農(nóng)網(wǎng)工程檔案收集整理過程中存在的問題及對策

侯志光 季亞飛/國網(wǎng)諸暨市供電公司

自實施農(nóng)村配電網(wǎng)升級改造工程以來，農(nóng)村地區(qū)電網(wǎng)設(shè)施不斷優(yōu)化，供電能力不斷增強(qiáng)，停電時間顯著降低。截至2020年底，全國農(nóng)網(wǎng)供電可靠率達(dá)到99.843%，實現(xiàn)了從“有電用”到“用好電”的轉(zhuǎn)變，為實現(xiàn)鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略提供了堅實的保障。農(nóng)網(wǎng)工程檔案是農(nóng)網(wǎng)升級改造工程的重要印記，見證了農(nóng)村用電水平逐步提高的過程，也為后續(xù)運維利用提供了依據(jù)。農(nóng)網(wǎng)工程檔案包括工程項目依據(jù)性文件材料、管理性文件材料、招投標(biāo)材料、工程勘察前期材料等數(shù)十項文件，具有極強(qiáng)的專業(yè)性，且數(shù)量繁多，大到變壓器、配電房，小到電線桿、絕緣瓷瓶等，都需要完整的采購材料、參數(shù)清單等。因此，需要構(gòu)建科學(xué)的管理機(jī)制，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保資料收集完整齊全，整理規(guī)范有序。

1 農(nóng)網(wǎng)工程檔案的特點

1.1 檔案收集周期長

農(nóng)網(wǎng)工程項目由上級單位按批次逐年下達(dá)計劃，單個項目建設(shè)規(guī)模不大，但是涉及內(nèi)容較多，時間跨度大，管理鏈條長，一個農(nóng)網(wǎng)工程從項目立項、可研、設(shè)計、建設(shè)到竣工驗收往往要花費幾個月時間。有些涉及政策處理項目，甚至?xí)掷m(xù)一兩年，而檔案收集工作必須從立項階段就要開始，覆蓋工程管理全過程，漫長的收集周期極易造成資料丟失、損毀等情況發(fā)生。比如諸暨市草塔鎮(zhèn)上下文村高壓線路改造工程，因在征地政策方面存在糾紛，導(dǎo)致項目長期擱置，最終從立項到竣工花費2年多時間，一些前期的勘察材料因保管不當(dāng)已經(jīng)丟失。

1.2 檔案涉及單位多

農(nóng)網(wǎng)工程檔案的收集整理不僅需要建設(shè)單位或施工單位的全程參與，還需要設(shè)計單位、監(jiān)理單位等共同完成，有些情況下，施工單位或設(shè)計單位均不止一家，相互之間的配合尤為重要，缺少任何一方的資料都會影響檔案的完整性。在很多情況下，農(nóng)網(wǎng)工程的實施還涉及屬地鎮(zhèn)街，比如一些項目占用農(nóng)田、電線通道樹障清理等需要政策處理的項目，需要鎮(zhèn)街提供政策處理的相關(guān)資料，比如青苗賠償協(xié)議、占地補(bǔ)償協(xié)議等等，在收集農(nóng)網(wǎng)工程檔案材料時往往會遺漏為部分信息。

1.3 檔案專業(yè)性強(qiáng)

農(nóng)網(wǎng)工程項目中包含工程項目依據(jù)性材料、項目管理性文件材料、工程勘察前期材料、工程開工材料、過程材料、竣工材料、設(shè)備材料、財務(wù)審計材料、總結(jié)評價材料、工程聲像及電子文件等[1]，大多數(shù)都是技術(shù)方面資料，具有很強(qiáng)的專業(yè)性，工程技術(shù)人員缺乏檔案收集意識，檔案管理人員缺乏專業(yè)知識，如何配合做好農(nóng)網(wǎng)工程檔案的收集工作，是檔案管理部門和農(nóng)網(wǎng)工程主管部門首要考慮的問題。

2 農(nóng)網(wǎng)工程檔案收集過程中存在的主要問題

2.1 材料歸檔不及時

按照規(guī)定，各單位在完成各自職責(zé)范圍內(nèi)工作后，要在1個月之內(nèi)將形成的文件材料整編后向檔案管理部門移交，工程項目檔案應(yīng)該在竣工驗收后3個月內(nèi)向檔案管理部門移交，并執(zhí)行嚴(yán)格規(guī)范的交接手續(xù)。但由于農(nóng)網(wǎng)工程參建人員、單位眾多，且流動性強(qiáng)，工程周期較長，多數(shù)情況下，檔案收集工作不能與工程項目同時開展，各參建單位、部門往往要檔案管理人員多次催促才能陸續(xù)把資料歸檔，甚至出現(xiàn)工程竣工一年多時間才移交相關(guān)檔案資料的情況。

2.2 材料歸檔不完整

在檔案整理過程中，我們發(fā)現(xiàn)，很多應(yīng)該要歸檔的重要檔案資料缺失。比如各種原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)保書、出廠實驗報告等，由于沒有專人負(fù)責(zé)收集，很多被遺棄在施工現(xiàn)場，等檔案人員提醒去收集時，已經(jīng)無法找到完整的材料或被嚴(yán)重?fù)p毀；水泥、鋼材等原材料的使用部位沒有編制跟蹤臺賬，導(dǎo)致在后續(xù)審計、利用時不能提供使用場合，位置等；“青苗賠償”相關(guān)材料收集較少，與地方政府或村、鎮(zhèn)產(chǎn)生的協(xié)議、手續(xù)、當(dāng)事人身份信息及賠償金額的簽字材料缺失。比如2007年諸暨店口鎮(zhèn)10千伏牛皋線改造工程，因鐵塔、電桿占用農(nóng)田，國網(wǎng)諸暨市供電公司與店口鎮(zhèn)政府簽訂了補(bǔ)償協(xié)議，由鎮(zhèn)政府負(fù)責(zé)將補(bǔ)償款分發(fā)到各村各戶，雖然與鎮(zhèn)政府簽訂的協(xié)議有歸檔，但具體款項明細(xì)及鎮(zhèn)政府與各村、村民之間的協(xié)議沒有副本保存，到工程后期仍然有村民就青苗補(bǔ)償問題進(jìn)行信訪，施工單位無法第一時間拿出相關(guān)證明材料，拖慢了整體的施工進(jìn)度。

2.3 檔案材料不規(guī)范

農(nóng)網(wǎng)工程檔案大多保存在當(dāng)?shù)乜h級供電企業(yè)，受人員配置影響，檔案力量薄弱，從事檔案管理工作的人員都是從業(yè)務(wù)或行政崗位人員中抽調(diào)。農(nóng)網(wǎng)工程參建單位對材料收集方面不夠重視，一些檔案的形成不符合歸檔要求，比如，部分書寫材料使用圓珠筆、鉛筆，紙質(zhì)簽名材料存在代簽現(xiàn)象，要求原件歸檔的文件用復(fù)印件代替，記錄表格形式不統(tǒng)一，存在涂改現(xiàn)象等，給后續(xù)檔案利用帶來了不利影響。

2.4 信息化建設(shè)水平不高

新修訂《檔案法》明確，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全[2]，電子檔案與傳統(tǒng)檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。《國家電網(wǎng)有限公司檔案管理辦法》規(guī)定，生成環(huán)境、制發(fā)流程、生效簽署、校驗措施、安全防護(hù)、參數(shù)要素等符合國家規(guī)定的原生電子文件，并通過真實性、完整性、可用性、安全性檢測的，可僅以電子形式歸檔，來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子檔案與傳統(tǒng)檔案具有同等效力。從信息化建設(shè)方面看，農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理工作還有很多要提升改進(jìn)的空間[3]。農(nóng)網(wǎng)工程始于1998年，全社會信息化水平不高，檔案多采用實體形式，但在當(dāng)前信息化已經(jīng)成為主流的情況下，大多數(shù)縣級供電企業(yè)檔案管理方式還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，已經(jīng)不符合新時代信息化的要求。

3 對做好農(nóng)網(wǎng)工程檔案收集整理工作的策略方法

針對農(nóng)網(wǎng)工程檔案的特點和當(dāng)前的管理現(xiàn)狀，各供電企業(yè)需要做好謀劃，高度重視農(nóng)網(wǎng)工程項目檔案收集、整理工作，將檔案管理工作作為農(nóng)村電網(wǎng)升級改造工程管理的重要組成部分，打造系統(tǒng)完備的檔案收集整理機(jī)制，從服務(wù)電網(wǎng)發(fā)展與依法治企、留存珍貴記憶、傳承企業(yè)優(yōu)秀文化的高度，開展農(nóng)網(wǎng)工程項目檔案收集與整理工作。

3.1 完善農(nóng)網(wǎng)工程項目檔案管理體系

一是健全農(nóng)網(wǎng)工程檔案歸檔全流程管理機(jī)制。按照“誰主管、誰負(fù)責(zé)”“誰形成、誰負(fù)責(zé)”的工作要求，將農(nóng)網(wǎng)工程檔案的收集整理工作與農(nóng)網(wǎng)工程的實施過程結(jié)合，讓檔案工作為工程管理服務(wù)。將國家檔案局關(guān)于工程項目管理“四同時”要求認(rèn)真落實到位，國網(wǎng)諸暨市供電公司要求在項目申請立項時，就開始項目文件的形成、積累和整理工作，建立健全項目檔案管理組織機(jī)構(gòu)，明確責(zé)任，統(tǒng)一要求按照項目文件形成的先后順序和項目建設(shè)階段性完成情況，進(jìn)行項目文件材料收集、整理、歸檔，做到有序收集、有效管理、同步驗收。

二是明確農(nóng)網(wǎng)工程檔案責(zé)任主體及考核制度。明確辦公室作為全局工作的中心樞紐，負(fù)責(zé)制定本單位檔案工作的相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，并負(fù)責(zé)落實；農(nóng)網(wǎng)工程項目主管部門是工程的具體管理部門，要負(fù)責(zé)對農(nóng)網(wǎng)工程項目檔案材料的牽頭管理和組織協(xié)調(diào)，并將農(nóng)網(wǎng)工程項目檔案管理作為工程管理的重要組成部分進(jìn)行落實；各參建單位、監(jiān)理單位、物資供應(yīng)單位要按照分工，完成各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)產(chǎn)生的檔案材料的收集整理工作。制定農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理考核獎懲辦法，對農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理工作加強(qiáng)考核獎懲，倒逼各參建單位、部門重視檔案工作。對移交不及時，歸檔不完整的部門，提出考核意見，將檔案工作納入農(nóng)網(wǎng)工程各參建單位負(fù)責(zé)人業(yè)績考核的重要內(nèi)容，根據(jù)項目完成情況開展檔案工作考核評價，做到一項目一考核，并加強(qiáng)考核評價結(jié)果的應(yīng)用。

三是統(tǒng)一農(nóng)網(wǎng)工程檔案收集歸檔標(biāo)準(zhǔn)。國網(wǎng)諸暨市供電公司制定農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理指導(dǎo)手冊，實現(xiàn)統(tǒng)一的業(yè)務(wù)模式和歸檔標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)國家電網(wǎng)有限公司統(tǒng)一設(shè)計，做到組織模式、運作機(jī)制、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范統(tǒng)一，確保農(nóng)網(wǎng)工程項目檔案工作高效有序。將農(nóng)網(wǎng)工程改造項目分為35千伏及以上工程項目、10千伏及以下農(nóng)網(wǎng)工程項目，分別參照《國家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理辦法》《20千伏及以下新增城鎮(zhèn)和農(nóng)村電網(wǎng)改造升級工程文件材料歸檔整理指南》要求，做好文件材料的收集整理、歸檔驗收工作。采取“綜合卷+單項卷”方式，建立農(nóng)網(wǎng)工程項目檔案“標(biāo)準(zhǔn)卷”模式，簡化分類整理，最大限度提高工作效率。綜合性文件包括依據(jù)性文件、管理性文件、招投標(biāo)文件、財務(wù)審計文件、總體驗收、評價、創(chuàng)優(yōu)文件、監(jiān)理文件、聲像文件等，單項工程包括設(shè)計文件、施工文件、竣工驗收文件、設(shè)備文件、工程照片文件等，并對每種文件的保管期限按要求進(jìn)行明確，進(jìn)行清單式管控，確保檔案材料收集完整。

通過完善農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理體系，國網(wǎng)諸暨市供電公司農(nóng)網(wǎng)工程檔案收集整理工作取得良好效果，2021年全年完成農(nóng)網(wǎng)升級改造工程314個，形成檔案1247卷，歸檔及時率達(dá)到100%，完整率達(dá)到99.4%。

3.2 提升農(nóng)網(wǎng)工程檔案信息化水平

信息化、數(shù)字化的時代已經(jīng)到來，《國家電網(wǎng)有限公司檔案工作“十四五”發(fā)展規(guī)劃》提出，要深化檔案信息化建設(shè)，推動檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。農(nóng)網(wǎng)工程檔案信息化主要是將原來以實體保存的招投標(biāo)文件、合同、會議紀(jì)要、審計意見、圖紙等材料變成以電子文檔等形式保存，節(jié)省存儲空間，方便調(diào)閱。

國網(wǎng)諸暨市供電公司以構(gòu)建新型電力系統(tǒng)為契機(jī)，推動檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。一是實行農(nóng)網(wǎng)工程檔案收集電子化。農(nóng)網(wǎng)改造工程自1998年開始，初始階段不具備數(shù)字化條件，只能以實體檔案形式保存，不僅不利于收集整理，在借閱和利用方面也帶來極大的不便。在當(dāng)前數(shù)字化的浪潮下，公司持續(xù)推進(jìn)存量檔案數(shù)字化，增量電子化，明確農(nóng)網(wǎng)工程項目檔案在移交時同步移交電子版。二是要做好電子檔案安全工作。農(nóng)網(wǎng)工程建設(shè)事關(guān)居民生活與農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展，涉及國家機(jī)密和安全，數(shù)據(jù)信息必須要在國家制定的信息安全整體框架進(jìn)行。檔案信息化是農(nóng)網(wǎng)工程檔案發(fā)展和應(yīng)用的方向，在保證數(shù)據(jù)安全的基礎(chǔ)上實施。檔案管理人員需要對工程檔案材料進(jìn)行定密，按照密級進(jìn)行定向公開和共享，按照密級形成防護(hù)墻，確保農(nóng)網(wǎng)工程檔案信息安全。三是制定電子檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)。結(jié)合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《國家電網(wǎng)公司電子文件管理辦法》等制度要求，結(jié)合農(nóng)網(wǎng)工程項目管理信息化實際，制定電子檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格落實。

3.3 加強(qiáng)農(nóng)網(wǎng)工程檔案人才培養(yǎng)

農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理人員在農(nóng)網(wǎng)工程檔案資料收集、整理、歸檔和使用方面起著關(guān)鍵作用，高標(biāo)準(zhǔn)檔案管理需要高素質(zhì)人才。農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理人才培養(yǎng)要和全省其他行業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)機(jī)制接軌。

一是建立專兼職檔案員隊伍。國網(wǎng)諸暨市供電公司直接從農(nóng)網(wǎng)工程項目主管部門抽選優(yōu)秀人才，專門從事農(nóng)網(wǎng)工程檔案收集整理工作，在各個參建單位（部門）中選取對農(nóng)網(wǎng)工程有一定了解，熟悉項目基本情況的人員作為兼職檔案員，負(fù)責(zé)收集整理本部門在農(nóng)網(wǎng)改造過程中產(chǎn)生的檔案材料，并及時移交到農(nóng)網(wǎng)工程項目主管部門檔案員，統(tǒng)一匯總后，移交檔案室存檔。比如，國網(wǎng)諸暨市供電公司在2020年農(nóng)網(wǎng)改造的過程中，通過劃分網(wǎng)格，組建1+N檔案管理員隊伍，即1個農(nóng)網(wǎng)改造項目配備1名專職檔案員和N名兼職檔案員，在實現(xiàn)農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理全流程覆蓋，確保檔案材料檔案完整、歸檔及時。

二是加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)。電力企業(yè)檔案管理人員流動性強(qiáng)，新進(jìn)檔案管理人員大多靠自己摸索，從而掌握檔案管理方式方法，這個過程需要較長的時間，往往剛剛上手檔案管理工作，就面臨崗位調(diào)動的情況。國網(wǎng)諸暨市供電公司加強(qiáng)檔案專業(yè)人員交流互動，建立“傳、幫、帶”工作模式，組織離退休人員參與宣傳活動，結(jié)合自身工作經(jīng)歷，講解、交流檔案管理經(jīng)驗，傳承優(yōu)秀傳統(tǒng)，激發(fā)檔案人員工作熱情。邀請市檔案館專家為專（兼）職檔案員授課，學(xué)習(xí)新修訂《檔案法》和各種檔案管理規(guī)章制度，提升業(yè)務(wù)能力水平。在各個部門選取專門人員作為檔案管理后備人員，參與日常檔案管理工作與培訓(xùn)，解決檔案管理人員青黃不接的問題，確保檔案管理工作能夠順利開展。同時，開展檔案管理人員“下工地”“下基層”活動，讓檔案管理人員了解各種檔案的形成過程，對檔案有更直觀的認(rèn)識。2020年以來，公司累計邀請系統(tǒng)內(nèi)外專家12人，組織開展檔案專業(yè)培訓(xùn)17次，對42名專兼職檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)宣貫新修訂《檔案法》，將檔案收集意識傳遞到每個基層員工。

三是要建立檔案人員激勵機(jī)制。很多業(yè)務(wù)部門將檔案管理視為閑職，遠(yuǎn)離核心業(yè)務(wù)，造成優(yōu)秀年輕人不愿從事檔案工作。國網(wǎng)諸暨市供電公司建立健全項目檔案管理激勵約束機(jī)制，提高對檔案工作的重視程度，完善檔案人才評價機(jī)制，提高檔案管理在公司管理中的地位，激發(fā)檔案管理人才的創(chuàng)造力，落實檔案管理人員的職稱評審，讓檔案管理人員有崗位自豪感，榮譽感。目前，公司針對檔案工作出臺激勵措施15條，充分激發(fā)檔案崗位人員干事創(chuàng)業(yè)熱情，有效提升了檔案工作管理質(zhì)效，為做好農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理打下良好的基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語

黨的二十大報告提出，要全面推進(jìn)鄉(xiāng)村振興，統(tǒng)籌鄉(xiāng)村基礎(chǔ)設(shè)施和公共服務(wù)布局，建設(shè)宜居宜業(yè)和美鄉(xiāng)村。農(nóng)網(wǎng)改造升級工程是利國利民的民生工程，是農(nóng)村地區(qū)重要的基礎(chǔ)設(shè)施工程，對改善農(nóng)村生產(chǎn)生活條件、促進(jìn)農(nóng)村地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有十分重要的作用。做好農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理，是提升農(nóng)網(wǎng)工程管理水平的重要抓手，我們要以高度的使命感和責(zé)任感，將農(nóng)網(wǎng)工程項目檔案管理好、整理好，保障農(nóng)網(wǎng)工程項目有序推進(jìn)。