大數據時代高職院校檔案信息安全管理探索

夏楠，張麗林

(九江職業技術學院，江西九江 332007)

時代不斷發展，大數據已悄然滲透到每個人的生活中。每個人的數據作為基點既獨立存在著又彼此相互關聯著。大數據時代通過全面的數據挖掘和管理，能提高數據的實際使用價值。通過引育并強化新功能，持續增強對數據監督和管理，提高海量信息數據使用效果，來奠定檔案信息安全管理基礎。以量化分析的方式對各個領域海量數據資源進行分析，對高職院校加強數據治理和提升整體信息服務能力有著指導價值和現實意義。大數據技術的發展對高職院校檔案信息安全建設提出新要求，使其在“雙高計劃”中發揮不可忽視的作用。因此，大數據技術為高職院校檔案信息安全管理工作提供了動力和方向。

一、高職院校檔案信息數字化管理趨勢

大數據時代的來臨，對高職院校檔案信息安全管理工作具有重要意義。檔案管理應遵循已有規律制定出應用價值高的檔案安全管理方法〔1〕。將檔案安全管理工作數字化、智能化，不僅能夠幫助檔案管理工作人員節省人力、物力，還能夠有效地提高檔案管理效率和檔案利用率。深挖檔案資源價值，有利于檔案在高職院校日常工作過程中發揮出更高的利用價值。總體來看，高職院校傳統的檔案管理工作不僅檔案材料更新頻繁、歸檔工作體量大，而且檔案歸檔規范性強、要求高。因此，將現有庫存檔案電子化，才能幫助檔案工作人員在檔案信息化管理工作中不斷改進工作手段，利用信息化技術推進檔案信息化安全管理工作，培養自身檔案信息化素養。

隨著大數據技術的廣泛普及，不難發現，大數據技術的運用使一成不變的檔案安全管理工作變得豐富起來，但大數據技術也增加了檔案管理的安全風險。因此，應當及時有效地研判并管控大數據技術產生的安全風險，合理規避檔案安全管理風險點，構筑檔案數據安全防線，搭建檔案數據傳遞的保護網。

二、高職院校檔案信息安全管理的現狀問題

高職院校檔案信息安全管理工作起步較晚，基礎較薄弱，一直以來未受到足夠重視。為貫徹落實《國家職業教育改革實施方案》，高職院校近年來實施擴招政策，擴招人數迅速增長。對于越來越多的學生檔案信息及人事檔案等材料，高職院校若不及時強化檔案信息化安全管理水平，會面臨檔案信息泄露或者數據缺失、信息失真等風險。大數據技術的發展對高職院校檔案信息安全建設提出了新要求，高職院校要將檔案信息安全管理工作落到實處，正確地審視大數據時代檔案信息安全面臨的各項挑戰，充分發揮檔案資源價值，推動學校的穩步發展。

(一)檔案管理人員信息安全意識不強

眾所周知，目前高職院校檔案安全管理工作延續著傳統的工作模式，大部分檔案工作人員的安全管理理念仍然停留在檔案管理的傳統階段，對大數據時代檔案信息化管理工作并不熟悉，不擅長使用信息化技術手段。與紙質版檔案相比，檔案信息化是將計算機作為電子媒介實現檔案從紙質化跨越到數字化。數據儲存模式減少了紙質資料存儲所需物質空間，也對檔案信息化安全管理工作提出新的要求。盡管計算機技術的發展日新月異，但是網絡虛擬環境具有未知性、不確定性和復雜性，容易遭受外界攻擊，致使保存的數據信息存在泄露、修改、損壞的可能性，使得檔案信息安全管理體系具有暴露的風險。然而，目前高職院校檔案管理人員的安全管理意識并未及時更新，信息安全意識依然比較薄弱，無法對大數據時代檔案信息安全隱患做出清晰的風險預判。

(二)檔案數據安全管理配套制度不夠健全

只有通過規范的制度對每一個檔案安全管理工作環節進行指導，才能夠促進檔案信息安全管理的高效、有序化推進〔2〕。然而當前高職院校并未根據大數據的特點，對檔案管理工作新思想、新技術、新架構制定系統完善的規章制度。有些規章制度只適用于傳統紙質檔案管理模式，流于形式，缺乏科學化、信息化的安全管理監督體系。正是這些因素導致高職院校很多時候在檔案信息安全管理工作上沒有實現真正的嚴格規范，在上下級檔案管理工作的安排與銜接或是同級之間檔案工作的開展缺乏有效的監督約束，檔案管理人員需要承擔的責任壓力較小。但是檔案信息安全管理制度在實際操作中是環環相扣的，每一位參與檔案信息安全管理的工作人員是檔案管理過程中不可或缺的一部分。一旦有人出現業務差錯或發生信息泄露，將會給高職院校檔案信息安全管理帶來未知的威脅，對整個高職院校信息安全造成嚴重的影響。

(三)檔案管理人員信息化技術能力不強

高職院校在“雙高”建設整體推進過程中，把信息化基礎建設作為“十四五”重點工作的一部分。大數據技術的蓬勃發展與高職院校檔案管理水平要求之間仍然存在著不小的差距。大數據時代檔案材料正在從紙質形式逐步通過數字化手段轉變為電子信息儲存形式。目前高職院校檔案管理信息化工作仍然停留在比較落后的階段，硬件設施陳舊，工作人員信息化素養不高，不擅于熟練地通過信息化手段將紙質檔案完整轉變為電子形式的數據檔案。此外，高職院校尚未形成定期投入專項資金到檔案信息安全管理的機制，無法及時更新檔案安全管理技術和方法。傳統檔案管理理念與大數據時代檔案管理理念形成鮮明的對比，凸顯出兩者之間的主要矛盾，映射出高職院校檔案管理信息化建設步伐滯緩。檔案管理人員信息化技術能力不強，削弱了檔案資源的共享性和便捷性。

(四)檔案信息安全監管體系不夠完善

大數據技術為高職院校檔案管理工作提供了創新模式和先進理念，給信息化檔案管理工作注入新的活力。然而，以檔案數據平臺為依托的數據庫具有開放性，導致檔案數據存儲安全性受到嚴重威脅，保密數據存在著泄露風險。紙質檔案材料轉化為數字形式，需要以軟件和硬件為載體實現資源共享。在存儲設備與傳輸設備使用過程中應進行嚴格把控，牢固樹立較強的安全意識，加強對檔案信息系統防火墻的設計和應用，有計劃地對數據技術、漏洞、病毒、惡意攻擊等方面進行及時監測。目前，高職院校檔案安全管理工作仍然較多停留在以紙質文件建檔與存檔管理模式，并未以大數據為依托緊跟時代趨勢，檔案安全監管體系成為薄弱環節。

三、高職院校檔案安全管理的具體策略

為了克服高職院校檔案信息安全管理面臨的種種難題，需要采取優化策略以改善檔案管理的成效。

(一)提升檔案安全管理意識

大數據技術對高職院校檔案安全管理工作提出了更高的要求。高職院校應當在技術和思想層面更加重視檔案信息安全管理工作，借助大數據的技術優勢提高檔案信息管理工作效率。由于我國網絡技術起步較晚，網絡信息安全防范技術不成熟，這給檔案數據安全性帶來重大考驗。面對這種考驗，不僅需要嚴格控制各類人員對移動存儲設備與檔案網絡系統的接觸，還需要對閱檔環節采取嚴肅規范的流程，筑牢檔案安全管理工作人員思想防線，真正做到內外環節防范措施落到實處，提高檔案安全管理工作的實效性，推動大數據技術檔案安全管理工作的效果最大化。

(二)加強檔案法治教育和安全監督法規建設

新修訂的《中華人民共和國檔案法》于2021年1月1日起正式實施。相比現行檔案法律法規，新修訂的檔案法增設“檔案信息化建設”和“監督檢查”兩章。因此，檔案數據信息安全監督也成為當前備受關注的問題之一。為保障檔案數據安全得到合法有效的監督管理，檔案主管部門應加強研究，廣泛征求意見，結合實際，促進科技成果在檔案資源利用和共享等方面得到有效的轉化和應用，創新服務形式，增強服務過程中檔案的利用效果。高職院校的檔案主管部門，應當常態化完善檔案監督檢查長效機制，健全檔案信息安全管理制度，提供權責清單，厘清檔案信息安全管理“責任田”，為檔案數據安全風險隱患戴上“緊箍咒”，堅決嚴懲違法行為，做好檔案數字資源的收集和整理，推動檔案信息化資源在各領域的應用。

(三)創新培養檔案管理人員專業能力

正確的職業觀念是成為檔案管理工作人員的首要條件，信息技術是檔案管理人員應當掌握的一項重點技能。檔案管理人員應將檔案管理和信息技術相結合，更新檔案管理模式，提升管理技術和能力，對比不同檔案管理工作變化，提升信息素養和管理工作效率〔3〕。檔案管理理論知識作為提高檔案管理實際應用技能的理論基礎，檔案管理人員不僅要學習鞏固檔案專業知識，也要從管理工作實際出發，并以此為依據轉變檔案管理工作方式，更新檔案管理工作模式，不斷深入挖掘檔案利用價值，總結和提煉有效的新型檔案管理工作規則。隨著檔案管理工作的不斷優化，高職院校檔案管理部門應當積極搭建自身的檔案管理信息化平臺，利用各類資源對檔案管理人員進行檔案管理理論知識模擬培訓、網絡技術操作培訓、檔案存儲和信息檢索培訓，實現自主學習方式的創新和優化。

(四)完善檔案安全監管與共享平臺

當前，檔案數據的多重價值在社會發展、工作生活等方面日益凸顯。因此，在保障檔案數據安全的前提下，合理共享檔案數據顯得尤其重要。檔案數據安全監管與共享平臺的建設既能夠滿足高職院校對于檔案數據利用的需求，又能夠有效確保檔案數據安全。檔案安全監管與共享平臺主要包括三項功能：一是檔案數據入庫質檢；二是檔案數據監測與核查；三是檔案資源共享與利用。

第一，檔案數據入庫質檢。在歸檔數據入庫之前，平臺可以通過檢測新錄入歸檔數據的質量來確認歸檔數據準確性和完整性。同時，合格的歸檔數據可以進行無損打包和加密，以便于后續檔案傳輸和監測。確認入庫檔案數據可采用哈希算法生成消息摘要。當具有唯一性的消息摘要通過匹配數據匯總，可以有效驗證檔案數據入庫后是否出現增減及篡改情況。

第二，檔案數據的監測與核查。檔案數據安全監管平臺應實現“實時監測+定期核查”來保障檔案數據的存儲安全性。實時監測是利用大數據技術對檔案材料入庫、出庫、查詢、閱檔等流程實現留痕記錄，保證全天候監測檔案數據的使用過程，確認檔案數據未被泄露、篡改或刪除。定期核查是通過周期性地對檔案數據進行科學校驗，對匹配的檔案數據跟蹤校驗其質量和數量，同步保證檔案管理工作在安全穩定的環境下運轉。

第三，檔案資源利用共享。檔案數據安全監管共享平臺通過設置檔案數據的級別，對可公開使用檔案數據信息實現共用共享。同時，平臺對不同層級的用戶進行權限設置，通過用戶身份驗證的形式對用戶訪問進行分級管理控制，既保證檔案信息的保密性，又將檔案管理的高質量真正轉化為檔案利用的高效率，實現檔案數據價值的最大化。

大數據時代背景下，信息技術催生出一大批新型智能化和數字化管理方法。在這樣的時代背景下，眾多企業運用信息化手段創新推動檔案管理工作的開發利用。但是在開發過程中，如何利用現代化技術和系統平臺對檔案工作進行合理的區分和管理，成為當前應該認真思考的重要課題。作為檔案管理人員，面對大數據時代各項新技術和軟件的運用，為保持檔案工作的與時俱進和優化調整，應保持一顆學習之心。檔案管理工作人員應從大數據觀念出發，增強檔案信息安全管理意識，提升技術能力和信息素養。將傳統型檔案管理方法轉變為新型技術檔案管理方法，這對高職院校檔案管理工作的改革和優化具有非常重要的意義，是推動高職院校檔案信息開發利用及服務能力整體提升的關鍵。檔案管理人員應創新思維，深入挖掘檔案潛在生產力，利用信息技術掃描存儲檔案數據，實現資源共享，提升檔案管理工作效率，實現高職院校檔案安全管理工作的規范化、科學化、現代化，滿足師生對檔案管理服務的需求。