數字化時代下國有企業辦公室工作管理創新對策

丁倩 中國聯合網絡通信有限公司北京市懷柔區分公司

國有企業是我國國民經濟中重要組成部分，可以說國有企業的穩定發展，是社會經濟穩定的前提。現階段，我國國有經濟正處于穩步發展階段，隨著市場經濟不斷變化，國有企業面臨的挑戰也隨之增加，國有企業想要實現可持續發展，就應對企業辦公室工作管理進行不斷改革與創新，進而提升工作效率，進而適應瞬息萬變的市場環境，為國有企業發展奠定堅實的基礎。

一、國有企業辦公室工作特點

（一）政治性

國有企業是我國國民經濟的支柱，是黨長期執政的基礎，而國有企業辦公室是企業的核心，可以說，國有企業辦公室工作的政治性特點十分明顯。隨著經濟全球化，市場經濟體制不斷改革，國有企業之間的競爭不斷強化，使國有企業踏上改革之路，在企業改革過程中，辦公室人員應具有統一的思想政治意識，同時，辦公室人員還應具有極強的政治鑒別能力，在日常工作中，應嚴格堅守工作原則，端正工作態度，進而確保辦公室工作為國有企業改革提供正確的決策引導，從而為國有企業改革提供助力。

（二）規范性

國有企業辦公室工作內容較多，涉及方面較廣，從而導致工作要求與工作標準極高，國有企業辦公室工作的規范性，是提升辦公室工作效率的基礎，是保障辦公室工作質量的前提，現階段，我國大部分國有企業都建立了相對完善的企業規章制度，對重要文件、印章以及檔案管理力度也十分重視，從而使辦公室工作的安全性得到保障，從而使辦公室工作能順利開展[1]。另外，國有企業辦公室工作的規范性，還可通過相關圖表、制度以及完善的工作流程體現出來。

（三）服務性

國有企業是黨執政的基礎條件，故而，國有企業辦公室在日常工作中，不僅要具備極強的服務意識，還應確保工作內容圍繞領導、基層以及為群眾服務的宗旨，與此同時，為提升辦公室工作的服務性，國有企業辦公室人員還應不斷轉變自身的工作觀念，具備極強的責任心，確保在實際工作過程中，有認真、負責的工作態度，進而使國有企業辦公室工作質量與效率得到保障。

二、當前國有企業辦公室工作管理存在的問題

（一）工作任務量大，工作責任不明

國有企業辦公室是國有企業管理的助手，在企業管理過程中承擔協調與服務作用，可以說，國有企業辦公室工作內容多，任務量大，邏輯條理無章法。辦公室為調節企業中出現的各種突發情況，需要充分調動企業各部門人員，導致本就繁多的工作更加雜亂，辦公室人員分工與職責劃分不明確、不清晰，導致工作效率低下[2]。另外，國有企業機構簡單，進而導致辦公室人員工作量進一步增加，不僅要進行處理文件、安排會議、安全保密等基礎工作外，還要參與制度建設以及信息化工作等，使辦公室人員工作壓力過大，進而導致工作出錯率高，使企業管理水平受到負面影響。

（二）管理人員綜合素養有待提升

現階段，大部分國有企業辦公室人員的工作就是協助企業領導辦公，在人員招聘與選拔過程中，更重視人員的協調組織能力與文字水平，對辦公室人員的管理能力并不重視。然而，隨著市場環境發生巨大變化，對辦公室人員的能力要求更高，不僅要掌握上述基本能力，還應熟練掌握現代管理技術，并對數字化技術、信息技術等現代技術有一定的了解，同時還要具備一定的判斷與決策能力，進而為企業管理人員在進行決策時提供幫助。然而，當前在國有企業辦公室實際工作情況來看，工作人員更熟悉以往的工作模式，人員自身具備的能力并不能更好適應當前國有企業發展的要求，企業想要實現數字化、信息化管理工作很難落實，嚴重限制企業的發展。

（三）辦公室工作管理理念陳舊

部分國有企業更重視生產經營活動，而對辦公室工作缺乏一定的重視，雖然能及時創新生產技術與經營管理理念，但對于辦公室工作管理理念的更新并不及時，進而導致辦公室人員在日常工作中，缺少主動服務意識，只是聽命于上級領導命令開展工作，甚至部分工作人員在進行管理時，受人情、面子觀念影響嚴重，管理人員充當“老好人”，在工作中發現問題不愿直接指出，對問題不嚴格糾正，進而導致管理舉措落實困難[3]。甚至在進行人員問責與處罰時，因人情面子，而走形式，不僅很難對人員進行懲戒，引起人員對此類事件的重視，還限制辦公室工作管理人員的管理效率，進而影響國有企業的長久發展。

（四）管理制度不完善

完善的管理制度是國有企業辦公室工作順利開展的基礎，能有效約束辦公室工作人員的工作行為。然而，根據當前國有企業管理制度現狀分析，少數國有企業對管理制度并不重視，在制定管理制度時過于隨意，對工作開展的影響因素考慮不全面，不細致，進而導致管理制度細節上存在許多漏洞，制度條例不清晰、不具體，無法為辦公室工作提供制度保障。另外，甚至有部分國有企業在制定特殊制度條例時，并未以企業自身的發展需求為基礎，進而導致制度與辦公室工作需求存在一定偏差，無法適應當前數字化時代企業的實際發展道路，不僅嚴重限制國有企業辦公室工作的質量與效率，甚至還會影響國有企業的可持續發展。

（五）管理方式局限

因國有企業結構復雜，工作人員多，辦公室工作管理內容涉及范圍較廣，傳統的管理方式很難為辦公室工作提供有效幫助。當前部分國有企業辦公室工作管理過程中，缺乏對管理方式的創新力度，甚至仍有部分工作人員在實際管理過程中，主要依靠以往的工作經驗，采用傳統的管理方式，缺乏創新意識，進而導致工作進展緩慢[4]。隨著我國信息化技術的發展，大部分國有企業都積極引入了信息化、數字化管理技術，但實際運用效果并不理想，管理人員掌握熟練度不足，技術更新不全面，信息化、數字化管理系統功能并未完全開發，應用范圍并不全面，在運用信息化、數字化管理方式時，并未進行深入研究，管理工作流于形式，在面對新問題時，并不能第一時間進行解決，嚴重影響辦公室工作質量。

三、數字化時代下國有企業辦公室工作管理創新對策

（一）合理分配工作，明確管理責任

國有企業辦公室工作管理想要實現科學化、數字化，就應對辦公室內部工作進行合理分配，國有企業辦公室是企業的核心部門，主要承擔著信息、辦事、咨詢、服務等職能。因此，應對辦公室工作配置進行不斷優化，明確各部門的工作職責與權限，細分崗位職責，確保專人專崗，避免出現推卸責任現象。另外，還應對辦公室各項規章制度的責任進行明確劃分，積極采取責任制管理，避免公物私用、以權謀私等非法行為，進而提升辦公室工作效率。

與此同時，在明確崗位職責、調配工作人員過程中，還應積極將高效、節約原則運用到實際工作當中，盡量減少不必要的費用支出，并根據企業辦公室工作的實際情況，在能保證工作正常完成的情況下，精簡人員配置[5]。

（二）加強人員培訓，提高工作人員綜合素養

人才是企業發展的關鍵，對于國有企業來說，國有企業辦公室管理人員的專業性嚴重影響著國有企業的發展，是企業形成良好聲譽的關鍵角色。因此，國有企業應積極加強人員培訓，對現有的辦公室工作人員進行專業業務培訓，使工作人員能熟練掌握政務網、互聯網以及企業內部網絡的相關功能，并提升人員信息化公文處理能力，確保工作人員能熟練使用現代技術進行開發、運用、管理檔案資源，同時使其熟練掌握先進的管理軟件與辦公設備，進而提升工作人員效率。

與此同時，還應為辦公室工作人員定期舉辦相關講座，并確保工作人員積極參與其中，不斷提升自身綜合素養，并設立“打卡”制度與技能考核制度，在培訓環節結束后，對工作人員進行技能考核，只有通過考核的工作人員才能獲取相應獎勵，進而激發員工主動參與培訓活動，進而提升管理人員的工作水平。

另外，國有企業辦公室應為工作人員制定嚴格的工作流程與相關規范，確保工作細致，并不斷完善辦公室工作規范機制，約束辦公室工作人員行為，并加強工作考核，使辦公室工作人員的工作效率得以提升。與此同時，國有企業還應根據不同類型的人才制定不同的考核評價標準：對于經營管理人員，應從經營評價、管理評價以及履行職務能力評價三方面進行綜合業績考核；對于專業技術人員，應從技術創新、管理創新以及解決技術難題能力三方面進行綜合業務考核[6]。

（三）創新管理理念，完善管理流程

隨著數字化時代的到來，傳統的辦公室管理理念很難滿足當前國有企業發展的需求。因此，作為國有企業辦公室管理人員，應根據當前國有企業自身的實際發展情況，將數字化技術與理念融入管理工作當中，進而提升國有企業的核心競爭力。這就要求辦公室管理人員應具備可預見性，在進行辦公室工作管理過程中，不斷更新管理理念，將現代化、數字化、智能化管理模式運用到實際管理工作當中，進而提升國有企業辦公室管理工作的質量與效率。

與此同時，國有企業想要在當今數字化時代實現長久發展，就應不斷對管理流程進行完善與優化，對每個管理環節進行完善與改進，進而提升管理效率。由于國有企業辦公室工作內容多且繁雜，因此，在優化與完善管理流程時，也應與時俱進，不可一成不變[7]。通常情況下，國有企業辦公室的工作流程分為兩種模式，即非固定流轉與固定流轉，想要完善管理流程，就應對具體流程進行具體明確，以處理文件與準備會議工作舉例，具有固定的工作流程，但遇到緊急事件時，其處理與協調督辦環節都屬于非固定模式，在進行工作過程中，首先應理順事件的急緩，隨后進行具體協調，確保所有工作能在遵守企業規定的同時，確保完成質量，進而提升管理效率。

（四）完善管理制度，強化督查督辦力度

國有企業想要提升辦公室工作管理效率，就應積極對當前的管理制度進行完善，可以說嚴格的管理制度是確保辦公室工作效率的基礎，因此，國有企業想要提升辦公室工作管理效率，就落實督查督辦管理制度，強化督查督辦力度，進而提升對內管理質量。

國有企業應對監管制度進行完善，并重點將督查督辦工作落到實處，并根據企業各部門具體的工作職能制定對應的督辦清單，并明確工作責任，協調財務、后勤、運輸以及管理等部門，進行互相配合、互相監督，從而確保督查督辦工作順利開展[8]。另外，為了進一步提升國有企業辦公室工作的服務質量，管理人員還應對辦公室工作制定通報制度，進而確保所有工作能及時進行反饋與落實，若存在無法解決的督辦問題，應對其集中處理，進而確保督辦工作順利進行。與此同時，管理人員還應根據作風問題，狠抓督查督辦工作，深入基層進行基礎調研，收集可行性意見，進而為后續經營問題提供幫助，為上級領導決策提供支持。

（五）積極運用數字化技術，拓展管理方式與渠道

隨著數字化時代到來，國有企業競爭更加激烈，在當前時期，國有企業應積極運用數字化、信息化技術，加強管理工作的數字化建設，進而提高辦公室管理工作的質量與效率，從而提升國有企業的核心競爭力。

在國有企業發展過程中，數字化技術是不可缺少的重要組成部分，國有企業只有加強數字化管理系統的開發與利用，不斷轉變傳統的辦公室管理模式與管理理念，強化創新意識，將大數據、人工智能、云儲存等數字化技術運用到企業運營當中，通過可視化數據指標分析，實時觀察企業現狀，從而通過數字化管理，確保辦公室管理工作的靈活性與科學性[9]。數字化管理系統的運用，能進一步提升辦公室文檔工作的效率，通過電子數據庫及時上傳相關文件，不僅能自動處理文件分類，還能實現急速查找，進而提升文檔管理工作效率，緩解管理人員工作壓力與工作強度。

另外，還應不斷拓展管理渠道，積極利用互聯網，實現線上線下共同管理，使國有企業辦公室工作流程化、表格化、模板化，確保工作質量，提升工作效率。與此同時，還應借助云計算技術與其他相關技術，建立云管理平臺，通過集中式管理系統，對相關文件、信息進行共享，確保辦公室工作效率，進而提升國有企業辦公室工作管理質量，為國有企業發展提供技術支持。

四、結語

總而言之，隨著我國國民經濟不斷發展，國有企業面臨了更多發展空間的同時，也遇到更多的挑戰，國有企業想要在數字化時代不斷提升自身的核心競爭力，就應重視辦公室工作管理，不斷完善管理制度，加強人員培訓，拓展管理方法與渠道，創新管理理念，進而為國有企業發展提供源源不斷的助力。