信息化建設背景下檔案數字化的營銷策略研究
——以秦皇島晟卓科技有限公司為例

張 杰

（大連財經學院，遼寧 大連 116622）

檔案數字化在東北地區的起步較晚，檔案管理標準也不太完善，而且相關技術層面也遠遠沒有上海、深圳等一些發展地區來得專業、規范。在2020 年3月召開的兩會和中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年計劃和2035 年遠景目標綱要中提出要發展發揚檔案事業，還要針對人事檔案不合理規定進行自檢自查，并且提議政務服務平臺可以開展檔案數字化服務，以便更好地為人民服務。這充分說明國家越來越重視并要求發展檔案相關的工作，檔案數字化行業在未來市場中會占有非常大的比重。

1 檔案數字化的概述

1.1 檔案數字化含義

檔案數字化是依靠高科技技術在計算機建立數據庫的一種新型工作模式，傳統的紙質檔案通過一系列技術手段轉化成數字化檔案，再通過網絡進行調取、查找、閱讀等需求就會便捷許多。

1.2 檔案數字化特點

（1）節約成本避免浪費。傳統紙質檔案的生成難免會增加辦公人員和辦公費用，并且紙張的使用也導致管理成本大大增加。檔案的數字化加工可以將傳統的紙質檔案轉變成計算機可讀的電子檔案，不僅避免了紙張和人員的浪費，而且查找起來非常方便快捷。檔案管理軟件還可以對檔案內容進行自動全文搜索，檔案的自動編目、自動標引、檔案管理業務等，也大大節省了查詢時間。

（2）提高檔案專員工作效率。檔案數字化加工可以使一些歷史檔案資料及時歸檔，并且在需要調取檔案時能以最快的速度提供給需要的人。檔案數字化管理可以根據部門真實所需的檔案信息進行完整和實時提供，由于如今社會電子化流程大幅度發展，物聯網信息快速交互流通，檔案數字化從根本上已經成為了“無邊界檔案”，智能檔案庫房也應運而生。

（3）減少檔案原件的損壞。如果經常翻閱紙質檔案卷宗進行查找，難免會發生破損、丟失、泄露等不良問題，如果原件檔案遭到破壞是沒有其他證明材料進行修復的，那么就會造成重大的工作失誤，尤其是一些年代久遠的檔案資料，那么進行檔案數字化加工就可以對其進行最大程度的保護。而且，進行檔案數字化加工之后，還可以防止某些檔案被篡改的行為。

（4）保護檔案工作人員的健康。檔案庫房是保存或保管紙質檔案的地方，這個空間并不會輕易地挪動，所以在建筑檔案庫房的同時，還需要具備一些其他的要求。例如：檔案室不能過于潮濕和怕熱，否則會導致紙質檔案變得潮濕暈染或者起火燒毀，這都將影響檔案的使用。所以檔案庫房大多呈無窗或小窗的密閉狀態，由于這些要求不可避免地造成了空氣污染源眾多、有害氣體不易擴散、滋生細菌等不良因素。這種污染是檔案庫房特有的，也是引發檔案室工作人員經常患上肺氣腫、肺部感染、皮膚過敏、鼻炎、咳嗽等各種職業疾病的罪魁禍首。

2 秦皇島晟卓科技檔案數字化業務介紹

2.1 秦皇島晟卓科技公司簡介

秦皇島晟卓科技有限公司是一家專業從事計算機軟件、電子產品、環保設備的技術開發、技術咨詢、政務智能信息化，集檔案研發、銷售、服務為一體、檔案數字化加工服務的企業，公司于2018 年正式成立，成立之初以項目部形式運作，前期晟卓科技斥資500 萬元并投入大量的人力物力，最后憑借晟卓科技高質量服務的優勢，良好發展至今。

晟卓科技設計的智能檔案室（館）建設是利用互聯網、物聯網、大數據等新技術，實現了檔案資源的高度智能化管理和開發利用。自主研發的檔案管理軟件現已投入全國各大單位使用，實現無紙化辦公體系。最大限度地實現檔案信息收集工作自動化。

2.2 檔案數字化外包業務的主要內容

檔案數字化外包業務是檔案數字化行業中一種新的管理方式。它是指各單位由于專業性不足、時間不充裕等問題，所以承包給外部專業力量進行系統性的檔案數字化加工，這既節省了各單位的工作時間，也能提高工作人員的工作效率，達到雙贏的目的。晟卓科技檔案數字化業務主要內容包括建立可靠的數據庫、整理檔案資源、建設和維護檔案信息網站、設計和開發檔案管理軟件等。

秦皇島晟卓科技制作印刷了公司各門類產品相關的宣傳冊，在各宣傳冊中除了提供給客戶基本的檔案數字化知識、產品相關介紹、產品圖片、產品材質性能等，還附有數字化現場工作人員的工作流程、檔案室（館）建設圖例、檔案室（館）可需硬件設施及其他門類硬件功能采用等，可以幫助客戶更快地了解公司的相關產品和業務范圍，并且宣傳冊標注出了詳細的產品圖片、功能、優勢等進行解釋說明。

3 秦皇島晟卓科技檔案數字化營銷策略分析

3.1 遵循國家近三年下發的相關文件政策

隨著對檔案事業的關注，有關檔案事業的文件政策也愈來愈多。例如2020 年《國家檔案局關于進一步推進機關數字檔案室建設的意見》中提到要堅持技術和管理并重，既要廣泛運用各種技術手段實現傳統載體檔案數字化成果和電子檔案等數字檔案資源的安全保管和有效利用，又要制定并充分實施相關配套制度，保證數字檔案室實現有效管理和有效利用等。

3.2 利用微信公眾平臺進行宣傳

公司主要利用微信公眾平臺進行宣傳，每天定時發布國家政策、行業發展、公司業務范圍等相關的內容。具體包括國家及地方政府發布的文件政策、檔案數字化行業發展、公司產品門類、各地方領導蒞臨考察新聞稿、節氣海報、節日海報、公司正在建設項目的現場圖、竣工圖及驗收圖等等，及時推送與公司息息相關的信息。

3.3 向客戶展示已完成的優秀合作案例

在與客戶進行說明講解時，除了向客戶介紹秦皇島晟卓科技的一些檔案管理產品，如密集架、檔案柜的外觀、優勢之外，還會提供給客戶已完成的優秀合作案例，通過成功的案例吸引潛在客戶。

3.4 提供24 h 在線服務及長期有效的售后管理

達成協議并開始實施后，晟卓科技會派遣專業的檔案工作人員及時到達客戶工作現場，為其歷史檔案進行數字化加工并對新掃描檔案進行同步更新。其中包括現場經理和數字化員工，現場經理負責檔案數字化加工日常行為規范工作，也包括對員工的指導和領導作用。如果出現設備問題，也會及時與專業技術人員聯系進行維修或調換。保證做到長期有效的售后管理，讓客戶放心省心安心。

3.5 與已合作的單位進行長期合作，維系老客戶關系

與客戶進行合作之后，通過良好的工作完成度和精準度，與單位內部工作人員的默契配合度及遇到特殊情況及時解決問題的效率，得到了客戶的高度認可，從而維系與老客戶之間的關系。

4 秦皇島晟卓科技檔案數字化營銷管理存在的不足

4.1 電子文件檔案技術保障體系不夠完善

網絡技術安全也是檔案數字化管理面臨的問題之一。檔案進行數字化加工之后可以突破異地的空間屏障，在如今的大數據背景下，網絡時代格外發達，這也方便了檔案資源的傳播和使用，不需要同時出現在某檔案部門的辦公室里，就可以調取或查找檔案，為需要調取檔案的人提供了最大的便利，也為需要學習和調研檔案資料的人提供了共享共贏的福利。要想實現檔案數字化管理，有必要完善技術保障，包括檔案數字化設備和檔案信息網絡系統。

4.2 檔案數字化軟硬件投入建設不足

檔案數字化是基于專業設備和網絡技術的高科技工作，所以在配套使用的硬件、軟件方面投入的資金是較大的。比如采購一些數字化加工的設備、定期維修和保養目前使用的設備、開發新的軟件系統來替換過時的以及置換一些失靈的零件等，都需要大量的資金支持。但是由于政府對各單位的建設有固定的投資經費，這也導致了檔案數字化的應用沒有快速普及。

4.3 工作人員業務素質參差不齊

要想做好檔案數字化離不開檔案管理人員的大力支持和付出。老一代的檔案工作者已經不能適應新時代的變化，現在急需培養綜合型技術人才為檔案數字化行業效力。從市場的角度出發，現在各單位并不重視檔案管理人員的專業培訓，不能只針對公司現有人員的專業水平，畢竟人員是具有流動性的。應該廣納賢才，豐富人員的檔案管理和計算機網絡知識。另外，檔案管理人員只了解書本意義的檔案管理知識，缺乏實踐經驗，不能很好地將理論與實際結合起來，隨機應變的能力有待提高，否則將不能準確提供檔案信息的內容。

5 秦皇島晟卓科技檔案數字化營銷管理的解決方案

5.1 加強檔案數字化營銷管理的安全意識

隨著計算機技術和網絡技術的不斷發展，各種黑客存在入侵盜取的風險，還有一些病毒都會造成檔案信息的丟失，那么在進行檔案數字化加工時更應該重視和關注這些安全問題。在這種情況下，就應該使用更先進的計算機技術來對珍貴檔案資源進行加密保護或異地備份，最大程度保護好檔案信息資源的安全。

5.2 電子檔案管理軟件的性能升級

更先進的技術是實現數字檔案建設安全的有效途徑。普遍的技術包括加密技術、防火墻技術、入侵警報技術、木馬查詢技術等。其中最基礎、最常見、也是最安全的技術措施是加密技術，在進行檔案數字化加工的同時會根據不同級別的檔案內容，設置不同復雜程度的加密。這給增加檔案信息的安全性起到了至關重要的作用。

5.3 加強工作人員的業務素質

在一些硬件、軟件得到保障的同時，如果沒有專業人員的支持，檔案數字化建設也不能發揮出最大的作用。所以應該加大培養專業的檔案管理人員的力度，不僅在專業知識方面，在整體素質水平方面也都是至關重要的。只有檔案管理人員同時具備理論知識和實戰經驗的綜合性能力，才能更好地為檔案數字化服務，最大化實現檔案數字化的價值。

6 秦皇島晟卓科技檔案數字化未來發展的新領域

6.1 其他政府單位的檔案數字化

在之前中華全國總工會辦公廳就對困難職工的檔案管理提出明確標準，在2020 年遼寧省沈陽市總工會像全國看齊，制定關于困難職工檔案的管理辦法，為困難的職工建立困難檔案，堅持一戶一檔，由各級總工會管理檔案，并實行檔案的數字化處理，逐步實現困難職工的無紙化建檔，也極大地方便了困難職工建立此檔案。

生態資源、環境保護也一直是國家重視的問題，保護環境的根本是綠色植被，近期國家林業和草原局制定頒布了國有林場的檔案管理辦法，其中包括應收集整理好林場內部樹木檔案的資料，并設有專門的保管存放檔案的空間，加大對林場檔案的利用率。而且文件中第十二條提出為方便工作的開展，國有林場也應當配備專業的電子檔案管理設備，并積極開展和支持檔案數字化建設相關工作。

6.2 脫貧檔案數字化

2020 年國家檔案局辦公室和國務院扶貧辦綜合司印發《關于進一步做好精準扶貧檔案工作的通知》，《通知》強調要努力推進精準扶貧檔案工作的順利開展，統一檔案管理標準，一些發達地區可以結合實際情況積極開展檔案數字化工作，并達到符合國家檔案館的進館要求，將數字化加工完成的脫貧檔案交給國家檔案館統一保管。另外，各地要在2021 年6 月末之前完成2020 年一整年的精準扶貧檔案工作。

6.3 防疫檔案數字化

2020 年遼寧省檔案局關于要做好遼寧省新冠肺炎疫情防控文件資料收集歸檔工作的通知中，要求在打贏疫情防控阻擊戰的同時，統籌做好防疫期間的檔案工作，無論是紙質檔案還是電子文件都要按照《遼寧省歸檔文件整理實施細則》整理，在規定日期之內移交到相應的檔案機構。各地國家綜合檔案館在疫情穩定后半年內，建立本地區防疫專題檔案，為了方便日后開展類似疾病、臨床診療等積累寶貴的檔案資料。

7 結論

總之，要想實現檔案資源的合理利用和開發，就要首先完善好檔案數字化工作，做好檔案數字化就可以合理的開發、共享檔案信息資源，這樣才能更好地為國家服務，達到社會資源共享的目的。另外，在參與檔案數字化的新領域擴展研究和開展過程中發現，現如今不止需要做好檔案數字化的應用和管理，對于紙質檔案的保存也將變成各單位參與檔案檢查評選的工作重點，那么下一步企業在推崇檔案數字化的廣泛應用的同時，也可以給客戶打造合適的智能檔案室建設，這些都將有利于企業開展檔案數字化營銷管理工作。