財務視角下企業采購管理存在的問題及改進措施

方阿燕

廈門滕王閣物業管理有限公司 福建 廈門

一、引言

采購是企業生產經營的核心環節，現代化企業管理離不開有效的采購管理，企業采購管理的效率對企業的生產經營效率有著直接的影響。目前，隨著全球化經濟的加深和信息化技術的發展，我國市場競爭更加激烈，企業面臨著國際、國內的雙重競爭壓力，同時，全球市場的溝通使得消費者的選擇范圍拓寬，要求變高，企業要提供更高質量的產品和服務才能滿足消費者的需求，贏得市場發展的機會，這就要求企業應對市場做出反應的速度更快，作為企業生產經營起點的“采購”作用就更加凸顯。

二、采購管理對企業發展的作用和意義

1.提升市場競爭力的重要舉措

隨著信息化技術的不斷發展，產品更新迭代的速度加快，產品的壽命周期進一步縮短，市場的需求更加多元，只有不斷提升采購管理的效率，才能提高企業產品的更新速度，縮短產品更新周期，適應消費者的需求。現階段，市場發展更加多維，消費者的需求也更加多元化，要求企業不斷提高自己的產品研發能力和對產品的服務能力，在短時間內適應市場和消費者的需求，這對企業提出了更高的要求和挑戰，通過加強采購管理效率的提升，能夠幫助企業縮短產品更新換代的周期，贏得搶占市場先機的機會。

2.降低企業成本的必要環節

加強采購管理，要從采購管理思想入手。社會經濟高度發展的今天，消費者的需求呈現多樣化，選擇的機會很多，所以采購要堅持“以客戶為中心”，從采購環節就需要盡可能緊貼消費者偏好。消費者是企業生產經營聯系最為緊密的利益相關者，消費者需求的多樣化要求企業要增加市場調查，能夠緊跟市場需求變動趨勢，及時了解和掌握消費者的需要和偏好。因此，企業只要緊緊圍繞消費者的需求，貼近消費者，從消費者需求出發設定企業的產品，才能在激烈的市場競爭中生存并獲得發展。要想充分把握消費者的偏好，必然需要企業在市場調研等環節進行大量的投入，從而倒逼企業提升成本管理效率，這就要求企業在采購環節壓縮支出，更好地為企業的生產經營環節提供支撐和服務。

3.應對市場環境變化的核心要素

當前，市場消費主體對于產品、需求的多樣化愈加豐富，過去的單一、標準化產品已經無法滿足消費者的需要，越來越多的消費者提出更加個性化、定制化的要求，這對企業而言，過去的大批量車間生產方式已經不符合當前市場發展趨勢，生產亟須轉型，向定制化、柔性化發展，市場生產經營環境發生了巨大的改變。隨著企業生產供應鏈條的發展改變，傳統生產模式已經無法應對，企業必須不斷提升自我核心競爭力，以一體化的思想對供應鏈進行整合。由于市場環境的變動，現代企業無法在復雜的市場競爭中以單一的角色進行應對，單個企業競爭已經轉變為了整個供應鏈之間的競爭，而采購作為企業供應鏈上最為核心的環節，如何實現提質增效，成為企業應對市場環境變化的現實問題。

三、采購管理效率影響因素的分析

從價值鏈上看，采購管理會影響企業生產經營材料、勞務的直接成本，是顯性的成本。另外，采購管理還影響著產品質量和產品實效，這兩項是隱性成本。可以說，采購管理做得好壞，對企業的利潤有著重要的影響。

1.成本因素

企業的生產經營成本與銷售價格是關系企業經營利潤、市場競爭力的直接因素，只有不斷加強成本管理、增加產品銷售量，才能提升企業的利潤，促進企業的健康良性發展。采購作業是企業生產經營的重要環節之一，也是成本管理的重要組成部分，只有在采購環節不斷降低成本，才能為產品銷售增值提供更大的利潤。一般而言，采購成本主要包括兩個部分，一是直接成本，指企業在采購原材料、采購固定資產等方面所花費的具體價格，這部分構成了采購的主要成本。想要降低這部分成本，要形成自己的競爭優勢，提升自己的議價能力，并且要建立供應管理庫，不斷優化采購渠道。二是間接成本，是指企業在采購過程中產生的其他成本，例如采購過程中產生的運輸費用、庫存費用、檢驗費用，以及包裝費用，等等，這些間接成本需要企業在提高內部運行效率的基礎上來減少支出。

2.產品質量因素

產品的質量優劣是企業生產線的生命所在，同樣，對于企業采購管理來說，采購的產品質量對于企業有著極為重要的影響，也關系到企業自身的風險管理。企業只有加強采購產品的質量管理，建立嚴格有效的質量管理體系，才能降低企業在產品采購環節的成本費用，并且將質量管理和風險管理的概念延伸至供應商環節，將質量管理端口前移。通常情況，建立供應商審計制度、供應商質量準入制度和標準，可以預防因為原材料的不合格而造成的本企業的產品質量低下。

3.產品實效因素

原材料、物品的采購能夠及時、穩定是關系企業正常生產經營的關鍵，只有保證采購物品能夠按質、按量地及時供應，企業才能在規定的時間內完成產品的生產，滿足消費者的需求，同時也能幫助企業減少不必要的倉儲成本，大大節約了倉儲費用。產品供應的時效性要求企業必須保持與供應商建立良好、持續的合作關系，保證供應鏈條的順暢、有效，在企業及時調整市場戰略、應對市場變化時能夠擁有較為穩固的原材料來源，為企業的經營效率提升作出貢獻。

四、企業采購管理存在的問題分析

1.采購管理體系尚不健全

一是缺乏完善的采購管理制度。企業的采購管理體系不健全，沒有將采購管理放在戰略管理的高度，對于采購內容沒有指定有效的管理措施和制度，企業沒有明確的采購管理條例，對于不同的原材料、物料基本上都采用同樣的采購方式，導致效率和成本上均存在較大差異，無法實現精細化的采購管理。

二是缺乏專業的采購管理人員。企業在采購管理上制度缺失、人員混亂，沒有安排專業的采購人員負責采購事項，采購管理沒有落實責任崗位和人員，出現采購經辦人員記錄不詳盡的問題，甚至在采購物品出現問題時無法核查到具體負責人員，人員管理混亂，很多采購管理人員甚至是負責企業內勤的人員，不具備正規的聘用手續和流程。

三是缺乏采購監督機制。企業沒有建立嚴格的采購監督機制，企業的采購管理活動沒有形成制度限制和約束，相關人員缺乏工作積極性，嚴重者存在道德問題，導致采購成本大大提升。

2.采購人員總體素質較低

采購管理涉及利益方方面面，專業性強，影響面廣，涉及企業各個部門之間的協調，以及成本管理、市場調研等多個專業的內容，必須要求采購管理人員具備相應的專業素質，掌握相關的采購方法和技巧。現階段，從調查了解的結果來看，企業的采購管理人員的綜合素質還有待進一步提升。過去，很多企業管理模式較為老化，沿用家族型企業的經營模式，出于對采購的重視，采購管理人員多任用家族內部成員，但是這些人員的專業素質和學歷都無法滿足市場變革的需要，不具備相應的學習經歷，也不具備學習新型管理模式的能力，在市場急劇變化的情況下，仍然沿用傳統的采購管理模式，難以產生戰略性調整，導致采購管理的效率低下，企業的生產成本難以下調，在市場競爭中處于劣勢。

3.績效評估制度不完備

通常情況，組織對采購管理的績效評估有兩個維度：效果和質量。通過效果和質量考核、評價來確定企業的采購活動目標是否達到，并找出實際操作結果與預期方案之間的差距，分析產生差距的具體原因，才能更好地為今后的采購管理工作提供參考思路。但是，從企業的采購管理活動來看，很多企業并未針對采購管理實施績效評估，或是采購管理評估制度本身設計存在缺陷，對采購人員工作態度、工作能力等因素都無法從考核環節中體現出來，無法借助考核績效評估幫助企業戰略目標落地。另外，雖然制定了采購績效評估制度，但是運作方面不通暢，讓考核流于形式，沒有能發揮出真的考核效果。

4.采購流程效率低下或流程缺位

采購管理是一項跨部門的協調工作，需要設計良好的流程來落實，并設置職務分離體系，讓多部門多崗位互相配合又互相制約，達到防范錯弊的發生也不影響組織的運營效率。采購管理過于復雜，會影響采購工作的效率，過于簡單，又會發生錯弊，這需要企業結合實際情況進行設計。通常，完整的采購流程需要企業生產部門、財務部門、倉儲部門、品質檢驗部門等多個部門之間的協調配合。但是，企業沒有建立完善的采購管理組織框架，沒有部門專職負責有關采購管理的事務，并且經常受到其他管理人員的干預，大大影響了采購部門的效率，同時也導致采購管理部門和其他部門之間的溝通不通暢，無法實現采購信息的共享，采購工作存在較大的不確定性。另外，采購管理未建立有效的信息化平臺，關于采購的信息傳遞速度慢、審批流程久，進一步影響采購的效率，從而影響企業的正常生產。

5.供應商管理不完善

一是企業的議價能力較弱。在采購過程中，企業存在過于追求供應商管理規模的問題，過度尋求與大規模供應商的合作，但是自身可能采購的規模難以提升，導致在與供應商議價過程中不占優勢，反而增加了采購的成本，不利于產品的利潤提升。

二是供應商結構不合理。企業由于在供應商選擇方面存在過度追求大規模供應商的問題，排除了一些小型供應商，尤其是一些本地及周邊的中小型供應商，這一方面在物資采購上提高了成本費用，另外一方面難以保障物資的及時性，不利于生產經營活動的持續性。

三是缺乏對供應商的評價激勵機制。企業在與大規模的供應商尋求合作時，往往處于議價的弱勢地位，企業自身也沒有對供應商建立評價考核機制，對于供應商只有其基本信息，無法建立激勵機制。

四是供應合同管理不完善。合同是經濟業務重要的法律憑證，可以防范在交易中的違約風險，企業應當給予足夠的重視。由于我國特殊的人文環境因素，企業在與供應商簽訂合同時，往往不是很認真對待，認為真實合作靠的是朋友、講信用等，認為不會產生糾紛。在合同管理中不重視，一當不產生糾紛，就會產生損失，加大了采購成本。

五、企業優化采購管理的具體措施

1.完善采購管理體系建設

一是要將采購權限關進制度的籠子里。采購活動需要由人來完成，如果不對人的權限進行用制度管理，每個人的想法等等都會不一樣，就會形成種種的不同行為。對企業的采購活動形成限制和約束，同時為管理人員操作提供具體的執行標準，也可以為采購管理人員開展采購活動、與各個業務部門開展溝通提供有效的權威依據。二是要實行供應商檔案和準入制度。有效的采購管理必須從供應商的準入開始管理，企業要加強對供應商的準入管理，為目前的供應商庫建立起詳細的檔案信息和考核標準，定期根據合作和考核的情況對供應商庫信息進行維護和更新，實現末位淘汰更新管理，保障供應商的高質量和合作的持續性。三是建立價格標準和獎懲機制。企業的成本控制，采購是關鍵環節，企業要對物資的采購價格進行嚴格的監控，要求采購人員必須嚴格按照標準價格開展采購活動，加強市場價格的對比考察，并根據采購情況建立相應的獎懲機制，提高采購管理的積極性和主動性。

2.優化采購流程的管理

企業首先要對采購流程進行梳理，明確采購所需的環節，包括采購訂單編制、采購訂單出具、采購訂單跟蹤、訂單存檔管理等。每一個環節必須安排專門的崗位和人員負責，不兼容的崗位不能相互兼職、相互影響，保證每個環節的專業性和獨立性。采購訂單的編制需要在收集各個業務部門生產需求的基礎上制訂訂單草案，在草案提交審批后形成更加詳細、完備的采購訂單，并編制采購計劃。采購訂單出具又包括了發出、確認和編制記錄等三個環節，企業在發出采購訂單時要充分考慮供應商的業界剩余、產品質量、產品價格和市場競爭力等多個因素，同時要建立與供應商之間的協調溝通機制，及時就產品的質量、接收等問題做好溝通、確認。采購訂單跟蹤必須貫穿采購管理的全過程，包括訂單執行前、訂單執行過程以及合同執行后。訂單的存檔管理是為了方便企業的使用和查詢，也是為供應商的信息庫提供有效的歷史信息。

3.實施采購管理績效評價工作

企業要結合市場運行和自身管理情況，建立健全采購績效考核方案。企業的采購計劃必須與績效考核相結合，實現權責相統一，才能保證采購管理方案的有效落地和執行。科學的采購績效評價應當建立在適時、適質、適量的指標基礎之上，可以從時間、品質、數量、價格、效率這幾個維度建立考核指標。另外，還要通過正向的業績導向，配備相應的獎懲機制來提升考核激勵效果。最后，企業在建立考核指標時應當充分考慮自身所處的市場環境和發展階段，考核指標應當兼顧數量和質量，堅持成本效益原則，強化財務監控，將考核評價貫穿于采購活動的全過程，通過評價得出對成本控制的反向拉動作用。

4.統籌協調供應商管理

一是加強與供應商的價格談判能力。在與大規模供應商進行合作時，企業可能無法從采購規模上贏得議價優勢，因此企業應當在價格談判之前加強采購項目的溝通交流，針對采購談判情況加強對成本的全面測算，設置科學的采購價格上限，掌握談判基礎和主動性。二是進一步優化供應商結構。要轉變供應商合作思維，積極加強與本地、周邊中小型供應商的合作關系，完善自身供應商結構。在供應商選擇時，要做好市場調查工作，對供應商的信譽進行充分、準確的評估，形成全面的評價結果后再建立長期的合作關系。三是加強與供應商的合同管理。企業應當加強對合同簽訂履行的重視管理，堅持“早收晚付”的管理理念，要明確合同糾紛的處理細節，盡量保護自己的正當權益。

六、結語

面臨著更加激烈的市場競爭，企業只有強化自身內部管理，提高內部管理效率，降低運營成本，才能更好地應對市場的變化，提高自身競爭力。在企業發展過程中，采購發揮越來越重要的作用，企業必須加強采購管理，不斷尋求采購管理的優化辦法和措施，········才能實現可持續性發展。