“大數據+醫療”形勢下醫院數字化管理工具應用的思考

何 銘

（蘭州市第一人民醫院，甘肅 蘭州 730030）

省市衛健委《衛生事業發展十四五規劃》中將“數字化+醫療”作為跨越式發展的全局性、長遠性重要戰略，因此構建高效、便捷、準確地數字管理機制是創新醫療衛生綜合管理的必要方式。對于醫院而言，隨著網絡系統建設的不斷優化升級，運用數字化工具實現管理目的，已經成為助推醫院管理效能的重要手段，因此，管理者個人應用數字化工具能力同管理執行力息息相關。面對這個時代，未來醫院管理者必須是熟練應用數字管理工具的人才，必須從經驗管理轉變為運用大數據的管理。

1 “大數據+醫療”的內涵和醫院管理者數字化應用能力的意義

大數據時代下，各個醫院緊密圍繞數字化建設規劃，在升級數字系統軟硬件的基礎上，繼續完善臨床信息系統、質量控制、合理用藥，包括醫生、護士工作站、PACS（影像管理）系統、LIS（檢驗）系統、遠程醫療會診中心等建設規劃，實現人、財、物計算機網絡管理的數字化模式［1］。因此對醫院管理者而言，數字化工具應用能力如何直接關系到行政管理效益和質量，掌握了數字化工具的應用技能，就會高效便捷的完成各項工作。反之，就會因為被大量工作應付而被動制約、效率低下，直接給管理效率帶來負面的影響。

2 “大數據+醫療”形勢下醫院管理數字化工具應用現狀

2.1 辦公系統數字化轉型及微信企業號集成應用管理極大地提高了管理效率

2015年我單位著眼于數字化醫院建設，開展數字化管理工具上線應用和培訓，該醫院辦公自動化管理系統對醫院組織、角色、人員實施系統管理，多人同時使用。針對不同的人員賦以不同的權限，與權限管理相關的支持批量導入組織機構、角色、用戶，同時在部門之下劃分子部門、分支機構，非常清晰的定義了醫院管理架構。在辦公OA的基礎上，醫院為了更加便捷的使用，把自動化辦公應用對接到個人手機終端，手機辦公應用嵌入到微信小程序中，利用微信進行協作工具與辦公應用，集成手機文檔、日程、會議等協作工具及打卡、審批等OA應用，支持將Excel服務器用戶導入微信的通訊錄中，隨時消息推送、消息提醒、待辦事宜提醒和辦理，管理者不在電腦前也沒關系，他們可以隨時用手機或平板電腦上的App 登入辦公系統進行操作。此外辦公自動化主界面功能樹顯示，能有效、有條理地管理各功能模塊。每個管理員的功能樹節點由系統管理員統一分配，可根據機構、部門、角色、崗位等不同進行相關功能樹的分配。根據需求添加、屏蔽、移動等操作相關功能樹節點。有效簡化辦公提高效率。例如，為了簡化醫院領導的操作，使辦公系統看上去更簡潔，更能快速地定位到所需的功能，可以給領導層專門定制一個“數據報送模塊”，只顯示領導層辦公所需要的比如住院人數、門診人數、平均住院日等功能樹節點，對一些系統設置、管理方面的功能樹節點進行屏蔽，大大減少醫院領導檢索數據時間，另外，可以設定某些模塊只需提供給部分人員使用，也可以通過“功能樹分配”實現針對不同人員提供不同的功能樹顯示。

此外，作為數字化管理工具，針對經常出差或外出的人員，系統可通過發送手機短信的形式，將重要的消息準確、及時地通知到相關人員，加快信息的運轉。針對外出人員的去向信息進行登記，可以一目了然地顯示人員去向內容，實時了解到職工去向，加強人員管理。這些數據管理功能將極大地提高醫院管理的效能。

2.2 數字化管理工具有力規范了管理行為

醫院傳統的綜合管理模式下，信息接收面窄，信息整合緩慢，不能充分實現信息共享應用，這就在一定程度上大大降低了工作效率。而數字化管理工具最直觀的成果就是醫院主管領導、各醫療主管科室、各質量控制單元實現動態在線監管，規范管理流程和行為。

以醫院行政管理的核心制度---院長行政查房為例，院長行政查房是醫院領導深入臨床科室,傾聽臨床科室需求、患者意見建議、督導重點工作進展的有效途徑。傳統的院長行政查房流程：

醫院辦公室組織牽頭----查房重點意見征詢（各業務院長）----發起查房通知----查房人員簽到----安排協同----受查科室的查前通知----跟班記錄----查房紀要發布----根據職能科室拿出的受查科室問題解決方案，就問題進行督查整改----反饋主管院長和科室［2］。可以看到協調環節多，容易發生人為因素的影響。

而在綜合行政辦公自動化數字系統下，院長查房模塊自動生成《查房申請單》，提示醫務、護理、后勤、人事等職能科室管理者嚴格按照標準化查房流程，選擇查房重點內容，提示查房科室填報《查房申請單》，同時系統自動設置查房日程提醒，監督實施查房，查房結束后，相關科室將查房結果匯總上報系統數據表后，自動通知被查科室對問題進行整改，最后自動上傳至主管院長審閱整改結果［3］。每個環節按制度設置待辦提示，形成查房計劃P---查房執行D---查房結果總結C---整改反饋A的標準化流程，院長行政查房經數字化管理運行后，體現出的優勢：一是檢查項目完善化，避免了職能科室每次查房千篇一律的弊病，消除了檢查死角；二是流程標準化，從檢查計劃實施、日程安排，參加人員簽到，節省了大量人力；三是對整改監督直接可視化對接主管院長，工作得到有效落實，大大降低了行政人力成本，如圖1所示。

圖1 院長行政查房數字化模塊

實質上優良管理行為來源于科學的手段，很多質量問題是由于管理者在執行過程中人為因素作用于系統的薄弱環節而產生的。數字化管理工具正是遵循制度的程序，運用數字化工具的不可違背性，通過標準化流程等途徑來增強執行管理中的不良行為，從而提高管理者執行力質量和整體績效。

3 醫院管理干部數字化應用能力的問題

3.1 醫院管理干部的應用能力不足

成為制約數字化管理工具應用的瓶頸問題之一。醫院大部分管理干部都是衛生技術人員轉行而來或臨床科室主任兼任醫院管理者，長期的臨床工作經歷，使得他們沒有專門的時間培訓信息化應用能力，電腦的使用僅限于網頁瀏覽、報表填報查看、文檔編輯閱讀，但缺乏應用數字管理工具開展大數據分析整合、Flash多媒體課件、醫療信息和管理信息的收集、存儲、處理、提取和數據交換等應用技能。大部分管理者在思想上技術能力上還沒有完全跟上信息化時代的步伐，有的管理干部思想觀念陳舊，在管理方法上沒能創新工作方法，缺乏學習和應用數字工具的熱情和責任心。有些管理干部獲取信息的途徑仍然主要靠會議傳達及文件閱辦，缺乏數據對比信息分析能力，大家普遍感到數字化專題培訓機會少。從而很大程度影響了數字化管理工具應用，見表1所列。

表1 醫院管理信息化能力現狀調查

在共計273 個統計個體中，研究表明，目前廣大管理者的信息素養還停留在開機、瀏覽、填報、存儲的初級水平，遠遠不能適應數字時代發展的需要。作者通過對單位管理干部進行調查：僅17.5%的管理者參加學習過數字化培訓，有82.5%的沒有接受過相關培訓，在工作中主動應用數字管理模塊的僅有15 人，調查中，90%的人認為培訓很有必要。因此，醫院應建立各種行之有效的培養機制，對廣大管理干部進行全面、系統的數字化培訓，進而提高信息系統的使用效率。

3.2 數字化管理工具應用力度不足

比如：筆者所在單位管理者的Windows 系統電腦上，Excel 幾乎是標配辦公軟件，但是調查了管理者對Excel 數字化管理工具的應用情況，幾乎所有人都接觸和應用過這個工具，認為這是一款專門的具有自動統計表格專用工具。但是實際上，Excel 是一款管理系統工具，不僅提供了專門的表格工具來管理數據表，還可以實現文件管理、庫房出入庫管理、數據庫管理等系統，在庫房管理上可以區別顯示出入庫明細、自動統計累計庫存以及金額、根據關鍵字查詢某產品匯總明細、連續不間斷的序號等功能，從而大大降低人工成本。可以看到管理工具的應用不足，得不到充分的發揮和利用，不能體現大數據帶來的高效率。

3.3 數據庫信息安全意識不足

隨著辦公系統自動化（OA）的使用，產生了大量的電子版文件，文件的登記歸檔、存儲利用、安保加密成為數字管理的重要方面。管理者電腦數據安全意識的樹立和培養，成為大數據管理的必要方面。

4 醫院管理者數字化能力培養的建議

大多數三甲醫院推行“大數據＋醫療概念”的實施過程中，并不是簡單地把文字變成電子版或數據的加減統計，筆者理解的數字化能力培訓，是從工作理念、工作過程、管理到組織，完全都得運用數字化的思維［4］。那么怎么樣才能做好醫院管理者的數字化能力的提升呢？實施干部的數字化能力培訓從哪些方面入手？

4.1 大力宣傳數字化管理工具運用，提高醫療衛生行業領導重視

充分讓決策者認識到數字化應用能力是醫療衛生職工能力的基本組成部分，也是服務患者、服務社會的必然需要。充分認識職工數字化應用能力培訓的價值，積極爭取上級和廣大職工重視和支持，將培訓保障經費列入預算，把數字化培訓列入單位年度工作計劃，成立院領導為組長的數字化應用領導小組，外請專業人員培訓管理人員，推廣Office、Excel 管理系統、自動化行政辦公系統應用的標桿科室和個人，建立先進完善的電子文件管理、數字檔案管理工作辦法，并將數字化管理工具效率納入科室或個人目標責任制考核范圍，積極為職工數字化能力的提升和培養工作開展創造條件。

4.2 開發多媒體培訓方式，激發管理者的學習興趣

數字化管理決定了培養管理者的工具、手段、方法、途徑，也必須是數字化的。通過可操作、可累積、可對比的方式，從本職工作、微機應用和人機互動等三方面［4］。管理干部是否對信息系統及其操作學習有濃厚的興趣，將對他們的學習效率產生很大的影響。傳統的培訓模式比較陳舊單一，無法激發管理干部學習微機的興趣。需要運用一些可視化課件，PPT課件，信息化應用模型等各種元素呈現網絡知識、微機應用知識，可以創造一個豐富多彩、人機交互的學習環境，從而提高管理干部的學習興趣。比如：利用應用辦公技能認證（KOS）平臺，是由WPS Office廠商推出的“學、練、考、評”一體化辦公技能認證平臺，為使用Office 軟件的用戶，對其掌握WPS Office 軟件應用技能的熟練程度和專業程度的訓練測評，是金山辦公認可的Office辦公軟件應用技能認證。認證系統可進行人機對話，在線測試，管理干部測試后點擊提交按鈕可以查看分數以及正確答案。生動形象的多媒體課件激發大家的學習興趣。在操作交互性強的課件的過程中，他們的個人想法得到充分反饋和肯定，信息化能力培訓知識也將更加入腦入心順利高效地進行。

4.3 完善內部基礎數據庫，建立共享機制、消除大數據空白區域

在醫療單位都存在一些各部門共用的信息，如質控信息、診療目錄、會計科目、職工檔案、職務職稱信息等等。這類信息日常變動較少、生命周期長我們稱之為基礎數據。它們是管理業務的基礎，日常管理中產生的大量業務單據、統計報表等，都要包含這些信息；這些以全體醫、護、管理人員為對象，通過對其工作、生活與工作、學習等數據的采集、錄入、儲存、處理、分析，將單位物資管理、科研論文、醫療技術、人員考核、績效數據、人員職稱等數據分配層級管理體系，第一時間共享給管理人員，及時轉化為管理綜合力量。建議在保證數據安全的基礎上，完善內部管理數據庫的安全化登陸及共享機制，提高效率，為患者診治、社會服務、經費預決算等在醫院管理中的運用深入，將會深刻地改變診療模式和管理模式，尤其是當前疫情之下顯得尤為重要。

4.4 應用全面質量管理方法，將應用教育融入到管理者日常培訓之中

在信息化能力培養方面，應用醫院質量管理工具，如：PDCA 循環、目標管理等，其中，依托于品管圈（QCC）開展能力提升效果明顯［5］。對管理干部信息化能力的提升，可以采取“文件歸檔工具應用”“Excel 管理系統應用”的專項品管課題，成立QC小組（組圈），將同一部門或工作性質相關聯的管理干部，討論找出要提高數字應用能力的主要途徑，分析信息應用能力不足的各種原因；確定品管活動所要達到的目標，制定對策進行實施。定期檢查所取得的效果。制訂鞏固措施，提出遺留問題及下一步打算。

5 結束語

加強宣傳數字化管理工具的運用，充分融合醫療、護理、設備、后勤保障等管理，大力推行管理工作數字化應用，在推出“綜合辦公平臺”的基礎上，要求管理者們使用“OA辦公”“網上黨務”“網上教育考試”等，實現網上管理職能，使大家深切感受到“大數據+醫療”背景下帶來的管理效能的提升，必須具有相應的技能，才能勝任大數據時代肩負的重任。