大數據對醫院檔案管理的影響與對策研究

朱婭 滕州市婦幼保健院

醫院檔案涵蓋日常辦公、公文收發、科研文件、人事資料、設備信息、圖書及病歷信息等內容，在醫院檔案管理環節中，管理工作涉及多項內容，管理工作壓力極大，管理環節會消耗大量的人力物力。此外，檔案數量龐大，檔案管理系統復雜，檔案丟失及損壞的現象時有發生。在大數據時代背景下，應用大數據技術能夠對醫院檔案管理環節進行優化及完善，管理人員可應用信息技術對各項數據信息加以整合，依托大數據的分析能力，對各類檔案加以歸類處理，以此使檔案管理環節更加科學、完善。

一、大數據時代概述

在大數據時代背景下，信息數量龐大，人們的日常生活工作等各類活動均會導致數據產生，各類信息數據會對各個行業的發展起到至關重要的影響作用。現階段，大數據時代的到來也對醫院檔案管理工作帶來了不可忽視的影響。管理人員應做好檔案管理工作創新及改革工作，依托大數據技術對檔案管理環節進行優化及完善。經相關研究顯示，在我國，能夠依托大數據技術展開檔案管理工作創新及改革的醫院約占總數的1/5，已完成信息化建設但卻未實現大數據創新的醫院約占總數3/5。大數據技術的應用是我國醫院檔案管理工作改革的一種新的方式，在大數據時代背景下，大數據技術的應用優勢不容忽視。大數據時代是信息化發展的產物，在醫院檔案信息化建設期間，應結合大數據時代特征，將信息化建設與大數據技術相互結合，以此對醫院檔案管理模式加以創新[1]。

二、大數據對醫院檔案管理的影響

（一）提高醫院檔案管理信息化水平

在大數據時代背景下，醫院檔案管理工作信息化水平已得到了明顯的提高，導致此類現象出現的原因是醫院檔案涉及內容多、涉及范圍廣，不僅涵蓋傳統的文本信息，還包含視頻音頻圖標等信息。在醫院檔案管理期間，不但應做好醫院日常活動記錄工作，還應做好醫院發展歷程記錄工作。傳統的檔案管理方法已難以滿足現階段醫院發展需求，信息丟失現象時有發生。而應用大數據技術能夠有效解決此類問題，提高醫院檔案管理信息化水平。

（二）降低醫院檔案存儲環節難度

在傳統醫院檔案管理期間，大多通過紙質的方式對各類文件加以存儲，但紙質檔案在存儲過程中會消耗大量的存儲空間，還會引發大量的人力及物力浪費問題出現，且檔案安全無法得到保障。在信息化時代背景下，管理人員可應用計算機技術對各類檔案加以管理，但管理方法也僅為將電子檔案代替為傳統的紙質檔案，并存儲至計算機系統內，計算機僅能作為存儲設備，其他功能無法得到發揮。一旦檔案管理人員需要對某一特定檔案進行調取，調取工作難度極大。而依托大數據技術則能夠改變這一現狀，大數據技術具有眾多功能，能夠對數據信息加以存儲、搜索及共享，可以使管理人員及時準確地掌握到醫院檔案信息內容，檔案調取環節更加快捷高效[2]。

（三）強化檔案管理工作效率

在傳統醫院檔案管理期間，檔案丟失、失真等問題時有發生，加之檔案查找及存儲工作復雜，檔案難以得到科學有效的利用。而依托大數據技術則能夠解決這一問題，檔案管理人員可通過手動的操作方式完成檔案管理工作內容，檔案管理工作效率及質量能夠得到明顯的提高。

三、大數據對醫院檔案管理提出的挑戰

（一）對檔案管理人員能力的挑戰

信息化技術的應用及推廣使得醫院檔案管理工作發生了創新及改善，新型技術的應用使得傳統的管理方法逐漸被淘汰，但新的管理方法對管理人員的綜合能力也提出了更高的要求。在新時代背景下，檔案管理人員不但需要充分認識到信息化管理工作的積極意義，還應具備信息化管理能力，掌握大數據技術應用方法。

（二）對檔案管理軟硬件設備的挑戰

醫院電子檔案管理工作的展開與各類硬件設施及軟件系統密切相關，但就目前而言，在醫院日常經營過程中，資金大多用于設備采購及藥品購買，未開展硬件設施及軟件系統的研發工作，使得檔案管理工作水平難以得到提升。絕大部分醫院僅配置了相應的硬件電腦及軟件系統，這就使得大數據技術的應用受到影響，管理水平難以達到預期要求。此外，絕大部分醫院對檔案管理安全性的重視程度較低，僅通過民用防火墻對各類數據信息加以保護，這就會使得數據丟失的現象出現[3]。

四、大數時代下醫院檔案管理現狀

第一，在大數據時代背景下，醫院檔案管理信息化發展缺少相應的法律法規進行約束，這就會導致各類工作在落實過程中極易出現問題，工作效果無法得到提升。雖然我國醫療行業已對醫院檔案管理信息化發展提出了一定的要求，但在實際發展過程中，由于缺少相應的文件信息進行指導，使得檔案管理信息化發展水平難以得到提升。

第二，醫院檔案管理信息化建設對硬件設施及軟件系統的依賴程度極高。但就目前而言，醫院內部缺少專業的技術人才，現有技術人才大多對軟件操作流程不夠掌握的問題極為普遍。在實際操作期間，軟件系統的積極作用無法得到發揮，使得信息化發展受到影響。雖然部分醫院已經加大了人才引進力度，以此提高醫院檔案管理信息化質量，但受多種因素影響，在技術人員日常的工作過程中，各類矛盾問題時有發生，究其原因主要是具備計算機知識的專業人才在實際操作過程中缺少豐富的業務經驗，使得檔案管理工作質量受到影響，檔案管理系統的作用無法得到發揮。部分技術人員具備較強的醫學知識，但卻對計算機技術的掌握程度不高，所以在實際操作過程中，工作效果難以達到預期。

第三，雖然信息化建設已在醫療行業中實現了一定的推廣，但由于缺少信息化管理組織部門，導致信息化在建設過程中出現的問題難以得到有效的解決。此外，在信息化發展期間，由于缺少一個總體的規劃指導，使得信息化建設難以按照預期方案而展開，這些問題都是醫院檔案管理信息化建設環節中存在的不足之處，也是制約醫院檔案信息化發展的一項主要因素，一旦處理不當，將會導致醫院檔案管理工作的展開受到影響，威脅醫院經濟效益。在醫院檔案管理信息化發展時，僅有部分醫院能夠建立專業的信息化管理中心，最終使檔案管理信息化建設工作的展開阻礙重重[4]。

五、大數時代下醫院檔案管理對策

（一）創新醫院檔案管理思想

就目前而言，從醫院檔案管理信息化建設實際情況來看，部分醫院已經充分認識到大數據技術對醫院檔案管理工作所產生的積極作用，已經開展了檔案管理模式創新及優化工作，但仍未取得預期成效，究其原因主要是醫院檔案管理人員思想極為傳統，難以緊跟時代步伐，未充分認識到檔案管理工作的實質內容，僅認為檔案管理工作是對檔案信息加以收集及存儲，未認識到檔案管理工作的重要意義，使得檔案管理工作的實質作用難以得到發揮，阻礙醫院發展。對于此類問題，醫院檔案管理人員應創新檔案管理思想，積極轉變傳統的檔案管理理念。第一，應充分認識到大數據技術的重要作用，在日常工作環節當中，積極對大數據技術加以應用，使各類檔案管理工作有序展開。第二，在醫院檔案管理環節中，應確保各項管理工作的展開，爭取醫院領導的支持。第三，應加強醫院檔案管理信息化建設，將大數據技術與醫院文化及檔案管理各項業務工作相結合，營造一個良好的大數據管理氛圍。

（二）完善相關法律法規

在大數據時代背景下，醫院檔案管理工作的信息化水平也得到了明顯的提高。但需要注意的是，各類工作的展開需要有相關法律法規的協調與約束，尤其是在醫院檔案管理改革文件中，應加入信息化要求，在要求中對日常工作進行監管，確保醫院檔案管理信息化建設不但有規章制度進行約束，還能夠有相關指導加以規范。此外，在醫院檔案管理信息化建設環節當中，醫院還應充分發揮引導作用，適當爭取地方政府政策上的扶持。還可通過資金投入的方式，使醫院購買相應的軟件系統及硬件設施，確保醫院能夠將檔案管理信息化建設落到實處，使各項工作有序展開。對于政府工作人員及醫院檔案分管領導而言，應充分認識到信息化建設對醫院檔案管理工作所產生的重要作用及影響，根據大數據時代特點，促進醫院檔案信息化建設工作有序展開。在法律法規完善過程中，國家相關部門應做好檔案管理工作調查及研究工作，深入至基層內部，及時掌握現階段檔案管理環節中存在的不足之處，使法律法規內容更加具有針對性，以此強化醫院檔案管理信息化建設質量。

（三）提高檔案管理人員綜合能力

為了提升醫院檔案管理信息化水平，在大數據時代背景下，應提高各項數據信息管理工作的有效性。醫院檔案管理部門應建設一支專業的醫院檔案管理隊伍，利用系統的培訓方式，強化檔案管理人員信息軟件應用能力，確保其在日常工作環節當中能夠對各類信息化軟件加以應用，充分掌握各類設備及系統的操作方法，以此提高日常醫院檔案管理信息化水平。此外，各大高等院校也應設置專業的課程信息，在人才培養過程中，加強計算機技術及信息化技術教育，確保各人才能夠滿足醫院檔案信息化管理要求，通過這種方式不但能夠為醫院檔案信息化建設提供充足的人才保障，還能夠解決人才就業問題。再者，在專業隊伍建設環節當中，還應做好醫院檔案管理組織規劃工作，確保各人員能夠人盡其才。最后，還應建設科學完善的責任制度，對各管理人員的工作內容及責任內容加以明確，使其養成良好的管理意識及責任意識，全身心的投入醫院檔案信息化管理工作當中，自覺主動地對日常管理行為加以約束及規范。

（四）加強信息化管理中心建設

在醫院檔案管理信息化建設期間，管理中心的重要作用不言而喻。管理中心能夠負責醫院檔案管理信息化建設，還能夠在信息化建設過程中對各項數據信息加以應用，做好相應的數據及分析管理工作，為醫院檔案管理提供科學的理論依據。在醫院檔案信息化管理中心建設完成后，還應加強管理方法創新及補充，通過這種方式提高管理工作質量，推動醫院檔案管理信息化發展，強化醫院檔案管理工作質量與效率，使各項工作的展開更加具有針對性，提高醫療檔案管理工作信息化水平。當信息化管理中心建設完成后，還應做好專業人才引進工作，使其負責各類運營工作及管理工作。隨著我國社會的不斷發展，信息化管理中心也應做好相應的優化及創新工作，以此提高管理中心的管理能力，使各類檔案管理工作的展開具有科學的理論指導[5]。

（五）強化醫院檔案安全管理

為了確保醫院檔案內容的安全性，還應做好相應的安全管理工作。技術人員應建設專業的安全防范系統，定期對系統加以檢測及調試。此外，還應建設完善的檔案安全管理制度，明確安全管理責任，使檔案管理人員在日常工作當中能夠自覺主動地提高管理環節安全性。再者，還應建設相應的應急系統，當出現了檔案丟失現象時，應及時采取有效的措施對其加以解決。對于各類入庫檔案而言，應做好相應的審查工作及備份工作，從多角度出發，確保檔案信息的完整性及安全性。

（六）強化醫院檔案保密管理

為了提高醫院檔案管理工作的保密性，還應建設專業的醫院檔案數據傳輸通道，確保各類數據信息在傳輸過程中不會出現丟失問題，提高信息傳遞過程的隱秘性，避免傳遞過程存在風險隱患。此外，在醫院檔案信息共享過程中，還可通過專業的加密內部傳輸網絡，對各項檔案信息加以共享，對各類管理人員的權限加以明確，使其僅能夠展開與權限相符合的操作。通過這種方式既能夠確保患者隱私安全，還能夠提高醫院檔案信息傳遞效率，強化醫院檔案信息傳遞質量，使各個部門之間能夠實現信息溝通與共享。再者，還可通過醫院檔案傳輸軟件及添加IP加密的方式，消除威脅患者隱私的各項因素。

六、結語

總而言之，在大數據時代背景下，大數據技術的應用對醫院檔案管理工作具有積極的影響作用。但就目前而言，醫院檔案管理信息化建設過程中仍存在著許多的不足之處。為了提高大數據時代背景下醫院檔案管理工作質量，管理人員應創新醫院檔案管理思想，政府部門應完善相關法律法規，醫院管理部門應提高檔案管理人員綜合能力，加強信息化管理中心建設，強化醫院檔案安全管理及保密管理，從多角度出發，充分發揮出大數據技術在醫院檔案管理環節中的積極作用，推動醫院檔案管理信息化發展。