國有企業檔案數字化的探索與實踐

方素潔

（桐廬華數數字電視有限公司，浙江 杭州 311508）

在企業的工程建設和公務往來中形成的具有保存價值的一些圖片、文字、聲音、錄像等相關數據被稱為數字化檔案。這些檔案構成國有企業數字化檔案的重要部分，在公務活動中具有不可取代的參考和資政功能。隨著近些年來，國有企業注重加強檔案數字化管理的規范化，并不斷增強數字化管理的意識。現在依據筆者的相關工作實踐，來探討檔案數字化的實踐方法。當前國有企業檔案數字化管理中存在的薄弱環節以及解決對策進行簡單的策略分析。

1 國有企業檔案數字化管理環節中存在的薄弱環節

1.1 企業對檔案數字化的作用地位認識不到位

很多企業認為檔案數字化整理工作存在的作用并不大。大部分企業在檔案數字化工作中，工作制度的設置往往很多年都不會進行調整；而且在對檔案數字化工作制度進行設置時，對該崗位的設置也不會引起足夠的重視；很多的數字化檔案往往在個人的業務科室中進行存放，也沒有在企業中形成檔案數字化轉移的習慣，沒有指定專門的管理人員進行整理，這非常不利于檔案進行數字化的安全管理。數字化管理的好處是能夠幫助檔案快速的定位以及實時的更新，因此在使用的過程中，可以在短時間內完成對企業效率的提升，但是由于認識方面的不足，因此在更新以及使用方面存在很大的問題，甚至在部分的國企之中，已經有了相關的配套設備，但是在使用的時候，依舊按照傳統的使用方式進行，這樣的情況比比皆是，嚴重影響了當前國企檔案工作的發展，造成了國企運行效率低下的情況，不利于國企的進步，所以必須轉變這樣的認識，才可以優化當前的檔案管理工作，實現檔案工作的進步和發展。

1.2 工作人員對檔案數字化的重要性認識不夠

很多企業在檔案數字化管理中，工作人員的重視程度不夠。各個企業的檔案管理工作往往具有銜接性與連續性，當前國有企業檔案數字化人員的工作現狀來看，一是工作人員往往兼顧多種身份，沒有一心一意來對待這項工作；二是企業的崗位調整會出現變動頻繁的現象，未能及時參加系統的培訓和學習，在業務能力的處理上不熟練；三是工作人員的學歷偏低，造成業務水平偏低，管理經驗也非常有限，在對檔案數字化進行處理的過程中僅僅滿足分類等基本要求，使得檔案數字化在管理中不夠專業、不夠規范，保管分散等。這無疑會對檔案數字化業務的開展產生非常大的影響。這也是造成國有企業檔案數字化管理出現薄弱環節的主要原因。第四就是在檔案管理過程中，缺乏相關的培訓工作，數字化技術更新速度是非常快的，并且每次較大的更新，都會在一定程度上優化操作方法，提升操作的效率，但也需要一定時間的適應，因此增設培訓工作是非常有必要的，但是在當前的國企之中，對于這方面培訓工作，往往較少，工作人員在實際的工作過程中，還需要自己進行摸索，有效適應當前的變化，才可以完成相關的工作，這就造成了當前的學習成本以及學習時間方面的壓力比較大，工作效率的增長速度自然相對緩慢，無法有效實現工作的進步和發展。

1.3 檔案數字化投入不夠，管理存在參差不齊的現象

企業對檔案數字化的投入也缺乏一定力度的支持。很多企業因為辦公用房比較緊張，數字化檔案一般都存在辦公室，這會間接地導致檔案資料的安全產生相應的威脅。部分企業對檔案數字化的管理沒有設置專門的數字化檔案室，還有一些企業即使設置了數字化檔案室，在檔案數字化的管理中并不具備安全管理的要求，距離合格的檔案室還存在一定的差距。甚至有些企業在進行材料積累時，會產生堆積成山的情況，缺少必要的設備進行存儲。此外在部門的配置之中，國企本身的信息需要進行聯網操作，這樣一方面方便了工作中遠距離的操作，一方面也可以隨時進行更新，但是網絡本身的開放性導致了網絡中存在很多的惡意信息，國企本身的檔案需要有一定的保密性，因此需要加強對于防火墻方面的建設，但是在實際的執行過程中，這方面做得不是很好，嚴重影響了當前的信息安全，對國企的發展也會造成一定的影響，不利于國企的發展和進步。最后就是缺乏專業的信息部門，國企的信息設備維護工作大多是外包進行的，但是隨著信息化的發展，如今信息化對于日常的工作影響非常大，不僅在數字化檔案之中需要大量的信息技術參與，同時在日常的工作中同樣如此，所以在這樣的情況下，為了保證國企信息化的發展，需要有配套的信息部門，主要負責對國企的信息化進行有效的補充和完善，同時在更新以及維護的過程中，能夠更好更快地解決問題，實現國企管理的發展。

2 提高國有企業檔案數字化管理水平的措施

2.1 提高部門的安全認識，加強檔案數字化管理宣傳

在企業不定期舉辦檔案數字化展覽、開辟有關檔案數字化的專欄、利用企業微信公眾號等多種方式加強檔案數字化工作的宣傳，真正做到讓檔案數字化管理意識深入人心。一是將檔案數字化工作明確到崗位，將責任落實到工作中的每一位成員。二是要不斷增強工作管理人員對檔案數字化的服務意識。要從服務人民群眾的宗旨出發，不斷嘗試為人民群眾服務的方法，真正做到對數字化檔案進行合理化地利用，不斷了解人們的需要，進而為廣大的人民群眾提供最為高效的檔案數字化管理服務，提高檔案數字化管理人員的責任意識與事業感，真正地為人們解決實際中出現的問題，排除他們工作中的后顧之憂。三是做好信息化方面的安全建設，國企可以結合自身的情況，如果體量相對較小，且信息的重要程度不高，可以讓相關的人員購置市面上常見的一些安全軟件等，維護當前數字化檔案的安全。如果本身的重要程度較高，且體量較大，最好是可以聯系網絡安全公司，定制符合自身情況的安全信息防火墻，從而保證自身的安全，實現對國企信息安全的維護。

2.2 建立專門的檔案數字化管理制度，規范制度管理

檔案數字化工作是一項系統工程，涉及檔案保管、保護、整理、鑒定、轉換、存儲和利用等多個環節，應當統籌規劃、分步實施。這就要求在進行檔案數字化管理中，一要對檔案數字化進行全面的材料梳理，對檔案中的“原料”問題進行恰當的解決。二是要精準對檔案數字化進行管理。按照《國有企業文件材料歸檔范圍》規定，對檔案數字化中的管理界限進行清楚的劃分，對檔案的歸檔情況進行精準判斷；在對檔案進行整理的過程中，要對數字化中的種類以及載體進行嚴格的把控，真正將檔案數字化中的問題進行規范化解決。三是要制定符合國家規定、符合企業實際的可操作的流程制度，建立安全可靠的保障體系，確保數字檔案數據的安全和信息系統的安全。四是在具體的執行過程中，需要做好對于相關制度的執行流程，整個過程在操作的時候，需要保證操作的流程可靠，且可以復制，并且進行嚴格的規定，建立起整個執行流程的嚴肅性，每一個步驟需要進行兩次或多次的審核，防止出現信息不實或者失誤的現象，保證當前的信息有效。通過上述的方式，才可以建立起完善的流程以及體系，從而確保當前的檔案信息工作能夠有效執行，且達到預期的效果。

3 檔案數字化準備工作

首先要做好檔案數字化的登記和預存的相關工作。在實際的數字化過程中，可將其分為已經入庫和未曾入庫的兩種，已經入庫的進行清點和預處理，對其目錄、檔案的頁數進行清點登記；對于即將入庫的則需從起草、流轉、簽發、整理、歸檔到移交等進行每一個步驟的體現。工作人員在這個過程中，也需要及時掌握記錄在檔案入庫之中存在的不足，及時向上級部門反映，不斷優化當前的檔案管理工作，實現檔案管理的發展和進步，推動檔案工作的有效實施。

其次，要對相關的文件進行消毒?？梢圆扇「邷鼗蛘叩蜏氐姆绞竭M行，也可以借由蒸熏中藥來達到防蟲殺蟲的效果。然后進行內容檢查工作，主要針對已入庫的檔案數字化，要仔細觀察與辨別其文字以及相關的圖文色彩，最終決定要使用的工具進行文件掃描，同時在掃描時對文件進行逐份檢查，確保數字化的質量。在數字化的時候，需要保證檔案符合以下的基本情況，第一是檔案本身的掃描需要保證其清晰度，可以直觀進行查看，并且不會有出錯的部分。第二則是在掃描的過程中，需要保證整個掃描完成之后，檔案不會出現遺漏的現象，由于國企檔案本身的數量較多，因此這種情況在實際的執行之中非常常見，因此可以確定兩到三人的小組進行掃描工作，三人確定之后才可以執行，最大程度減少出錯的概率，實現檔案的有效錄入。

最后，就是明確檔案數字化的方案。一是成立專門的檔案數字化工作小組，確定專人負責；二是明確檔案數字化的工作流程、安裝系統、確定外包服務單位、消毒、整理等以及注意事項。開展檔案數字化工作，要以延長檔案的使用壽命為基礎，使檔案更好地為人們服務。三是做好相關軟件功能的保證，檔案管理軟件的開發可以進行外包，并且邀請相關的人員進行長期的維護，在出現問題的時候，第一時間能夠找到相關的負責人，并且對存在的問題進行解決，實現當前檔案管理工作的發展。

4 檔案數字化中需關注的方面

4.1 提升計算機系統的維護水平

為了有效排除計算機系統的故障，必須加強維護計算機系統。第一，硬件系統的故障，相對來說比較容易解決，只需要將損壞的硬件更換更大存儲量的系統硬盤或者速度更快的處理器，使得計算機的硬件系統變得更加良好，來滿足檔案管理的需求。第二，軟件系統的故障，雖不難解決，但需要更高成本來購買更加合適的管理軟件，既要提升軟件的運行效率和流暢度，也要提升軟件與系統的匹配程度，使得管理檔案更加方便。第三，做好相關使用的培訓，不管是硬件或者軟件，在實際的操作中，依舊需要一定的入門門檻，檔案數字化管理出現的時間相對較短，因此在實際的執行過程中，必然會出現一定的問題，所以在實際的執行過程中，需要做好檔案管理人員的信息化培訓工作，在實際的執行過程中，做好對信息化的有效控制，保證工作人員能夠短時間快速上手，完成對檔案的有效管控，實現檔案管理工作的發展。

4.2 提升防火墻的安全水平

防火墻的作用主要是維護計算機系統的安全，進而維護公司機密的安全，雖然出現問題的幾率不大，但問題出現就會特別嚴重。企業必須根據自身的網絡環境，改進軟件的功能，修復軟件的漏洞，對防火墻進行適當的配置以達到最好的防護效果。其次就是可以結合企業的情況，體量較大的國企可以設置專門的網絡安全部門，全天候監督防火墻的安全以及信息的安全工作，在遇到危險的時候，可以及時做出反應，從而有效對問題進行解決，保證當前的信息能夠實現安全的管制。如果公司體量較小，可以進行外包，并且對網絡安全出現的問題進行一個初步的培訓，讓工作人員在遇到安全隱患的時候，采用斷網或者斷電的方式，第一時間作出反應，隨后外包公司解決當前存在的問題，這樣才可以實現安全、有效的管理，實現當前檔案信息化的發展。

4.3 做好更換系統時檔案備份工作

在更換軟件系統時，必須備份檔案。這是檔案管理的基本常識，為了避免發生類似問題，可將程序設置在電腦中。當遇到系統更新時，電腦可以自動備份所有文件檔案，備份原有的電腦程序；如遇系統更新失敗，原系統自動恢復。這樣可以避免更新系統之后，導致丟失重要檔案。隨著云端技術的發展，如今在日常的生活中已經有了非常大的普及，其也可以應用在檔案的維護工作之中，在云端選擇的時候，和防火墻一樣，可以選擇市面上已經有的相關云端服務，也可以根據自身的情況進行定制，這樣可以最大程度保證當前的信息安全，做好信息的防護工作。

5 結束語

綜上所述，加大檔案數字化管理投入，真正做到檔案基礎落實。在進行檔案數字化管理的過程中，各個部門要對檔案工作進行積極的部署以及研究，真正解決檔案數字化中存在的問題，對檔案管理中需要的人員和設備進行積極配置，真正地將檔案數字化管理工作落到實處。