優化行政事業單位固定資產管理的有效途徑

文/姜魏（撫遠市財政局）

一、引言

作為國有資產中的重要組成部分，行政事業單位的固定資產存在的主要形式是辦公用房(土地、房屋及構筑物）、通用設備、專用設備、文物和陳列品、圖書、檔案以及辦公家具、無形資產等。

隨著我國市場經濟的不斷發展，行政事業單位國有資產的規模也呈現出大幅增長的態勢，這為確保我國市場經濟的健康、可持續發展奠定了堅實的物質基礎。然而在各行政事業單位的日常工作中疏于對固定資產的管理，最終導致固定資產管理出現了諸多問題，行政事業單位主要資金來源為國家財政撥款，固定資產管理中存在的漏洞使得財政資金被嚴重浪費、國有資產流失現象嚴重，更對行政事業的全面發展帶來了阻礙。

從整體上看，我國行政事業單位在固定資產管理中普遍存在著：管理效率低下、管理水平亟待提升、重采購輕管理的問題，特別是在固定資產的采購階段缺乏前期調研和科學而合理的規劃，在日常的管理中更是存在鋪張浪費、不節約等現象，雖然有的行政事業單位設立了固定資產管理制度，但是在具體的執行中流于形式、停留在表面，最終導致行政事業單位固定資產的賬面數與資產管理系統中的數額不相符，或者是與本單位的實際資產數額不相符的問題。筆者將結合工作實踐中基層行政事業單位固定資產管理中存在的問題，并有針對性地提出相應的解決策略，希望能夠通過本研究全面提升行政事業單位的固定資產管理水平，為促進社會公眾事業的全面發展奠定基礎。

二、行政事業單位固定資產管理中存在的問題

（一）缺乏明確的崗位分工

我國一些行政事業單位在固定資產管理制度的構建方面還缺乏完善性，導致出現了崗位職責分工缺乏明確性的問題，這些事業單位在固定資產管理上松散、管理停留在表面、工作劃分不明確、出現問題后責任落實不到位、事后很難進行有效的追責。

例如：某行政事業單位固定資產管理工作由辦公室、財務部門和資產管理部門共同完成，從表面上看三個部門共同對本單位的固定資產進行管理，但實際上這樣的職責分工只是一種約定俗成，缺乏明確的、規范化的分工規定。在實際管理中三個部門各自為政，辦公室并不清楚固定資產系統中的數據，財務部門和資產管理部門并沒有落實固定資產的實際情況，三個部門之間缺乏有效的溝通。這種多頭管理的模式導致固定資產管理效率低下，出現問題后相互推諉、推卸責任。

再例如：在內部控制中要求付款與賬務處理、采購與驗收這些崗位屬于不相容崗位，但是在事業單位中，財務部門的出納負責付款及賬務處理，很明顯這與內部控制的規范化規定相悖，也使各種腐敗行為有了可乘之機。

（二）預算編制較為草率

大部分行政事業單位基本上能夠按照新預算法的規定完成預算管理，從預算的編制、審核、批準以及公開的情況來看基本符合新預算法的要求。但是一些行政事業單位在預算編制過程中缺乏科學的預算編制方法，使預算編制變得十分草率。例如：一直以來某行政事業單位在進行預算編制時均采用增量法完成，所填報的預算數額也是根據上一年度的實際采購數額對下一年度預算數額予以確定，很明顯這種預算編制的過程及方式十分草率。相關理論及相關的法律法規中明確要求：各行政事業單位應結合實際需要在預算的規劃階段對準備購置的固定資產金額及數量進行確定，在購置前要對市場進行調研，充分了解并掌握準備購置的固定資產相關參數，并且對購置后的成本、固定資產報廢處置成本等進行估算，在此基礎上才能完成固定資產采購預算的填報。但是目前該行政事業單位并沒有經過實地調研、科學的市場分析就填報了固定資產采購預算，只是單純地以上一年度的實際固定資產發生數額作為基礎，按照10%～15%的比例進行上浮，而這一比例并未經過科學論證，具有很大的隨意性，如此草率的固定資產采購預算編制增加了預算執行中的問題。

（三）對固定資產的采購還存在一定的隨意性

目前一些行政事業單位在固定資產的采購上還存在一定的隨意性。例如：在固定資產的采購過程中某行政事業單位并未進行科學的規劃與論證，全生命周期理論要求采購固定資產時必須充分地將資產的成本考慮其中，這些成本因素不僅包括初期的采購成本，還包括所采購固定資產的功能需求、產品更新的需求、綜合使用性能、后續的技術等方面是否能夠與本單位的需求相匹配。但是該行政事業單位在實際購置固定資產的過程中缺乏科學的規劃，經常重復購買一些固定資產。從該行政事業單位固定資產購置的數量來看，近五年來購置金額占比最高的是通用設備，如：電腦、筆記本、打印機等這些通用設備的購置頻率較高。再例如：某行政事業單位固定資產采購審批流程形同虛設，從制定的采購流程上看，在固定資產政府采購的流程上基本做到了規范性，但是在實際采購過程中設置的采購流程并未真正發揮其約束性作用。這種缺乏約束力的采購行為存在很大的隨意性，如果不能更好地予以控制很可能會為權力尋租埋下隱患。

（四）固定資產驗收流程不完善

固定資產在驗收入庫階段必須由專門的驗收小組對固定資產進行驗收入庫工作，然而一些行政事業單位卻忽視了驗收入庫這一環節。例如：某行政事業單位在對固定資產進行驗收環節時主要是由資產的使用部門來完成，并未根據相關規定設置專門的驗收工作

小組實現對固定資產的全方位查驗。在實際操作中該行政事業單位采購的固定資產程序完成后就會投入使用，自行跳過了驗收環節，頂多就是由使用部門的工作人員或辦公室負責人，對收到的固定資產進行簡單的性能和外觀檢查。驗收流程的不到位使得固定資產遇到問題后很容易發生糾紛，后續的維修費用也會增加。

（五）投入使用階段的管理問題重重

關于固定資產投入使用過程中要求行政事業單位的財務人員對固定資產進行折舊，但是有的行政事業單位在固定資產會計核算方面并未充分反映出資產的實際價值，導致固定資產的賬面凈值與資產的實際價值之間存在較大的差異。另外，有的行政事業單位在固定資產清查方面形同虛設。例如：某行政事業單位雖然制定了看似完善的固定資產清查制度，但也僅僅是根據財政部的要求于2016年在單位內部做了一次全面的固定資產盤點與清查工作，而此后的多年固定資產清查工作并未開展。另外，該行政事業單位的固定資產分別屬于不同的職能部門，進行全面清查的確存在困難，相關工作人員對固定資產進行定期清查的意識逐漸淡薄，固定資產清查工作積極性不高，形同虛設的固定資產清查制度導致該行政事業單位固定資產出現了賬實不符的問題。

（六）忽視了對固定資產處置制度的完善與構建

一些行政事業單位在實際工作中并未建立科學而完善的固定資產處置制度，相關工作人員更是缺乏對閑置固定資產的處置意識。例如：某行政事業單位在賬面上還存在一些固定資產，但是這些固定資產長期以來無人保管、年久失修，早就失去了使用的價值。但是該單位的工作人員工作懈怠，并未及時做資產的處置手續，導致這部分固定資產依然留在單位的賬面上。再例如：某行政事業單位遇到需要報廢的固定資產時為了圖省事，各使用部門直接將不使用的固定資產放入倉庫中，或者直接通知辦公室將這些固定資產變賣，辦公室既不申報也沒有請專業的評估機構對固定資產的價值進行評估，只是口頭對主管領導進行請示后就自行處置，而對于變賣后的殘值收入，則存入到該單位的預算外賬戶中。這種對固定資產處置的隨意行為并不利于固定資產從整體上進行統籌管理與安排，造成了國有資產的嚴重浪費與流失。

三、優化行政事業單位固定資產的有效途徑

（一）科學地設置崗位，進一步明確工作職責

各行政事業單位必須確保固定資產管理的科學性與有效性，并結合本單位的實際狀況成立專門的固定資產管理辦公室。密切結合并嚴格遵循“統一所有、加強監督、歸口管理”的基本原則，在本單位將固定資產管理相關部門的職責進行清晰地劃分與明確。在重新設計與調整固定資產管理崗位后，崗位的設置實現了明細化，各部門的職責劃分也更加明確，明確的崗位職責從根本上使行政事業單位內部出現的多頭管理問題得到改善，摒棄了當出現問題時相互推諉的現象，使事業單位內部原來存在的一人承擔多個不相容崗位職責、職責不明確的問題得到了有效化解，事業單位內部控制風險得到有效規避，大幅提升了固定資產管理效率。另外，各行政事業單位應在各職能部門的基礎上建立信息共享平臺，使各部門之間的交流更加順暢。數據共享平臺使原來固定資產管理中存在的缺乏溝通、各自為政現象得到明顯改善，固定資產的各個使用部門也積極參與到固定資產管理工作中，使行政事業單位內部的所有員工都能認真、積極地對待固定資產管理工作。

（二）完善固定資產的預算編制

針對一些行政事業單位在固定資產預算編制中存在的問題，可以采用零基預算法來編制固定資產采購預算。通過零基預算進行預算編制，科學而準確地對行政事業單位年下一年度的預算支出項目進行分類，在確保必要支出優先性的同時，行政事業單位減少了各種不必要的支出，財政資金實現了優化配置，資金浪費問題得到解決，預算編制實現了科學化與合理化。另外，各行政事業單位還應該堅決杜絕隨意追加預算的問題。行政事業單位只有在遇到極其特殊的情況，或者是不可抗力時在一個會計年度中調整或追加一次預算，這樣的態度能夠激勵工作人員更加嚴肅地對待預算編制工作，并且根據本單位的實際狀況填報預算。

（三）提升固定資產采購業務水平和效率

由于一些行政事業單位對固定資產在采購中存在的問題，可以通過不同的方式改進并提升固定資產采購業務的水平和效率。例如：行政事業單位可以在每個季度向所有員工進行固定資產相關專業知識的培訓，將固定資產的全生命周期管理理論滲透到每一名員工心中，一定要將固定資產采購階段可能出現的風險、具體的解決措施等作為重點的培訓內容，使行政事業單位的固定資產管理工作人員轉變觀念，真正從思想上認識到固定資產采購成本的范圍應涵蓋初期的投入成本、后期的維護成本以及折損成本。另外，各行政事業單位應科學地規劃固定資產采購流程，例如：行政事業單位應及時調整采購業務流程，高度關注內部授權審批控制，科學地規避固定資產采購中存在的“一言堂”現象，避免固定資產出現重復采購。

（四）完善固定資產驗收流程

在固定資產的驗收入庫階段要求行政事業單位應設置合理的驗收制度，全面把控新購入固定資產的驗收入庫，在進行驗收時必須有資產管理辦公室、固定資產使用部門、財務部門三方同時在場才能完成，一定要嚴格履行驗收手續。

對于價值較大的、并且在集中采購目錄中的貴重的固定資產，一定要聘請第三方專業人士組成專門的專家小組完成驗收；對于金額較小、零星采購、并不在集中采購目錄中的固定資產，驗收時也必須嚴格按照驗收程序來完成，一方面要檢查固定資產的外觀，另一方面還要驗收固定資產的發票、配件、訂貨單、零件等，并且還要對固定資產進行性能測試，對于測試中發現的質量問題應及時與供應商聯系或者要求退換產品。

（五）加大固定資產投入使用階段的管理力度

在固定資產的投入使用階段，行政事業單位應加大對此階段的管理力度。

例如：根據本單位的實際情況選擇科學有效的固定資產折舊方式，確定折舊年限，通過計算折舊更加真實地反映出固定資產的損耗成本，以此來確保會計信息的真實性、可比性及可靠性，為本單位的領導層做出更加合理、科學的決策提供數據依據。再例如：對固定資產開展有效的定期清查。行政事業單位可以每季度末對固定資產開展一次盤點清查工作，對于存量固定資產在每年末要進行一次徹底的清查。開展定期的固定資產清查能夠對固定資產的整體數量、價值等做到全面把控，并詳細地了解每項資產的使用情況，做到賬實相符，堅決杜絕各種腐敗問題的發生。

（六）盡快完善固定資產處置制度

在固定資產的處置環節最容易出現資產流失，因此，各行政事業單位應盡快完善固定資產處置制度。完善的固定資產處置工作流程能夠幫助行政事業單位完善固定資產報廢處置制度，使事業單位明確報廢的要求、全面規范報廢的流程，讓固定資產在生命周期內真正發揮最大的效用。

四、結語

綜上所述，在行政事業單位的固定資產管理工作中還存在很大的提升空間，各事業單位應高度重視固定資產管理工作，結合本單位的實際狀況，對固定資產管理進行科學的、合理的規劃，在全面提升固定資產管理水平的同時，提高政府資源及資產的利用效率。

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行政事業單位是行政單位和事業單位的統稱，因為中國特有的政治體制，經常是行政單位和事業單位不分家，很多政府部門如房管局、規劃局等，有的地區是行政單位，但有的地區是事業單位，所以老百姓統稱政府部門為行政事業單位，很多地方政府發文也以此為統稱，如區屬行政事業單位、縣屬行政事業單位等。