中學檔案管理信息系統的設計與開發

山東省濟南第三中學 張新霞

信息系統的研發運用與改革升級不僅改變了中學檔案信息記錄、存儲、管理、應用的模式，也助推了中學檔案信息管理流程簡便化、管理制度完善化與管理標準統一化的進程，更對中學檔案資源共享化建設與校園數字化建設等產生積極影響。本文簡要介紹中學設計與開發檔案管理信息系統的必要性，提出一些具體可行的新策略來加快其系統設計與開發速度。

研發應用檔案管理信息系統是解決中學檔案管理工作中出現的查閱與使用效率低、保存與管理難度大、出錯率較高等問題的主要手段，也是構建立體層次化與一體高效化檔案管理系統的主要途徑，更是記錄中學發展軌跡與傳承校園歷史文化的重要措施。相關人員從系統架構、技術設計、安全防護、業務流程等方面來設計和開發檔案管理信息系統，實現檔案管理信息系統配置、分類、登記、借閱等功能，促進檔案管理現代信息化與高效便捷化的建設。

1 中學檔案管理信息系統的架構與技術設計

（1）硬件系統。中學相關人員應分析檔案管理信息系統正常運行及存儲大量數據信息等所需要的硬件，根據學校檔案管理信息系統研發資金數額、原有硬件配置等實際情況來決定Web服務器與數據庫服務器是否在一臺服務器上。同時，中學還應統計檔案管理崗位的工作內容與工作量，了解運用頻率較高或管理難度較大的檔案信息類型，以此為基礎來調整個人電腦及部門設備的分配機制與標準，比如，檔案業務部門配備打印掃描一體機，如圖1所示。

圖1 中心數據庫結構圖Fig.1 Central database structure diagram

（2）軟件系統。大多數中學檔案管理系統以Browser/Server（簡稱B/S）為主，搭配IISweb服務器，具有客戶端數量無限化、無需安裝任務軟件等優勢，同時，中學檔案信息規模龐大、復雜多樣與更新頻率高等特點也促使中學提高對數據庫的規模、運行速度等提出更高的要求，比如，當前許多中學使用MSSQLServe數據庫。許多中學將架構設定為用戶界面層、應用服務層、數據層。(1)用戶界面層則是以asp.net為主，以HTML為輔編寫而成的。用戶界面的功能以收集和顯示信息為主，管理人員通過用戶界面錄入、篩選和調取各種數據信息，因此，用戶界面應堅持簡潔、方便的基本原則，必要時可以提供操作方法或指導說明書，避免因頁面配色過于復雜凌亂而造成管理人員視覺疲勞或者因圖標和功能不一致而造成管理人員操作失誤，從而實現減輕管理人員認知負擔與操作難度的目的。用戶界面樣式以CSS為主，大多會設計和使用統一的界面主題、風格等。另外，頁面文件應與執行代碼分離開來，避免混為一談，這樣能提高后期界面修改、故障維修的效率。需要注意的是普通管理人員沒有獲取、修改源代碼的權限或端口，這樣有助于提高系統的安全性與穩定性。(2)應用服務層則是檔案管理系統的中心，以C#語言編寫而成，可以分為數據實體類、數據操作類、業務規則類三部分，其中數據實體類則是指數據庫一一對應的實體類表格，該類表格主要包括編號、類別、屬性等內容；數據操作類則是利用實體類表格來補充調整與修改核對數據庫內的信息，為學校不同崗位人員開展工作提供了強大而準確的數據信息支持；業務規則類則是利用邏輯推理語言來完成數據信息的驗證、查詢、核驗，讓管理人員明確其操作的結果。最后，數據層則是存儲中學數據信息的區域，有大量的數據表，并利用大量的關鍵詞、關鍵字來將不同的數據表關聯起來，甚至可以對這些數據表進行查詢、增減、差錯糾正，如圖2所示。

圖2 電子檔案管理系統界面設計Fig.2 Interface design of electronic archives management system

2 中學檔案管理信息系統的需求與功能設計

（1）系統配置模塊。管理人員重新調整該系統的登錄認證方式與系統參數，調整與確定管理角色的類型、職責，甚至根據登錄角色的不同來設置不同的登錄端口，比如常見管理角色有系統管理員、學校及年級檔案管理員、普通用戶等，其中，系統管理員可以修改、調整該系統，修理系統出現的故障；學校檔案管理員則是審理各年級提交的各種檔案資料；年級檔案管理員則是整理和提交本年級的各種檔案信息，簡而言之，系統管理員的權限等級最高，年級檔案管理員的權限等級最低。管理人員還應完善用戶在線管理、數據備份與更新等主功能及個人信息更改與完善等輔助功能。功能板塊會影響整個系統的運行效果與效率。另外，管理人員還應完善系統基礎管理權限配置，比如，新建、刪除、修改、打印等功能設置。

（2）案卷類別管理模塊。中學檔案信息類型較多，首先將案卷分為正式、專題等類型，也可以將案卷分為普通、重要、保密等不同類型，為每種案卷設置閱讀、移動、糾正等功能，管理人員或者用戶在閱讀案卷過程中發現錯誤之處時及時地提交修改意見，這有助于降低案卷的錯誤率。檔案管理員還應根據案卷的類型與上傳年限等來調整不同案卷的位置。

（3）案卷管理模塊。案卷管理模塊是檔案管理信息系統的中央區域，主要包括著錄編輯、查詢瀏覽、審核歸檔、打印使用等功能。管理人員應根據在案卷中設置案卷格式轉換、電子打印等程序，以便于管理人員能將系統內的案卷轉化為自己需要的格式，完整打印出自己需要的案卷。首先，著錄編輯功能又可以細分為提示、自動檢索、自主檢查、基本信息等功能，幫助管理人員或者用戶直接明確該案卷的基本信息，其中，基本信息又包括該案卷創建時間、設計部門、頁數及主題、審核人等信息，這是檔案管理信息系統最基礎、最重要的部分，需要管理人員在設計與開發該系統時注重該部分功能的完善，少數中學都增設校對功能，通過信息提示的方式來幫助管理人員快速準確的發現不同案卷存在的錯誤或漏洞。其次，查詢瀏覽功能則可以理解為管理人員調閱和使用案卷，這也是體現案卷歷史記錄與文化傳承價值的主要途徑，更是檔案管理工作的基本內容，管理人員可以通過關鍵詞、時間、屬性等不同的檢索方式來快速找到自己需要的案卷，既可以是精準到某一個案卷，也可以是相同類型與主題的系列案卷，通過簡單查看不同案卷的編號和主題的方式來從眾多案卷中篩選出自己需要的案卷。另外，管理人員還應在結合中學校規、校訓、校徽等基礎上來創設檔案管理信息系統的標識，對所有的案卷進行統一與規范的編號，將不同編號的檔案歸檔于不同系統中，也就是說管理人員通過查看案卷的編號就能大致了解該案卷的創建時間與主題。最后，檔案管理信息系統還應創建專門的在線瀏覽、完整或者部分打印等功能，管理人員通過打印預覽來查看自己即將打印的內容是否準確，需要注意的是并不是所有的案卷都可以隨意打印，而是需要根據案卷的重要程度、管理人員權限等級等來確定能否打印。

（4）案盒管理模塊。案盒管理模塊至少需要創建、刪除、修改、排序等四大功能，除了這四大功能之外還有查詢、查看等小功能。管理人員可以根據時間長短來將其分為短期、長期、永久三大類型。系統研發與設計人員應堅持一一對應的原則來確定案盒的數量、類型與功能，管理人員則在系統初步成型之后修改案盒的功能與重新調整案盒的順序，并提前編寫好案盒編號的標準與編碼，也就是說系統會直接給符合編號條件的案盒編號，準確并全面的記錄不同案盒的存放位置，當管理人員打開案卷后會在頁眉或者頁尾等固定位置出現案卷、案盒的編號，提高了檔案信息管理的統一規范性、現代信息化與準確性[1]。

（5）專題檔案模塊。案卷的存儲大致可以分為常規、專題等多種類型，其中，常規類則是根據根據主體的不同將案卷劃分為文書類、專業類、實物類等不同類型；專題類則是將主題相同的案卷歸類到一起，便于管理人員及時全面的查看相關案卷，幫助管理人員或用戶在腦海中形成所查詢主題相關的思路，幫助其節省更多查閱與分析核對資料信息的時間[2]。

（6）借閱登記模塊。系統設計與開發人員應開設案卷借出、歸還、修改等不同的通道，詳細記錄管理人員或用戶借閱、歸還的時間。當管理人員或用戶借閱案卷時，系統內該案卷信息則顯示已借出[3]；若管理人員或用戶歸還案卷時，該案卷則顯示在案。同時，系統還應明確不同類型案卷最長借閱時間，當管理人員或用戶完成借閱手續時，該系統會自動顯示其最晚歸還時間。管理人員通過統計案卷借閱頻率與使用時間來明確不同類型案卷的利用率與使用狀態[4-5]，如圖3所示。

圖3 學生檔案管理系統Fig.3 Student file management system

3 中學檔案管理信息系統的安全保密設計

人為錯誤操作、電腦病毒及硬件損失等都會造成案卷的丟失或系統的癱瘓，因此，應提高對系統安全的重視度。在設計與開發檔案管理信息系統時可以運用雙套制、備份制、訪問制、加密制等方法，其中雙套制就是在建立電子案卷的基礎上還應保留紙質案卷，備份制則是設置系統的備份保存與誤刪還原的功能，比如，MSSQLServer備份功能。安全責任制則是規范管理人員及用戶的操作行為，強化其安全與責任意識。另外，還應完善與落實訪問制，擁有不同權限的管理人員只能查看不同等級的案卷或只能在系統允許的范圍內進行相應的操作，而系統也會準確詳細的記錄其操作行為或查看案卷的歷史。最后，還應對案卷進行加密處理，這些都能提高案卷的安全系數。

4 中學檔案管理信息系統的業務流程設計

管理人員對案卷進行統一的編號與歸檔，簡化并規范業務流程。該系統業務流程大致劃分為建檔、歸納、整理、備份及借閱等部分，其中，建檔也是實時立卷環節，管理人員根據相關規定與制度明確案卷的類型，補充案卷的基本信息，并將案卷上傳到指定區域。同時，管理人員掃描打印電子案卷，存檔紙質案卷，在此基礎上，管理人員對電子案卷進行系統備份處理。歸納又稱為歸盒環節，對最近上傳的案卷進行分類或調序處理。其次，管理人員對不同的案卷進行驗證與檢查，及時發現需要補充或修改的地方。最后，管理人員按照自己的檢索習慣與閱讀要求來定向查閱不同的案卷。

5 結論

正視傳統中學檔案管理系統的弊端，充分認識到研發新檔案管理信息系統的必要性，從基本框架、業務流程、安全管理等層面來提高該系統運行效果，為中學教育水平及中學檔案管理工作效率的穩步提升奠定了基礎。