電子發(fā)票在應用中的局限性及改進思路探 討

許麗娟

（中廣（紹興）有線信息網(wǎng)絡有限公司，浙江 紹興 312000）

電子發(fā)票是互聯(lián)網(wǎng)時代隨著電子商務、電子政務的不斷深入發(fā)展而產(chǎn)生的新興財務手段。人們在銷售貨物、取得勞務及從事其他應稅行為時開具或取得的收付款憑據(jù)，稱為發(fā)票。而電子發(fā)票則是在傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票的基礎上，隨著信息時代的發(fā)展而來到我們?nèi)粘９ぷ魃钪械模哂袝r代進步意義的新事物。本文將以有線電視行業(yè)為例，結合筆者實際工作經(jīng)歷，簡要分析電子發(fā)票在財務工作中的應用現(xiàn)狀。

有線電視行業(yè)，面對的是幾十萬的區(qū)域用戶，服務好所轄區(qū)域用戶是企業(yè)的根本目標。由于用戶數(shù)量較大、發(fā)票種類繁多、手續(xù)辦理復雜，傳統(tǒng)的開票模式費時費力，特別是在收費高峰階段，營業(yè)廳需要設專人開票，可能還會造成長時間的排隊，進而影響服務質(zhì)量，使用戶不滿意。特別是在去年“新冠肺炎”期間，要盡可能減少業(yè)務的線下辦理。筆者所在企業(yè)對此也進行了一系列的探究，在用戶系統(tǒng)中加入開票軟件，在辦理業(yè)務的同時可以生成發(fā)票內(nèi)容，并在聯(lián)機狀態(tài)下打印版式發(fā)票。2020年3月，財政部檔案局出臺了《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，明確推廣電子發(fā)票。在當?shù)囟悇詹块T的扶持下，本單位于同年5月開始使用電子發(fā)票，這如同春風迎面，讓廣大的一線工作人員感受到了信息化所帶來的工作便利。

一、電子發(fā)票的優(yōu)勢

（1）電子發(fā)票最直接的優(yōu)勢是降低了發(fā)票的生產(chǎn)成本、縮短了傳遞時間、節(jié)省了儲存空間，最關鍵是為環(huán)保做出了很大貢獻。電子發(fā)票摒棄了紙質(zhì)發(fā)票易破損、丟失、實物交接等的不便，特別是電商企業(yè)，開票地和發(fā)貨地往往不在一處，在需要郵寄貨物的同時還需要郵寄發(fā)票，由此造成運營成本的增加。對于有線電視運行行業(yè)來說，電子發(fā)票直接減少了每年幾十萬份的紙質(zhì)發(fā)票成本，并且節(jié)約了財務檔案的存儲空間，優(yōu)勢非常明顯。

（2）開具電子發(fā)票操作簡便，直接在電腦端進行，不存在手工開票的誤寫問題，在點擊提交之前都可以無限制地修改。還是以本單位為例，如果在稅務的開票系統(tǒng)和用戶系統(tǒng)之間做個接口，直接將用戶系統(tǒng)的操作導入稅務開票系統(tǒng)，然后提交發(fā)送，用戶手機或郵箱馬上會收到完整的電子發(fā)票。這樣的操作，不僅流程簡潔明了，工作效率高，而且讓開票人員從繁雜的手工開票中解放了出來，也改善了有線電視的用戶體驗。

（3）后臺數(shù)據(jù)統(tǒng)計方便快捷。發(fā)票開具數(shù)據(jù)實時查詢導出，業(yè)務部門可從繁重的手工記臺賬工作中解脫出來，按各自需要查詢客戶開票情況，信息完整，精準無誤。財務部門根據(jù)需要查詢，可按銷售類型、所屬期間、客戶類別等統(tǒng)計導出，分類入賬，為精準交納稅款提供保障。

（4）為稅務部門監(jiān)控提供更為有力的保證。稅務部門與偷稅漏稅行為的“斗爭”一直沒有停歇，而如何有效防范，僅靠稅務人員的“火眼金睛”，雖然極大程度上避免了偷漏稅行為，但人工查驗難免存在局限。而電子發(fā)票實時與稅務系統(tǒng)對接，再加上申報時的權限設定，可以從源頭上抵制這種不法行為的發(fā)生。電子發(fā)票的上線是稅務系統(tǒng)征納稅款的一個重大創(chuàng)新舉措。

二、電子發(fā)票應用中存在的局限性

1.容易出現(xiàn)重復報銷、弄虛作假問題

對于這個問題有主觀意愿和客觀因素，但都嚴重影響了正常的生產(chǎn)經(jīng)營，不僅給財務工作帶來諸多風險隱患，甚至會對社會造成不同程度的影響。對于那些有意利用圖片處理、黑客行為等高科技手段的違法行為，更需嚴加防范。此外，還存在由于財務人員疏忽導致的重復報銷入賬的問題，此類問題除了從流程上加以規(guī)范，還需從電子發(fā)票源頭上加以杜絕。

2.電子件歸檔有待強化

2020年，在《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》出臺之前，不少企業(yè)財務人員作為發(fā)票接收第一關，不明確發(fā)票入賬歸檔的重要性。《通知》明確，以電子會計憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存該紙質(zhì)件的電子會計憑證[1]。目前來看，很少有企業(yè)在保存電子檔案，相反絕大多數(shù)企業(yè)是把電子發(fā)票打印后報銷入賬，并沒有真正實行信息化、電子化。

3.應用范圍亟待擴大

自2013年第一張電子發(fā)票面世，到2015年逐步推廣試運行，再到《通知》出臺前，僅有少數(shù)企業(yè)使用開具電子發(fā)票，其中還是以電商為主。這在一定程度上給經(jīng)辦人員和財務人員造成了壓力。工作中出現(xiàn)溝通困難，電子發(fā)票需要打印后仍按原來紙質(zhì)發(fā)票一樣的模式走流程報銷入賬、歸檔。電子發(fā)票逐漸成為新形勢下的主流形式，越來越多的企業(yè)探尋快速開出電子發(fā)票的方法，以節(jié)省開發(fā)票時間和人工成本，從而提高工作效率[2]。因此，擴大電子發(fā)票覆蓋面已成為時代進步的必然。

4.信息安全意識有待提高

互聯(lián)網(wǎng)時代，在便捷的同時也容易忽略安全。因此，保證信息安全和電子發(fā)票歸檔保存是財務人員必須面對、認真執(zhí)行的一項重要工作。

三、思考與探索

（1）針對本文提出的重復入賬、真?zhèn)握鐒e的問題，有些觀點認為，所有電子發(fā)票納入“征納勾選平臺”企業(yè)財務可以通過平臺查驗發(fā)票，但本文認為，這只能解決真?zhèn)螁栴}。還有些企業(yè)在使用掃碼槍，對已報銷入賬的電子發(fā)票進行掃描，建立一個發(fā)票元數(shù)據(jù)庫，每次收到的發(fā)票先通過數(shù)據(jù)庫甄別后再報銷付款，但這需要大量的手工勞動，而且也只能解決重復入賬的問題。如何才能事半功倍，一個操作同時解決兩個問題呢？本文試圖在綜合上述兩種模式的基礎上，通過以下三步來解決這一問題。一是推行公務卡形式，可參照機關事業(yè)單位公務人員的報銷模式，使銀行刷卡和電子發(fā)票在時間、地點、金額上一一對應，通過公務卡銀行收支流水杜絕重復報銷的現(xiàn)象。二是開發(fā)系統(tǒng)接口，使開具方的發(fā)票元數(shù)據(jù)，經(jīng)稅務系統(tǒng)甄別后能通過接口實時從稅務系統(tǒng)導入接受方的財務系統(tǒng)。通過公務卡報銷支付后的企業(yè)銀行流水能通過銀行企業(yè)端導入付款方的財務系統(tǒng)。三是財務人員把發(fā)票和流水核銷后填制成記賬憑證。這樣處理既杜絕了重復入賬，又使李鬼無處藏身。技術上可將電子發(fā)票與財務系統(tǒng)進行對接，方便財務人員直接看到其內(nèi)部信息。例如：發(fā)票付款、金額品名等，并自行組成記賬憑證，不僅極大縮減了工作流程，還使該項財務工作變得更為有序、簡潔。

（2）歸檔儲存的問題。目前，國家層面還沒有系統(tǒng)的電子發(fā)票管理制度出臺。《通知》規(guī)定的電子發(fā)票必須以電子檔案形式歸檔。目前有極大部分企業(yè)尚在探索中，筆者認為，可以沒有紙質(zhì)打印件，或者以統(tǒng)計表格的形式入賬，但不能沒有電子檔案。《通知》強調(diào)，已經(jīng)以合法合規(guī)方式進行電子化歸檔的電子會計憑證，無須再歸檔其紙質(zhì)打印件。針對這個問題的解決，本文在此提出一些個人看法，希望能拋磚引玉，達到共同的目的。首先我們可在第一個問題的基礎上加以拓展，上游企業(yè)開具發(fā)票后，通過稅務系統(tǒng)接收，再將信息傳遞至下游企業(yè)。然后下游企業(yè)可通過OA等辦公軟件接收，按規(guī)定權限完成電子簽章后導入企業(yè)財務系統(tǒng)。至此，電子發(fā)票的電子檔案可在OA系統(tǒng)由辦公室統(tǒng)一歸檔，又可在財務系統(tǒng)歸檔，形成雙保險，做到電子發(fā)票百分百以電子形式歸檔、儲存、保管。

（3）推廣深入的問題。電子發(fā)票的推廣范圍沒有往縱深推進的話，不但不能使發(fā)票成本降低，反而會造成多次打印，把原來的一次打印數(shù)聯(lián)變成現(xiàn)在的多次打印，而且紙張成本由原來的薄型聯(lián)次紙張變成現(xiàn)在的A4紙，使成本大大增加。《通知》出臺以來，已有絕大多數(shù)企業(yè)使用了電子發(fā)票。《通知》還對小規(guī)模企業(yè)、財務核算不齊全的單位在實行電子發(fā)票的工作中遇到的問題進行幫扶指導。本單位在去年5月上線試運行，接下來的幾個月里，隨著稅務部門的廣泛宣傳，財務人員的耐心引導，企業(yè)內(nèi)部營銷模式的適時推進，用戶的接受程度成正比上升，電子發(fā)票的開具份數(shù)逐步趨向平穩(wěn)。筆者對本單位2020年各類發(fā)票的使用情況按月做了全面的開具份數(shù)統(tǒng)計。從5月到11月，電子發(fā)票開具份數(shù)占全部發(fā)票的比重由0上升到85%以上。后期隨著增值稅電子專用發(fā)票使用范圍的擴大，電子發(fā)票將全面取代紙質(zhì)發(fā)票，財務稅務將真正走向信息化時代。前面提到的方便、環(huán)保、降本增效將指日可待。

（4）網(wǎng)絡安全的問題。網(wǎng)絡時代，網(wǎng)絡安全先行。首先，企業(yè)可通過提高安保等級、設置防火墻、殺毒軟件等方式進行防控。另外開票電腦單獨聯(lián)網(wǎng)，定期備份數(shù)據(jù)等。其次，國家層面對開發(fā)維護電子發(fā)票的平臺運營商進行篩選，優(yōu)勝劣汰，對好的、規(guī)范的企業(yè)進行扶持，從政府層面去統(tǒng)一規(guī)范運行維護。最后，作為財務人員要緊跟時代步伐，從單一的計賬核算中走出來，融入互聯(lián)網(wǎng)+的時代，對可能發(fā)生的風險有一定的預判能力。筆者認為，風險應對中有一個最有效的辦法，那就是通過風險控制來降低風險。通過財務人員的預判，把風險扼殺在萌芽狀態(tài)，從而更為有效地杜絕可能發(fā)生的損失。

電子發(fā)票是一項利國利民的偉大創(chuàng)舉。作為這個時代的財務人員，能即將從繁重的手工勞動中解脫出來，倍感幸福。同時，又深感面臨挑戰(zhàn)，相信通過國家對開票平臺的扶持，稅務部門的鼎力合作，電子發(fā)票模式定會走上一條成熟的、規(guī)范的業(yè)財稅融合的陽光大道。