談大數據時代電子化憑證的會計風險與防范措施

宇豪

晉能控股煤業集團有限公司水泥廠

現階段，因為會計信息準確性較低，因此增加了損失出現概率，這種現象被稱之為會計方面的風險。在日常生活中，人們往往忽視或者沒有加大信息失真造成會計風險問題的重視程度，從實際情況來看，此種類型的信息風險造成的后果是十分嚴峻的，除了直接影響到企業經濟之外，同時還會損害社會利益。所以怎樣動態性的識別風險、落實完善措施、預防風險、降低損失的出現是目前財務管理的基本目標。

一、電子會計憑證的發展趨勢

當前階段，會計憑證日益完善和改進，逐漸朝著良好的趨勢發展，所謂會計憑證，主要表現為將經濟業務實際開展情況詳細的記錄下來，為登記賬薄提供一定的依據。而紙質類型的會計憑證則是通過紙張的形式把經濟業務開展現象重點記錄下來，然后將其當成書面證明，有效整理。伴隨著社會經濟水平的提升，科學技術日益改進和完善，紙質會計憑證逐漸被替換，電子化會計憑證隨之形成，該項憑證是以計算機的形式儲存經濟業務內的各項信息數據，此種現象被稱之為電子會計憑證，不過不管何種類型的會計憑證方式，最終的目標都是為了有效記錄經濟業務實際情況而形成的，明確要求確保會計信息的真實性和完善性，從一定程度上推動企業穩定運行。

(一)有利于企業對會計信息高效率的管理

和以往傳統類型的紙質會計憑證相比較來看，應當定期將其整理裝訂成冊。在企業規模日益拓展、業務量增多的背景下，很容易搞混憑證所需要的附件，甚至發生附件丟失問題，不利于提升憑證整理歸檔的效率。處于計算機系統環境下開展線上計算工作，將會自動的對憑證進行編號，憑證的附件也不會受到人為因素影響而發生誤差，這從一定程度上改善了企業賬務流程，提升了企業會計信息管理質量。

(二)能夠節省檔案管理空間和人力物力

在會計電算化工作開展前期階段中，企業對紙質憑證定期整理，所需要的人力物力時間是非常多的，而且憑證歸檔處理以后最多保存30年，在這一階段中，為了確保憑證保存的完善性，依舊需要投入較多的人力和物力。而應用電子化憑證可以直接把憑證儲存在計算機內，保存時間較久，可以為后期應用提供便利。

(三)能夠與大數據時代發展需求相符合

現階段，大多數企業中的會計憑證逐漸朝著電子化和信息化渠道邁進，不過會計憑證全面電子化也有著諸多的問題存在，企業不再一昧的展開手工做賬，而是把電子會計憑證打印出來紙質保存處理。對此，需要電子會計朝著全面化趨勢發展，從發展中有效改進和完善。

二、大數據發展背景下會計風險呈現出的特征

(一)具體產生背景

現階段，會計憑證包含了諸多類型，具體表現為紙質類型的憑證以及電子類型的會計憑證，分別是傳統的紙質憑證以及利用計算機等電子設備形成能夠傳輸和儲存的電子化會計憑證。對于電子會計憑證來講，經過不斷發展日益完善，主要是以現代化計算機為主。在互聯網和計算機科學技術創新和改進的背景下，電子商務以及電子政務運行進程逐漸加快，我們迎來了大數據時代，諸多大量的數據被全面儲存和記錄下來，得到了合理的應用，大數據的發展也減少了數據儲存成本和處理成本的輸出。最近幾年中，基于互聯網的不斷發展，在這一背景下，電子化類型的會計憑證得到了良好的發展，企業加大了對其的應用程度。

(二)對于電子會計憑證的具體應用

電子會計憑證涉及了電子發票、電子行程單和財政電子票據等。我國推行了高鐵電子客票試點，經過長時間的發展，會計憑證電子化朝著良好的趨勢邁進。

(三)電子會計憑證應用過程中面臨的會計風險

在會計風險中，票據風險有著不容易察覺而且出現概率十分高的特征，特別是應用了諸多的電子會計憑證以后，此種風險更是呈現出了隱蔽性強的特點。基于電子會計憑證的進一步落實，基層單位普遍存在著一些規范性不足的現象。通過探究來看，在電子化憑證報銷入賬期間，基本的缺陷如下所示。第一，在單位報銷過程中，僅僅是簡單的保存電子會計憑證，并沒有精準的核實信息。第二，具備隨意被篡改、無法有效辨認的特征，加劇了會計人員對票據進行檢查的復雜程度，當存在著單位或者個人重復性報銷以及篡改信息等不良行為的話，必定會對會計工作產生不良的影響。

(四)產生電子會計憑證風險的具體原因

通過探究表明，應用電子票據可能引起以下幾方面風險，從主觀意識上來看，會計人員并沒有綜合性了解到新型的事物和政策以及技術標準變化情況。尤其是電子憑證發展期間，我國檔案局尚未落實統一的儲存要求，會計從業人員難以積極應對該項變化。客觀方面來講，財務人員工作量非常多，使用的管理系統比較單一，缺少專業性人才，根本不符合新時代發展要求，也無法做出完善的管理對策。

三、大數據時代背景下電子化憑證會計風險防范措施的落實

(一)在單位方面制定的技術性預防措施

第一，現階段，電子票據紙質打印工作開展過程中，還有著諸多的問題存在，根本不符合檔案管理基本要求，難以將電子類型的打印件當成入賬、歸檔的基本憑證。基于此，怎樣進行電子憑證的流轉和入賬以及歸檔處理是面臨的主要難點。面對于該項問題，我國組合形成了專門的工作小組。以業務量大、技術十分成熟的大型企業為基本研究對象，動態性事實了相關的電子發票報銷以及入賬處理等多項作業，結合相關的經驗以及采取合理的方式進一步完善和健全的數字經濟發展制度。第二，在重大事件開展過程中，電子發票產生了良好的效果，適合在遠程報銷中進行應用，比如有著互聯網發展條件的企業，當發生了相關重大事情以后，能夠借助互聯網平臺展開遠程辦公處理操作，高效率的完成報銷作業，采取電子發票等多種方式全面解決員工的發票交單問題。第三，有關單位采取電子化流轉驗證和紙質憑證存檔并行的方式。無論是企業還是事業單位都積極找尋符合自身要求的措施，對風險加以預防，將成本控制在合理范圍。舉例說明，某項上市公司在報銷過程中以紙質和電子化流轉并行的方式為主。基本操作流程如下所示，首先，員工申請報銷過程中掃描全部的發票，制作成電子版傳輸到網絡系統中，檢驗票據是否真實合格，確保符合要求的情況下經過網絡渠道申請報銷審批處理。然后，各項領導對該項申請流程重點審批，通過以后財務人員重點加以報銷，完成付款操作。第四，進行全流程無紙化的報銷流轉控制。當前階段，社會方面已經正確了解到了信息化建設的必然性，部分事業單位和高校紛紛創建了規范性的內部信息化管理系統。其中，對電子化憑證進行入賬以及歸檔處理是不可缺少的一方面，可以借助規范性的信息化系統平臺以及發票驗證服務器對員工報銷進行重點審核。無紙化報銷環節是報銷人員得到了相關發票以后，有關人員負責簽字和審批處理，報銷人員只需要登錄到局域網的財務信息系統中發起遠程報銷申請即可。流轉期間通過各項管理層網上審批完成的單據，不需要再走紙質簽字流程，只需要經辦人簽字即可，利用信息化軟件系統對電子審批件進行重點保存，打印紙質版入賬，確保整個內部控制系統的完善性和規范性。不過在保留電子化憑證信息資料過程中，必須與電子檔案管理方式和規定要求相符合，這種無紙化報銷的方式產生的效果極高，既可以減少成本輸出，還可以降低風險的出現，為工作開展提供最大的便利。

(二)在國家政策方面制定的預防措施

當前階段，電子會計憑證報銷入賬以及儲存歸檔管理工作得到了規范性的實施，人們也逐漸認識到了該項工作的重要性，并且也加大了對其的重視程度，從戰略方面頒布了有關的規定，對各項入賬、歸檔的條件展開了明確，同時還完善了電子會計檔案形成和管理的基本內容，從而確保電子評價的規范性。

(三)其他應用的一系列措施

通常情況下，企業和事業單位已經加大了技術防范風險方式的探究力度，一般是采取會計軟件系統和電子系統以及儲存方式對電子會計憑證真實性全方面檢驗，判斷是否符合標準要求。當不具備規范性電子檔案管理系統支持的背景下，檔案管理人員可以直接在會計核算部門內得到電子類型的發票，采取電子形式儲存起來，確保歸檔儲存與實際需求相一致，從根本上保障歸檔過程中電子發票的完善程度。

(四)會計公司預防會計發票風險的基本措施

自從電子化憑證得到了廣泛應用以后，社會方面形成了一大批專業性的會計企業，主要是研究相關的電子發票報銷管理系統，結合實際情況制定健全的電子發票報銷方案，進而朝著數字化趨勢發展，從根本上提升企業經營和管理質量，規避會計風險的形成。專業性的會計公司提供良好的軟件產品服務，保持整個信息化操作的簡便性，專業性會計公司預防會計風險的重點表現在以下幾方面。第一，注重電子發票報銷功能的體現。相關公司創建規范性的網上報銷系統，員工能夠隨時提起報銷流程和審批報銷流程，采取影像識別技術靈活性的整理電子發票信息，自主形成費用明細，確保滿意度。第二，發票檢驗和查詢功能的體現；系統檢驗電子抵賬系統接口，校對發票的真實性，以免產生不良的假票現象，從根本上避免稅務風險的發生。并且系統還能夠綜合性的比較儲存的已經報銷的發票信息，以此規避不良報銷風險的出現。第三，將電子檔案管理功能清楚的體現出來；針對于員工報銷的相關發票來講，可以在系統內有效儲存和整理，為人員查閱和檢索提供了便利，在點開發票以后就能夠查找到原圖，將電子發票打印出來。第四，從個人道德方面對風險加以預防；單位需要做好宣傳演講工作，增強誠信理念，各項員工從個人角度了解到隨意篡改電子票據和重復報銷的不良后果，從根本上避免該項行為的發生。針對會計從業人員來講，必須展開技術和法律法規的培訓工作，以此規避會計風險的發生。

(五)對電子會計憑證信息系統進行完善和改進

當前階段，需要做好電子會計憑證、信息化系統的升級和改進工作，避免保存風險出現概率。保存原始憑證的過程中，應當優化各項工作要點，明確人員具體責任。第一對各項員工的權限設置加以確定；查看憑證的過程中，權限應當處于只讀狀態，不能隨便對數據內容加以編輯，從而確保數據的安全性和準確性。第二，對系統加密功能加以改善；明確加密的指數，以免外來因素對系統性能產生不良的影響。第三，制定規范性的系統憑證管理流程；具體的憑證流程表現為：提交查看申請、同意申請、管理人員通過申請查看憑證、歸還憑證。通過優化流程的方式節省時間，提升憑證管理效率，保證工作有效進行。

(六)加大數據檢查和維護力度

為了避免會計信息發生被隨意修改和丟失問題憑證，管理人員應當加大數據的檢驗和檢測力度，確保數據得到有效的維護。首先，檢查硬件，保障憑證儲存介質的完善程度，一旦介質被損壞以后必須及時將數據信息拷貝到新的磁盤中，把舊磁盤銷毀。其次，檢查軟件性能，使用數據校對軟件，讀寫和驗證電子會計憑證，確保會計信息讀取的正確性。如果信息讀取存在偏差的話，應及時更新和改進軟件系統。最后，檢驗具體的內容，確保內容的完善性，可以以簡單隨機抽樣和系統抽樣的方式審核電子會計憑證，檢查內容的真實性和完善性。發現內容方面存在誤差的話，必須及時找尋原因，將問題徹底解決。

(七)構建良好的儲存環境

在傳統和變革產生矛盾以后，可以基于傳統的基礎上加大變革力度。對于原始憑證來講，本身有著不容易篡改數據和便于后期查看的作用，企業可以選擇兩者并存的方式對會計憑證加以管理，綜合性考慮到原始憑證所需的紙質成本，可以只對紙質會計憑證做賬的部分進行保存，不需要再保存紙質附件。這樣一來，能夠產生憑證備份的效果，以免原始數據被隨意修改。除了做好備份處理，還必須構建良好的儲存環境，雖然在電子設備中儲存了電子檔案，不過受到周圍物理因素的影響，電子設備性能下降，進而對保存環境產生了不良的影響，電子檔案必須符合防火、防潮、防塵等一系列要求，確保電子設備磁片的穩定性，同時安裝監控器和防盜設施，對檔案室的人員出入情況重點監控。

四、結語

從以上論述來看，伴隨著科學技術的創新和改進，電子化憑證隨之形成，從一定程度上加快了其它產業和技術的進一步發展。但是電子化憑證也引起了各種各樣的會計風險，這就需要采取合理的技術方式規避風險的發生，避免漏洞的出現。會計信息化的不斷發展有利于將面臨的風險隱患徹底解決，在采取信息化技術的基礎上整理會計資料，提升會計業務質量，科學合理的應用各項資源，規避會計風險的發生，確保會計基礎工作得到良好的開展。