“亞運記憶”理念下杭州亞運工程檔案工作實踐

范騰飛/國科大杭州高等研究院

近年來，隨著我國綜合國力及實力的不斷增強，各地舉辦、承辦大型國際綜合性賽事、運動會日益增加。杭州成為繼北京、廣州之后，舉辦亞運會的第三個中國城市。亞運場館是亞運會承辦的最重要的基礎和基石，是確保亞運會成功舉辦的關鍵和保障。本屆杭州亞運會共建設 56 個競賽場館、5 個亞運村和分村、31個訓練場館。賽前短時間內同時籌建數量繁多、技術繁雜的洲際體育項目工程，保障綜合賽事后，如何繼續持續發揮作用及擴大社會影響力，既是對項目建設提出的高標準要求，又是給工程檔案管理帶來的巨大挑戰。

根據《2022年第19屆亞運會杭州市場館及設施管理辦法》、《杭州市人民政府2022年第19屆亞運會組委會關于加快2022年第19屆亞運會杭州市場館及設施建設的實施意見》（以下簡稱《管理辦法》《實施意見》），按照“誰家孩子誰家抱”的原則，場館及設施責任單位作為亞運會場館及設施建設的籌資、建設主體、承擔亞運會場館及設施建設職責，落實項目建設、工程驗收等工作[1]；亞組委場館建設部的主要職責負責編制亞運會場館及設施總體建設工作計劃，推進建設進度，并跟進設計審查、全過程監督和工程驗收工作[2]。亞運工程檔案作為亞運場館建設的有機組成部分，完整記錄了杭州亞運項目建設過程的方方面面，其完整性及齊全程度，將直接關系到亞運項目工程建設質量，也是后續運行維護的重要依據。本文立足杭州亞組委的內設機構場館建設部，針對亞運工程檔案的困難及挑戰，探索、總結亞運工程檔案管理工作的方法、路徑及要點，為未來大型賽事工程建設的檔案管理提供經驗。

1 亞運工程檔案管理面臨的困難和挑戰

1.1 檔案管理人員行業背景薄弱

在亞運檔案管理實踐中，仍然存在重視程度不同，管理力量不足，人員配備缺乏專業性等問題。具體表現在：一是行業差異性較大。各賽事項目承辦建設主體類型多樣。既有城建、城投類國有控股企業等專業的工程建設企業，也有承擔重要比賽項目的國資委在地方的中央下屬企業，但大部分的項目責任單位或建設主體為屬地政府的體育局、文旅、教育類等主管部門。二是配備的工程檔案管理人員多為兼職。各地亞籌辦工作人員多為選派自市、區的各類行政機構，工程檔案管理人員多為其中崗位人員兼任。三是檔案管理人員相對缺乏工程現場一線管理經驗和工程檔案的管理經驗。由于對建設工程領域的熟悉程度有差異，導致對工程檔案工作的重要性和工作模式、工作方法的認知也不盡相同。

1.2 檔案管理標準不統一

亞運項目場館分布在浙江省內六大城市，其權屬錯綜復雜，場館按照屬地歸屬可分為浙江省屬場館、杭州市屬場館、杭州市轄區屬場館、協辦城市市屬場館等。一方面因其歸屬的多元化，不同屬地，其行政主管部門的管理權限及要求不一樣，同時各地進館的標準不統一[3]，導致建設管理過程中縱橫向協調工作難度巨大，同一屬地不同權屬的場館建適用的政策也不一樣。另一方面由于亞運工程檔案工作面廣量大，在項目建設周期相對較短的時間內，從開始就達到工程檔案管理標準化和完全統一存在較大困難。

1.3 檔案管理體系不健全

在前期進行的抽查中，較多建設主體對工程檔案的重視程度不夠，臺賬檔案管理的組織體系尚未健全，對工程檔案管理工作未進行系統全面的統籌考量。主要表現在部分項目工程建設過程中，設計單位、監理單位、施工單位的檔案收集、整理、歸檔及移交工作“各自為政”，文件呈現較零散的狀態，還未進行分類整理，本單位形成的工程文件未向建設單位移交歸檔，整個管理流程并未實現有效銜接。

1.4 體育工藝類專項檔案管理有待加強

亞運場館設施涉及的建設要求和一般建筑存在較大的差異，比如增加了包含著場地擴聲、臨時設施、景觀布置、標準時鐘、升旗系統、售票系統、轉播系統、體育展示相關設施，都具有體育專門性等特點。因具有較強的的專業性和特殊的體育價值，這些體育工藝工程檔案的留存，對完整保存好亞運工程檔案，留存特有的“亞運記憶”具有重要的現實意義和長遠價值。

2 亞運工程檔案管理實踐和方法

2.1 各級領導高度重視，高位推動有效保障

杭州亞組委場館建設部作為亞運工程檔案管理的主管部門之一，始終把做好亞運工程檔案工作擺在突出位置，領導班子高度重視并超前謀劃，多次召開檔案專題會議研究部署亞運工程檔案工作。以深化亞運工程檔案業務為主線，以服務亞運工程建設為方向，督促各責任單位、建設主體提高認識，確保亞運工程檔案工作不失位、不斷檔，為亞運工程檔案工作順利推進提供了堅實保障。

2.2 健全規章制度，構建規范化制度化管理體系

亞運工程檔案內容龐雜、數量繁多，載體多樣，面對復雜的亞運工程檔案工作形勢，需打破傳統的建設單位、建設主管部門與檔案管理機構“各自為政、單兵作戰”[4]的機制壁壘，重新梳理檔案業務流程工作模式，全面整合工作資源，采取“跨單位協同、組群團布戰”的方法，有利于提高工作效率。為進一步加強亞運工程檔案管理工作，場館建設部根據《管理辦法》《實施意見》中杭州亞運會場館建設按照“組委會統籌、屬地負責、協同推進”的原則，由亞組委場館建設部統籌協調，場館及設施項目屬地單位具體負責，結合亞運場館工程建設檔案的實際需求，制定了《2022年第19屆亞運會場館及設施建設臺賬檔案管理辦法》（以下簡稱《臺賬檔案制度》）。

《臺賬檔案制度》根據亞運工程建設的特殊性，構建了完整的工程檔案工作管理體系，建立完善了規章制度，使檔案工作有章可循[5]，其從各單位職責、臺賬內容、工作流程等幾個方面，明確了亞運工程建設文件材料歸檔范圍和相關要求。《臺賬檔案制度》既是對現有工程檔案工作規范的補充，又是對亞運工程檔案工作規律的探索，并從根源上規范亞運工程檔案管理的程序及方法，完整可追溯的臺賬檔案，有助于全面地了解項目、管理項目、回顧項目，對提升亞運項目工程管理水平有重要作用，促進了亞運工程檔案工作的高標準開展。

2.3 注重培訓實效，全面提升亞運檔案隊伍的綜合素質

一是開展工程檔案管理專項培訓。多次邀請城建檔案業務專家，針對亞運工程檔案管理的難點、重點進行專項培訓。二是根據檔案形成主體確定檔案工作培訓對象。主要為各亞運場館參建的建設主體單位，如浙江大學、浙江工商大學、杭州市體育局等，總計培訓兩場，培訓人次達百余次。三是培訓內容系統化、標準化。培訓內容主要包括工程檔案管理相關的法規知識與工作方法，并根據亞運工程參建各方檔案管理職責，明確檔案歸檔內容與進館要求，同時結合工程檔案相關案例剖析，結合現場實操指導，提高檔案管理理論知識水平與實際操作經驗。四是完善工程檔案管理人員的激勵與考核機制，培養造就素質高，作風硬的亞運檔案干部隊伍。

2.4 細化專項方案，多方聯動落實主體責任

2.4.1 建立聯動機制。一是成立專項檢查組，通暢溝通渠道。城建檔案館作為城建工程檔案的接收管理單位，負責對工程檔案進行監督、檢查、指導。亞組委場館建設部在亞運籌備、場館建設初期已與市城建檔案館建立溝通機制并組建了工作專項檢查組以加強協作，形成工作合力，對亞運建設項目臺賬及工程檔案進行業務指導，確保各亞運工程參建各方將檔案工作做細做實，亞運工程經得住歷史的檢驗。二是整體布局，提前謀劃。亞組委場館建設部統籌協調各建設主體單位，加強做好亞運工程檔案管理的承上啟下工作，主動接受各級檔案主管部門的監督，協調幫助項目參建單位如設計、施工、監理等單位同步開展檔案工作，為后續移交檔案館做好前期準備。

2.4.2 細化工作方案。為防止檔案檢查工作流于形式，進一步強化檢查效果，專項檢查組根據各亞運工程建設的計劃、進度量身定制檔案專項檢查方案。檢查計劃重點分布在項目建設關鍵節點任務部署前后，依據《臺賬管理制度》細化工作方案，明確檢查人員工作職責，統一檢查工作標準、程序與方法，并將檢查方案及通知及時告之亞運工程建設主體，對各建設主體及時自查起到督促作用，也有利于建設主體對照問題清單做好整改工作。

2.4.3 開展專項檢查。檔案專項檢查由亞組委場館建設部領導帶隊并擔任組長，挑選業務骨干與城建檔案工作人員組成專項檢查組。專項檢查組提前介入，把檔案服務工作做到前端，在亞運項目集中地域杭州市域范圍內開展專項檢查。在對黃龍體育中心、杭州奧體中心體育館、錢塘輪滑中心、余杭區體育館等在建項目的專項深入檢查中，市區兩級城建檔案館專家予以全程指導，與場館建設部建設管理處工作人員深入工程現場一線，及時了解工程檔案的工作動態，從文件歸檔、檔案保管、人員配備等幾方面同時開展深入調研，特別是在項目立項、工程建設等各個階段形成的檔案材料，檢查過程中也著重關注檔案收集速度是否和工程建設進度保持同步。

2.4.4 落實主體責任。專項檢查工作后，檢查組認真剖析問題，確定檔案業務指導工作重點，在具體業務指導中抓重點、解難點，有針對性跟蹤監督各有關單位落實檔案工作整改措施，運用科學高效的方法確保亞運場館臺賬檔案工作高標準建設、高質量運行。各建設主體根據檢查中收到的專項整改通知書要求，在規定時限內進行整改，場館建設部建設管理處組織人員進行復查，確保以查促改，提質增效，最終達到符合進館標準的目的，實現整個管理流程閉環管理。

2.4.5擴大工作成果。通過整理、歸納及匯總，相關工作成果、優秀經驗形成“知識共享”，在省市亞運籌辦范圍內形成工作信息專報，營造了“比學趕幫”的良好氛圍。除此之外，重點要求亞運各建設主體發揮“牽頭抓總”“承上啟下”的作用，既要接受各級檔案主管部門的監督，又要幫助項目參建單位做好提前謀劃和同步收集整理工作，尤其是體現亞運“綠色、智能、節儉、文明”的辦賽理念類工程檔案資料的收集整理工作，留存好重要的“亞運記憶”。

2.5 完善驗收程序，注重聲像檔案資源建設

2.5.1 完善驗收工作程序。作為亞運工程檔案管理的重要環節之一，亞運工程檔案驗收專門成立工作專班，并制定專項驗收制度。專班成員構成由亞組委場館建設部建設管理處、杭州市城建檔案館、區、縣（市）城建檔案管理機構共同派員組成，負責所有亞運場館項目工程檔案驗收工作，制定《關于做好杭州亞運會、亞殘運會場館工程檔案驗收工作的通知》等文件，其中規定所有場館工程項目按照屬地管理原則，由屬地城建檔案管理機構負責工程檔案驗收。其中位于主城區的項目由杭州市城建檔案館負責驗收，相應場館項目工程檔案由市館接收保管；其他區、縣（市）項目由所在區、縣（市）城建檔案管理機構負責驗收，相應場館項目工程檔案由相應區、縣（市）城建檔案管理機構保存，但項目檔案接收后統一向杭州市城建檔案館移交一套電子檔案。所有場館項目工程檔案接收后檔案查詢利用工作由屬地城建檔案管理機構負責。工作專班的成立及專項通知的印發，為亞運工程檔案及時、順利進館打下良好的組織保障。

2.5.2 注重聲像檔案資源的建設與移交。聲像檔案具有直觀的形象性，在收集、保管等方面也具特殊性，尤其在數字化改革的時代背景下，對多種載體檔案和電子文件的收集與整理提出更高要求。作為其他載體檔案的必要補充，聲像檔案以不同形式記錄歷史，并與同期形成的紙質檔案相輔相成，相互印證。根據《杭州市建設工程聲像檔案移交工作有關事項的通知》，杭州市域所有場館均按照要求移交聲像檔案，結合亞運工程檔案的特點，制定具體化、個性化的收集歸檔方法，對于后期亞運工程檔案資源的調取、查閱、利用及共享工作實現最大化的助推[6]。

3 對杭州亞運工程檔案管理工作的建議

3.1 納入目標考核管理

一是工程檔案管理應實行崗位責任制。將各層次、各體系的工程檔案管理人員納入考核，將檔案工作納入工程建設合同制管理體系，確保亞運工程檔案工作與工程建設同步協調發展，全力保障做好亞運工程檔案工作。二是不斷完善檔案管理體系。通過將檔案考核工作納入目標管理、增加績效考核指標等手段，進一步強化亞運工程檔案收集、整理、保管與利用工作，確保亞運工程檔案更加完善、完整、準確與系統[7]。

3.2 拓寬檔案收集范圍

在加強一般檔案、電子文件檔案收集的同時，注重非官方、非標準的亞運工程檔案征集，如采取多種方式向社會各界廣泛征集散存的有特殊意義、有檔案價值的亞運工程建設資料，做到應收盡收，如重大工程活動、一些重要會議的照片、視頻、音頻。歸檔收藏這類特殊意義的亞運工程檔案的目的不是將其束之高閣，而是要達到既充分保護，又合理利用的目的[8]。

3.3 制定賽事檔案專項規范

政府相關主管部門應提前規劃、頂層設計，制定關于重大專題檔案，如大型賽事工程管理類檔案的基本規范制度，明確工程檔案的重要地位，工程檔案工作主體的職責和義務，實現集個性化與標準化于一體的專項工作規范流程。

3.4 后亞運時代的檔案開發利用

3.4.1成果展覽及學術研討。一是利用收集歸檔進館的亞運工程檔案合理分類，結合各類亞運紀念、慶祝活動等組織各種專題特展；二是編輯出版亞運工程檔案圖冊、圖集，聯合相關機構或出版社發行關于杭州亞運工程檔案的紀念品或書籍；三是組織關于杭州亞運工程檔案的學術交流研討活動，為其他賽事工程檔案管理工作提供交流的平臺，讓亞運工程檔案發揮長效，歷久彌新。

3.4.2 建立檔案專題網站。建議相關主管部門研發亞運工程檔案專題網站，網站集保存、開發、利用的一體化開放式查檔平臺，將亞運工程檔案及“項目建設全生命周期”真實、完整的以“電子檔案”、數字化的形式線上傳承。檔案專題網站可關聯到杭州亞運會官方網站中工程建設內容，不僅可以從中總結、提煉出亞運會體育賽事承辦知識，還可從中提煉出如重大工程建設等各業務領域的工作方法，為其他大型賽事的籌備工作貢獻豐富有效的經驗借鑒，更將是檔案工作“功在當代，利在千秋”的具體實踐。