高新技術企業存貨管理存在的問題及改進措施

封雪梅

北京麥哲科技有限公司

受近年來突發事件頻發的影響，企業生產所需原材料、勞動力價格持續上漲，產品生產綜合成本難以降低，極大影響了企業的利潤創造。存貨是企業的重要資產，會占用較多的流動資金。創業成長階段的中小型高新技術企業在產品周轉的各個重要環節，存貨管理面臨許多方面的問題。因此，需要改進高新技術企業在存貨管理方法上的不足，提高企業的存貨管理效能。

一、高新技術企業存貨管理的重要性

企業的流動資產包括資金管理、應收賬款管理及存貨管理，流動資產中的存貨管理在企業營運資本中占很大的比重，是企業目前最受重視的營運資本之一。雖然存貨具有流動資產的特點，但又是流動性較差的流動資產，它占用大量的流動資金，在中國的高新技術企業中，存貨占企業總資產的30%左右。隨著科學技術的進步，給高科技企業的電子產品中芯片單元的運力也帶來了飛越式的提升，同時也使產品的更新迭代周期更快更短，也為高新技術企業的存貨管理帶來了挑戰。企業的存貨不足會造成銷售訂單延遲交付，無法滿足客戶需要，甚至會造成客戶訂單取消，客戶的流失，但過多的存貨又會造成企業的資金積壓，會增加存貨的倉儲費、保險費、維護費、管理人員工資等管理成本。同時，因存貨更新迭代過快，形成的呆滯庫存，更會對企業的利潤形成較大負面影響。因此良好的存貨管理水平，可以滿足客戶需要，保證正常的生產經營，能有效的降低成本，提高企業的獲利能力。

二、高新技術企業存貨管理存在的問題

(一)存貨管理制度不健全

大多數高新技術企業在經營管理過程中，都存在管理基礎薄弱、管理制度缺失的問題。特別是創業成長階段的高新技術企業往往將其主要資源投入研發管理之中，還未意識到存貨管理對企業經營管理工作的重要作用，存貨管理制度不健全，或其現有管理制度不符合自身實際情況，企業的存貨管理工作效率不高，成本不能有效降低的現象時有發生。首先，存貨管理工作涉及生產、采購、物控、質量、財務等多個部門，有的企業因沒有健全的存貨管理制度體系，企業存貨周轉的各個環節職責不明確，工作界限模糊，出現問題時各部門間互相推諉，形成溝通上的“部門墻”，不利于解決和防范存貨管理上存在的問題，也不利于形成閉環的存貨管理流程。其次，由于有的企業管理人員存貨管理方法落后，在工作實操中也沒有詳細可行的崗位操作手冊進行指導，執行過程中難以按標準完成存貨盤點工作，使存貨盤點出現不及時、不準確的情況，在企業進行季度、年中及年末盤點時存在貨賬實不符的情況時有發生，在盤點結束后存貨管理人員不能對存貨盤點結果進行綜合分析和有效改進，無法進行科學維護、及時防損。最后對于存貨管理的關鍵環節無閉環管理制度，不能形成存貨的供應鏈管理意識，達不到各環節的流程閉環，也不能形成系統的存貨管理體系。物料計劃不能合理的指導采購行為，采購審批授權缺失，出現過量采購行為，導致和企業存貨庫存量大，占用較多的流動資金；同時因采購不能及時或是來料質量不達標，會造成生產線缺料停產，對客戶訂單產生延遲交付行為，嚴重的還會造成客戶流失。

(二)采購計劃編制不合理，企業存貨成本較高

在企業的經營活動中，為保證生產經營過程的持續性，會有計劃的提前購入部分生產經營日常所需的物料。物料的采購工作通常由采購部門承擔，有的企業銷售部門的牽引不足，訂單對原材料采購、生產的指導性不強，導致產生“牛鞭效應”，不科學的采購計劃和粗放的采購管理，會造成企業庫存量高和生產線缺料嚴重的雙向拉鋸現象；企業沒有健立合適的采購戰略，沒有科學的部門間信息協同能力，所編制出的采購計劃往往脫離實際需求。比如，有的在編制計劃時，因對市場的需求情況、供應商的產能、加工備料、生產換線時間不了解，相關數據要么缺失、要么收集不及時，造成采購計劃不準確，影響采購訂單、生產訂單、銷售出貨的安排；還有的企業對經營行為無管控、無采購計劃的指導，比如戰略性備料需求驅動而采購的管理不足，采購人員憑個人經驗無采購計劃而進行粗放采購、因市場上原材料價格或供給數量增減變化而大量儲備采購而導致的庫存的缺料或是積壓。庫存積壓增加企業的倉儲場地占用和管理成本、資金占用增高；缺料則直接造成生產線等停料停工，從而致使產品出貨交付延遲，影響客戶體驗，導致客戶流失。

(三)存貨管理信息化工具不夠完善

存貨的保存、管理工作比較繁瑣，需要借助信息化工具進行管理，信息化工具不完善、信息流不完整都會降低存貨管理工作效率。部分中小企業仍然依靠手工單據、Excel 表單管理存貨；有的企業雖然較早引入了ERP管理工具，但由于對業務和管理工具的理解不足，并沒有對存貨生命周期進行全流程系統化的信息管理，僅涵蓋到了存貨的進、出庫管理，存貨與銷售計劃、采購計劃、生產計劃、產銷平衡、缺補料計劃等管理工作的銜接還是通過手工表單的形式線下操作完成，還有的企業未對存貨流轉各環節進行梳理，使ERP 數據不能形成小流程閉環，大流程不能持續改進。存貨的數據信息流不完整給經營決策形成了阻礙，不能及時有效的降低存貨成本。手工記賬方式進行存貨管理，還會造成存貨管理各環節的人為失誤，使數據不及時、數據失真、數據鏈碎片化，數據無法溯源的問題。同時，手工表單的存貨管理方式還會造成企業內部數據孤島，信息溝通不流暢、不及時情況。比如銷售計劃不容易傳達到生產端，生產所需的采購計劃、缺料補料計劃及現金流支撐等工作難以及時調整，影響最終的生產排產和客戶交付。

(四)呆滯存貨成本過高處理緩慢

在高新企業存貨的管理工作中，呆滯存貨形成原因復雜，庫存消耗處理緩慢成為企業提高利潤迫不及待要解決的問題。通過對產品研發到生產各流轉環節的梳理，我們發現呆滯存貨的形成主要在研發設計階段、采購計劃階段、銷售階段等。在研發階段，產品因設計變更、產品升級改造、新產品的打版、試產投入而產生不能繼續消耗的呆滯庫存，比如試產投入因不能減少非標準產品的設計，使產品專用物料不能批量消耗形成的呆滯庫存；在采購計劃階段，出于安全庫存、生產增量預估不準形成的多備物料造成庫呆滯存，還有因來料不良，但品質部門沒有確定質量標準，沒有提前進行商務談判則無法退回供應商形成的呆滯庫存；在銷售計劃階段，因市場環境變化，銷售受阻時計劃終止而產生的呆滯庫存；還有因產品交貨不良率上升導致的客戶訂單終止取消形成的呆滯庫存。這些原因都會導致已形成的積壓庫存難以進入到下一個階段的研發、銷售、生產的物料使用計劃，不能積極的去庫存，造成企業的資金占用與產品成本的上升，對創造利潤帶來負影響。

三、改進高新技術企業存貨管理的措施

(一)建立健全存貨管理制度

首先，高新技術企業管理者要樹立既重視研發管理、又重視企業存貨等生產經營管理工作的意識。對于企業存貨管理，要建立科學的存貨管理流程與制度；對存貨管理崗位建好崗位職責說明書，明確各管理崗位的職責、工作要求與執行標準；建立詳細的操作手冊，用以指導存貨管理崗位的工作行為規范。存貨管理制度應符合企業自身的實際情況，內容簡潔明了，拒絕制度的理想化，具有可執行可操作性。

其次，對于存貨管理制度要嚴格執行落實，對于關鍵環節和步驟要加強過程確認與持續改進。存貨管理一般有多個部門協同合作，因此要加強各部門的溝通，利用ERP等工具進行存貨信息的及時共享，加強部門間的信息流動；存貨管理制度中還要加強內部控制流程建設，對于關鍵環節進行審批，做到存貨管理上下游環節的崗位間、合作部門間的互相監督、相互制約；建立存貨管理績效制度，責任到人，用以指導及評估存貨管理崗位的績效，提高存貨管理工作效率。企業及時對制度進行宣貫，存貨管理工作做得好的，樹立典型標桿事例，積極傳導其正能量，引導其他員工向其學習；對于未按制度標準執行的，也要收集案例，通過討論學習、培訓的方式，降低同類錯誤、相同問題在存貨管理崗位出現頻次。

再次，存貨管理工作要具有“供應鏈”的鏈路管理意識，不能碎片化地解決問題，要系統的解決整個存貨全生命周期可能出現的問題。因此存貨管理制度要具有系統思維解決問題，具有不斷優化存貨管理工作的意識，及時對存貨管理制度進行增補、修訂，查缺補漏，使存貨管理制度更科學合理。

(二)實現存貨管理信息化

升級與完善企業存貨信息化管理，并對存貨全生命周期的關鍵流程進行梳理與改進優化。對于大部分高新技術企業，在規模與人員素質方面，已達到引進各類管理工具的條件，如引進ERP信息技術，從而對企業的產品制造各環節進行信息化處理。對于已經引入ERP 信息技術的企業，需要根據企業自身實際情況，結合匹配ERP標準流程，不斷優化完善企業各環節業務流程，以提升企業管理信息化，提高企業管理效能。為使存貨管理在企業各環節更便捷更科學，可以積極引進WMS條碼倉庫管理，MES智能生產管理。已引進ERP信息管理的企業，可以升級補充PLM產品生命周期管理及MRP采購計劃管理。升級補充信息管理工具，可以使企業的產品全生命周期的關鍵環節實現系統線上管理，各部門間信息流暢，實現互相監督、互相制約；完善信息管理工具還可以改變手工統計采購計劃和產品變更信息等落后的統計方法，實現存貨的科學盤點、可以更精準下達生產和采購計劃，達成準時交貨；并且可以及時發現庫存管理問題，減少存貨呆滯發生，全面提高企業庫存周轉效率。

(三)提升柔性供應鏈建設

所謂柔性供應鏈，是指具有彈性、靈活性的供應鏈，也就是指供應鏈適應市場需求變化的能力。從供應鏈流程來看，供應鏈的柔性建設主要包括：制造系統柔性；物流系統柔性；信息系統柔性；供應系統柔性。以柔性供應鏈思維來做企業存貨管理，將大大提高高新技術企業的自主靈活性。企業供應鏈有3種供給模式：第一種MTS模式(Make to Stock)，即沒有明確銷售訂單，生產依據銷售預測備貨，存貨管理計劃是根據實際情況判斷備貨量及生產周期。此模式原材料特點是通用材料物料對采購周期不敏感，特殊物料采購周期長。此模式需要建立完善的采購計劃，以減少企業內部庫存積壓，加強庫存的周轉率。第二種是MTO模式(Make to Order)，即有明確銷售訂單，生產依據銷售訂單備貨生產，存貨管理計劃是縮短備貨周期，提高銷售出庫效率。此模式不論通用還是特殊物料采購周期都比較短。采購只需根據銷售訂單合理按排采購計劃。第三種是ATO 模式(Assemble to Stock)，即采購先備貨原材料，待有明確訂單生產再安排組裝。原材料采購計劃環節特點是需要組裝的材料采購周期長，原材料和半成品不通用。存貨管理計劃是備貨入倉，建設原材料轉售機制，半成品組裝訂單與量產訂單梯次進行。供應鏈的3種模式在高新技術企業的存貨管理環節，可以靈活運用，以建設柔性的存貨管理為目標，尋找到更適應企業的采購管理模式。這樣使采購更適用銷售、生產環節，少產生存貨積壓或短缺，能更好的實現銷售訂單交付，滿足客戶需求。

(四)加強對呆滯物料的管理與處置

在產品研發階段，對現有產品持續改進工藝設計，提升通用物料的覆蓋率、降低專用物料的使用。在高新電子產品企業，科學技術的進步使電子產品更新升級周期更快，給企業產品研發的庫存管理帶來了挑戰。電子產品生產存在產品規格多、批次多、產量小的特點。這要求企業在產品的研發設計階段除了注重現有產品通用材料的使用外，更需要通盤考慮到未來客戶需求的變化趨勢和產品的發展方向，設計出滿足未來客戶期望的產品，減少因市場變化而形成的呆滯庫存。

在計劃采購階段，利用科學方法加強采購管理。按月及時梳理物料清單、及時修訂以減少安全庫存與生產預增量，與供應商協商達成更低的MOQ，未達到量產的試產產品物料盡量不采用MOQ 形式采購，而采用按銷售訂單數量采購方式。在采購階段建立最小批量采購，及更靈活的供貨渠道，確保供給側的敏捷反應與靈活變通性。

在銷售階段改進銷售預測方法，做好客戶需求調查，了解客戶的中短期規劃，提高銷售預測的準確度，減少因大量備料而產生的存貨呆滯；在銷售訂單簽訂時，要做好訂單審查，要培養客戶承擔違約責任的意識，降低因客戶訂單取消、變更等原因造成的庫存占用成本；對客戶進行分類管理，對于已經形成的呆滯成品，銷售可以用折扣的形式積極引導客戶去庫存。

在組織與信息化方面，企業可以結合系統化管理工具，不斷提高對呆滯物料的管理與處理能力。利用管理工具的數據分析、超區告警、多方協同能力，對已形成呆滯物料的存貨，倉庫管理部門建立定期分析報告機制，提前發現呆滯物料產生的可能性；加強這部分物料的變現能力，聯合產品研發、采購計劃、銷售、財務等部門，根據形成呆滯物料的原因，通過銷售折價轉賣，協調供應商退、換貨處理，依據可行的再利有技術方案進行降級使用、拆分元件使用、改制、返工維修等方式進行及時變現和減少呆滯庫存所占用的人力物力資源；同時建立責任到人、與績效掛鉤的激勵機制，提高研發、采購、銷售等部門共同降低呆滯庫存的積極性。

四、結語

新常態下的高新技術企業，想要獲得更好的市場機會、更強的盈利能力，就要做到存貨的科學管理，通過設計合理有效的存貨管理與績效制度，調動各崗位人員的積極性與責任心投入工作中，同時還要積極地引進先進的信息管理系統，使存貨管理工作做到更便捷、更準確，能真正地降低呆滯存貨發生，達到給企業降本增效，使企業健康持續地發展。