案管理系統的規范和需求，為系統的編研模塊的設計和開發提供方向與指引。要完善檔案管理系統的版塊與功能。檔案管理系統按照功能的不同，可以分成四大類版塊：一是采集檔案信息的版塊，其主要是對不同類型的檔案文件管理進行日常管理與建設，包括對檔案文件進行科學歸檔，對需銷毀的檔案文件進行挑選，及時導入和導出檔案文件內容等；二是發揮檔案文件效用的版塊，其主要著眼于檔案文件的具體應用，包括對檔案資料進行搜索查詢，以及檔案文件的推送、借閱及賦權等，特別是在賦權方面，要針對不同檔案文件加以賦權，明確權限責任，以便于在查閱、借閱時能夠及時了解到該檔案文件最新狀態；三是檔案文件管理的版塊，主要是著眼于諸如檔案年報、發布信息等日常事務性工作，進行規范化的管理，除此之外工作人員在系統中開展管理的過程中，能夠實現“無紙化”的實時管理；四是檔案系統管理與維護的版塊，主要是對檔案系統進行科學配置，同時要全面維護檔案系統，確保檔案系統得到高效運轉。要前置檔案管理要求，在業務流程和系統需求設計之初，就將檔案管理和編研考慮在內，在文件的生成階段就介入，并將相關原始的重要文檔就與檔案系統對接，為編研提供結構化的文檔數據支撐。從調閱利用角度出發，搭建檔案編研的技術平臺，創建檔案編研的素材庫，收集內外部有價值文檔。要開放素材庫窗口，鼓勵員工上傳反映企業文化和經營活動的文檔，如行業峰會、團建、比賽活動等。要充分利用互聯網數據挖掘、知識圖譜等技術，收集、匯編國內外行業發展方向和動態以及新生的應用技術，打造全數據的編研模塊，更靈活輕便形成成果。

（二）編研形式與服務方式的多樣化

企業在發展中要注重多種形式對檔案文件進行編研，同時要創新檔案編研服務形式。要立足于其發展過程保存下來的高價值檔案，從利用者角度出發，與企業相關部門（市場部、公關部、企宣部），整合原有檔案文件，開放企業內網上傳功能，搜集各類素材，形成新的編研形式，例如：企業志、對外宣傳片、先進事跡、專利背后故事介紹等，傳遞企業文化和價值觀。同時，通過技術、系統手段，靈活組合相關素材、文檔，定期在企業內網分享專題匯編成果，將外部高價值信息固化為知識，檔案部門走向企業中臺甚至前臺，更主動服務受眾。要根據檔案系統素材庫，要建立數字化的檔案資源，對不同檔案類型文件的特點，進行充分分析、梳理、整合，通過OCR等技術進行數字化的分類、排序和初步處理，提供經營視角的數據統計成果，供企業中高層決策使用。企業檔案管理人員可以根據檔案不同的生命周期，讓企業其他部門人員現場了解現行階段檔案文件的運行，并開展“檔案與企業文化”等相關主題活動，通過檔案材料的呈現來引導企業人員更深入地認識企業文化。

（三）培養優秀的檔案編研工作人員

做好檔案編研以及相關的管理工作，專業人才是關鍵。因此，企業要重視檔案工作人才隊伍的建設，為做好新形勢下的企業檔案工作培養更多專業素質強的人才。首先，必須配備專業能力強的檔案部門領導者，負責整個企業的檔案管理事宜，從專業角度統籌各項工作，包括檔案的編研。其次，要對企業檔案工作人員進行業務培訓。要讓檔案工作人員了解到利用者視閾下編研的要求，全面掌握整編的方式方法。要切實提升培訓工作的效果，定期或不定期地開展培訓。培訓的形式可以采取在線培訓、課堂培訓、現場實踐培訓等方式，讓檔案工作人員能夠通過培訓來提升自身的工作水平。再次，要通過建立激勵工作機制對檔案人員進行考核。企業要定期對不同類型的檔案編研與管理進行檢查，同時要健全完善激勵工作機制，對工作機制的內容加以具體化，明確工作的標準，針對檔案編研與管理工作表現突出的工作人員，給予經濟或精神層面的獎勵，將激勵工作機制與具體考核工作相結合，提升檔案工作考核的科學化水平。最后，要規劃好檔案部門內人員的分工職責，明確個人工作重點，培養編研板塊的專家，同時開放人才晉升渠道，增強檔案人員工作的積極性、創造性。

四、結語

企業檔案工作的最終目的是開發檔案信息資源，挖掘檔案的潛在價值，服務于企業，并為企業創造經濟效益。由于企業檔案在實際工作中并不局限于保存和憑證價值，面對新形勢，企業檔案工作者在做好收集等基礎業務的同時，應該更新管理觀念，堅持成果“走出去”，從現實利用價值和情報性價值的視角，創新編研模式，借助信息技術和互聯網大數據加大對關聯檔案信息資源的開發利用，更好地服務于企業各項工作。