基于敏捷項目管理法的高校圖書館科研支持服務管理模式

馬天舒 弓培林

（太原理工大學圖書館，山西 太原 030024）

1 引言

教育部于2015年12月頒布出臺的《普通高等學校圖書館規(guī)程》明確要求圖書館通過開展學科化服務緊密地嵌入到科研、教學活動中，這是高校圖書館開展科研支持服務的政策保障[1]。高校圖書館的科研支持服務是面向用戶科研全生命周期所提供的學科化服務、科研咨詢服務、科研數據管理服務、科研成果服務和科研評價服務等支撐性知識服務。目前我國高校圖書館的科研服務運行現狀不僅需要在服務內容、服務邊界上創(chuàng)新，更需要在服務形式上適應用戶科研全生命周期的需求變化，為科研人員提供全方位、多樣化、嵌入全過程的科研支持服務。敏捷項目管理法適用于外部環(huán)境變化快和創(chuàng)新要求高的項目。在復雜的外部環(huán)境和用戶需求的不清晰性和多變性下，應用敏捷管理方法參與到項目中，有利于規(guī)范運作圖書館的科研支持服務活動，保證項目在執(zhí)行過程中實現預期的價值目標[2]。

2 相關理論概述

2.1 敏捷項目管理法溯源與分類

敏捷方法誕生于20世紀80年代的日本產品開發(fā)領域。日本學者提出了一種可以快速滿足產品需求的開發(fā)策略，并應用Scrum這一術語來形容該策略。2001年，眾多軟件和項目專家聚在一起，創(chuàng)造了一個框架，稱之為《敏捷軟件開發(fā)宣言》（簡稱《敏捷宣言》），并且成立了敏捷聯(lián)盟，標志著敏捷項目管理方法（Agile ProjectManagement，簡稱APM）正式誕生。2005年，以吉姆·史密斯（Jim Smith）為主的專家發(fā)布了《相互依賴聲明》，標志著敏捷項目管理已被業(yè)界廣泛認可，并開始走向成熟。

敏捷是一種價值觀、原則，強調的更是一種實踐心態(tài)，其優(yōu)勢在于具有更大的靈活性和穩(wěn)定性，較少的非生產性工作，更快的高質量交付，更高的開發(fā)團隊績效，更嚴格的項目管控和更快的失敗檢測。敏捷項目管理過程有5個階段：構想、推測、探索、適應和結束階段。構想階段是為客戶和項目團隊創(chuàng)建構想，主要任務有：明確項目范圍、確定項目參與者、制定協(xié)同工作流程等。在推測階段，項目成員要收集廣泛的產品要求，制定基于產品功能的迭代計劃，估算成本，并生成其他必要的管理和財務信息。探索階段的任務是執(zhí)行迭代計劃，管理工作量與進度，按迭代計劃交付產品功能，進行團隊交流溝通?？刂婆c糾正是適應階段的工作，將交付功能檢測的結果反饋應用到新一輪的迭代計劃中，并修正迭代符合實際需要。結束階段要總結項目中的經驗和教訓，以為下一次的項目做參考。在敏捷思想框架下，只要符合敏捷原則的都是敏捷管理可以采用的方法，如Scrum、極限編程（eXtreme Programming，XP）、精益（Lean）、看板（Kanban）、動態(tài)系統(tǒng)開發(fā)方法（Dynamic Systems DevelopmentMethod，DSDM）、功能驅動開發(fā)模式（Feature-Driven Development，FDD）、水晶家族（Crystal Family）等都是敏捷管理的常用方法。其中Scrum框架是目前最熱門的方法，也有同時采用幾種方法的。Scrum是一種迭代的方法，它的核心是沖刺（Sprint），在每次Sprint中，開發(fā)團隊完成一個產品功能，使其成為潛在可交付產品。一個Sprint完成，另一個Sprint啟動，Scrum團隊每次Sprint以增量形式交付產品功能。Scrum框架有4個角色、3個工件和4個會議。4個角色分別是產品負責人、開發(fā)團隊、Scrum主管和敏捷導師；3個工件是產品清單、Sprint清單和產品增量（可用產品）；4個會議分別是Sprint計劃會、每日例會、Sprint評審會和Sprint回顧會。

2.2 高校圖書館研究支持服務的主要內容

高校圖書館的研究支持服務是貫穿科研生命周期全過程的知識服務。從科研立項、運行與實施、數據管理到論文寫作和出版、成果保存、評價與推廣等，都要給予全方位的支持與輔助，直至科研項目完成，實現預定目標。整個過程分為5個階段，分別是概念階段、立項階段、實施階段、運行階段和結項階段。高校圖書館匹配科研項目研究周期全過程的研究支持服務的主要內容有：學科態(tài)勢和熱點分析，專題文獻整理與咨詢，專利分析，咨詢與申請，學科信息數據收集與分析，資金預算管理，知識產權信息咨詢與操作，寫作工具與文獻管理技術以及工具支持，科技查新、科研數據管理，科研成果保存、出版與成果轉化、評價[3]等（見圖1）。

圖1 科研生命全周期與高校圖書館科研服務匹配圖

2.3 敏捷法用于高校圖書館研究支持服務的適用性

敏捷項目管理法的產生是為了規(guī)避強調規(guī)范性自上而下逐步式的“瀑布式”項目管理方法。Scrum敏捷開發(fā)源于軟件開發(fā)，特點是快速反應、快速迭代、價值驅動。敏捷開發(fā)強調研究團隊與業(yè)務專家協(xié)作、面對面溝通、頻繁的版本交付、緊湊的團隊，以及更重視個人在整個團隊中的作用[4]。根據靳萍和谷秀潔關于國內外圖書館敏捷項目管理法的應用研究，國外圖書館在技術開發(fā)、成本管理以及圖書館文化方面都有運用敏捷思想的成功案例。國內圖書館在技術開發(fā)和傳統(tǒng)業(yè)務領域也有敏捷思想的應用，這說明敏捷思想是適用于圖書館業(yè)務和管理活動的。筆者在CNKI、萬方等數據庫用敏捷管理的幾個方法如XP、Scrum、FDD、敏捷統(tǒng)一過程（AUP）、DSDM、Crystal和‘圖書館’進行搜索，獲得的中文文獻很少，研究Scrum在圖書館應用的居多。最早的文獻是2005年邵莉娟在《基于Scrum的高職圖書館文獻資源建設項目管理研究》一文中將Scrum方法應用于圖書館傳統(tǒng)的文獻資源建設工作的設想。另外，靳萍和谷秀潔[5]在高校運用敏捷法開發(fā)西安工程大學的微信服務，黎子輝[6]運用Scrum方法構建情報信息服務工作模式，這些研究都是敏捷法成功應用的案例。查閱圖書館關于科研支持服務的文獻，有對高校圖書館科研服務體系進行詳細論證并實踐的，如肖瓏和張春紅；有調查國內“雙一流”高?？蒲蟹宅F狀并提出優(yōu)化策略的，如馬蘭和鄂麗君[6]；有以國際視角對全球頂尖高校圖書館的科研服務進行實證研究的，如郭利紅[7]；有就中美高校圖書館科研支持服務進行比較研究的，如胡慧芳[8]。文獻表明，國內高校圖書館在科研支持服務上存在著網站建設不夠、服務項目不完善、沒有專業(yè)的服務團隊、制度建設不足、服務發(fā)展不一等問題。所以，筆者引入敏捷項目管理法，基于相關成功的應用案例和敏捷過程與科研生命周期的匹配性（見圖2），試圖為高校圖書館的科研服務管理提供一種新型高效的項目制管理思路。

圖2 敏捷過程與科研全生命周期匹配圖

3 高校圖書館敏捷研究支持服務管理模式設計

結合Scrum框架的敏捷管理實質上就是通過故事設計的增量Sprint驅動的過程。先按照產品需求進行任務分解，再根據優(yōu)先排序列表來設計Sprint計劃，并由團隊成員承諾在Sprint結束完成產品功能交付。圖3是整個Scrum的流程[9]。

圖3 Scrm運行流程圖

3.1 項目概念階段的構想敏捷管理設計

在項目概念階段，項目組需要了解研究的方向、本研究進展的態(tài)勢、當前的熱點以及國際、國家、社會、學科發(fā)展的需求，以此確定選題。這時的圖書館需要提供學科態(tài)勢和熱點分析服務、相關專題分析論證服務，通過科技查新和專利分析提供最前沿的研究理論、方法和技術服務以及目前的發(fā)展趨勢信息。敏捷團隊要確定選題和團隊人員，制定項目參與人員的協(xié)作流程，建立項目“構想框架”，描繪整個項目的藍圖，使項目組成員都能從整體上對研究內容產生認知。一份完整的構想框架文檔包括研究方向、構想框圖、需求分析、理論與技術發(fā)展前沿信息、發(fā)展熱點和趨勢分析。

敏捷團隊是項目運行的關鍵環(huán)節(jié)。敏捷團隊的人員構成主要有產品負責人、敏捷引導員、開發(fā)團隊、敏捷導師以及利益相關者（見圖4）。敏捷項目管理要求團隊成員不僅具有高水準的科研能力，還要有自組織和自律的能力。敏捷產品負責人（ProductOwner）是精通市場與產品功能的專家，負責與開發(fā)團隊溝通實現產品功能和技術要求。敏捷引導團隊（Scrum Master Team）的職責是支持開發(fā)團隊，消除組織障礙，保證項目的流程遵循敏捷原則。敏捷引導員是一種仆人式的領導者、支持者和促成者，具備很強的技術支持能力、信息與情報分析與數據服務能力，同時具備溝通能力、組織影響力和協(xié)商解決問題的能力，這一角色應由具有專業(yè)背景的學科館員以及學科館員團隊承擔。敏捷開發(fā)團隊成員是項目的主要人員和攻堅力量，是由領域的專家、學者和學科領域的專業(yè)技術人員組成。其他利益相關者和敏捷導師不是敏捷團隊成員，不參與團隊日常工作實施。敏捷導師（Scrum Advisor）是具有敏捷項目管理經驗，并能提出指導意見，保障敏捷團隊提高工作能力的角色。其他利益相關者（Other Stakeholders）是來源于項目之外受項目影響或者是影響項目，甚至是影響項目決策的因素，如顧問、領域權威人士、國家以及學校的科研政策和管理模式等。

圖4 敏捷團隊結構圖

3.2 立項階段的推測敏捷管理設計

這一階段需要做的工作是制定一個Sprint交付計劃，要形成產品功能清單、確定發(fā)布計劃時間、完成任務分配和認領工作。產品負責人組織團隊成員，通過學科信息與研究數據、專利以及知識產權等信息的收集與分析進行產品多功能的劃分，制定產品功能清單。產品功能清單通常有產品功能故事卡、產品功能的優(yōu)先級排序、發(fā)布計劃Sprint時間表與預算的估計信息。功能故事卡記錄了產品的基本功能與開發(fā)過程信息，是每次Sprint的依據，每一個故事卡記錄的是一個可以交付的功能，一個確定的產品功能可以有多張故事卡片描述。故事卡片的基本信息有故事的ID和名稱、故事類型、完工交付故事的估計工作量、估計價值點、不確定性、可能影響故事順序的依賴關系、故事成立的標準。Sprint計劃會議需要制定計劃時間表（見表1），由敏捷引導員依據故事卡內容和產品功能優(yōu)先級的排序，將故事分配到Sprint中，開發(fā)團隊成員逐一根據自身科研條件認領故事。Sprint是在一段確定的時間內生成可交付的產品功能，圖5表明每次Sprint的過程，一次Sprint時間一般不超過4周，否則就違背了敏捷原則。

表1 計劃Sprint時間表范例

圖5 每次Sprint的過程示意圖

3.3 項目實施階段的探索敏捷設計

探索設計的工作內容是執(zhí)行推測階段的設計，啟動Sprint流程，按計劃交付故事。Sprint會議調整與修正每一次Sprint的長度，并重新估計工作量，必要時調整Sprint中的故事內容。Sprint會議需要一個小時的時間，時間不宜太長，否則不符合敏捷思想。此時敏捷引導團隊需要做的是學科信息、數據和專題文獻搜集與分析，配合開發(fā)團隊估算Sprint能力，估計故事完成時間，確定需要的技術支持與情報信息，輔助調整團隊情報技術能力以完成任務故事，提供寫作與文獻管理工具，支持階段性成果出版。敏捷團隊一般通過每日例會進行溝通，例會上，每個團隊成員都要發(fā)言，簡明闡述具體做了什么，計劃做什么，遇到什么問題等。說清楚問題即可，不做討論。例會一般設置在早上剛到崗的節(jié)點，時間不宜太長，以15分鐘為宜，以實現快速溝通解決問題的目的。作為每日例會的輔助工具——物理白板，要根據團隊成員的描述如實記錄每個故事的完成進度、需要改進的問題、Sprint沖刺的時限等，可視化展示項目進展情況并監(jiān)督完成度。敏捷引導員需要協(xié)調開發(fā)團隊在Sprint過程與評審過程中的節(jié)奏一致性。

3.4 項目運行階段的適應敏捷設計

項目運行階段的科研服務是項目跟蹤服務和專利操作與指導服務。這個階段的適應敏捷設計主要是通過評審會檢測開發(fā)過程中的技術活動和產品故事的交付流程，調控項目進度，做到即交付即評審；確定技術創(chuàng)新點，及時申報專利維權。評審有產品功能評審和技術評審。產品評審通過組織客戶團隊或者利益相關者來評判已交付產品的功能性是否符合計劃標準和市場要求，及時調整產品的功能性，收集改進意見，確定下一步的工作，重新評估Sprint時間與Sprint能力。技術評審主要是評估技術創(chuàng)新點，解決技術上、設計上和結構上遇到的問題，做到及時反饋解決，即時交流開發(fā)過程中產生的新技術與新想法，并應用到后續(xù)的工作中。評審之后是回顧會議?；仡檿h由敏捷引導員召集，參與者是開發(fā)團隊、產品負責人以及敏捷引導團隊的成員。會議定在評審完成的當日下午舉行，目的是總結本次Sprint完成的經驗與教訓，安排后續(xù)的工作，更好地執(zhí)行下一次Sprint計劃，回顧會議是本次Sprint結束的標志和里程碑。運行階段圖書館的專利服務可以引導開發(fā)團隊及時挖掘專利點，搶占先機，維護階段性創(chuàng)新成果的專屬權。敏捷團隊通過自我績效評估表來衡量工作中的各種做法和行為的有效性，以此為依據調整團隊行為模式。制定的項目進度報告能讓所有的項目利益相關者清楚了解項目進程與進展，以便最優(yōu)決策[10-11]。

3.5 項目結題階段的結束敏捷設計

項目結題時需要做的工作有科技查新、專利信息分析、成果評價、科研成果轉化、成果保存與出版。研究成果評議是結束階段重要的活動內容。成果評議可以通過同行專家評議，如借助科技成果評價國家級平臺來完成；或者通過專業(yè)的評價機構，從成果的學術價值、社會價值、國際影響力、實際應用與成熟程度等方面予以客觀、具體、恰當地評價，全面鑒定與確認科研成果的創(chuàng)造性和先進性，加速科技成果的轉移與轉化，迅速走向市場。關于科研成果的保存，可以采用相應的技術方法加密保存，也可以運用知識產權的手段從法律上最大限度地保護科技成果，所以知識產權服務更加有利于研究成果的評價、保存和市場化[12]。

4 高校圖書館敏捷研究支持服務的實施保障

4.1 圖書館的敏捷文化建設

高校圖書館引入敏捷文化可以實現組織敏捷，迅速適應用戶需求的變化，解決問題，調整與利益相關者的關系。建設圖書館敏捷文化要求領導層要接受敏捷思想和敏捷項目管理法，在思想上重視改造服務內容和服務方式，注重客戶的價值、尊重人才、具有創(chuàng)新精神、積極有效溝通，認可團隊自主管理模式。同時要切實推行科研服務敏捷法管理，使敏捷文化理念成為團隊的核心價值理念。構建學習型、自組織的用戶參與的敏捷團隊，調配優(yōu)質的人力資源和信息資源支持科研活動，加強溝通協(xié)調并堅持敏捷原則，充分授權以發(fā)揮團隊的自組織效能，掌控敏捷團隊的運行品質，做好評估與考核，為后續(xù)的敏捷文化建設提供依據[13]。

4.2 圖書館敏捷引導團隊的構建

建設圖書館的敏捷引導團隊首先要吸納合適的參與者。參與者一是要認可與接受敏捷思想，具有自律和自控力，保證敏捷團隊的自組織特性；二是要有“用戶至上”的服務理念，要具有專業(yè)學習精進的思想及通過參與科研項目實現自身業(yè)務水平與能力提升的愿望，還要具有一定的專業(yè)技能，以應對深入的情報分析、信息檢索服務與知識產權服務。圖書館對于項目的參與者應給予有效的物質與精神激勵，既肯定成員的貢獻價值，又要激發(fā)成員自我挑戰(zhàn)和學習創(chuàng)新的內在驅動力[14]。

4.3 敏捷團隊的學習與認知

敏捷管理法是新型的管理工具。它不同于傳統(tǒng)管理方法構建的固定思維模式。它適應復雜變化的外部需求，通過建立故事卡片描述需求，多次迭代交付產品功能，高效溝通，高度參與，自組織地完成項目。所以對于敏捷思想與敏捷原則的認知學習很必要[15]。敏捷管理法的學習可以于敏捷團隊組織之初，由團隊引導員講解敏捷管理法的思想、操作體系以及相關文本文件，讓團隊成員對于敏捷思想體系有一個整體的認知。在項目運行階段，由敏捷引導員根據設計的敏捷流程指導團隊成員正確完成迭代，做好記錄，交付產品，在實踐中認識敏捷、運用敏捷。在項目結束后、敏捷團隊解散前，敏捷引導員組織團隊成員總結本次項目過程的經驗教訓以供新的敏捷項目借鑒。

4.4 敏捷項目管理平臺的應用

敏捷交付就是要快速迭代，持續(xù)地提交產品功能，盡快發(fā)現產品問題，即時解決問題。“敏捷”速度由用戶的需求、敏捷團隊的運作與反應能力、項目的成本等多種要素決定。一般的敏捷迭代周期是一到四周，不超過一個月的時間。采用敏捷項目管理平臺可以高速完成迭代、測驗與交付功能。Gitee企業(yè)版DevOps一站式研發(fā)管理平臺，支持多團隊、多地、實時項目協(xié)同研發(fā)。此外，還有ScrumWiki，Scarab免費軟件和ScrumWorks，VersionOne，Rally等商業(yè)軟件[15]。

5 結語

目前，高校圖書館正在如火如荼地進行智慧圖書館建設，隨著情報分析工具不斷升級，圖書館的服務也應更加智慧化、個性化和人性化，服務的形式更加多樣化。筆者引入敏捷項目管理法，并針對高校圖書館的科研服務過程做了敏捷項目管理設計，可使科研團隊更加高效運作、需求靈活管理、工作透明化以及時反饋收集問題推動項目開發(fā)的進程。高校圖書館采用敏捷項目管理法參與科研項目管理，可以提高圖書館的服務能力，也能改善服務的親和力。