新《檔案法》視閾下事業單位綜治中心檔案管理問題及其治理

葉金霞

南平市延平區綜治中心，福建 南平 353000

我國檔案事業新時代發展階段要完成的重要任務是綜治中心在滿足治理現代化要求的同時科學建立檔案治理工作體系，在真正意義上達到檔案治理現代化。作為檔案管理人員，應認識到檔案安全是不能逾越的工作底線。新《檔案法》明確規定檔案收集內容，提出如何組織單位進行檔案收集，并更為清晰地規定歸檔范圍，為檔案管理人員開展檔案治理提供保障。

一、綜治中心基本概述

綜治中心屬于強化社會治理、促進平安建設的關鍵平臺，也是進行綜治工作的主要機構。提高對綜治中心多維建設的重視，一方面在新形勢下促進社會治理模式的創新，并且做好治理資源的整合，另一方面滿足推進社會治理體系現代化的要求。相關工作職能為貫徹宣傳和綜治相關的法律法規政策，協調并組織轄區范圍內的社會治安防控體系建設，協調并組織轄區范圍內的矛盾糾紛多元化解工作，利用綜治信息系統，如網格化服務管理平臺受理和反饋社會治安、矛盾糾紛等有關方面的投訴及求助等。

二、綜治中心檔案管理基本概述

（一）基本內涵

基于其基礎屬性視角分析，綜治中心實施檔案管理是體現服務性、管理性、政治性的一項工作[1]。有關檔案管理，無法直接產出物質財富，也并非由管理機構與部門工作人員使用和產生，而是負責管理事業單位各個部門歷史文件的專業，這也是其管理屬性的具體表現。可是檔案管理系統并不是一座孤島，而是在內部管理中占據不可缺少的重要地位，且由于檔案信息能為單位具體業務實踐提供服務，因此這是檔案管理和其他工作之間最明顯的區別。為此應健全綜治中心檔案管理運行機制，形成科學檔案資料管理、網格服務管理等工作機制，在檔案管理上做好統籌協調聯動，更好地維護社會穩定，進而將綜治中心打造成為社會化、實體化、實戰化綜合平臺。

（二）主要特征

1．服務性。有關事業單位內部檔案，收錄我國教育、文化等事業單位的各階段發展資料，做好檔案管理工作顯得至關重要。與此同時，事業單位應為人民群眾提供服務，而且檔案管理本就是事業單位的一項工作內容，那么檔案管理也會體現出一定的服務性。

2．公共性。事業單位生存發展的基礎前提為能否提供公共事業產品。因為檔案內容囊括科教文衛的各個方面，從屬公共事業的范疇內，為此檔案管理工作應該體現出公共性。

3．機密性。所謂機密性，具體指的是事業單位屬于非營利組織，工作包含國家科學、文化等相關事業方面，所以其中包含很多重要的機密信息，不僅和國家安全息息相關，還關乎每位公民。如果檔案文獻被泄露會帶來難以預估的損失，由此可見事業單位的檔案管理工作具有明顯的機密性。

4．非營利性。主要指的是檔案管理的目的并非營利。事業單位因為多數經費源于財政撥款，或是源自社會籌集、社會捐贈等途徑，事業單位管理的檔案文獻并非商品，禁止將其作為勞動市場中的交易產品，而且檔案文獻也無法為事業單位創造經濟利益，為此檔案管理體現出明顯的非營利性特征。

（三）作用功能

建檔初衷并非收藏而是使用[2]。雖然檔案能起到很多作用，而其起到的最關鍵的作用在于參考憑證，這些作用也會伴隨逐漸提高的社會文明程度被進一步增強。檔案管理在事業單位屬于一個重要的環節，是反映發展歷史的重要依據，是判斷管理效果、工作業績的尺度。因為在檔案中記載事業單位在某個時期獲得成果及發展進程，能為確定未來單位發展方向提供一手資料。總之，如果能做好檔案工作，首先有利于領導層掌握這一階段各項工作的實際開展情況，在此基礎上科學及時調整發展思路；其次幫助上級部門掌握該單位在此時期的成果與工作開展情況。

三、綜治中心檔案管理遵循的基本原則

（一）信息化

進入互聯網時代，綜治中心檔案管理要體現出大數據、信息化的特點，及時升級檔案管理技術策略，遵循檔案管理信息化的基本原則[3]。可以把云儲存等技術結合具體工作需求，引入提高檔案管理信息化水平的先進設備并做好配備設施建設，為綜治中心盡快實現檔案管理信息化提供動力。與此同時，檔案管理信息化必須兼顧成本因素，分析可能潛在的各種風險、提出具體的解決方法，在革新綜治中心檔案管理模式的同時，讓管理水平實現跨越式提高。

（二）真實性

在檔案管理過程中，必須規避檔案管理在傳統模式下出現的弊端，選用科學的管理方法，理清檔案管理現狀，找出存在的漏洞。而上述工作均要依據真實性原則，形成管理時間窗口，參照新《檔案法》與我國出臺的有關檔案管理的政策，結合綜治中心實際檔案內容及管理操作情況，提出針對性的改革方案，形成標準化、規范化的檔案管理氛圍。必須正視當前存在的檔案管理問題，在此基礎上形成管理工作預案，再依據事業單位具備的公益性特征實施檔案管理。

（三）精準性

為滿足檔案數據信息的使用要求，綜治中心應采取有效信息統計方法，依據管理工作與用戶的現實需求，依托檔案資源的功能價值與管理工作的實際效用，面對服務對象提出的多樣性需求，一方面做到檔案資源優化配置，另一方面將檔案特色化與專業化相結合，建立相應的服務機制補充現行檔案管理機制的缺陷，從而提高事業單位提供服務的精準化水平。

四、綜治中心檔案治理的主要問題

《機關檔案管理規定》清楚界定了機關檔案的基本內涵，即為依法行政并且有效提升治理能力的前提基礎[4]。針對機關檔案而言，依據分級管理、統一領導的工作原則，提出我國機關單位要增強統一的檔案管理工作模式。但從現階段檔案管理實際情況分析，主要存在以下問題。

（一）管理方式方法較為落后

新時代的檔案工作要進一步提高時效性和針對性，檔案治理必須進行統籌規劃，精準找出當前檔案治理的重點、難點，同時要“以點帶面”。在我國的新《檔案法》中提出事業單位要在安全性原則下開展檔案管理，并且收集檔案的方法方式應當與時俱進。但是一些綜治中心仍采取較為傳統的檔案管理方式，如人工操作、書本記載等，整體工作效率偏低，未采取數字化、信息化的管理手段，涉及大量檔案管理時困難重重。另外，綜治中心的經費預算相對有限，這也導致個別領導沒有對數字檔案建設予以足夠的重視，不能及時更新檔案管理方法。

（二）檔案治理工作沒有獲得足夠重視

要提高檔案管理質量，就要合理確立檔案工作思路，不可忽略頂層建設并確保檔案管理工作要與事業單位管理相同步。在我國最新《檔案法》中，事業單位內部能夠對單位自身、單位人員檔案等資料實施自主獨立的管理。為此，檔案管理工作同單位的未來發展緊密聯系，加之記載著各單位部門和人員的有關信息，檔案管理如果不當很容易泄露員工隱私、機密的單位數據等。在檔案治理工作中，一些綜治中心沒有提高重視程度，管理人員針對檔案管理的認知程度僅流于檔案收集、整理層面。

（三）相關工作人員綜合素養能力較低

針對當前的信息化以及數字化發展趨勢，檔案管理必須要順應時代發展與時俱進。事業單位檔案管理要求高水平人才提供智力支持。但實際上，一些事業單位忽視對檔案管理工作人員進行系統性、針對性的培訓，不利于相關工作人員提高個人專業能力、職業素養。同時檔案工作人員往往不穩定，常常存在管理工作人員是由其他單位部門調配的現象，這使得工作人員流動性偏大，缺乏對檔案管理的系統認知，相關知識儲備上較為匱乏，不僅不熟悉更難以熟練運用先進的信息化管理技術，特別是對數字化檔案治理工作的了解很不充分，缺少了解現代化技術的積極性，誤以為檔案收集及整理等同于簡單的資料整理及編號，經常以“老辦法”完成相對基礎的工作，直接導致檔案管理整體效率偏低。另外，事業單位缺少對相關工作人員的監督，隨之會產生檔案管理過于隨意的問題。

五、《檔案法》視閾下事業單位綜治中心檔案管理治理策略

（一）重視檔案管理數字化建設

在網絡信息技術發展過程中，誕生了數據加密、身份認證以及數據庫技術等，如果檔案信息能通過數字化技術有效轉換成數字信息，有利于信息資料的整合、更新與補充。綜治中心的檔案管理實施數字化建設，具體指的是應用相應的數字化技術建立信息化管理平臺，利用這個平臺實現對檔案信息的整理、搜集以及補充。檔案系統屬于事業單位的重要無形資產，通過數字化建設可以為事業單位提高社會效益創造便利條件。基于此，綜治中心應重視并落實檔案管理的數字化建設，通過技術人才引進或是內部人員外出培訓等渠道，保證在檔案管理過程中充分發揮數字化技術的實際效用。與此同時，還應加大專項費用的投入，為更新檔案管理技術、升級計算機設備、梳理紙質檔案等需求給予充足的資金支持。

（二）以科學指導方法推進檔案工作發展

有關事業單位的檔案工作，必須擺脫傳統慣性思想的桎梏，拋棄以往“運動式”和“突擊式”的檔案管理工作方法[5]。應將檔案管理工作轉變為促進事業單位整體治理能力提升的巨大力量，不但要講究管理方式，而且還要在檔案管理工作中時時牢記工作責任，并以此為檔案事業的進一步壯大發展提供保障。新《檔案法》中，要求進一步規范檔案管理工作、信息收集工作，落實信息化建設。從檔案治理視角出發，為了強化檔案管理能力有必要以制度提供約束性保證，同時合理構建并不斷完善管理標準，通過數字化檔案庫保護內部檔案文獻。

妥善處理事業單位在傳統檔案管理模式下出現的責任不明問題，依托科學的責任制度將各項工作責任落實到個人。而且責任制有利于完善事業單位現行檔案管理制度，相關管理部門應結合檔案管理實際情況，建立KPI考核機制，確保工作人員都會依據績效考核的各項指標自覺規范約束管理工作行為，這也是增強檔案治理能力的一條有效途徑。在整理與歸檔綜治文件材料中應做到：首先應將工作活動中形成的文字、圖表等載體的文件材料充分收集，并遵循文件形成規律，保障文件的有機聯系；其次歸檔的案卷做到齊全完整，卷內文件排列有序；最后保管期限劃分準確。

（三）引進高素質專業型人才

人才是優化檔案治理工作的重要基礎，也能為綜治中心的檔案管理建設提供所需的智力支持，基于此，要重視高素質專業型人才的引入，為檔案管理配備優質的專業性人才。現階段，北上廣深等很多一線城市內部人才數量趨于飽和，很多人才會將存在發展潛力的城市作為第一選擇，地方政府應從不同層面為人才提供更多的福利待遇、創造更多的能力施展與發展機會，吸引并留住人才。為此，地方政府要把握此機遇，在引進專業人才的基礎上，可以把事業單位檔案管理的信息化建設發展為特色性產業，增強高素質專業型人才的能力；因為從外部引進人才會花費大量的人力和物力資源，與這種人才引進相比，事業單位針對現有檔案管理人員開展教育培訓工作，體現出更高的性價比，所以相關職能部門可以選擇繼續教育、系統培訓等不同形式提高工作人員的綜合能力水平，而且這種模式有利于事業單位檔案管理吸取現代化知識和先進的管理技術，在為檔案管理提供保障的同時助力檔案管理信息化建設。發揮人才力量，做好檔案管理工作，將綜治中心建設為能夠貼近群眾、聯系群眾、服務群眾的全新社會治理平臺。整合檔案資源，形成多方合力，發揮綜治中心在維護社會和諧穩定中的作用。

（四）以《檔案法》為基礎提高檔案治理能力

新時代的綜治中心，應順應時代發展推進檔案治理工作的開展，將其歸進總體規劃中，立足科學論證維度進行頂層設計。提高檔案治理效率質量的前提基礎是事業單位職工要提高自身認識水平，首先在內部應增強對檔案治理的認知，領導班子與基層人員都要清楚綜治中心的職責，負責檔案管理的有關工作人員要謹慎管理、認真對待，針對其未來發展起到助推作用。綜治中心全體職工必須提高認識，重視檔案管理的宣傳工作，強化檔案管理人員的工作意識，及時修正工作態度，應以新《檔案法》中的具體要求為準繩，提高檔案管理工作的專業素養，讓檔案管理工作人員形成較高的檔案管理能力。

六、結束語

本文通過分析事業單位綜治中心在檔案管理工作中存在的問題，提出在新《檔案法》視閾下進行檔案治理的相關策略，以期對事業單位檔案管理工作起到一定的借鑒意義。為此，順應當前我國政府服務職能的轉變趨勢，積極推動檔案工作的發展，能為改革綜治中心檔案管理制度提供思路，希望本文提出的研究成果，能為我國事業單位更好地開展檔案治理工作提供有力的支持。