集團企業ERP系統建設探討

陳滌

中國國際航空股份有限公司西南分公司

為迎接全球化貿易帶來的巨大挑戰，各行業集團企業開始全面推進現代化、智能化建設，對標世界一流管理水平，因而伴隨引入ERP 科學的管理理念，希望依托先進的計算機軟件技術，整合企業內外部資源，重組優化業務流程，利用數據信息管理的高效性，以市場為導向，提高企業對經營環境快速的反應能力，助力實現集團企業的戰略目標。

一、ERP系統概述及其實施意義

(一)ERP系統概述

企業資源計劃(Enterprise Resoure Planning—ERP)是先進的企業管理模式，它是以信息技術為基礎，利用科學的管理理念，為企業提供決策、計劃、控制與經營業績評價提供了全方位、系統化的管理工具。它綜合平衡了企業的人、財、物各項資源，有效集成了企業的產、供、銷等各環節信息，為企業經營決策搭建起全集團范圍的系統化管理平臺，以幫助企業面向全球市場，協調各管理部門，圍繞客戶，提升產品服務質量，有效降低營運成本，最終實現企業自身核心競爭力的提升和價值最大化。

(二)集團企業實施ERP的意義

1.引入先進的管理理念，促進企業資源統籌優化

ERP 的引入將為企業管理層帶來嶄新的科學管理思想，幫助企業建立系統化的管理意識和精準的認知，優化人力、物力的投入比例，促進企業內各部門信息溝通和有效協同，統籌安排集團各項資源，構建起完整的科學管理體系。

2.優化重組業務流程，實現信息集成，資源整合

開展ERP 建設可以促進集團企業對經營環節、業務流程進行全面系統的優化，形成綜合性信息網絡，促進信息集成化和資源整合，幫助企業識別和提高核心競爭力，并優化供應鏈，從而進一步關注客戶的需求，實質性的提高企業應對市場變化的能力，最終實現企業戰略目標。

3.促進集團內部的協調統籌，提升工作效率

集團企業通常具有組織架構規模大、業務多元化，下屬分、子公司信息系統分散的特點，通過ERP 建立起相關業務、財務信息數據的集成化管理體系，可以有效滿足集團各單位協同作戰，實現對各分、子公司的統籌管理，完成監管的戰略規劃。同時，集成化系統的自動賬務功能替代了標準化、重復性的會計核算工作，極大減輕了財務人員的負擔，提高了工作效率。

4.通過系統實現信息共享，為管理層提供及時、多維度的數據支持

集團企業借助ERP可以搭建以財務管理為核心的管理體系，增強企業對于資金的集中控制與監管，并通過財務系統與業務系統之間的數據開放接口，實現企業經營數據信息的充分共享，加強企業的靈活性和快速應變能力，為企業管理層提供科學可靠的決策依據。

5.促進企業理順業務流程，優化效益管理

集團企業通過實施ERP 可以深入開展業務調研，實現跨部門、跨環節的業務融合，并遵循高效、合規的原則，最大程度上規范和優化業務流程。比如，在采購平臺上，企業通過對眾多供應商的供貨價格、貨物質量、供貨時效以及后續使用評價的比較分析，篩選出性價比最好的供應商；再比如，企業可以利用銷售系統數據，細化客戶需求，及時評估和調整銷售策略，不斷提高銷售數據信息的精細化程度，達到效益管理目標。

6.促進企業員工樹立全局觀念，提高主觀能動性

實施ERP 可以促進企業調整業務需求，系統性約束上下業務流程，使得企業員工逐步樹立全局整體觀念，另外通過系統性的業績考核，也提高了員工的內在主動性。

二、集團企業實施ERP管理存在的問題分析

(一)企業的ERP系統管理理念淡薄

一是，集團企業實施ERP系統已有較長時間，但較多企業僅將ERP系統單純地看作是數據處理或賬務處理的計算機系統，對其科學的管理理念沒有認識或理解不透徹，對其內在的系統架構與邏輯、系統功能、系統數據集成的運用等內容認識不夠全面，對管理工具應用的重視度不夠；二是，企業在經營管理中，各部門之間的信息溝通和工作協同度不夠，未能有效發揮ERP 對企業的資源整合及利用，優化業務流程，賦能業務，支撐決策，提升管理的作用，從而失去了企業實施ERP 管理的重要意義。

(二)系統統籌管理的力度不強，組織體系尚需優化

首先，企業對ERP系統管理未能有效的整體統籌規劃，各模塊管理組織較為分散，模塊管理員所隸屬的行政管理與系統業務管理關系不清晰，弱化了企業對ERP系統的業務管理，集團內存在總、分(子)公司各級系統管理組織分散地點工作，使得信息溝通不暢，項目任務傳遞、執行、進度監控效率不高，管理鏈條不清晰。其次，企業在ERP 應用過程中未建立較健全的系統運作機制和相關的項目管理體制，甚至組建臨時性的項目開發團隊，對相關管理制度的制定和持續優化、系統日常運維、系統功能增強開發等方面的統籌管理較弱，系統利用效率較低，導致ERP系統未發揮應有的作用。再次，ERP作為科學的管理工具，要求企業應當實施有效的組織機構調整和優化，以適應ERP 的實施和運行。但目前較多的集團企業并沒有進行內部的組織體系的變革，導致無法實現預期的管理愿景。

(三)系統信息整合集成度較低

ERP 作為綜合統籌企業經營數據信息的系統工程，相關信息數據的集成度及合理應用至關重要，而其財務系統與財務管理的模式相互契合，更能助力優化財務管理。但目前較多集團企業的財務系統與業務系統之間集成化程度不高，企業各領域、各環節數據信息未能有效整合，如生產運行系統、采購管理系統、銷售系統、資金管理系統、效益管理系統等的信息不能實現共享，財務管理所需的業務數據無法及時、全面、準確的獲取，不能較好的滿足財務管理需要，導致財務管理效率不高，阻礙了財務管理對企業經營的有效支撐與引領。

(四)缺乏開展系統建設相關的復合性人才

由于企業各領域業務人員分工較細，通常僅熟悉本崗位業務操作，對系統的整體架構及各模塊功能、相互之間的邏輯聯系缺乏深入理解，加之相關人員崗位輪換后未進行及時的規范培訓，造成各領域業務管理人員對系統的操作應用能力整體不高，從而影響了系統應用和相關的系統建設及推廣工作。企業普遍缺乏既懂系統邏輯又精通業務管理的復合型人才，導致企業在對系統總體規劃、數據維護和管理、系統功能分析等工作中缺乏相關的人力資源，也使得在系統軟件的客戶化二次開發中，對業務需求的評估、系統功能優化增強的開發及應用效率不高。

(五)系統用戶人員素質參差不齊，系統應用能力有待提高

順利實施ERP系統離不開廣大系統用戶具有的較強業務能力和綜合管理素養，要求系統管理員或項目管理成員還應當具有相關的計算機軟件專業知識和技能。而當前在企業中存在較多不理解、不熟悉ERP 系統管理理念和操作技能的業務或財務人員，甚至許多系統用戶面對ERP心存畏難情緒，不利于系統的使用和相關項目的開發上線，利用ERP 系統解決業務管理重難點問題，提高企業管理水平更是無從談起。同時，在系統運行過程中，模塊管理員會耗費大量時間反復溝通用戶，指導用戶處理問題，工作效率較低。

(六)系統管理風險防控工作有待加強

企業在ERP 系統管理中存在諸多風險，如系統運維及功能開發預算管控的風險、項目開發與推進實施的風險、業務流程再造的風險、日常運行安全隱患導致外部網絡病毒入侵造成系統運行異常的風險、用戶職責權限分配不當造成審批失效、系統數據失真或不具參考性等，企業在系統管理工作過程中，建立風險防控機制、定期排查各類風險，針對性制定整改措施并嚴格落實、持續跟進等工作還有待加強和完善。

三、集團企業進一步強化ERP管理的措施探討

(一)加強ERP管理理念的宣傳和培訓

集團企業實施ERP成功的前提是對其科學的管理思想和方法有較清晰深入的理解和認識，企業各級管理層、信息系統管理部門、廣大業務部門應當有針對性的開展對ERP 系統的管理原理、系統架構、數據交換集成的方式、數據信息的運用等方面的宣傳及培訓工作，從理論知識、業務實踐、管理層面、操作層面多角度開展推廣，促進企業將先進的管理工具與自身的實際情況相結合，對ERP形成一個全面、完整而又系統的認知體系。

(二)加強組織保障的力度，搭建嚴格的管理體系

首先，企業應當按照經營管理的目標，抽派財務部、信息管理部、軟件供應商以及各業務部門骨干，組成強有力的系統管理機構，在集團范圍內負責對ERP系統進行統籌管理，制定清晰科學的管理規章，明確系統管理業務流程，培養、落實集團各單位系統模塊管理員及關鍵用戶，發揮各單位關鍵用戶的指導和帶動作用，從而形成以點帶面的系統管理組織體系，為高效利用系統，實現企業管理目標奠定堅實的基礎。其次，實施嚴格的項目管理制度，合理安排項目推進時限，制定詳實的工作計劃，進行階段性工作總結，遵循整體規劃、循序漸進、效益驅動的原則，實現項目管理目標。同時，由企業內部審計、軟件專業機構共同對項目的規劃、審批、上線開發、測試準備、正式實施各環節進行全過程監督，保證項目開展得到有效控制，從而順利達到系統管理目標。

(三)建立統一的財務管理信息平臺，形成一體化的財務信息管理體系

一是，在集團內將設計、研發、采購、生產、銷售各環節的業務系統與財務系統進行有效整合，實現集團內部信息流、物流、資金流信息的規范化和實時共享暢通，建立統一的財務管信息管理平臺，集中管理相關信息，實現業務信息、財務信息的實時共享，提高各環節數據的收集、整合與利用程度。二是，在財務系統與業務系統的銜接中設置業財融合相關的功能，將財務管控融入各業務環節，實現財務對業務的支撐，為業務賦能，實現對業務的引領，搭建業財一體的財務信息管理體系，高效地利用財務信息管理系統，從而為企業的經營決策提供支撐。在企業經營業務實踐中，例如可以利用ERP 相關數據對企業的生產運行進行合理規劃，規避主觀臆斷；對企業的大項成本開展深入分析與科學管理，促進降本增效；及時洞察市場動向，靈活調整跟進營銷策略；采集到客戶服務保障相關數據，提升服務質量。

(四)創新組織架構，打造既懂計算機技術又熟悉業務管理的復合型系統管理核心團隊

ERP系統的整體規劃、日?；A數據信息運維與管理、系統功能分析與優化等一系列系統建設、管理工作離不開一個核心的團隊來組織、規范、指導和推廣。企業應當打破現有以經營管理業務的維度劃分的行政組織結構，在不同管理專業領域抽調骨干人員，以項目組的形式搭建系統管理團隊，實施ERP 系統各專業模塊管理員兼任各領域業務管理工作，培養既理解ERP 系統架構及集成邏輯，又深知企業經營業務管理中的重難點的復合型人才，打造能運用系統的資源解決相關的業務難題的管理團隊，實現企業經營管理業務與系統技術相互融合、彼此促進的目的，促進企業ERP系統高質量建設與運行，從而帶動企業整體對系統資源的高效運用。

(五)持續開展用戶培訓，提高系統使用效率

企業應當定期開展系統用戶培訓，根據系統建設的整體規劃，擬定培訓管理辦法，開展充分的培訓調研，將系統用戶區分為模塊管理員、關鍵業務用戶、最終用戶等三種類型，針對性的制定培訓計劃，分模塊、分步驟的進行培訓并考核，促進企業管理者和員工不僅能提高系統應用能力，更重要的是領會ERP的管理實質和內在邏輯，促進管理者轉變管理思想，優化業務流程，實現以客戶為導向、以效益為中心的管理模式。

(六)持續開展系統管理風險防控

1.科學的預算管控

一是，在預算管控過程中，需樹立勤儉節約的意識，當軟件本身的業務處理方式與企業業務管理本質沖突時，應當客觀評估系統功能開發需求，避免過度客戶化二次開發，遵循“量體裁衣”的原則，切實實現企業管理述求；二是，在項目管理過程中，需遵循跨部門協同，紀律嚴明，透明可追溯的原則，防止項目開發過程中部門間相互責任推諉，拖延時間，賄賂等弊端。

2.規范的數據管理

重視管理的數字神經——事實與數據統一，數據的完整性和準確性是企業有效利用系統的前提。一是，在系統數據管理方面，需要建立統一的物料代碼、物料名稱，便于庫存物品的統一管理;二是，完整、準確的生產數據錄入、交換、備份;三是，確保管理報表數據的規范和準確性。

3.強化系統運行維護

一是，制定全面詳實的系統運行維護規范，確保系統各模塊的基礎信息維護的及時性和準確性；二是，建立標準化的系統問題處置流程，注重整理細化系統各模塊運行過程中用戶提出的問題，歸類分析，規范處置辦法，便于有針對性的開展系統用戶培訓，提高用戶系統應用能力。

4.加強網絡安全管控

一是，建立安全的企業內部局域網絡，有效規避互聯網病毒攻擊，及時開展系統漏洞隱患排查和修復，定期清理系統用戶賬號及權限，加大密碼強度，強化企業主機安全防護；二是，制定系統安全操作和計算機終端安全操作要求，組織系統用戶逐項落實，嚴格執行；三是，強化安全管控組織領導，壓實主體安全防控責任，提高全員防范意識。。

四、結束語

綜上所述，通過有效地運用ERP管理，貫徹科學的企業資源管理思想，打破傳統的管理模式，以IT 技術為基礎，實施強有力的組織保障，搭建嚴格的管理體系，建立統一的財務管理信息平臺，最終形成一體化的財務信息管理體系，降低經營成本，進而推動產業快速崛起，提升競爭力，成為行業標桿。同時，ERP 的運用，對于企業完善組織架構，打造出跨部門的既懂計算機又熟悉業務的復合型系統管理團隊，更貼近客戶和市場的需求，與合作伙伴利益共享，適應企業在知識經濟時代存續和擴張的需要，順應行業發展趨勢，使企業具有更加強勁的生命力。