利用帆軟報(bào)表集成電子合同批上載設(shè)計(jì)及運(yùn)用

唐龍 潘楊玲

（上汽通用五菱汽車股份有限公司，廣西柳州 545007）

0.引言

目前，隨著市場(chǎng)變化加劇，采購(gòu)場(chǎng)景的變化越加繁雜、下沉，市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)大，報(bào)價(jià)保價(jià)周期短，貨期難定。沖突的是，生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)庫(kù)存壓縮、臨時(shí)市場(chǎng)變動(dòng)大，需要盡快盡早簽訂采購(gòu)合同。上述問題，必須通過數(shù)字化手段鏈接不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)減少人工操作，降低數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)，快速批量地產(chǎn)生采購(gòu)合同。

1.研究背景

采購(gòu)合同是經(jīng)濟(jì)合同的一種，是供需雙方為執(zhí)行供銷任務(wù)，明確雙方權(quán)利與義務(wù)而簽訂的具有法律效力的書面協(xié)議，隨著商品流通的發(fā)展，采購(gòu)合同正成為維護(hù)商品流通秩序和促進(jìn)商品市場(chǎng)發(fā)展完善的手段[1]。關(guān)于采購(gòu)業(yè)務(wù)管理活動(dòng)，評(píng)價(jià)采購(gòu)業(yè)務(wù)的績(jī)效，其中之一取決于合同數(shù)量、合同累計(jì)額、合同下發(fā)及歸檔質(zhì)量等確保采購(gòu)目的實(shí)現(xiàn)的工作品質(zhì)。在達(dá)成采購(gòu)目的的過程中，采購(gòu)金額、訂單數(shù)量、采購(gòu)員數(shù)量、供應(yīng)商個(gè)數(shù)、采購(gòu)?fù)瓿陕省㈠e(cuò)誤采購(gòu)次數(shù)、合同處理時(shí)間這些活動(dòng)水準(zhǔn)或效率往往作為采購(gòu)活動(dòng)效率指標(biāo)，由這些指標(biāo)水準(zhǔn)的上升或下降，不難了解采購(gòu)員工作的壓力與能力，對(duì)管理者改善組織和人員配比有很大的參考價(jià)值。上述背景中，采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單無論在法律風(fēng)控、業(yè)務(wù)管理、績(jī)效評(píng)價(jià)還是優(yōu)化改進(jìn)都占據(jù)極其重要的研究比例，因此，如何正確、及時(shí)、高效、減少人為操作、有效檢驗(yàn)及矯正就非常重要。因此，利用采購(gòu)定點(diǎn)數(shù)據(jù)匹配采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)容定時(shí)生成報(bào)表，批上載SAP自動(dòng)批量生成采購(gòu)合同及采購(gòu)訂單已成為必須要研究和實(shí)施的課題。

2.模塊搭建準(zhǔn)備

2.1 術(shù)語簡(jiǎn)介

菱菱通：上汽通用五菱汽車股份有限公司OA系統(tǒng)，承載采購(gòu)申請(qǐng)單流程Excel數(shù)據(jù)應(yīng)用系統(tǒng)：根據(jù)采購(gòu)個(gè)性化需求。在勤哲Excle服務(wù)器軟件上設(shè)計(jì)搭建的采購(gòu)數(shù)據(jù)應(yīng)用系統(tǒng)。

系統(tǒng)模塊：采購(gòu)數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，根據(jù)不同的采購(gòu)業(yè)務(wù)場(chǎng)景和不同的使用功能、工作流審批權(quán)限需求而設(shè)計(jì)搭建的單獨(dú)運(yùn)營(yíng)子模塊。

帆軟：基于FineReport工具的報(bào)表系統(tǒng)，該系統(tǒng)包括報(bào)表設(shè)計(jì)器、報(bào)表服務(wù)器、數(shù)據(jù)源模塊和報(bào)表模板庫(kù)系統(tǒng)[2]；基于SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器和FineReport平臺(tái)設(shè)計(jì)一套采購(gòu)合同批上載報(bào)表系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)定點(diǎn)數(shù)據(jù)和采購(gòu)申請(qǐng)單的實(shí)時(shí)監(jiān)控，未完成采購(gòu)申請(qǐng)單預(yù)警等功能。

PO：采購(gòu)PO指的是由SAP創(chuàng)建的采購(gòu)訂單合同即本文論述的采購(gòu)合同。

2.2 系統(tǒng)信息集成流程

對(duì)手工上傳PO進(jìn)行各業(yè)務(wù)場(chǎng)景調(diào)研如圖1所示，充分調(diào)研后發(fā)現(xiàn)可根據(jù)以下6種情況出具PO：（1）根據(jù)已簽訂的開口合同、PR預(yù)算出具PO，按實(shí)際發(fā)生扣減預(yù)算結(jié)算；（2）根據(jù)自行招標(biāo)的結(jié)果比對(duì)PR單出具PO；（3）根據(jù)簽訂的年度框架合同、PR單的詳細(xì)物料清單出具PO；（4）根據(jù)已簽訂的開口合同、PR單的詳細(xì)物料或服務(wù)清單出具PO；（5）根據(jù)公開招標(biāo)結(jié)果出具PO；（6）根據(jù)造價(jià)審核單出具PO。

圖1 手工流程和集成流程對(duì)比

調(diào)研后，發(fā)現(xiàn)對(duì)一般采購(gòu)所有場(chǎng)景業(yè)務(wù)均可以標(biāo)準(zhǔn)化及結(jié)構(gòu)化后再對(duì)制作PO的字段進(jìn)行定義，開放數(shù)據(jù)接口如圖2所示利用數(shù)據(jù)中臺(tái)讀取集成數(shù)據(jù)可以生成報(bào)表，在SAP內(nèi)開發(fā)新事物代碼就可以實(shí)現(xiàn)PO批上載的功能。

圖2 帆軟集成數(shù)據(jù)邏輯

2.3 定義數(shù)據(jù)項(xiàng)

PO在SAP-ME21N采購(gòu)訂單內(nèi)生成，需要包含的必須字段為供應(yīng)商、附加數(shù)據(jù)、交付、開票、機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)、表頭文本、表頭注釋、合同附文、費(fèi)用出處、短文本、訂單數(shù)量、單位、交貨日期、凈價(jià)、物料組、工廠、采購(gòu)申請(qǐng)編號(hào)、稅碼、科目分配的條件，根據(jù)數(shù)據(jù)的取數(shù)來源和新開發(fā)ZMMWPCL016-一般采購(gòu)批量上載的批量上載取數(shù)—顯示—自動(dòng)輸出數(shù)據(jù)邏輯，定義帆軟集成報(bào)表數(shù)據(jù)項(xiàng)顯示如表1所示。

表1 數(shù)據(jù)來源及定義

2.4 數(shù)據(jù)接口集成數(shù)據(jù)形成報(bào)表

系統(tǒng)邏輯勘察完畢，各系統(tǒng)取數(shù)和進(jìn)數(shù)信息定義明確，釋放Excle服務(wù)器對(duì)應(yīng)模塊：（1）自行招標(biāo)對(duì)應(yīng)小額定點(diǎn)；（2）定點(diǎn)決議對(duì)應(yīng)較高等級(jí)審批的定點(diǎn)；（3）物料開口對(duì)應(yīng)著實(shí)物類可約定數(shù)量引用開口合同而產(chǎn)生的訂單；（4）研發(fā)開口對(duì)應(yīng)著服務(wù)類、開發(fā)類可約定人數(shù)或服務(wù)頻次引用開口合同而產(chǎn)生的訂單；（5）公開招標(biāo)/審核單對(duì)應(yīng)著委托代理機(jī)構(gòu)或由內(nèi)審科出具工程類結(jié)案單或合同變更而產(chǎn)生的合同；以上5類模塊的API上架數(shù)字商店，通過數(shù)據(jù)中臺(tái)調(diào)取菱菱通數(shù)據(jù)、Excle服務(wù)器數(shù)據(jù)于每天24:00在帆軟集成報(bào)表顯示，以供批上載形成PO使用。

3.批上載數(shù)據(jù)校驗(yàn)的實(shí)現(xiàn)

帆軟為報(bào)表系統(tǒng)并不能直接將數(shù)據(jù)傳輸至SAP生成PO，需要人工上傳批報(bào)表功能，有人為操作就有可能帶來數(shù)據(jù)隱患，而基于PO作為采購(gòu)合同的特性功能上，必須要保證合同數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、真實(shí)和有效。因此，非常有必要做SAP輸出數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性校驗(yàn)合并有效審批。

一數(shù)一源在本文論述中起到了關(guān)鍵作用，縱觀本文所有數(shù)據(jù)定義，一個(gè)數(shù)據(jù)有且僅有唯一來源，那么只要能有效利用key值將SAP批上載的輸出再錄入Excel服務(wù)器，由key值計(jì)算系統(tǒng)值反沖抽取數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證能在百分百保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上消除人工審核的校驗(yàn)。由此定義利用帆軟報(bào)表集成采購(gòu)合同批上載設(shè)計(jì)的操作流為：第一步菱菱通采購(gòu)申請(qǐng)界面維護(hù)是否據(jù)實(shí)信息；第二步Excel服務(wù)器進(jìn)行采購(gòu)過程；第三步Excel服務(wù)器審批采購(gòu)決議；第四步帆軟集成批上載報(bào)表；第五步采購(gòu)員手工上傳報(bào)表至SAP；第六步SAP生成的批上載PO輸出；第七步錄入Excel服務(wù)器校驗(yàn)，最后校驗(yàn)成功審核通過。

采購(gòu)合同包含采購(gòu)申請(qǐng)要素、標(biāo)的要素、價(jià)格要素、付款條件要素、合作單位要素、財(cái)務(wù)信息要求、本單位信息要素、合同附文要素、合同附件要素等。因本次轉(zhuǎn)化是利用已有資源基礎(chǔ)上小成本改造而成，在原SAP中已經(jīng)就其要求部分匹配關(guān)系強(qiáng)制要求勾稽校驗(yàn)，例如，工廠代碼與成本中心、科目代碼與WBS號(hào)的關(guān)系與機(jī)構(gòu)代碼的交叉檢查；為本次回寫校驗(yàn)降低了難度，本文論述改造的校驗(yàn)功能僅需要驗(yàn)證采購(gòu)申請(qǐng)與之相匹配的供應(yīng)商、價(jià)格、稅率信息與Excel數(shù)據(jù)應(yīng)用系統(tǒng)的定點(diǎn)決議是否一致，設(shè)定主鍵為唯一的本表單號(hào)存儲(chǔ)與表頭注釋即可實(shí)現(xiàn)該功能，由此數(shù)據(jù)來源一致，檢驗(yàn)可信，可以優(yōu)化后端人工審核。

4.結(jié)語與展望

采購(gòu)是內(nèi)外資源的連接點(diǎn)，是外部資源的整合者，具有高度的戰(zhàn)略價(jià)值，但采購(gòu)員在采購(gòu)實(shí)踐中，一半的時(shí)間耽誤在事務(wù)性作業(yè)上，比如擬定采購(gòu)合同、修訂采購(gòu)合同、審批采購(gòu)合同。在正常情況下都是現(xiàn)有采購(gòu)合同，供應(yīng)商基于合同進(jìn)行交付，本文基于這種前提對(duì)整個(gè)流程線上化、數(shù)字化僅用數(shù)據(jù)整合集成的方式做了一些嘗試，但尚未達(dá)到采購(gòu)合同自動(dòng)生成的程度。從0到1，從1到N易，由N回1難，有朝一日，筆者希望在進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)后能由RPA機(jī)器人在不變更現(xiàn)有業(yè)務(wù)模塊和基礎(chǔ)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上自動(dòng)生成PO，有效消除風(fēng)險(xiǎn)隱患。

本文僅論述了利用帆軟報(bào)表集成電子合同批上載減輕采購(gòu)事務(wù)性工作的一種方式，采購(gòu)合同全生命周期內(nèi)管理，應(yīng)圍繞合同制訂、合同簽訂、合同跟蹤、合同支付、合同結(jié)算、合同變更、合同終止和合同歸檔等業(yè)務(wù)事項(xiàng)綜合考量，每一環(huán)節(jié)均可以再行簡(jiǎn)化或優(yōu)化，未來可期。