標準化視角下數字檔案資源建設工作效能提升研究

喻念念，王 旎，楊麗沙

（長沙環境保護職業技術學院，湖南 長沙 410014）

隨著信息技術的不斷發展，數字檔案資源建設已經歷了好幾個階段，從各自為政到標準化建設，數字檔案資源建設向縱深發展。但如何在堅持標準的基礎上，實現數字檔案資源建設工作的效能提升呢？文章就試從標準化的數字檔案資源建設的意義和現狀分析入手，對提升其效能進行闡述，以期進一步實現數字化檔案資源建設工作的效能，為檔案工作提檔升級做出努力和貢獻。

1 標準化的數字檔案資源建設工作的重要意義

1.1 有利于進一步提升檔案工作的地位和水平

隨著信息技術的不斷發展，如果還固守傳統的紙質檔案管理模式，必將落伍于時代，加強數字檔案資源建設，一方面是將紙質檔案通過掃描、OCR識別后，建立數字檔案資源庫，一方面是在收集歸檔的同時，加大對數字檔案資源的建設，這樣一來，就極大地提高了檔案的利用效率，更好地滿足了利用者的需要。檔案是歷史的憑證，其價值一般要在多年后才能顯現，因此，檔案工作一直都呈邊緣化狀態，處于所在單位各項工作的末端。在全社會都向數字化轉移的大趨勢下，檔案工作一定要抓住時機，搶占先機，提前謀劃數字檔案資源建設，特別是在提能增效方面大顯身手，進一步提升檔案工作的地位。

1.2 有利于進一步提升數字檔案資源建設的安全

檔案資源體系建設、檔案利用體系建設、檔案安全體系建設是檔案管理工作的最為重要的三大建設體系，三大體系相互聯系，檔案資源建設是前提，檔案利用是目的，檔案安全是保障。沒有安全體系做保障，前面兩個體系建設都是一句空話，因此，確保檔案安全是檔案工作的重中之重，數字檔案資源為快捷實現數據復制、數據轉移提供了可能，這樣就能彌補傳統紙質檔案孤本，存在不安全因素的可能。特別是將珍貴的檔案原件，通過標準化的數字技術手段轉化為數字檔案資源后，在方便利用的同時，也減少了原件在提供的過程中的安全隱患，進一步確保了檔案的安全。另外，數字檔案資源建設后，也能杜絕個別僥幸篡改檔案的行為，確保了檔案利用中的安全。

1.3 有利于進一步提升數字檔案資源的共建共享

實現檔案資源的共建共享就必須要進一步建立健全豐富的、標準化的數字檔案資源。目前，檔案信息數據分散，就在一個單位內部，這種資源浪費現象都比較嚴重。如筆者所在學校，科研部門有科研信息管理系統，教務處有教學管理系統，辦公室有文件OA系統，但只有OA系統整合到檔案信息系統里，其他的都是各自為政，究其原因就是標準體系的不完善，還不能實現數據之間的無縫對接。

2 標準化視角下數字檔案資源建設工作存在的問題分析

2.1 數字檔案資源建設整體規劃較為欠缺

數字檔案標準規范建設問題涉及到方方面面，國家應該從頂層設計層面進行系統規劃，但目前能實施操作的國家標準還較為欠缺，遠遠不能滿足實踐的需要，特別是針對一些具體的基層檔案管理部門的數字檔案標準則更是缺乏，對基層實踐的指導作用則大打折扣，個性化和智能化的數字檔案管理目標則實現更難，對數字檔案資源建設極端不利，阻礙數字檔案資源的科學化管理。另外，各自為政的現象還是很普通，很多高職院校在OA文件系統建設中，因為檔案人員的前端控制不夠，對數字檔案標準不熟悉，因此就呈現了一個單位一個樣的數據庫，對后續的進館接受造成困難，甚至成為一個個的信息孤島，共建共享則很難實現。為此，應該從宏觀和微觀、中觀三個層面制訂數字檔案資源建設的標準，從不同層次檔案管理的角度制訂統一標準和規范，統籌協調各級檔案部門的數字檔案建設，提升整體數字檔案資源建設的效能。

2.2 數字檔案資源的收集規范性不夠，呈粗放狀態

在大數據時代，數字化向數據化轉變，數據化向大數據轉變，規范標準的數字化檔案資源必然是數字檔案發展壯大的重要支撐點，但由于數字化檔案在鑒定傳統的紙質檔案數字化以及收集的時候，沒有遵循嚴格的標準，從而導致數字檔案資源質量參差不齊，很難滿足今后的長期使用的需要。很多高職院校在數字檔案資源的收集后，很難二次開發使用。如筆者所在的學校，收集了大量的電子圖片，但由于元數據收集不夠完整，在圖片利用的時候，才發現不是原始圖片，二次利用效果大打折扣，后來還是在宣傳部負責拍攝圖片的同志那里重新收集整理歸檔了這部分電子圖片。

2.3 人員素質跟不上數字檔案資源建設的步伐

從古至今，人才從來都是第一生產力，人的問題才是根本問題，影響數字檔案資源建設工作效能提升的重要因素之一就是檔案工作者的能力和素質。一方面是信息技術的突飛猛進，大量信息數據產生，但由于傳統思想的制約，使部分檔案工作者應接不暇，缺乏數字檔案管理能力，知識結構老化，知識儲備和思想意識跟不上時代要求。特別是在高職院校，很多檔案館（室）的工作人員是解決人才引進而安置的家屬，缺乏檔案專業和計算機專業的人才，嚴重制約了數字檔案資源建設的步伐，有的學校檔案館探索嘗試數字檔案資源建設，但技術指標和工作質量都很是粗放，著眼長期工作不夠，嚴重影響了數字檔案資源建設工作的效能。

2.4 數字技術發展存在一定不足

隨著計算機信息技術的發展，對檔案數字化建設也有了很大的推動。但快速發展的計算機信息化技術，也給檔案數字化建設帶來一定的困難，為檔案管理部門資金投入和儲備相應專業人才也帶來了巨大的影響?？焖侔l展的信息化技術要充分運用到檔案數字化建設、管理中，需要投入更多人力、財力、物力去磨合，使新的信息化技術不斷適應、符合當下檔案數字化建設的要求和標準。而一般基層單位開展數字化建設管理，投入的人力、資金有限，無法及時更新技術的提升，從而影響了數字檔案資源發展水平。檔案數字化建設，信息化技術不能及時更新提升，就會引發信息安全技術問題，可能導致信息資源數據泄露的風險。

2.5 數字檔案資源建設未得到普通重視

在高職院校，數字化檔案資源建設還沒有得到高度重視，一方面是學校的管理者還沒有將數字化檔案資源建設上升到學校的信息化建設水平的高度，只是在檔案利用，如教學評估、審計等需要查閱檔案的時候，才意識到檔案資源建設的重要性，平時都將精力和財力放在了學校的科研、教學工作中，特別是在需要大投入的數字檔案資源建設中，則支持不夠。另一方面是檔案工作者自身原因發音作為不夠，在學校沒有發言權，長期以來，檔案人普遍存在著“寧可少一事，不可多一事”的保守態度，主動作為不夠，對于新技術、新要求“踢皮球”“冷處理”現象普遍存在，主觀意識不夠，肯定不會有大作為，這種現象嚴重制約了數字檔案資源建設工作的效能提升。

3 標準化視角下數字檔案資源建設效能提升路徑策略

3.1 強化對數字檔案資源建設的認識

隨著信息技術的廣泛應用和飛速發展，檔案管理也進入了數字化建設時期。檔案數字化信息化也逐漸成為檔案管理的重要手段。當下，檔案數字化建設是檔案管理最重要最核心的工作內容之一。隨著國家“十四五”檔案事業發展規劃的推出，不少單位都在積極部署、開展檔案數字化建設項目的開展。但由于高職院校主要任務是培養人才，教學為中心，主要投入和精力都放在教學中，要讓領導們主動關注檔案工作肯定不行。因此要做好數字檔案資源建設的長期規劃，在存量檔案數字化和數字化增量檔案的電子化建設中有所作為，并主動參與學校的信息化建設工作，用前端控制理論指導檔案工作，因地制宜建成符合本單位的具有可操作可實施的行之有效的數字檔案資源建設體系。例如筆者學校的“十四五”信息建設規劃工作，第一次會議并沒有通知檔案部門參與，而是在看見工作安排之后，主動提參與、主體出擊，并提出了要整合學校的數字信息資源，在開發新系統的時候要通知檔案部門參與，要將數字檔案信息工作納入學校的信息工作的總體統一部署安排，這些建議得到了領導層和各部門的高度認可，數字檔案資源建設的意識得到普遍增強，在學校合同管理系統的開發啟用工作中，檔案部門就全程參與系統的開發和研討，確保合同能實現同步歸檔。

3.2 完善創新檔案庫數字檔案資源

完善創新檔案數字庫數據資源，對現有的檔案數字資源進行開發、利用，擴大檔案信息數據點收集范圍，優化檔案數據信息的利用途徑和范圍，提升檔案數據資源的存檔價值，讓檔案數據信息資源更加真實、有效。在進行檔案信息數字化建設中，可以通過專業的檔案數字化外包公司開發完善的檔案數字化信息建設，同時為了保障檔案數字化信息的完全性，必須在簽訂檔案數據的保密協議后方可進行。隨著無紙化辦公系統和OA系統的推行，檔案管理單位要全面重點地做好電子文檔接收和歸檔工作，保證檔案信息收集的完整性，從而確保電子檔案的安全性。此外，要對數字檔案庫的收集端口盡可能地擴大全方位覆蓋，提高對公眾生活、學習等相關的檔案資源收集，再就是提高多媒體互聯網等技術的檔案信息收集工作，充分利用現代媒體給檔案工作帶來幫助，從而提升檔案管理部門與檔案應用者之間的互動關系。

3.3 建立健全數字檔案資源規范化系統

首先，要建立健全完善的檔案數字化建設的標準、規范設計。開展檔案數字化建設，制定相應的管理制度、規范，既要從長遠利益出發，又要結合當下實際工作情況，穩妥推進單位檔案數字化建設項目?？茖W規范的檔案數字化建設系統，不僅包括規范檔案收集、儲存、管理以及利用等環節，也包括檔案數字化建設的管理要求和技術標準。根據國家對檔案數字化建設標準和要求的大前提下，按照各建設單位的實際工作狀況和建設標準，建立易于操作、科學規范的檔案數字化建設管理規定和建設標準、要求，從而達到本單位檔案數字化建設的需求。其次，隨著信息技術的不斷發展，檔案數字化建設單位要及時更新創新落后的、不合時宜的標準、規范。當下的大多檔案數字化建設標準和要求已經不適應檔案現代化建設的需求了。這就對檔案數字化建設單位提出了更高的要求，要緊跟時代潮流的發展，貼合社會經濟發展的需求，使數字檔案具備一定靈活性和兼容性，在一定范圍保持擴展創新，便利數字檔案資源的整合，實現數字化檔案資源的共享。

3.4 整合數字檔案資源，實現共享

數字檔案資源的整合是在不變更檔案資源的物理歸屬的同時，將檔案信息的內容進行關聯整合。信息技術的發展為整合帶來了多種途徑，能夠讓檔案網站進行關聯，建立網站檔案管理群組，為分配的檔案網站提供統一的查詢入口或是搜索方式。還可以建立檔案目錄中心，能夠查詢復雜的檔案信息，在目錄中心快速查找其位置。最為起碼在校園的局域網里整合相關信息庫，建立學校內部統一的數字檔案資源管理庫，為后續的大數據整合提供統一的準確的檔案信息資源。

3.5 加強校內檔案數字資源建設的技術人員的整合建設

先進的技術手段，必須要有掌握先進技術的人員。在高職院校，一味地強調引進專業技術人員可能不是很現實，因為高職院校普遍編制較少，如果盲目被動等待學校給檔案館配置專業人員，將難以推動數字檔案資源建設，會更讓檔案工作成為學校的邊緣部門。有為才有位，只有立足現狀，在核心技術方面大膽實施拿來主義思想，學校信息化專業的相關教師和學生都是可以借用的。特別是在學校制定信息化建設規劃的時候，要主動作為，提前參與，得到學校各部門的支持，能有效彌補檔案工作者的信息技術欠缺的不足，從而進一步提高數字檔案資源建設的效能。

4 結語

數據經濟時代已經來臨，在新形勢下，檔案事業發展將更加迅速。數字檔案資源建設工作要在堅持標準化的基礎上，進一步提升效能，實現收集、查找速度更加快速，更加便捷，進一步實現檔案工作的價值和功能，不斷提升檔案工作水平。但數字檔案資源建設工作是一項系統工程，需要久久為功，要在推進的工作中克服一個又一個困難，應對一個又一個的難題，加強數字檔案資源建設，為檔案事業發展作出應有的貢獻。