職業院校專項資金內部控制管理策略探討

全志芳

桂林市衛生學校 廣西 桂林

一、引言

在實際工作中，職業院校的專項資金往往具備資金額度較大、專項資金政策性較強、資金來源渠道復雜多樣、存在跨年度使用等特征。因此，隨著職業院校管理人員對專項資金管理的要求逐步提高，院校財務部門應從具體問題入手，對相關問題進行深入全面的分析，優化專項資金內部控制流程，加大專項資金內部控制的監督力度，通過發揮管理會計的管理作用，逐步完善專項資金內部控制體系的管控流程，從而加大對專用資金的管控力度。

二、職業院校專項資金內部控制的重要性

職業院校組織構架中的財務部門，作為維持職業院校平穩運行的重要組成部分，應對專項資金管理工作多加關注。職業院校管理人員對專項資金實行內部控制，是院校管理工作的具體體現。加強專項資金的內部控制，既包括專項資金的專用，也包括在撥付前期對專項資金進行統一籌劃，確保專項資金合規使用。

加強職業院校專項資金的內部控制，有助于規避職業院校經營風險。隨著職業院校專項資金的資金規模和項目種類不斷增加，職業院校對專項資金采取嚴格的內部控制措施，不僅提高了專項資金的使用效率，也為專項資金的安全性提供了有力保障。

三、職業院校專項資金內部控制概述

1.職業院校專項資金的內涵

職業院校基本的教學活動和日常開支所需要的資金，一般由政府部門提供一部分，剩余的資金由職業院校自行承擔。當職業院校有著特殊的工作任務或者特定的發展需求時，就需要政府部門撥付專項資金來支持院校工作。

隨著教育事業的不斷發展，以及國家對職業院校的重視，目前職業院校中的專項資金包括：地方職業院校改革發展資金，職業院校內涵建設和文明發展專項資金，貧困學生補助資助專項資金，高等人才隊伍建設和發展的轉型資金，職業院校進行科研創新的專項資金等。

2.職業院校專項資金的特點

首先，職業院校的專項資金具有特定用途。因為基本的教學資金和日常開銷是由各級政府部門給予支持的，只有完成特定的發展目標時，才會申請專項資金，所以具有特殊性。

其次，專項資金具有復雜性。專項資金能夠促進職業院校完成發展目標，所以在種類上較為豐富。當職業院校進行多個項目的專項資金申請時，往往會對資金的核算和使用提出更高的要求，不僅需要明確資金的使用用途，還要保障資金的使用有效性，所以專項資金也具有復雜性。

最后，專項資金具有時效性。國家對專項資金申請和使用的要求較為嚴格，職業院校在申請專項資金后，要在規定時間內使用。如果在規定時間內不能夠合理使用專項資金，相關部門便會收回結余部分。這不僅影響了職業院校各種項目的開展，也影響了以后項目的申請。

3.職業院校內部控制的作用

職業院校開展內部控制工作，是為了保障院校內財務活動正常進行，促進資金的安全、規范和有效使用。此外，內部控制也促進了職業院校專項資金的管理工作，有利于院校項目的正常開展。

四、職業院校專項資金內部控制管理問題

1.內部控制流程不規范

職業院校加強專項資金內部控制，對院校長遠發展具有極其重要的作用。職業院校的專項資金主要來源，大致可以分為以下三類：第一類是上級財政部門提供的財政撥款；第二類是社會各界向院校捐贈的資金；第三類是職業院校自行籌集的具有特定使用用途的專項資金。通過對當前職業院校專項資金內部控制流程進行分析，發現職業院校普遍存在內部控制流程規范性不足的問題。

當前，職業院校專項資金的內部控制環境不夠完善，專項資金的管理流程不夠規范。專項資金作為具有固定用途的資金，職業院校管理人員在接收到資金以后，需要對專項資金的使用進行合理規劃，通過預算管理的方式規范內部控制流程，但是專項資金內部控制流程卻與實際使用流程存在較大差異。由于職業院校的專項資金預算管理工作主要由財務部門負責，比較關注收支方面的控制，忽略了對預算管理方面的控制。另外，相關人員的專業素質不高，無法滿足現有的工作需求，導致專項資金內部控制流程的規范性不足。

2.內部控制力度不足

隨著我國教育規劃的逐步完善和落實，職業院校的教育體制改革需要適應社會經濟發展需求。在此背景下，職業院校管理人員應順應教育改革趨勢，逐步提高院校專項資金管理水平，并根據財政部門相關規定，對專項資金的使用效率提出明確要求。因此，通過對當前職業院校專項資金的內部控制流程進行梳理分析，發現職業院校普遍存在專項資金內部控制力度不足的問題。

內部審計部門的權威性不足，導致在實際工作中專項資金的內部控制力度不足。專項資金內部控制流程的可操作性較差，也是導致專項資金內部控制流程的規范性不足的重要原因。職業院校財務部門在執行內部控制流程時，往往對內部控制的認知程度不足，導致職業院校的其他部門也不重視內部控制工作，從而影響專項資金內部控制流程的規范性。

3.內部控制監督力度不夠

職業院校在對專項資金進行統籌管理的過程中，可以發現專項資金具有以下三個特點：其一，專項資金的使用范圍有著明確的規定。其二，專項資金普遍具有較強的政策目標，而且資金種類繁雜。其三，專項資金具有一定的時效性，如果職業院校在規定時間內沒有使用完專項資金，需要將剩余的專項資金退回處理。

因此，職業院校管理層需要針對專項資金管理工作，制定嚴格且有效的內部控制制度與內部控制流程。通過對專項資金采取專款專用、預算管理、風險管控等措施，有效減少職業院校專項資金內部控制管理問題。因此，通過對當前職業院校專項資金的內部控制流程進行梳理分析，發現職業院校普遍存在專項資金內部控制監督力度不足的問題，具體表現在以下兩方面。

一方面，職業院校的內部控制人員對資金執行不太重視，專項資金在日常使用過程中存在較多不規范現象，導致財務部門對專項資金的內部控制監督力度不足。

另一方面，財務部門作為負責專項資金管理工作的主要部門，在專項資金使用過程中，存在監督力度不足的問題。在專項資金使用過程中，無法及時發現存在的問題，進一步影響到專項資金內部控制流程的落實。

4.缺少風險評估

為了保證職業院校充分利用專項資金，有效開展各項業務工作，學校應該提前對項目進行風險評估工作，從而防止專項資金浪費。具體而言，職業院校需要認真梳理專項資金使用的流程環節，從立項到項目執行的全部過程都要進行風險評估工作。在立項過程中，要分析項目是否符合職業院校的發展需求；在項目執行過程中，要分析可能存在的風險點；在項目驗收和績效考評的過程中，要注意全面檢查專項資金的使用合規性和效益，從而提升專項資金的利用率，保障職業院校項目順利開展。

只有做好職業院校專項資金使用的風險評估工作，才能保障資金的有效利用。但是，目前很多職業院校并不重視項目風險評估工作。部分院校較為注重專項資金申請工作，將精力放在了爭取更多資金上，而忽略了專項資金的使用全過程，也沒有對項目的風險點進行全面分析，更不會定期開展風險評估工作，嚴重影響到職業院校專項資金使用的安全性。

五、職業院校專項資金內部控制的優化策略

1.優化內部控制流程

針對職業院校專項資金內部控制工作中存在的各種問題，管理人員需要引起重視，不斷優化專項資金內部控制工作流程，逐步提高職業院校專項資金的內部控制管理水平。

首先，根據專項資金的批復情況，編制科學合理的預算指標，加強專項資金的預算管理工作，為內部控制工作開展奠定基礎。這就要求職業院校根據現階段的管理需求，加強對財務人員的技能培訓工作。

其次，根據編制的預算指標，不斷優化專項資金內部控制流程。內部控制工作的順利推進，需要其他部門協同配合，因此，管理人員需要充分考慮不同部門的規章流程和業務工作，避免發生沖突。

最后，管理人員需要對內部控制執行情況進行追蹤，根據工作過程中暴露出來的問題，采取具有針對性的措施，不斷完善專項資金內部控制流程。

2.提高預算管理水平

高效使用專項資金是當前職業院校管理人員的重點工作內容。在實際工作中，管理人員應分析專項資金內部控制問題，提升專項資金的預算管理水平，從而逐步提高職業院校專項資金內部控制管理水平。職業院校管理人員受各方面因素的影響，在日常工作往往較為關注招生工作、教學工作、師資建設工作等，不太關注專項資金預算管理工作。因此，職業院校管理人員需要對此引起重視，增強內部控制意識，提升預算管理質量，從而為內部控制工作開展提供保障。

首先，完善預算編制工作。職業院校要根據學校工作需求和各部門的業務特點，采用合理的編制方法，做好專項資金的預算編制工作。確保預算方案能夠反映職業院校的工作重點和發展目標。

其次，加強預算執行管理。專項資金預算方案在落實過程中，需要將管理責任分解到各部門和具體人員，并且加強監督和考核，避免預算執行過程中偏離預算目標，導致專項資金使用低效或無效。

3.加大監督力度

隨著信息技術的快速發展，各種信息技術管理手段層出不窮，越來越多的管理領域引入信息技術，并且結合相關管理內容，推進信息化建設，提高管理效率。職業院校也在積極引入各種信息技術，創新管理模式，提升管理成效。

針對職業院校專項資金的內部控制監督力度不足的問題，管理人員需要加大對專項資金內部控制的監督力度。為此，職業院校可以根據實際工作情況，積極應用信息技術，并且與專項資金內部控制工作有機結合。這樣不僅可以促進信息數據的高效匯總和分析處理，還可以對每筆專項資金進行跟蹤管理，從而避免專項資金被挪用等問題，確保專項資金使用不偏離預算目標。

職業院校還要加強內部監督，可以設置獨立的內部審計部門，對專項資金的使用全過程開展審計工作，并且與內部控制措施相結合。另外，專項資金使用還要接受上級主管部門、財政部門、審計部門和社會公眾的監督，通過加強外部監督，提升內部控制工作質量，避免專項資金出現浪費流失等問題。

4.加強風險評估

職業院校加強風險評估工作，可以避免各類風險問題，有利于專項資金的安全使用。既能對專項資金進行高效使用，也能夠促進職業院校各項業務或科研項目順利開展。職業院校的風險評估工作，包括各項業務或科研項目開展前的風險分析工作，以及專項資金使用過程中的風險識別和風險預警工作。

風險評估工作是專項資金內部控制管理的重要環節，職業院校需要引起高度重視。具體來說，職業院校要組織專業人員，對專項資金使用的全過程進行風險評估，通過調查研究、實地考察、流程分析、風險識別等方式，掌握重要風險節點，并且制訂相應的風險管理方案。這樣在出現風險問題的時候，能夠第一時間采取相應措施，避免給院校造成更大的損失。

六、結語

綜上所述，現階段，職業院校在專項資金內部控制管理過程中，還存在一些問題需要解決。對此，管理人員需要增強內部控制意識，優化內部控制流程，提升專項資金的預算管理水平，加大內外部監督力度，強化風險管理，從而有效解決專項資金使用過程中的各種問題，促進職業院校可持續發展。