大數據背景下關于檔案管理的探討

路瑤

摘 要：當今時代是一個信息量爆炸的時代，大數據技術的橫空出世使信息科學往前邁進了一大步作為新興的信息科學技術，大數據技術已經成為世界各國相互競爭的一項前沿技術。能否在數量十分龐大的信息大海里快速、準確地找到對自己有價值的信息是當今計算機科學界十分關鍵的問題。為了順應社會發展，檔案管理工作應該進行改革，改變傳統的管理方法，還要重視對管理理念的改變，在日常的工作中使用先進的信息技術進行檔案的管理，提高管理工作效率以及質量，同時，也有利于降低管理人員的工作壓力，促進檔案管理工作向信息化方向發展。

關鍵詞：大數據;檔案管理;探討

引言

計算機互聯網快速發展為人們帶來了極大的便捷，面對大量增長的數據信息，如何對其進行整合處理，從而使其成為對人們而言更具有價值的信息，是當前所面臨的重點問題。檔案管理作為一項社會性公共服務工作，是現代化建設與發展過程中極為重要的組成部分，不僅與人們的生活和工作密切相關，也關乎著社會的和諧穩定發展。檔案管理主要包括檔案數據的存儲與獲取利用，采集、搜索和儲存等各個環節都是非常關鍵的， 隨著社會不斷地進步與發展，每天都會新增大量的數據資料，也增加了工作人員的工作量。因此，在大數據背景下，針對當前存在的檔案管理問題，要充分利用現代化信息技術手段，從而保障檔案管理工作高效有序進行，最大限度發揮檔案資源的作用和價值。

1大數據時代對檔案管理工作的影響

1.1信息技術的發展改變了檔案形成的方式

自計算機技術廣泛應用以來，人類社會經歷了幾千年的文件材料記錄方式發生了根本性改變，從可直讀的文字、圖形、符號等到肉眼不可識讀的計算機代碼，從傳統載體的紙質、照片、實物等“實體檔案”到信息化載體的“電子文件”，文件的記錄方式和記錄載體發生了顛覆性變化。網絡技術的飛速發展，也促使電子文件從電腦單機走進網絡，文件的形成、審核、簽發、傳輸、辦理可以全部在網絡環境下完成。特別是近幾年，大數據、云計算、移動網絡、區塊鏈等技術的創新發展，使政府部門積極推進網上政務服務，大量的政務活動記錄保存在云端的各類政務信息系統當中，更加方便利用和數據共享。這些活動記錄的形式多樣，早已不是傳統的文件特征，僅以數據的形式存在。可以說，信息技術的飛速發展，已經完全顛覆了傳統檔案的記錄和形成的方式[1]。

1.2檔案管理理念發生變化

計算機技術的普及使得各行各業也發生了巨大變化，越來越重視信息化建設，檔案文件的記錄方式及載體有了巨大的變化，大量的檔案文件資料都逐漸被電子形式所替代，各種格式也越來越多樣化，檔案管理也從以往傳統的紙質載體形式逐漸轉變為電子檔案形式。長期以來的檔案管理理念和方式已經不再適用于當前社會的發展需求。因此，必須要積極轉變傳統檔案管理理念，傳統載體形式，使得信息與載體是不可分離的，兩者也是統一的，因此，大部分情況下，都是對檔案載體的管理。但是電子檔案文件的特質發生了巨大的變化，檔案信息與載體能夠分離，并且信息載體也可以進行轉換，因此，也更加注重檔案信息內容的管理。信息技術和社會生產生活已經融為一體，彼此之間相互作用、相互影響，越來越多的領域及生產活動逐漸應用到網絡計算機技術，從線下逐漸走向線上，現在的人們進行網絡社交，參與各項活動，通過網絡可以完成幾乎所有的日常活動，滿足所有的需求。在大數據背景下，必須要針對當前存在的問題，不斷地調整與優化檔案管理方式，更新管理理念，積極采用先進的信息技術手段，不斷提升檔案管理水平及效率，同時，也能夠更加安全的保存檔案文件數據，最大程度上滿足大眾日益增長的檔案信息利用需求。

2檔案管理工作中存在的問題

2.1檔案管理水平不高

當前檔案管理工作開展過程中，雖然相關部門有逐步完善檔案管理機制，但是大部分依然是傳統檔案或者是相對比較簡單的檔案文件管理，檔案文件的收集、整理及開發等一系列工作也都以傳統形式進行，缺乏大數據背景下的信息化檔案管理體系。尤其是經濟水平相對落后的區域，檔案管理信息化建設程度不高，對于大數據、云計算和區塊鏈等新興技術而產生的政務活動，缺乏統一的檔案管理機制與方法。信息技術的高速發展為人們帶來了極大的便捷，人們可以通過多樣化的渠道獲取數據信息，傳統檔案管理形式也變得落后，檔案信息開發利用效率也不高。其次，各級單位、機關檔案數字化、信息化建設工作有待進一步加強，對于載體形式的轉換及利用方式，仍有待逐步完善，需要更新相關措施及方法，大量工作有待推進[2]。

2.2檔案管理方法有待創新

檔案管理的方法有待更新，面對新的發展，我們必須要采取有效的方式來針對性地進行解決，融入新的發展觀念，解決其中的問題，適應現在的工作需求，滿足人們不斷提升的愿望，在實際的發展中發揮更好的作用，根據現在市場發展的情況來進行相關的調整。

3大數據背景下檔案管理的應對策略

3.1充分利用大數據信息技術，提升檔案管理水平

檔案管理工作也必須要不斷地更新與優化，積極順應時代發展潮流， 做到與時俱進，才能夠保障相關工作的高效有序開展。首先，應當逐步優化傳統管理方式，不斷地開拓與創新，才能夠進一步推進檔案信息化建設與發展，提升檔案管理水平與整體工作質量。全面落實檔案電子化、數字化建設戰略方向，可通過集中優勢力量攻堅推進檔案館數字化建設。尤其是要對民生檔案資料進行收集整理，同時對其加以開放利用，對于民生檔案數據應當優先接收與建檔，并優先提供使用，惠及廣大群眾。檔案管理工作應當符合群眾的需求，是群眾了解國家政策方針的重要窗口，也是群眾與政府之間聯系的樞紐，要維護廣大群眾的合法權益。全面推進檔案信息化與現代化建設，在保障檔案文件信息安全的基礎上，滿足各級單位對于檔案資源的利用需求，最終實現檔案資源實時共享，更好地服務于廣大人民。

3.2建立健全檔案規范體系

要想在信息化時代使用信息技術做好檔案管理工作，健全的檔案規范體系是一切工作的基礎，能夠統一管理工作的各項標準。在傳統的管理工作中有很多缺陷，管理工作質量較低，檔案管理工作的作用沒有得到充分發揮，現如今，檔案管理工作缺少統一標準，信息化技術的覆蓋不徹底，所以，我們必須要有一個健全的管理規范體系，提高檔案管理工作的質量[3]。

3.3開展檔案技術培訓工作

為了提高文書檔案管理工作的有效性，解決文書檔案管理工作的現實問題，要積極組織開展由檔案管理人員為主體的檔案技術培訓升級工作， 在機構內部選拔樂于從事檔案管理工作的技術人才。例如，完善文書檔案人才引進交流機制，強調引進具有信息技術背景的檔案管理人員。積極開展文秘人員的檔案技術培訓工作，要求掌握檔案數字化操作方法，強調提高非專業檔案管理人員的檔案技術工作能力。

結語：現代化檔案管理工作必須要加強信息化與數字化建設，這也是當前檔案管理工作的核心重點。相關從業人員必須要逐漸打破傳統思維的枷鎖，做到與時俱進，不斷地創新開拓，從而不斷提升檔案管理整體水平，更好地適應現代化社會的發展，在最大程度上發揮檔案信息資源的作用和價值，從而更好地服務于社會經濟發展，服務于廣大群眾。

參考文獻：

[1]李媛. 信息時代綜合檔案室數字化管理問題及對策[J]. 辦公室業務， 2021，（06）：111-112.

[2]鮑倩.城建檔案管理數字化建設的途徑探討[J].辦公室業務，2021，（06）：135- 136.

[3]蘭楠楠. 文書檔案數字化管理現狀及策略分析[J]. 技術與市場，2021， 28（03）：165-166.