浙江省檔案服務業協會會員企業統計分析及管理對策

彭移風 毛竹青/浙江省檔案教育培訓中心、浙江省檔案服務業協會

浙江省檔案服務業協會于2022年6月成立，并啟動了會員單位的招募工作。截止到2022年9月底，共有入會單位110家，為加強對全省檔案服務企業的了解，便于檔案主管部門和相關單位掌握情況，本文對入會企業進行了統計和分析。

1 檔案服務企業情況統計

1.1 會員企業基本情況

從統計得知，110家會員企業在崗職工6214人，營業收入為192245.51萬元。會員企業成立的平均年限為10.01年，平均在崗人數為56.49人，平均營業額為1747.69萬元。

我們對會員企業的名稱進行了分析，110家服務企業中，名稱中帶有檔案的53家，名稱中帶有信息的30家，帶有科技的27家，從檔案服務企業的名稱上，可以反映一定的企業行業特點。

1.2 會員企業的成立年限情況

從成立年限來看，最早成立的檔案服務企業是在1993年，最新注冊的檔案服務企業是2022年。從檔案服務企業成立的時間段來看，2000年前成立的企業10家，2001—2005年成立的7家，2006—2010年成立7家，2011—2015年成立39家，2016—2020年成立42家，2020年以后成立5家。從會員企業的成立年限來看，檔案服務企業的發展與全省檔案事業發展密切相關，2009年后全省檔案登記備份工作、檔案信息化建設、數字檔案館（室）建設等工作相繼推進，為檔案服務企業發展提供了業務成長的空間。

1.3 會員企業的人員規模情況

我們對110家會員企業的用工情況進行分析，在崗職工最多的企業有890人，職工最少的企業為3人。平均在崗人數為56.49人，在崗職工中位數為30人。職工人數在100人以上的企業18家，企業數量占比16.36%，職工人數3595人，占全體會員企業用工總數的57.85%；職工人數在50—100人的企業16家，企業數量占比14.55%，職工人數1006人，占全體會員企業用工總數的16.18%；職工人數在50人以下的企業76家，企業數量占比69.09%，職工人數1613人，占全體會員企業用工總數的25.96%。從會員企業的人員規模情況來看，近70%的企業職工人數不超過50人，普遍規模較小，用工較少。

圖1：檔案服務企業成立年限柱形圖

1.4 會員企業地域特征

從統計結果可知，杭州會員企業達到44家，占比達到40%。各地單位會員企業有明顯差異，我們對各地企業的情況進行了分析。

表1：分地區檔案服務會員企業數量、營業額和成立年限一覽表

從上表可知，杭州、寧波、溫州的會員企業成立時間較早；杭州、寧波、湖州的會員企業人員規模較大；杭州、寧波的會員企業平均營業額較大；麗水、紹興、舟山等地區會員企業普遍規模較小，人員較少。

我們在剔除入會企業不足5家的嘉興、衢州和舟山后，計算了各地檔案服務企業的營業收入和該地區2021年人均GDP水平，發現相關系數達到0.823，在0.05水平上差異顯著，說明檔案服務企業的規模和當地經濟發展存在著明顯的正相關，即經濟發展水平越高，檔案服務企業的平均營業收入越大。

1.5 會員企業發展差異情況

我們以營業額為指標，對110家單位的營收情況進行了統計排名。發現企業發展情況差異較大，110家企業中，排名第一的營收達到25116萬元，排名前三的單位營收占比超過28.81%；排名前11家單位營收占比61.45%。雖然110家會員單位的平均營業額達到了1747.69萬元，但是我們統計出企業的營業額中位數為425萬元，在崗職工人數的中位數為30人，中位數更有代表性。只有24家企業的營業額超過了平均營業收入，86家企業的營業額在平均數以下，500萬以下的企業58家，占比近52.73%。

表2：檔案服務會員企業營收分布表

從上表可知，110家企業會員中，營收超過8000萬元的企業9家，超過1000萬元的企業33家，超過500萬的企業52家，58家企業的營業收入不足500萬元。我們通過工商查詢系統，對110家企業的類型進行了查詢，110家企業中，小微企業102家，占比92.73%；高新技術企業和科技型中小企業40家，占比36.36%；專精特新企業7家，占比6.36%。高新技術企業和科技型中小企業的平均營業額達到3552.69萬元，占110家企業總營收的73.92%；7家專精特新企業的平均營業額達到了10410萬元，占110家企業總營收的37.91%

圖2：檔案服務會員企業人員和營業額散點圖

1.6 會員企業業務結構分布特點

我們在會員單位調查表中，對會員企業的主營業務進行了調查，我們將主營業務分為檔案整理、數字化掃描、軟件開發、檔案開發利用、檔案修復、檔案寄存、檔案用品經營七個門類，會員企業限選三項。統計結果如下：

表4：不同主營業務會員企業平均從業人數與營收

從上表得知，會員企業的主營業務以檔案整理、檔案數字化掃描和檔案軟件開發為主。以檔案整理為主營業務的企業93家，數字化掃描為主營業務的會員企業98家，軟件開發為主營業務的企業40家，檔案開發利用，檔案修復和檔案寄存為主營業務的企業數量較少。因為每個單位的主營業務結構不一樣，我們在統計時選擇了企業可以選填三項的方式，從上表可知，軟件開發和檔案寄存的企業，一般具有較大的規模，檔案整理、數字化掃描和檔案修復為主營業務的企業，一般規模較小。

2 我省檔案服務企業發展對策建議

檔案服務企業的法律地位已經得到保障。檔案服務企業不僅是檔案部門大量業務的承擔者，是檔案工作的實際參與者，而且還以大量的新技術、新管理方法，成為檔案事業的促進者。浙江省檔案事業處于全國前列，加快推動檔案服務企業的培育發展，引導鼓勵檔案服務企業快速發展，提高發展的競爭力勢在必行。

2.1 做好頂層設計

檔案服務企業的健康發展，離不開良好的頂層設計。根據浙江省檔案事業發展形勢及檔案服務業的實際情況，要重點健全兩項制度。一是優化檔案服務機構信用評價制度。我省于2016年出臺了《浙江省檔案服務機構信用評價辦法（試行）》，對檔案服務企業進行信用評價，檔案服務機構信用評級信息全面納入浙江省信用體系目錄，評級信息定期更新，并在浙江政務服務網、信用浙江上公示。信用評價對促進檔案服務企業健康發展起到了積極的作用。經過6年的運營，檔案服務市場供需雙方形勢均發生了較大的變化，信用評價的指標體系、評價的方法和過程、評價結果的公開與使用等方面需要進一步優化。二是探索建立檔案服務外包負面清單制度，進一步明確檔案服務外包單位、檔案服務企業、檔案主管部門三方的責任。檔案服務外包單位是第一責任主體，主要是要切實履行檔案安全領導責任、管理責任、檢查責任，建立健全并嚴格落實檔案安全和質量管理制度措施，及時消除安全隱患。檔案服務是直接責任主體，主要要健全規章制度，規范服務流程、嚴格管理措施、落實崗位職責、明確人員責任、強化績效考核，確保檔案安全和服務質量。檔案主管部門負行業監管責任，主要要督促檔案服務外包單位落實管理責任，檢查檔案服務外包中的檔案安全、服務質量、管理措施和條件保障等情況，依法查處違法違紀行為。

2.2 創新培育方法

檔案服務企業不僅是檔案事業的重要組成部分，也是社會經濟發展的有生力量。當前，檔案服務企業普遍存在規模不大、實力不強、規范化程度不高的現象，檔案服務市場和檔案服務企業都急需培育。為支持我省檔案服務企業做大做強。當前，結合我省檔案工作的實際情況，要加大三大平臺建設。一是檔案創業創新平臺。檔案主管部門、檔案服務業協會要發揮好聯絡職能，積極對接高校開設檔案領域創新創業教育課程，鼓勵高職院校、技工學校開展訂單式培養檔案從業人員，鼓勵支持檔案服務企業人員申報檔案中、高級職稱等。檔案教育培訓機構、檔案服務業協會要創造條件，為初創檔案服務機構提供創業咨詢和技術服務，扶植、培育檔案服務企業。二是搭建“產學研”一體化平臺，要鼓勵檔案服務企業對標全省檔案工作數字化改革要求，圍繞與檔案事業、檔案產業相關的大數據、物聯網、區塊鏈、云計算等新興領域，提供技術服務。支持檔案服務企業和數據治理、數據保全、智能制造、文化休閑體驗等新業態企業展開合作。三是建設檔案服務電子商務示范平臺，檔案主管部門和協會要充分發揮浙江電子商務地域優勢，鼓勵發展基于互聯網的檔案創新服務，鼓勵檔案服務企業對接政務服務網，開發相關組件，同時為檔案服務企業參與政府采購創造條件。

2.3 加強行業自律

行業自律是檔案服務行業協會發揮市場監管和參與檔案治理的主要形式之一。檔案服務行業協會基于行業共同的利益，通過行業自律機制，規范會員行為，維護市場秩序，契合了檔案主管部門推動檔案服務行業健康發展和保障檔案信息安全的目標，而且能發揮專業、技術和服務優勢，能有限彌補政府行政管理的局限性，是保障檔案服務質量監管體系的重要組成部分，是保障檔案信息安全的社會性治理主體之一。檔案服務行業協會尚且是新生事物，從其他行業的實踐來看，行業協會的自律監管，屬于第三方監管，它減少了政府對企業的直接干預，又能發揮行業協會在信息傳遞、專業技術方面的優勢，有效降低監管成本，有效彌補政府與市場的雙重失靈現象。一是發揮協會的導向功能。檔案服務業協會是行業整體利益的代表和代言人，其職責就是實現和維護行業的利益。行業協會基于全體會員單位的共同利益，制定章程、標準、自律公約、價值和行為規范等，能對協會企業和從業人員的價值觀經營管理行為發揮積極的引導作用。二是發揮協會的約束功能。行業自律規范對企業行為具有約束、規范和懲戒作用。檔案服務行業協會可以通過會員企業在平等、自愿基礎上簽訂的行業規章和誠信自律公約，實現行業的自主管理和自我發展。不同于政府行政監管，行業自律是行業組織對本行業企業施加的一種內部的自我規范、自我監督和自 我約束。行業協會自律不是依靠法律強制來實現的 “硬”約 束，而是一種基于行業共同認知制定的行規行約的“軟”約束。三是激勵功能。通過有效的行業自律監管，規范無序競爭，引導企業行為，可以防止市場主體的惡性競爭，避免“劣幣驅逐良幣”現象的產生。對模范遵守行業協會章程和自律公約，自律信用突出的行業成員，行業協會通過信用評級、業內通報表彰、多渠道宣傳，以及建議有關行政主管機構、銀行、資產擔保公司等對相關行業自律“模范”企業 在貸款、稅費繳納、年檢、資質升級等方面給予政策優惠和政策傾斜等舉措，一定程度上可以實現對行業會員的獎優懲劣，對會員企業的經營和管理具有積極的激勵效應。

2.4 加強檔案服務企業的安全治理

檔案安全是檔案工作的生命線，也是檔案工作的底線。檔案服務外包中，最令人擔憂的就是檔案的實體安全和信息安全。檔案服務企業的發展，離不開檔案安全這個前提。因此，必須加強對檔案服務企業的安全治理。要加強檔案外包服務規范和管理的業務培訓，特別是檔案服務企業負責人、檔案服務項目經理和業務骨干，為檔案外包服務企業及其從業人員提高執業能力和業務水平提供學習交流機會；通過檔案科技項目計劃，支持鼓勵檔案中介機構優先運用檔案管理新技術、新方法、新經驗。同時，將檔案服務外包列為檔案行政執法檢查范圍和重要內容，重點檢查涉及外包項目安全管理情況，檢查檔案服務外包業主單位檔案管理主體責任落實情況，檢查檔案中介服務質量、設施設備和管理措施保障情況。

要針對檔案服務企業的業務特點，采取不同的安全管理措施，在檔案數字化外包服務方面，聚焦數據存儲安全和現場管理，杜絕檔案信息外流和失泄密等各類安全隱患的發生；在檔案整理外包服務方面，聚焦檔案整理質量，以貫徹國家和行業標準為抓手，著力提高檔案整理的規范化、標準化水平；在檔案信息系統建設外包服務方面，聚焦檔案核心數據庫保護和系統運行安全維護，強化定崗定員、身份識別、權限管理等措施，確保系統開發、集成和運維中的檔案信息安全。