新形勢下高校獨立學院辦公室管理效能問題探究

□沈 禹

在高等教育改革蓬勃發展的今天，高校的管理模式也有了新的改變，由原來的一級管理模式擴大到了現有的學院制二級的管理模式，在一定程度上賦予了學院在平時辦公與管理上更大的自主權和決定權，它不僅是高校的一個組成部分，更要獨立擔起學院科研、教學內容和師生間管理的重要責任，改革是一把雙刃劍，在面對其帶來更大機遇的同時，對學院來說更是一種前所未有的挑戰，因此，辦公室作為一個形象特征，對其的管理就顯得尤為重要，在如此嚴峻的大環境中，研究其面臨的各種困難，如何將二級學院制辦公室的職能發揮到極致，另辟蹊徑，更好的為學校，為師生服務，成為了目前大家首要解決的問題，也是更加值得深層次的去探討的課題。

一、高校獨立學院辦公室管理面臨的挑戰

在全國高校擴招的新政策下，各大高校的師生人數急劇上升，學校的整體規模也越來越大，為了適應這種改變，原有的管理方式就要迎難而上，做出相應的對策，從而衍生出了學院制的二級管理模式，隨之而來的也是摸著石頭過河而產生的一系列問題。

(一)辦公室工作職能上的增加。雖然在學院制管理模式下，學院有了更大的自主權，但在一定情況下，仍然是學校整體機構的下屬職能部門，在完成學院領導交代任務的時候，也要兼顧學校布置下來的工作。在下要做學院領導的助手，承擔學院部分的管理工作，包括后勤部分，信息整合管理等，在上，要承接學校下發的行政認識人事管理任務，包括最基本的教育教學，科學研究，職稱晉升，檔案整理，財務運作，外界合作等；辦公室一方面成為了學校與學院之間相互聯系的紐帶，成為處理任務的終端，另一方面也承擔著基礎信息收集和上報的責任，總之在工作中扮演著不同的角色。

(二)辦公室工作任務繁重。學校在擴招后，由于規模上的擴大，人員上的大幅增加，這種跨越式的改變，給原有的工作任務上帶來了更多的困難，畢竟基礎工作上的安排是需要時間去適應的，但政策上帶來的擴招卻是突然的，因此，學院在其教學安排，各種科研項目的研究和申報，高級職稱的評審，對外聯系與合作，甚至是最基本的日常工作，都是成倍的增長，是一種“1+1>2”的概念，這些急速增加的工作任務也就全部落到了學院辦公室人員的頭上，由他們去一一落實，如何調節工作任務所帶來的負面心理情緒也成了一項新的挑戰。

(三)對辦公室相關工作質量要求的提升。在當前高校教育不斷發展的過程中，單一的教書育人已經不能在社會競爭中站住腳跟，需要更多地去關注科研項目，更多地加強社會服務職能，在實現二級管理之前，社會服務職能是由學校出面統一規劃和協商的，而此時在二級學院管理下，就要由學院自己作為一個獨立的主體去實現與外界的相互協調，由此必然會加大學院辦公室工作的質量要求。

(四)基礎制度不完善及工作回報不對稱。在目前所調查的實際辦公室工作中，他們往往處在一個被動的地位，對工作沒有較強的計劃性，解決問題的針對性也不強，剖析其根本原因，仍然是高等學校教育改革所引發的問題，即缺少時間經驗的積累，沒有一套完整實用的管理體系，工作流程沒有固化下來，辦公室工作人員沒有統一的標準，工作上沒有可以借鑒的經驗，很難去適應新形勢下的辦公室工作內容。隨著工作任務的不斷加重，質量上的要求更高，但辦公室工作的地位仍較低，在專業教師教授面前，不被看重，工作回報上又與其相差甚遠，會產生自卑的心態，更會產生一種不公平分配的負面情緒，沒有成熟的體系做支撐，對未來的不確定，讓一部分行政類工作人員看不到希望，極大地削弱了其工作的積極性。

(五)辦公室工作信息化水平較低。隨著科技的不斷進步，其應用的領域也越來越廣泛，辦公方式上的信息化依然是未來持續發展的趨勢，為了順應時代的改變，與時俱進，高校辦公室都已配備了電腦，傳真等科技硬件設備，但對于就業在辦公室崗位上的人員，對于信息化的認知程度及水平參差不齊，更沒有組織過系統性的相關技能培訓，沒有高級的管理系統協助，大部分工作人員仍然將這些高科技產品作為一種處理文檔或打印的基本功能上，對資源的利用率過低，直接影響了各項事務的處理進度。

二、提高學院獨立辦公室管理效能的相應措施

通過對辦公室管理上目前存在問題的分析，了解其影響因素，在新形勢下，結合現實情況，對如何提升高校獨立學院辦公室管理能效提出幾點改進措施。

(一)建立完善的工作制度，樹立正確的管理觀念。建設完善的管理制度，是管理工作的根本，想要加強辦公室效能的制度建設，就要建立一定的管理責任劃分體制，將每一項基礎工作分配到人，避免“大鍋飯”引起的互相推諉，工作態度散漫，不認真等負面情緒的產生；另一方面建設的制度必須具有可操作性強的特點，以便于建立后續的工作考核機制，引入獎罰體系，調動所有人員的工作積極性，更好地提高人員利用率。另外，在建設好管理制度的同時，兼顧工作職能的轉變，為了適應新形勢下的工作職能，可以在原有人事編制的基礎上增加更貼合實際工作的細化協助崗位，例如教學助理，行政助理等，化被動為主動，讓細化后的工作崗位擔負起相應的服務工作。

(二)合理安排人員編制，減輕工作量。既然所面對的人數增大，工作量急劇上升，為了更好地解決這個問題，最簡便的方式就是增加相應的人員編制，從一個人做一份工作，突然升級到一個人做三個人的工作，并將持續很長一段時間，這是不現實的，只有稀釋人均工作量，恢復到一個人做一份工作才是長久之計，不僅可以合理規劃工作時間，減少加班加點所帶來的負面影響，另一方面可以使工作人員有一個更好的心態去認真對待工作，而不是為了快速完成工作任務而敷衍了事，事實也證明，專心致志的去做一件事要比匆匆忙忙完成多項任務來的更加穩妥。

(三)加強信息化管理，帶動工作效率提升。如今網絡體系已經非常完善，信息涵蓋廣泛，從獲取，到處理，再到輸出，可實現一體化操作，可以極大地縮短原始工作方式所使用的時間，因此在新形勢下，獨立學院辦公室管理效能若能最大程度的結合信息化資源，將是一個巨大的飛躍。辦公室工作人員通過熟練掌握各類辦公軟件的使用技能，對原始數據進行篩選，分析和處理，一方面實現少紙化辦公，甚至實現無紙化辦公；另一方面，在信息調取和使用上也更加方便，再利用網絡共享，實現快捷的數據傳輸，一定程度上減少了繁重的工作環節，真正實現現代化辦公；同時可以引進先進的數據管理系統，可以將基礎信息全部錄入保存到系統中，減少紙質檔案在保存中的管理困難，使辦公室的工作更加簡便，高效。

(四)加強人員隊伍素質建設，提升團隊專業化水平。一個工作團隊素質的水平，將直接影響到辦公室工作職能所發揮出來的作用，想要提高新形勢下高校獨立學院辦公室管理效能，最重要的是需要組建一個具有新觀念，新思想，業務能力強的隊伍，在加強隊伍政治素養的同時，要培養其具有更高的使命感和工作歸屬感，強化工作責任感；另一方面，通過外部培訓，不斷提升其學習能力，討論探索能力，管理能力，緊急處理事務的能力等。將不同崗位的人員輸送到相對應的部門或專業領域，去參加更加具有針對性的培訓，來培養一支可以互補的高素質工作人才隊伍。

(五)營造舒適的工作環境，提升工作自豪感。對于學院總統籌來說，應該更加關注學院辦公室的相關工作情況，自上而下，建立起一個和諧舒適的工作氛圍，給員工創造一個具有歸屬感的工作環境，在分配相關任務的同時，積極關心辦公室工作人員的身心健康，過問學習和生活上所面臨的各種困難，幫助他們互相協調，攻克一個又一個的難題，安撫由工作繁雜而產生的浮躁心態，為其建立起自信心，并在適當的且政策允許的情況下，提升基礎工作人員的工作報酬，降低其與其他專業教師之間的利益分配差異，同時豐富他們的業余生活，多組織促進團隊融合和發展的活動，使其調節自身的工作疲憊感，然后以更好的精神狀態去面對工作。

三、結語

通過本文的論述，可以看出，在新形勢下的高校獨立學院辦公室管理效能上所面臨的挑戰不止眼前看到的一點，在面對挑戰時，上下齊心協力才是克服困難的有效手段，對于校方來說，關注基層員工的工作生活，成為未來持續發展中不可忽視的一環，對于院方來說，要頂住上級所施加的壓力，為基層員工撐起一片天，而不是在原有壓力的基礎上繼續加重，幫助其減負才是首要考慮的問題，而對于基層辦公室人員來說，努力調節自己的心態，釋放工作壓力，對上承接工作任務，努力上交完美答卷，對下，善于發現問題，收集數據，做好基本處理后上報，才是一個合格的工作態度，在認真過后得到的工作成果才會帶來更大的滿足感和自豪感。由此可見，在高校獨立辦公室管理效能上，不同層次的人員各司其職，善于思考，創新，才能在最大程度上提高其效能，為更好地建設高等院校，貢獻自己的一份力量。