新形勢(shì)下如何強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理

王雨飛

（北京公共交通控股（集團(tuán)）有限公司檔案中心，北京 100055）

眾所周知，機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部管理工作較為復(fù)雜，其中檔案管理是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，是影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)效率的直接因素，而新形勢(shì)下，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無(wú)法滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的需要。對(duì)此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要力爭(zhēng)走在時(shí)代發(fā)展的前沿，積極探索卓有成效的管理方法，為檔案管理效率與質(zhì)量的提升助力。近些年來(lái)，現(xiàn)代信息技術(shù)迅速普及，數(shù)字化管理成為一種大勢(shì)所趨，在各行各業(yè)中得到了越發(fā)廣泛的應(yīng)用，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也不例外，各個(gè)地區(qū)的單位都積極投身于檔案數(shù)字化管理措施的探索中。但在實(shí)際機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理過(guò)程中仍然存在諸多問(wèn)題，需要相關(guān)人員深入研究與分析，采取針對(duì)性改進(jìn)策略，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理建設(shè)。

1 新形勢(shì)下強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的意義

（1）有助于提升檔案運(yùn)行的效率。當(dāng)前階段我國(guó)形勢(shì)步入了新的發(fā)展階段，基于此背景，機(jī)關(guān)事業(yè)單位采取全方位、全過(guò)程的檔案數(shù)字化管理模式，對(duì)檔案管理運(yùn)行效率的提升起著促進(jìn)作用。通過(guò)更新完善檔案數(shù)字化體系，加強(qiáng)檔案改進(jìn)工作，有助于保證檔案信息的完整性。構(gòu)建有效的數(shù)字化管理模式，可以極大減少檔案管理的輸出，構(gòu)建科學(xué)、高效的檔案運(yùn)行系統(tǒng)，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位、服務(wù)對(duì)象等不同主體之間的順暢溝通提供平臺(tái)，從而使各個(gè)機(jī)關(guān)與人民群眾對(duì)檔案的使用需求得到有效的滿足，從根本上緩解檔案管理人員的工作壓力，同時(shí)切實(shí)提升檔案管理質(zhì)量。

（2）有助于提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的愈演愈烈，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展迎來(lái)了一定挑戰(zhàn)，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位高速度跨越式發(fā)展的背景下，檔案信息量保持爆發(fā)式增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)，而傳統(tǒng)落后的檔案管理方式很大程度制約著檔案作用的充分發(fā)揮，工作方式與信息量逐漸出現(xiàn)了巨大沖突。在傳統(tǒng)檔案管理中，更多是采取人工方式，長(zhǎng)時(shí)間采取這種粗放式管理模式，不利于檔案管理工作效率的提升，還會(huì)大大提高投入的管理成本，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益造成一定阻礙。而加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，能夠很好地彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式存在的弊端，極大降低儲(chǔ)存空間，有效節(jié)省大量保管紙質(zhì)檔案的開(kāi)支，提高檔案查閱的便捷性、高效性。另外，采取傳統(tǒng)檔案管理方式，需要支出一部分費(fèi)用用于影音原檔案，而采取數(shù)字化管理方式就能減少紙張浪費(fèi)，也不會(huì)因?yàn)榉磸?fù)查看檔案而造成損壞，從整體上提高了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益。

（3）有助于檔案資料的統(tǒng)一管理。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案主要使用的紙質(zhì)材料，當(dāng)周?chē)h(huán)境潮濕或高溫時(shí)，增加了受到損壞的可能性，而且需要安排一定的人力完成檔案資料的保存與整理工作，而通過(guò)檔案數(shù)字化管理方式就能很好地改善這一現(xiàn)狀。借助于計(jì)算機(jī)工具，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)所有檔案信息的收集、整理、編目等工作，大多數(shù)情況下，還能利用計(jì)算機(jī)的自動(dòng)化工具，大幅提升信息存儲(chǔ)密度。而且，機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的檔案類(lèi)型多樣，在年限、形態(tài)以及保密權(quán)限等方面有所差異，管理起來(lái)需要采取針對(duì)性的處理方式，而將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，能夠?qū)n案信息上傳到統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，系統(tǒng)會(huì)科學(xué)合理地分類(lèi)管理不同類(lèi)型的檔案資料，提高檔案查閱、保存的便捷性，從根源上避免在查閱過(guò)程中對(duì)檔案造成的損害。

2 新形勢(shì)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

（1）制度化管理有待加強(qiáng)。檔案管理并不僅僅是對(duì)檔案資料進(jìn)行整理與保存，既要本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，還必須要服務(wù)于現(xiàn)實(shí)，也要為未來(lái)做好準(zhǔn)備與打算，最大限度發(fā)揮出檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義與長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值，切切實(shí)實(shí)開(kāi)展好檔案保管、統(tǒng)計(jì)與鑒定工作。在數(shù)字化管理成為主流趨勢(shì)的今天，越來(lái)越多的機(jī)關(guān)事業(yè)單位積極推動(dòng)檔案數(shù)字化管理，但是，仍有部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位尚未對(duì)檔案數(shù)字化管理的內(nèi)涵形成深入理解，對(duì)數(shù)字化管理的內(nèi)容與范圍模糊不清，并未深層次地研究怎樣科學(xué)開(kāi)展檔案數(shù)字化管理，一定程度制約到檔案管理的成效。正是因?yàn)槿狈茖W(xué)的制度標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理質(zhì)量參差不齊，難以達(dá)到規(guī)范化的統(tǒng)一管理目標(biāo)。

（2）現(xiàn)代化管理設(shè)備不足。數(shù)字化技術(shù)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的有效應(yīng)用，對(duì)于檔案管理質(zhì)量的提升起著促進(jìn)作用。縱觀當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理情況發(fā)現(xiàn)，對(duì)于數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用缺乏全面性，不少機(jī)關(guān)事業(yè)單位采取的管理技術(shù)具有滯后性，無(wú)法滿足實(shí)際的檔案管理工作需求。在數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用方面，大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位投入的資金遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，無(wú)法做到第一時(shí)間更新升級(jí)檔案管理設(shè)備，導(dǎo)致設(shè)備陳舊情況越來(lái)越突出，無(wú)法達(dá)到當(dāng)前階段檔案管理的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重阻礙到檔案數(shù)字化管理的整體效率。當(dāng)前階段，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中，計(jì)算機(jī)檢索至今尚未得到廣泛的普及，主要的方式仍然是手工檢索，增加了檔案管理的工作量，降低了檔案管理的效率。例如，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事部門(mén)在整理人員檔案時(shí)，由于檔案數(shù)量龐大，手工檢索方式耗時(shí)長(zhǎng)，導(dǎo)致檔案管理效率較低，對(duì)檔案管理的高效推進(jìn)帶來(lái)不利影響。

（3）檔案管理人員經(jīng)驗(yàn)不平均。隨著檔案數(shù)字化管理進(jìn)程的加快，對(duì)檔案管理者提出了更加嚴(yán)格的要求，必須要具備較高的綜合水平。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中，檔案管理人員通常人數(shù)比較少，年齡普遍偏高，而且大多非專(zhuān)業(yè)出身，主要是依靠自身工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)進(jìn)行管理，導(dǎo)致對(duì)數(shù)字化技術(shù)的掌握程度不高。從機(jī)構(gòu)編制角度來(lái)看，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于這方面的管理非常嚴(yán)格，導(dǎo)致檔案管理人員的替換無(wú)法滿足工作需求，對(duì)檔案數(shù)字化管理成效產(chǎn)生了直接影響。雖然檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)有助于提高檔案管理者的管理水平，但是無(wú)法解決深層次的專(zhuān)業(yè)問(wèn)題，所以實(shí)際工作中急需專(zhuān)業(yè)管理水平、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)兼具的綜合型人才。只有具備了專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的管理團(tuán)隊(duì)，才能增強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理成效。

（4）檔案數(shù)字化管理具有安全隱患。不可否認(rèn)的是，數(shù)字化技術(shù)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的合理應(yīng)用，確實(shí)可以顯著提升檔案管理效率，但人民群眾普遍關(guān)注的問(wèn)題依舊是互聯(lián)網(wǎng)安全。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常運(yùn)轉(zhuǎn)中，如果檔案管理系統(tǒng)被病毒控制，亦或者是遭遇到黑客攻擊，將會(huì)對(duì)檔案管理信息帶來(lái)巨大的威脅。再加之檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力有待提升，自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平不足，對(duì)檔案管理的作用缺乏全面的了解，加劇了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理信息暴露的風(fēng)險(xiǎn)。

3 新形勢(shì)下強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的策略

（1）建立規(guī)范化制度，讓檔案管理有據(jù)可循。基于新形勢(shì)背景下，檔案數(shù)字化管理作為一種先進(jìn)的管理模式，要想將其有效地應(yīng)用于檔案管理中，需要從檔案管理部門(mén)實(shí)際情況出發(fā)，從硬件設(shè)施的采購(gòu)環(huán)節(jié)上下功夫，深層次研究檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與運(yùn)營(yíng)。與此同時(shí)，針對(duì)檔案數(shù)字化管理工作，建立科學(xué)性、合理性的規(guī)章制度，做到管理有規(guī)章制度作為行為依據(jù)，一切工作的開(kāi)展嚴(yán)格按照規(guī)章開(kāi)展，從而有效避免檔案信息泄露、遺失等問(wèn)題的發(fā)生。檔案數(shù)字化管理工作具有復(fù)雜性、繁瑣性，基于此，可以將檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)劃分為多個(gè)職能不一樣的模塊，主要目的在于緩解檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，主要包括檔案分類(lèi)管理、檔案錄入管理、檔案密集管理等模塊，將工作中出現(xiàn)失誤的可能性降至最低，從而逐步提升檔案管理的效率。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案類(lèi)型具有多樣性，可以從檔案屬性入手，對(duì)不同類(lèi)型的檔案采取分類(lèi)管理措施。針對(duì)普通檔案資料，以數(shù)字化管理系統(tǒng)為載體，能夠?qū)π畔①Y源進(jìn)行有效共享。目前，在評(píng)判檔案數(shù)字化管理體系是否有效的過(guò)程中，最關(guān)鍵的衡量標(biāo)準(zhǔn)有兩個(gè)，分別是檔案管理效率、準(zhǔn)確性。顯而易見(jiàn)的是，通過(guò)發(fā)揮數(shù)字化管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)與作用，檔案管理效率得到了極大的提升，但是要想提高檔案信息的準(zhǔn)確性，還必須保證信息來(lái)源的可靠性、準(zhǔn)確性，所以，檔案管理人員需要做好檔案信息的定期維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并完善信息缺失、錯(cuò)誤的內(nèi)容。

（2）加大資金投入，提升裝備技術(shù)水平。先進(jìn)性的檔案管理設(shè)備，能夠?yàn)闄n案數(shù)字化管理建設(shè)提供硬件支撐。因此，為了不斷提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的效率，必須要不斷優(yōu)化檔案信息管理設(shè)備，促進(jìn)檔案信息安全性的提升。首先，檔案數(shù)字化管理具有突出的系統(tǒng)性特點(diǎn)，涉及到十分豐富的內(nèi)容，所以，這項(xiàng)工作的開(kāi)展需要投入大量的財(cái)力、物力與人力。因此，檔案數(shù)字化管理的推進(jìn)，需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位加大投入力度，以提供充足的資金支持。其次，為了精準(zhǔn)地分析機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，必須要立足于機(jī)關(guān)事業(yè)單位運(yùn)行的實(shí)際情況，在分析檔案數(shù)字化管理問(wèn)題的基礎(chǔ)上，不斷優(yōu)化與完善檔案管理方案，同時(shí)積極引入與時(shí)俱進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)與設(shè)備，為強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理提供技術(shù)與設(shè)備支撐。最后，檔案數(shù)字化管理設(shè)備主要分為兩大類(lèi)，分別為硬件設(shè)備、軟件設(shè)備，這些設(shè)備需要較多的資金來(lái)進(jìn)行采購(gòu)，所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要認(rèn)真做好前期預(yù)算工作，最大限度提高資金利用率，適當(dāng)節(jié)省資金的投入。引入檔案數(shù)字化管理設(shè)備后，相關(guān)檔案管理人員要對(duì)設(shè)備有一個(gè)全面、明確的認(rèn)識(shí)，做好設(shè)備的定期保養(yǎng)工作，為檔案數(shù)字化管理工作有條不紊地推進(jìn)提供保障。

（3）打造高水準(zhǔn)檔案管理隊(duì)伍，提高檔案管理水平。現(xiàn)如今經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展已步入快車(chē)道，為了提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的核心競(jìng)爭(zhēng)力，加快檔案數(shù)字化管理建設(shè)是十分有必要的。檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低，是影響事業(yè)單位檔案數(shù)字化發(fā)展的關(guān)鍵性因素。因此，打造一支知識(shí)化、高效率、高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍是非常重要的，只有這樣才能發(fā)揮出檔案管理工作的作用，進(jìn)而為社會(huì)發(fā)展提供更好的服務(wù)。目前在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍中，團(tuán)隊(duì)人員在理論水準(zhǔn)、專(zhuān)業(yè)技能以及文化素養(yǎng)等方面存在一定差異，影響到檔案數(shù)字化管理水平的提升。針對(duì)此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該采取行之有效的措施來(lái)培訓(xùn)檔案管理人員，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，為檔案數(shù)字化管理注入動(dòng)力。首先，多措并舉開(kāi)展多樣化培訓(xùn)。面向檔案管理人員，不斷拓展與延伸培訓(xùn)內(nèi)容與范圍，做到主次分明，提供更加廣泛的培訓(xùn)內(nèi)容。相比于傳統(tǒng)檔案管理方式，在復(fù)雜性、危險(xiǎn)性方面檔案數(shù)字化管理方式更加突出，所以，要根據(jù)檔案數(shù)字化管理特點(diǎn)與工作實(shí)際情況，完善培訓(xùn)管理的要點(diǎn)，強(qiáng)化培訓(xùn)的效果。檔案管理人員也應(yīng)該不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的熟悉程度，提高自身的計(jì)算機(jī)操作水平，擴(kuò)充自身數(shù)據(jù)管理知識(shí)儲(chǔ)備庫(kù)，循序漸進(jìn)提升自身對(duì)信息化數(shù)據(jù)的整合、分析、編研等綜合能力。其次，積極引進(jìn)高水準(zhǔn)、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的檔案管理人員，并組建相應(yīng)的管理團(tuán)隊(duì)，更好地輔助檔案數(shù)字化管理的各項(xiàng)工作，為檔案數(shù)字化管理提供技術(shù)人才支撐。最后，進(jìn)一步細(xì)化檔案管理崗位職責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到每個(gè)檔案管理人員身上，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，打造一支紀(jì)律嚴(yán)明、技術(shù)過(guò)硬的綜合性檔案管理團(tuán)隊(duì)，逐步提升檔案管理工作水平。

（4）轉(zhuǎn)變檔案數(shù)字化管理方式，提高檔案信息質(zhì)量。當(dāng)前階段，借助于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，還不能實(shí)現(xiàn)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案內(nèi)容的更新，這也使一些不法分子鉆了漏洞，做出了一些違規(guī)行為，對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全性帶來(lái)了極大的威脅。例如，為了謀取私利，有些工作人員擅自修改自己的人事檔案，如學(xué)歷、參加工作的時(shí)間等，但是檔案系統(tǒng)無(wú)法有效地證實(shí)這些違法行為。因此，為了全方位、有效性管理機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息，需要不斷提升檔案管理人員的識(shí)別能力，定期全面檢查檔案數(shù)據(jù)信息，一旦發(fā)現(xiàn)違反檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的情況，要第一時(shí)間采取有效措施進(jìn)行處理，并嚴(yán)格懲處擅自篡改檔案信息的不法分子。除此之外，在檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，可以制定完善的電子檔案管理方案，并落實(shí)到紙質(zhì)檔案中，對(duì)其做好保管等各項(xiàng)工作，從而有效地實(shí)現(xiàn)不同部門(mén)之間檔案信息的共享。同時(shí)，還能匯總不同部門(mén)的檔案信息，提升檔案管理系統(tǒng)的信息量，不斷優(yōu)化檔案信息的質(zhì)量，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化的開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理適應(yīng)信息化時(shí)代的要求，是提高檔案運(yùn)行效率、整體經(jīng)濟(jì)效益的有效途徑。檔案數(shù)字化管理工作效率的高低，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位能否實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵，要認(rèn)清當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理中存在的問(wèn)題，重視檔案管理制度規(guī)范化，投入資金優(yōu)化設(shè)備技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，完善檔案管理中的保密建設(shè)，轉(zhuǎn)變檔案數(shù)字化管理方式，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展助力。