基于SAP系統環境的企業內部控制研究

李小芬

（中能電氣股份有限公司，福建 福州 350000）

SAP系統和內部控制相結合的局面，兩者“你中有我，我中有你”，容易讓人產生錯覺，完善的SAP系統等于完善的內部控制體系，這種錯覺使得很多企業在建立SAP系統后，忽略內部控制體系建設，對其中SAP系統無法發揮作用的環節缺乏關注，這導致企業內控風險缺乏全面管控。如風險評估體系不完整、內控細則沒有落到實處等。建立完善的內控制度，是企業發展階段需要解決的焦點問題。管理人員需要結合經營領域、公司規模、實際戰略發展情況，創新挖掘SAP系統利用方式，減少內部成本消耗，提升綜合競爭力、資產能力?；诖耍侠砝肧AP系統，有助于提升管理效能，并完善SAP財務模塊功能的開發，并對內部控制管理模式進行優化調整，實現企業健康穩定長效發展目標。

一、企業內部控制及其相關要素

從開展內控活動、風險識別及管控角度入手，可大幅度提升企業信息傳遞效率，打造更為高效的信息共享渠道，從而推動內控監督機制進一步優化。內控管理開展過程中，良好的內控環境是關鍵，只有形成完善、靈活的內控管理監督環境，才能提升綜合管理水平與效率。另外，企業面臨許多風險，風險管理便是針對企業存在的風險問題而開展的管理活動，而促進內部管理活動深化落實，對加強風險管理有積極作用。這些活動除了落實內控制度以外，還需要盡快出臺配套的內控管理方案[3]。信息溝通就是領導人員、各個部門進行信息交流，相關部門接受領導層頒布的內控指令，領導人員也能接受更多的信息，了解內控工作開展情況、運營發展情況等，部門能通過這一過程進行協調處理。在接受更多信息的基礎上，及時地反饋相關信息，編制合理調整方案，確保經營活動與內控活動的合理性。若存在問題，則能根據信息反饋結果，調整企業發展方向。

二、SAP環境下的企業內部控制目標

（一）助推企業經濟效益

結合企業當前的運營管理體系，出具完善的財務報告，做好各項內容的分析工作，確保經營活動的真實性以及完整性。還需要提出軟件、硬件配合的策略，助推企業形成良好的戰略發展局勢，創造較高的經濟效益與社會效益。

（二）保證數據處理的準確性和高效性

SAP系統運作過程就是對內部業務流程進行優化處理再造的過程，因此想要保證數據處理效果和質量，加強SAP系統與組織結構設計融合，平衡規范化數據輸入的環節，確保權責分配到位。此外，還需要提升傳統數據處理能力，做好全面優化審查的工作，真正盡早彌補存在的缺失。在強化預算管控力度的同時，深化內部監督責任體系。

（三）增強系統的時效性和可操作性

企業需要通過對系統開發環節進行管理與持續改造，有效地提升系統的時效性、可操作性，傳遞關鍵的信息與數據，使得管理人員可以開展公平的評價工作。在計算機系統輸入、輸出環節，提出有效的管控方案[4]。如在SAP總賬管理系統中，設置明確條款，實現數據庫統一目標，并為后續數據審查提供相應的參考。

三、基于SAP系統的企業內部控制

（一）SAP系統下總賬管理的內部控制

1．設置權限

企業應建立健全SAP系統權限管理制度，基于企業人員崗位設置情況、組織結構及權責劃分等信息，設置各員工的系統操作權限及信息查詢范圍。

2．防止虛假賬表的內部控制

內部憑證審核完成后，在缺乏充足理由情況下，其中的任何一項信息數據，任何人都不能隨意進行修改。在審核過程中，會計人員是主力，其需要充分結合會計制度及法律法規體系，科學規范對憑證進行審核。審核之后，所有經手的審核人員需要簽字蓋章，這可為后續追責提供有效依據，無形中約束相關人員貫徹責任意識，可最大限度保證虛假報賬問題出現。

3．保證數據準確，開展會計報表內控管理工作

要想保證會計報表數據輸出沒有偏差，就需要對財務初始數據進行審核。相關會計管理人員需要對會計報表的輸出情況進行觀察，還需要做好準確性分析工作、數據登記工作[5]。為其他部門輸送財務報表，要確保會計信息處理與控制到位。對于會計檔案輸出來說，則需要遵循檔案管理制度，做好保存工作。

（二）基于SAP環境的采購及付款的內控管理

1．供應商選擇的內部控制

企業應當對供應商的選擇建立嚴格的內控審批制度，應在SAP系統建立供應商檔案庫，檔案包括供應商名片、供應商調查表、供應商審批表、供應商資信檔案、供應商所提供的合同證明、價格表等相關資料，每批材料供貨結束，采購人員需要結合質量檢驗的標準，檢查原材料質量，評估合作伙伴的退貨條件、供應水平，將供應商的實績轉記“供應商資信檔案”，作為供應商業績的資料。從而合理保證企業選擇正確供應商，避免供應商選擇不當，導致采購物資質次價高，出現舞弊或遭受欺詐。

2．采購流程的內部控制

公司應對采購流程存在的風險進行分析，根據內部控制的原則和制度，針對性地建立采購流程的內部控制點，從而設計好SAP系統的請購流程和采購流程。設置相應的專業審批人員，確保采購計劃合理，市場變化趨勢預測準確，確保價格合理，促進成本管控工作順利開展，避免造成庫存短缺或積壓，導致企業生產停滯或資源浪費。

3．付款環節的內部控制

付款環節審核不嚴格，可能導致采購物資、資金損失或信用受損，因此付款是內部控制中需要加強管理的環節。企業需要根據采購業務類型和付款金額審批權限，設定好SAP系統的預付款、進度款審批流程，審批節點人員需對采購業務的原始憑證進行審核，復核單據和憑證是否齊全，內容是否真實、審批流程是否完整，根據核對后的發票、驗收單或驗收報告、入庫單、合同等相關憑證填寫審批意見。對于已付款的采購項目，要確保系統錄入及時性，避免重復付款現象出現，對企業造成經濟損失。

（三）SAP環境下庫存管理的內部控制

1．入庫環節內部控制

物資入庫之前，需要對材料質量檢驗情況及結果進行核查，結合檢驗報告、訂單等與實物進行對比，從而全方位保障質量，只有質量及數量一一對應，才能正式入庫。

2．庫存定期盤點

企業需要定期做好物資盤點工作，對所有資源的質量情況、缺損情況進行整理綜合。在庫存盤點工作進行時，企業相關部門應堅持賬實相符原則，以細心、耐心態度整理庫存數據，這是避免企業出現庫存積壓或者短缺問題的有效策略。

3．出庫環節內部控制

為有效規避員工“中飽私囊”，利用自身權限挪用物資，加強對定期盤點工作的監督管控力度極為重要。除此之外，加強對庫存貨品與物質出庫情況進行監督深刻也可發揮作用。規范物資出庫流程，構建完整、系統化的物資出庫規范體系，可大幅度提升管控質量。出庫時利用SAP系統，構建必填的出庫信息表，這是保證賬實相符的有效手段。

（四）SAP環境下銷售與收款的內部控制

1．銷售訂單的內部控制

銷售的第一道工序是接受客戶訂單，需要從源頭做好內控工作，相應審批節點人員應根據公司銷售政策進行訂單審核，審核客戶信用、銷售價格、折扣權限、結算方式、回款周期、訂單利潤、訂單合法性、庫存是否滿足訂單需求等，流程審批結束后，錄入到SAP系統中生成銷售訂單。

2．銷售合同的內部控制

在訂單生效以后，根據合同會簽流程審批，針對部分影響重大或者涉及法律知識復雜的合同文本重點關注，組織多部門對其開展多次審核，同時在審核過程中要求各部門充分履行職責，責任意識貫徹始終。另外利用SAP系統生成銷售合同時，需要對合同進行仔細審核，且在甲乙雙方簽署合同時，需要按照要求規定加蓋相關印章，且由具有代表性的人員負責合同簽訂工作。如果是授權簽署合同，需要按照規定簽署書面委托書，并嚴格落實相關印章使用及管理制度，合同簽署完成后，必須再次查驗其印章加蓋情況及簽署規范性情況，這是加強內部控制的有效策略。

3．賬款回收的內部控制

為了盡量避免壞賬風險問題的發生，企業應加強信用管理，加大催收力度，利用SAP對客戶設定最高賒銷額和最長賒銷期限，對賒銷訂單設置日期提示功能，動態化編報賬齡分析表，對超過賬齡的應收賬款及時反饋信息，重點管理。對于應收賬款的管理要明確經濟責任，明確劃分責任范圍和責任監督部門，指定監督人員對應收賬款內控制度執行情況進行監督檢查評價，監督人員應不隸屬于業務流程中的任何部門，且不隸屬分管業務的領導，防止責任管理流于形式。

（五）關于SAP系統主要內控風險的管理對策

1．科學規避風險隱患

在企業發展過程中，運營風險是難以避免的風險，SAP系統在長期運行過程中，加強對運營風險的管控有重要作用，應當從以下方面入手，加強風險防控。第一是對系統查缺補漏，重點分析哪些方面存在漏洞，所建設的SAP系統規劃不完善，內部細節存在不合理地方。尤其是可能導致系統難以充分發揮功能或者部分功能存在故障的部分，并及時加以處理。第二是系統運行維護及安全措施方面，如果系統的維護和安全保障體系建設不夠完善，就可能導致系統存在信息泄漏或者泄密的風險，所以必須制定配套的信息維護及安全保障制度，比如每天工作完成后做好信息錄入的校對工作，以及定期病毒查殺和系統維護等。

2．落實風險監督管控工作

SAP系統是“企業管理解決方案”的軟件名稱，其在企業信息化發展管理中發揮了重要作用。SAP系統在企業日常發展中展現難以替代的作用，綜合實際情況來看，可通過以下三點進行管控，加強監督效果。第一是加強風險管控機制建設，充分利用SAP系統的優勢提升風險抵御能力。第二是積極保證SAP系統風險管理體系持續化建設，以企業實時信息數據為基礎，做好系統優化及對接工作，對涉及的各項工作流程進行全面優化，使得SAP系統的各個模塊信息共享更為流暢，保持創新優化活力，從而最大限度地降低風險發生概率及造成的危害程度。第三是基于SAP系統中的財務管理部分，可進一步提高內部控制管控力度，本質上SAP系統是一個業務集成系統，其通過對各部門進行全面的財務分析，著重關注企業財務管理監督、控制等環節，這種以財務管理、運營風險為線索的模式是保證企業的內部控制管理工作更加科學的有效途徑。

3．加強基礎工作建設

基礎性工作的開展情況對SAP系統的整體效果呈現有重要影響，基于此加強基礎工作建設，可進一步加強內部風險管理效果。第一加強操作人員風險意識培訓。SAP系統本質上基于信息技術構建的管理平臺，其主要功能呈現仍無法脫離工作人員的操作，基于此，加強人員意識培訓有重要意義，內部控制理念培訓不應只停留在企業高管身上，而是應該實現全員培訓，將內部控制及風險管理意識落實到公司各層級，各單位基于內部實際，切實提出可行建議，提升內部管理制度效率。同時公司內部應充分利用網絡資源優勢，完善員工線上、線下培訓體系，這可有效提高風險管理質量及管理效率。第二優化流程關注細節。SAP系統內部主要風險管理過程中，做好系統實際運營監測，保證企業管理者可全面了解公司內部風險隱患情況及經營情況，然后便于相關領導層綜合分析具體情況為企業的發展制定決策。為更好地加強風險管理效果，除了提高操作人員風險意識、專業技能水平外，從SAP系統細節處入手，優化系統也是降低風險的有效對策。第三堅守法律法規體系，優化完善SAP系統。嚴格遵照國家統一的會計準則制度進行，以其為基礎設計內部控制體系流程及方案等，并以相關法律法規體系為基礎，加強對會計基礎工作的管理。在國家法律法規約束下，企業內部的會計工作日益規范，財務管理更為科學高效，而高效科學的財務管理、會計管理都可加強SAP系統運行過程中內控風險的管理效率和管理質量，確保企業在經濟全球化背景下占據更大優勢，在市場競爭中搶占有利地位。

四、結束語

總而言之，合理使用SAP系統，可以促進財務、銷售、采購等多個環節相互融合，有助于提升綜合運營效率。企業需要改進內部控制模式，并將SAP系統的優勢凸顯出來，實現動態化監督與控制，將SAP系統技術優勢發揮出來。在利用SAP系統進行內控管理之前，需要了解員工數量、自身生產規模、審批業務流程等，遵循成本效益原則，避免被企業帶來額外的經濟負擔。通過搭建完善的SAP平臺，順利踐行戰略發展計劃，對內部資源進行統籌規劃，做好內部監督管理工作，提升企業內控管理水平。