加強會計電算化條件下的內部控制策略初探

梁瀟尹 王菁

（北京航天鳴鏑科技有限公司，北京 100076）

會計電算化實際上就是以電子計算機技術為基礎，將信息技術以及電子技術運用到會計事務當中的簡稱。其與手工會計相比具有運算速度快、查詢方便以及數據高度共享的特點。這一技術的運用能夠在最大程度上減少人力以及物力的使用。而針對內部控制制度這一方面來說指的是一個單位為了能夠更好地開展各項業務活動，提升自身的經營水平，實現一些既定的經營管理目標。但是在當前電算化會計信息系統建立的過程中，會計核算的方式以及管理的環境都發生了相當大的變化，這就導致企業的發展面臨著非常大的影響，同時企業內部控制制度的建立也面臨著很大的挑戰。所以需要采取一些合理的內控策略來確保會計信息具有安全性以及真實性，只有這樣才能夠更好地建立以及完善內部控制制度。

一、會計信息化的基本含義

會計電算化主要借助的工具是電子計算機，代替傳統的人工記賬、算賬、報賬等原始的會計記賬形式，利用電子計算機對會計資料進行整理、分析與匯總，使得會計資料得到電子信息化的處理。那么，企業也借助會計電算化提升本企業的賬目運算的速度，讓會計人員從紛繁復雜的基礎運算中解放出來，通過電子的進一步運算提升工作效率。那么隨著經濟社會的發展，信息技術的不斷變革，會計部門也經歷其變革，從會計電算化過渡到會計信息化時代。

會計信息化是當下大數據時代發展的產物，隨著目前社會發展變革中大數據信息管理與運算技術的不斷發展，會計行業也需要根據時代的發展要求做出變革，一方面可以為企業的財政經濟發展提供基礎的財政經濟運算，另一方面，則是對于會計行業整體變革與革新的需要。

企業的信息化建設帶動著企業的會計工作也向著信息化的方向發展，在信息技術對會計行業的沖擊和影響中，企業的會計工作由傳統的會計電算化逐漸轉向了會計信息化。會計信息化與會計電算化主要借助電子計算機作為主要的工具不同，其主要的媒介為互聯網信息技術，要求會計從業人員可以掌握大數據信息技術的特點與會計信息技術的具體技術與運算思維，服務于企業的信息化戰略。因為只有積極推動企業的會計信息化，大數據時代的各種數字信息方可進行整體而迅速地處理，提高企業的管理與生產效率，提升會計運算效率。此外，更為重要的是，企業信息技術管理的核心是資源利用的最大化，會計信息化即符合這一企業發展的戰略需求，提升企業整體的運營效率與管理成本，使得企業的資源利用率得到最大的優化。

基于以上的分析可以看出，會計電算化與會計信息化之間有著些許的差別。會計電算化作為會計信息化的前階段，為其發展提供了必要的條件。但兩者都是在不同時代背景下產生的會計運算模式，一個是基于計算機技術日益普及產生的會計電算化，一個是基于大數據信息技術普及產生的會計信息化，兩者都適應于所處時代的所需要，都是符合本時代需要的傳承創新技術。簡言之，會計信息化是在會計電子化基礎上發展而來，并根據其所處時代發展而進行變革與創新。

二、會計電算化對內部控制制度的影響

（一）對內部控制形式的影響

針對當前階段的實際情況來看會計信息的控制方式已經逐漸開始由人工控制方式轉變為了程序控制，針對會計信息的管理方式這一方面來說，一旦會計信息實現電算化，那么在原來的手工操作當中所擁有的一些環節也就失去了存在的必要，例如原有的手工繪制賬目總表以及賬目核對等工作逐漸開始消失。之前的一些手工操作內容也逐漸開始由計算機軟件代替。由此可見，在會計電算化的背景下，會計信息的內部控制發生了相當大的變化，這就導致電算化會計信息的發展面臨著十分嚴峻的挑戰，所以尤其需要重視內部控制制度的制定。

（二）對內部控制制度內容的影響

從一定程度上來說，傳統的手工會計工作與會計電算化之間存在著十分顯著的區別，在傳統的手工會計系統當中主要采用的是人工記錄的方式，會將一些相應的賬目信息記錄在紙張上，一旦會計信息發生變化就可以通過增加或者刪改的方式來進行修改，然后還可以根據記賬的筆記來追究相應的責任。但是隨著會計電算化的實施，會計信息主要依靠相應的磁性介質作為載體，這就使得會計信息可以不留痕跡地進行，而且其內容也在不斷地更新，在這樣的情況下就有必要對相應的控制措施進行完善，不僅需要對原始的一些紙質會計信息進行保存，同時還需要保護磁盤內部的一些重要信息，一旦計算機系統在運行的過程中出現問題就能夠很好地避免相關的信息損壞。同時，會計電算化以計算機軟件為基礎，可以對憑證進行自動編號，將客戶和供應商的來款項在總賬系統進行自動核算，大大節約了人力成本。我們以某公司賬務處理系統為例，如表1所示：

表1 賬務處理——發生額與余額表

如表1所示，計算機軟件對憑證進行自動編號，各種款項在系統中自動核算，出納憑證無需出納簽字，其他參數暫取系統默認值，不加控制。

（三）對內部控制環境的影響

隨著會計信息逐漸開始實現電算化，會計內部的核算工作也發生了相當大的變化，在會計部門當中相應的人員組成已經發生了轉變，之前財務以及會計核算的處理人員現在都變成了一些計算機專業的相關人才，他們不僅需要掌握會計核算的相關知識，同時還需要掌握計算機系統以及辦公自動化的相關技能，更需要熟練地了解各種復雜的業務。由此可見這一變化對于會計工作人員的技能以及綜合素質方面提出了更高的要求，他們既可以對企業當中的銷售行情進行預測，同時又能夠參與到人力資源的相關規劃活動當中。在當前階段隨著信息技術的快速發展，相應的會計人員應該能夠熟練地運用有關的設備終端來對各種數據進行處理。而且在會計工作內部控制環境變化的背景下，會計工作人員的工作量也大大提升，之前需要多個人才能夠完成的工作現在只需要一個人對計算機軟件進行操作就能夠完成。

（四）對審查以及復核等控制的影響

在傳統的會計系統當中，審查以及復核是最為常見而且最有效的控制措施，對于每一個具體的經濟業務當中的各個環節來說都需要相應的人員進行審核審查之后才能夠簽字蓋章，在這樣的情況下就形成了復雜而又道道把關的嚴格控制機制。但是在現在電算化會計信息系統當中，很多的工作都是由計算機自動完成的，這就導致審核以及復查等控制被嚴重削弱，甚至會逐漸消失。

三、會計電算化條件下內部控制存在的問題

（一）會計人員的素質存在問題

在當前階段針對我國會計人員的年齡結構、業務能力以及知識結構這些方面來看，有很多的人都不能滿足會計電算化的需求，盡管這些人員都接受過專業的計算機培訓，但是因為會計電算化的培訓存在的一個很嚴重的問題就是培訓活動往往流于形式而且相應的一些培訓教材老化嚴重，與計算機技術的發展趨勢不相符，這就導致很多的會計人員的實際操作能力非常差，正是因為這一原因，會計電算化的發展以及推廣受到了很大的限制。

（二）會計軟件本身存在問題

在會計電算化的過程中會計軟件就是最大的載體，所以在其安裝以及設計的過程中一旦出現問題很容易就會導致系統當中的數據被破壞。當前階段，這些會計軟件一般都是由專門的軟件公司開發的，這就導致實際的使用與開發存在著脫節的問題，如果在設計的過程中存在著一定的安全隱患，那么其在使用的過程中就會出現更多的問題。其次在當前階段隨著電算化水平的不斷提升，其系統功能也在不斷地完善，在這樣的情況下對相關人員計算機專業水平以及操作能力的要求就越來越高，雖然相關的從業人員已經接受了一定的專業化培訓，但是他們的實際操作水平還存在著不小的差距。

（三）電算化系統存在安全問題

由于手工會計信息系統與電算化信息系統之間存在著明顯的差異，所以在電算化系統當中存在的安全問題也比較多，最突出的一些問題就是非法竊取密碼、惡意修改會計資料、物理因素導致會計信息數據丟失以及網絡惡意攻擊等，正是因為存在著這些問題，所以會計信息的安全時刻受到威脅。

（四）內部審核的難度大大提升

在當前會計電算化的背景下，就需要針對企業的財務信息進行審核，必須要確保企業當中相關的一些會計資料足夠安全，與此同時在對這些資料進行審核的過程中一定不能將企業當中的機密泄露，而要想達到這一點就需要相關的審核人員具有良好的職業道德素養。此外還需要針對會計系統這一方面加強審計，相關的審計人員不僅需要熟練地掌握各種會計知識，而且還能夠具備處理復雜電腦數據的能力。而如果要對這樣的人才進行培養將會使得審計所需要的時間以及成本都大大增加。

四、會計電算化條件下的內部控制策略

（一）建立健全會計檔案的管理制度

從一定程度上來說，會計檔案是最為重要的會計資料，而在會計電算化的背景下更需要注重對于會計檔案的管理工作。在這一背景下，大多數的會計檔案往往都是依靠磁性介質來進行儲存。而由于磁性介質本身的特點就是對保管環境有著很高的要求。在這樣的情況下就要求企業在對這些會計檔案進行保管時針對不同的介質要采取不同的保管方式，在保管的過程中需要做好防水以及防消磁等工作。對于一些比較重要的檔案來說需要提前進行備份，避免由于磁性介質遭到損壞而導致會計檔案丟失。針對程序說明書以及軟件文檔資料這些文件來說都需要按照機密文件的標準來進行管理，對于企業當中一些已經報廢的計算機一定要將硬盤格式化，避免機密的數據被泄露。

（二）加強對于系統安全的控制

企業有必要加強對于系統的安全控制，一些未經授權的人員不能隨意動用企業的系統資源，確保程序以及數據具有更高的安全性。針對這一方面來說，企業需要設立一些相應的內部操作管理制度，禁止非專業的人員對財務專用電腦進行操作，在操作之前還需要做好對這些人員身份認證的控制，而且在每次操作之前都需要進行驗證。對于經常出現的一些網絡安全問題，企業可以使用專用的殺毒軟件，對重要數據備份，還可以采用接口保密的技術來提升網絡的安全性，確保企業當中的一些重要會計信息不會因為網絡安全問題而遭到泄露，更好地維護企業的利益。

（三）加強對于制度的宣傳，培養他們的職業道德素質

企業需要對會計工作人員加強制度重要性的宣傳，促使管理人員的認識得到提升，還需要加強對于相關會計人員職業道德素質的培養。需要以法律引導作為基礎，加強對于內部控制制度的監督，確保他們的管理水平能夠得到提升，而且還應該加強對于《會計法》之類相關法律的宣傳力度，促使整個行業以及社會當中都能夠提升對于會計控制制度重要性的認識。此外，加強對于會計人員職業道德素養的培養特別重要，要將崗位責任制考核與職業道德教育相互結合到一起，定期對相關的工作人員進行考評，將最終的考評結果記錄到檔案當中，將其作為員工晉升的一個重要依據，在最大程度上促使員工們能夠非常自覺地運用職業道德來加強對于自身的約束。

（四）加強對于會計人員的培訓，提升他們的素質

從一定程度上來說為了能夠確保企業當中相關的會計人員更快地適應會計電算化的相關要求，就非常有必要加強對于他們的培訓。所以要求企業在日常工作的過程中尤其要注意加強對于會計人員的培養工作，定期組織他們參加一些電算化的知識講座，鼓勵他們參加電算化知識的學歷教育，通過這種方式來培養更多能夠熟悉電算化程序的高素質人才，促使整個企業當中的電算化水平都能夠得到提升。

（五）加強內部審計工作

一般來說，內部審計不僅是企業內部控制系統當中相當重要的組成部分，同時更是對內部會計監督制度進行強化的一個重要安排。隨著會計電算化的實現，內部審計工作也面臨著更高以及更嚴格的要求。要加強對于會計資料的定期審核，對電算化會計賬務處理的正確性進行審查，確保其能夠按照《會計法》的相關規定，在審核費用簽字時也能夠符合內控制度的相關要求。例如在對賬冊的內容進行查看時如果發現存在錯誤的賬表就需要及時地進行處理。與此同時還需要加強對于數據保存方式安全性的監督，避免出現非法篡改數據的情況，加強對于系統當中各個運行環節的審查，避免在工作的過程中出現漏洞的情況。

（六）加強操作運行管理控制

管理控制主要表現在兩個方面，分別是權限控制以及操作流程。針對操作權限控制這一方面來說主要指的是在每一個崗位當中的工作人員都需要按照相應的授權來對系統進行操作，一定不能出現超越接觸系統權限的情況。例如，工作單位的工資系統必須由專門的會計授權操作，其他員工沒有權限，如表2所示：

表2 工資項目一覽表

如表2所示，在整個工資項目系統中要制定合適的權限標準，“等級工資”“崗位工資”是基本上保持不變的，如有變化需向上級請示授權方可修改，確保在系統當中不會出現越權操作的情況，促使整個系統在工作的過程中能夠具有更高的安全性。與此同時操作權限的實行往往需要采用設置口令的方式。針對操作規程控制這一方面來說指的是在整個系統的操作當中必須按照相應的規范以及流程來進行，在整個操作的過程中需要對相應的職責以及操作程序進行明確，在其內部形成一個標準而又規范的電算化系統文件，對于進入到機房當中需要操控系統的人員加強審核。對交接班的相關手續、數據備份以及防病毒感染等方面進行規定。具體的一些標準的操作程序包括上機日志、作業運行規程以及軟硬件操作規程等。

（七）加強組織與控制管理

實際上組織以及管理控制指的就是通過對相關的部門以及崗位職責進行制定，對相應的權限劃分進行控制，這一工作最基本的目標就是要建立合適的職責分工制度以及組織機構，進而更好地達到相互制約的目的，有效地避免出現營私舞弊的現象。在實現了會計電算化之后，工作崗位又分為兩個方面，分別是基本會計崗位以及電算化會計崗位。針對基本會計崗位這一方面來說，主要指的是會計檔案管理、主管以及會計核算等相關的工作崗位。針對電算化會計崗位這一方面來說指的是運行系統維護以及系統管理等相關的工作崗位。在其中最為重要的崗位就是系統管理以及審核崗位。而對于系統管理來說主要就是對一些軟硬件的管理工作進行負責，從技術這一層面上確保系統的各項工作能夠順利進行。

五、結束語

綜上所述，在當前階段為了能夠更好地適應會計電算化趨勢的發展，就需要加強對于內部控制制度的重視，建立健全完善的內部控制制度，在企業當中營造良好的會計工作環境，確保企業的各項會計數據能夠更加真實可靠，有效地提升整個企業的經濟效益。