工商行政管理檔案信息化建設的實現與對策研究

□周宇飛

工商行政管理部門是市場經營活動管理和監督的行政部門，具有引導、調節、控制和監督市場的職能，負責企業經營者進入市場的登記注冊、資質審查和行為管理。工商行政管理部門發揮市場監督和維護經濟秩序的作用，是市場經營活動的協調者，負責調解經營企業和個體工商戶與消費者的矛盾，成為連接市場經營者和消費者的橋梁與紐帶，通過運用行政法規和處罰手段規范和約束市場經營者的商業行為，促進各類經營者守法經營，受理消費者對商品質量和服務經營行為的申訴，及時制止和懲處經營者的各種違法行為和商業欺詐行為，將管理與服務融入其監督與執法行為過程中，營造公平有序和諧的市場氛圍；工商行政管理部門是市場經營活動的監管者，具有權威性，體現了國家意志，以社會公眾的需求為服務宗旨，執行國家各項經濟法律法規和行政規章制度，規范和監督經營者的市場行為，約束和處罰市場經營者違法違規的商業行為，保障消費者權益，建立公開透明和公平合理的市場經濟環境，維護市場經營秩序。工商行政管理部門是提供企業檔案信息的部門，負責各類企業和工商戶的登記注冊工作，保存著積累多年數量眾多的企業和工商戶開業、變更、注銷、年檢檔案資料，對于維護市場經濟秩序和服務經濟建設具有重要價值。檔案管理過程就是通過收集、整理、檢索、保存和利用檔案為經濟建設和社會發展提供有價值信息的服務過程。長期以來，工商管理部門檔案保管和使用與經濟發展要求不相適應，其服務社會發展的功能價值沒有充分發揮，工商行政管理體制滯后，檔案管理基礎工作薄弱，存在管理和服務理念誤區，工商檔案管理信息化水平不夠高，缺乏既懂檔案管理專業知識、又懂信息技術的復合型人才。工商行政管理部門應當順應時代發展要求，提高工商管理檔案管理的信息化水平，信息社會如何利用信息技術開展工商管理部門檔案管理，如何開發和使用電子檔案信息資源，發揮其價值成為工商管理部門檔案管理關注和研究的焦點，信息化社會給檔案管理帶來新的機遇與挑戰，也提供了新的選擇路徑。

一、檔案管理信息化及其意義

隨著社會進步和信息技術的快速發展，檔案載體已經更新換代，紙質檔案逐漸被磁盤和光盤等取代，社會群體對檔案信息呈現多樣化和多層次的需求，迫切需要改變傳統的檔案管理服務手段與方式。工商行政管理原始檔案通常都是紙質版本，查閱手續繁瑣復雜，實體原件不易長期保存，紙質檔案原件經過無數次查詢和復印，檔案原件很容易模糊和遺失，難以永久地保存。隨著信息技術的飛速發展，檔案管理融入信息化的元素是大勢所趨，檔案管理信息化是工商行政管理檔案發展的需要，也是檔案信息社會化服務的要求。信息社會檔案管理方式和形態都發生了重大變化，由實體檔案管理方式向電子檔案管理方式轉變，檔案文件形態從紙質形態向電子化和數字化形態轉變，由注重實體檔案的保存和管理向注重檔案信息資源的開發與利用轉變，檔案管理與信息技術有機地結合起來，通過運用互聯網、大數據和云計算等信息技術對檔案數據進行有效的收集、存儲、使用、處理和挖掘，將檔案資料轉化為數據化信息，實行檔案數據在線共享，實現檔案管理數據化與信息化，及時滿足各類工商企業和社會公眾的檔案查閱需求，提供方便快捷和多功能的檔案服務，使檔案部門保存的信息及時提供給檔案使用者。實行檔案管理信息化，有利于信息資源共享，互聯互通，提高檔案管理水平，為社會公眾提供高效與快捷的檔案使用服務，最大限度地發揮檔案的使用價值，更好地為經濟建設和社會公眾服務。

二、實現檔案管理信息化的策略

(一)做好檔案管理基礎工作。檔案管理基礎工作就是收集、整理原始資料，保存檔案和使用檔案，最大限度地發揮檔案服務社會的功能，長期為社會部門和用戶提供檔案服務。檔案管理工作歸檔標志著業務部門文件整理工作完成，文件管理過程與權限由業務部門移交到檔案部門，標志著檔案管理工作的開始，檔案部門獲取紙質檔案保存權限，按照歸檔范圍和保存期長短規定進行分類，審核和鑒定各類檔案的使用價值，及時修復受損的紙質檔案，通過技術維護和修繕檔案實體，盡量延長保存時間，確保移交檔案的原始記錄真實與完整地反映單位各種業務活動的全過程。

加強電子文件的審查與鑒定，將信息技術應用到工商管理檔案管理之中，將紙質檔案統一進行掃描，及時收集和整理數據信息和影像資料，依托信息技術進行檔案管理，引入區塊鏈等新興技術作為檔案數據的存儲容器，需要完成電子檔案數據采集、清洗、除噪、處理、分析和鑒定等各個階段的工作，電子文件歸檔需要加密，不可再更改，確保電子文件與電子檔案管理的連續性與安全性，充分運用信息技術手段提高檔案保管儲存和開發利用水平，保障檔案數據長期可用，延長檔案數據存儲時間，實現檔案數據的價值和增值。

(二)樹立檔案管理信息化意識。大數據時代不同的信息相互交叉，人們獲取信息的渠道更加多元化，檔案管理工作更加復雜，內容更加繁雜，給檔案管理帶來新的機遇與挑戰。工商行政管理部門檔案管理人員要具有信息意識，促進信息技術與檔案管理相互融合，認真研究信息化手段和方式，積極學習和運用互聯網和大數據等現代技術，能夠運用信息手段對檔案數據進行有效的收集、處理、存儲和利用，減少工作量，提高工作效率，重視數據的收集及整理，及時地篩選出有價值的信息，并進行歸檔保存，分析檔案數據信息，挖掘數據的潛在價值，提高檔案保管、利用和開發水平，將數字檔案信息及時準確地提供給用戶使用，適應大數據背景下的檔案管理工作，實現傳統檔案管理轉向數據檔案管理。大數據時代工商行政管理部門檔案管理人員要按照國家互聯網管理與安全規定的要求，在法律允許的范圍內利用檔案信息資源，加強網絡安全，防止檔案信息泄露，維護知識產權，重視經營者隱私權的保護，依法辦事，公平公正，杜絕違法違規現象，使得檔案管理逐步走向法制管理的軌道。

(三)提高檔案管理信息化手段。互聯網時代背景下檔案管理工作要與時俱進，手工式的檔案管理方式被信息化的檔案管理方式所代替，通過應用計算機和大數據技術實現檔案的收集、整理、歸檔、存儲、統計、利用等功能。一是建立工商行政管理檔案數據庫信息采集系統，將工商戶的登記注冊檔案信息輸入數據庫，采用掃描、拍照等技術將紙質檔案轉化為數字化檔案，整合信息資源，實施動態監控，定期對電子檔案進行維護、更新，確保數據庫檔案的真實性與完整性，實現信息共享和精準服務；二是加強檔案信息化管理，實現工商行政管理業務全程的信息化，將聲像檔案、視頻檔案等轉化為可供計算機和用戶使用、處理和分析的數據化文本，加強電子檔案的智能化比對和分類，通過運用各種信息技術手段提取檔案內容，將檔案數字內容轉化為結構化數據，減少人為干預檔案信息可能引發的可靠性與安全性，完成檔案管理從“提供利用”到“開發應用”的轉變；三是開展網上服務方式，建立工商檔案服務系統，實行檔案管理服務系統與政務信息網和公眾網聯網，從封閉的檔案管理轉為開放的檔案共享，完成傳統檔案管理向信息化檔案管理轉變，及時在網上發布企業公告，向社會提供政策法規宣傳和檔案信息查閱辦法，提高信息的時效性，提供更好的服務質量。

(四)培養檔案管理信息化人才。檔案管理人員的素質和專業能力直接影響到檔案工作的質量和水平，關系到為社會公眾提供服務的水平與質量。長期以來，工商管理行政檔案管理隊伍建設不足，缺乏檔案專業技術人員，少部分檔案管理人員對于檔案管理工作的重要性認識不足，檔案人員現代信息素養薄弱，不能夠適應信息化檔案管理要求，缺乏檔案服務的主動性。大數據背景下各種信息傳遞頻繁，信息處理方式多種多樣，面對多樣化和海量化的信息檔案管理工作更加復雜，信息化時代對于檔案管理人員提出了更高的要求。大數據時代檔案管理人員必須勤于學習，勇于創新，具有敏銳的觀察能力和較強的創新能力，不斷學習新知識與新技能，提升自己的專業素養，除了掌握檔案管理的基本方法，還需要掌握計算機網絡和大數據知識等信息知識與技術，能夠運用大數據技術進行數據信息采集、數據統計、檢索查詢、分析挖掘。大力培養檔案管理人才，注重培養檔案管理人員的專業技能和綜合素養，根據實際工作情況有針對性地開展檔案管理知識和信息技術培訓，檔案管理部門要通過在職培訓等形式，學習檔案管理專業知識和信息化技術，提高檔案數據收集、歸檔、處理以及信息維護與安全能力。

三、結語

綜上所述，工商行政管理部門作為國家行政管理和維護市場監督秩序的機構，也是提供企業檔案信息的部門，工商行政管理部門檔案是記載企業和商戶登記、注冊、變更和注銷的原始記錄，是具有重要價值的文件，需要長期保存和經常使用，為經濟建設和社會發展提供有價值的信息資料。檔案管理信息化建設是時代發展的需要，檔案管理信息化建設是一項長期而又艱巨的任務，需要分步實施，講求實效。工商行政管理部門檔案工作者要具有信息意識，積極學習和運用互聯網和大數據等現代技術，提高檔案管理信息化水平，利用數據分析與挖掘技術為檔案使用者提供信息服務，實現傳統檔案管理向信息化檔案管理轉變。依托信息技術進行檔案管理，提高服務效率，實現信息資源共享和服務轉型，為用戶提供更好的服務，營造有利于促進經濟建設和社會發展的良好環境。