數字改革背景下我省高校檔案數字化建設提升研究

丁 婷/浙江商業職業技術學院

習近平總書記在今年4月的中央深改委第二十五次會議強調，要以數字化改革助力政府職能轉變，統籌推進各行業各領域政務應用系統集約建設、互聯互通、協同聯動，發揮數字化的重要支撐作用。自去年全省數字化改革大會以來，我省全面推進數字化改革，從“152”到“1512”再到“1612”，全省數字化改革體系構架持續迭代、不斷豐富，越來越聚焦高質量發展、競爭力提升、共富示范和“兩個先行”，實現了與中央“五位一體”總體布局的全面對應，與我省經濟社會發展實際的高度契合。在此背景下，浙江省各地檔案部門迭代升級數字化改革體系，深入推進“浙里數字檔案”應用建設和全面貫通，整體提升檔案工作數字化改革實戰實效，取得了一系列成果，為奮力推動“兩個先行”貢獻檔案力量。

高校檔案是高校社會實踐活動的參考依據，是文化傳承的珍貴見證、高校行政工作的查考憑據，高校檔案具有保存高校歷史、豐富高校文化等積極的作用。相較于傳統的紙質檔案，數字化檔案的收發更為簡捷便利，不僅極大地減少了對人力的需求，而且推動了檔案統一管理和信息共享的進程[1]。在我省數字化改革的大潮中，各高校紛紛開展檔案數字化建設，也取得了可喜的成績。如：擁有“省高校示范數字檔案館”的湖州師范學院，在檔案服務方面走在同類院校前列，是省內較早推出校友檔案“一次不跑”服務的高校。該校在數字檔案館建設方面，堅持“存量數字化，增量電子化”，擴大館室面積，新增1000m2，根據所需配置軟硬件設備，推動數字資源建設重塑升級，暢通數據共享渠道，開通部門在線歸檔功能，完成檔案系統和OA系統的對接。杭州師范大學開發數字檔案管理平臺，該系統由檔案管理、電子文件管理、OCR識別和用戶權限管理等模塊組成，通過大數據中心的公共接口與OA系統、合同管理系統、教務系統進行數據對接，實現電子文件自動化歸檔管理，收錄、管理、存儲、應用的全過程電子化，規范了檔案管理，提升了歸檔效率。浙江工業大學著力推進數字檔案館建設，將130多萬頁共計430483件紙質檔案進行了數字化掃描，并且推出遠程查檔服務系統，高效便捷的檔案服務得到師生、校友的好評。當前，省內各高校積極推動檔案數字化建設，但目前還存在著一些問題。本文將通過調研部分省內高校，梳理當前問題，并給出解決問題的思路和對策，以期引起有關單位及高校相關部門的關注，從而促進我省高校檔案數字化建設及管理的良性發展。

1 當前我省高校檔案數字化建設中存在的問題

1.1 數字檔案應用場景協同化不夠

打造典型場景是“浙里數字檔案”應用建設的重要內容，也是“一地創新、全省共享”的核心所在。同理，高校的檔案數字化工作也要聚焦共性需求和師生的高頻需求，緊扣引領示范、改革突破、集成創新、多跨協同等關鍵詞，使數字檔案應用場景實現從基礎到高級、從“良品”到“精品”的躍升。全省檔案工作數字化改革培訓會議指出，還要將檔案部門的“單兵作戰”轉為聯合多部門的“協同攻關”，加強跨層級聯動、跨部門協同、跨事權集成，推動實現場景應用開發建設集約高效。而從當前來看，我省一些高校檔案數字化工作也基本只是高校檔案館（室）一個部門在單打獨斗，與校內其他業務部門以及校外屬地檔案系統協同度不高，導致了該項工作停留在檔案的數字化收集階段，緊扣師生需求打造的數字檔案應用場景不多，精品的多跨協同系統性集成平臺還很少。

1.2 數字檔案開發層級顆粒化不夠

檔案數字化工作在我國正蓬勃發展，當前雖已實現了紙質檔案的遠程在線利用，但尚未實現計算機可讀、可理解的數據粒度層級的管理與開發。數據粒度反映的是數據的細化和綜合程度。在數據倉庫中，數據的細化程度越高，粒度越小；反之，粒度越大。這一困境導致無法滿足研究型用戶多元全面的利用需求。任越、倪麗娟通過深入調研黑龍江省地市級的檔案館，發現檔案信息資源開發利用的過程中尚存在檔案機構相關人員數據意識不強、數據關聯度不夠、數據化處理有待深化等問題[2]。青島市檔案館副館長楊來青在實踐中得出，要針對檔案內容的細粒度進行管理與開發，這將是檔案“再信息化”戰略的其中一個重要組成[3]。而從當前來看，我省一些高校的檔案館（室）在數據的深度開發方面還不夠，甚至有的高校還停留在將紙質檔案掃描成電子文件的初級階段。對標省委數字化改革迭代升級后的“1612”體系，特別是基于以細顆粒度數字檔案構建起類似于“檔案大腦”式智慧化檔案館建設，我省高校的檔案工作數字化改革還有很長的路要走。

1.3 數字檔案管理人員專業化不夠

數字化時代的四大變化是：與新技術的緊密聯合，極為普遍的跨界顛覆，強強聯盟的生態網絡，順應用戶的需求變革。因此在數字化時代背景下，檔案管理對象變為離散的數據，這就要求高校檔案管理人員專業度較高，能升級工作邏輯和方法，創新數據保存手段，確保實現檔案數據的可理解性。同時，社會對高校檔案需求呈現多樣化、綜合化、個性化和互動化的特點，要求高校檔案工作者能以數字技術為驅動力，側重提供針對性、互動性、主動性的智能化服務和知識服務。而從當前來看，我省一些高校的檔案館（室）編制館員配備有限，以非專業人員、合同制用工居多，存在缺少檔案專業知識背景、信息技術水平不高、業務更新意識較差等問題，難以滿足或適應高校數字檔案開發管理的要求。專業化人員的缺乏，導致有的高校檔案數字化建設難以獲得可靠的人才保障。

2 提升我省高校檔案數字化建設發展對策建議

2.1 在高校數字檔案應用場景的智慧協同上下功夫

數字應用場景是指基于對用戶數據的挖掘、追蹤和分析，在所有由時間、地點、用戶和關系構成的特定場景下，連接用戶線上和線下行為，理解并判斷用戶情感、態度和需求，為用戶提供實時、定向、創意的信息和內容等服務[4]。在全省檔案數字化工作不斷深入推進的背景下，為客戶“量身”打造一批精品的檔案應用場景是滿足民之所需的要務。比如，湖州市南潯區檔案局研發“潯蘭訣”數字檔案智慧收集應用，針對性地解決基層檔案收集中的“難、煩、慢”問題。“潯蘭訣”將檔案“三合一”目錄作為前置條件，向各科室、各條線定向收集材料，動態收集“賬外文件”，同時配備了監管功能，保證及時、完整、準確地收集材料。該應用的功能規范了檔案歸集的流程，優化了基層檔案工作體制機制，被選為“浙里數字檔案”的重大應用場景試點[5]。同樣的，我省高校的檔案館（室）也應針對傳統的檔案管理中存在數據庫不全、數據共享不足、信息檢索準確率不高、出證效率不高等問題，針對學籍、人事、干部等高校常用檔案進行智能化數字化整理，開發出解決廣大師生、校友“急難愁盼”問題的高質量數字檔案應用場景。要實現這一目的，一方面，高校的檔案館（室）在推進檔案數字化工作的同時，還要注重使場景應用能和本校現有其他系統及平臺做到高度融合；另一方面，也要注意加強與屬地檔案系統的交流與溝通，做到跨層級聯動、跨部門協同、跨事權集成，并注重從“浙里數字檔案”的各重大應用場景中汲取寶貴經驗和先進做法，善作善成，使學校的檔案數字化工作得到良好借鑒和有力保障。

2.2 在高校數字檔案開發層級的細化程度上下功夫

隨著時代的進步，廣大客戶的利用需求精細化和現有數字化檔案開發程度的不足愈發明顯，促使檔案數字化的開發重點開始從橫向的范圍向縱向的層級轉變，這也是數字化改革背景下檔案事業發展的新方向。在這一方面，我省各高校的檔案館（室）當前的主要任務是現有檔案內容的深層次數據化，將檔案內容通過智能化處理分解成計算機熟悉的數據“語言”，將碎片化的數據進行關系重構，最后對數據進行語義加工及可視化展示。其中，開發層級的加深、開發粒度的細化、內容關聯的加強，這三個方面需要重點關注。第一，檔案數字化帶來的最明顯的變化是管理對象的轉變，數字化處理后的檔案管理對象從文件變成了數字信息，這使傳統的“案卷式”檔案管理模式受到了挑戰。第二，檔案數字化帶來了檔案開發層級的遞進，從文件細化為內容，再將內容語義化為數據，檔案開發的顆粒度越來越高，這讓檔案價值得到了更大限度的開發。第三，碎片化后的檔案數據需要通過語義分析等技術進行歸類、合并，這樣做的目的在于突出數據間的語義關系，從而優化檔案檢索結果，挖掘檔案之間隱藏的深層聯系。檔案數字化的意義即在于此，通過海量的數字顆粒實現檔案之間跨文件、跨卷宗的內容關聯，進而為用戶提供更為智能化的檢索服務、更為系統全面的檔案服務。因此，各高校應進一步增加對各自檔案館（室）的資金投入和技術投入，扎扎實實做好數字檔案的更精細化更深層次開發，為今后“檔案大腦”式的智慧化檔案館建設打牢基礎。

2.3 在高校數字檔案專業人員的素質提升上下功夫

提高數字化檔案工作人員的信息素養，是數字檔案館（室）建設取得成效的必要保障。一是提升文化素養。數字檔案館（室）工作人員既應具備豐富的檔案專業知識，又要熟知數字檔案館工作的相關知識，包括檔案學基本理論、數字檔案管理基礎知識、文件管理知識，尤其是電子文件管理基礎操作知識、檔案編研理論與方法等。從事信息開發和編研工作的人員還應熟練掌握計算機知識，如計算機技術、計算機軟件技術、計算機網絡技術、微電子技術、辦公自動化（OA）及計算機輔助設計技術（CAD）、檔案管理中計算機技術的應用知識、設備維護知識等。除此之外，要具備一定的英語語言基礎，從而及時了解國際上最前沿的數字檔案館建設動態，知曉、借鑒和采用國際通用標準與規范。二是提升信息技能。要具備較好地信息處理能力。具體包括信息收集能力、信息開發能力、信息篩選能力和信息加工處理能力。要具備良好的用戶分析能力。針對不同類型的用戶開展需求分析，有利于增強信息傳播的專指度，提高檔案信息的利用效率。還要具備計算機技術應用能力。當前，5G、大數據、物聯網、人工智能等新技術不斷發展，面對數字化、網絡化、智慧化的工作環境，不僅要對計算機軟硬件等基本知識有所了解，也要在檔案工作中熟練應用計算機技術。掌握網絡應用技術已成為檔案人員必備的能力，同時要從理論與實踐上不斷提高自身的計算機水平，提高工作效率，提升檔案服務能力。

在全省數字化改革大潮下，全省各高校的檔案館（室）應進一步深入學習貫徹習近平總書記關于全面深化改革特別是數字化改革的重要論述精神，學習貫徹好全省數字化改革推進會精神，進一步重視檔案數字化工作，加大投入，提升數字校園治理水平，加快打造具有學校特色辨識度的檔案工作數字化改革標志性成果，讓檔案更好地服務師生、服務社會，為我省高質量發展推進共同富裕先行和省域現代化先行貢獻高校檔案力量。