高校學生食堂物資采購模式探討——以四川大學為例

楊凌云 毛正利 李代萍

高校學生食堂物資采購模式探討——以四川大學為例

楊凌云 毛正利 李代萍

[四川大學]

高校食堂承擔了全校師生的餐飲服務(wù)保障工作，食堂采購物資品種多、金額大。食堂物資采購的方式分為政府采購、校內(nèi)快速采購、非招標比選采購、小額零星采購，本文提出了四種采購方式的標準流程，探索了招標、采購、驗收環(huán)節(jié)的風險防控措施，以期為高校食堂物資采購工作提供參考。

學生食堂；物資采購；流程；風險防控

高校食堂承擔著學校學生和教職員工一日三餐的餐飲服務(wù)保障任務(wù)，為學校的教學科研提供了堅實的生活保障，承載著維護高校穩(wěn)定及社會穩(wěn)定的重要職責。高校餐飲服務(wù)具有對食材種類的需求廣泛（以四川大學為例，食堂物資采購涉及26個大類，3100多個品種 ）、物資采購量大、供應(yīng)鏈風險點多的特點，食堂巨大的物資采購量成為廉政風險建設(shè)的重點，因此，針對學生食堂的陽光采購標準化流程要求，加強采購、入庫、出庫、銷售等供應(yīng)鏈各關(guān)鍵環(huán)節(jié)的廉政風險防控體系建設(shè)勢在必行。

一、學生食堂物資采購標準化流程探討

四川大學學生食堂物資采購的方式主要有四種：政府采購流程（A類）、校內(nèi)快速采購流程（B類）、非招標比選采購流程（C類）和小額零星采購流程（D類）。

（一）政府采購流程（A類）

政府采購，是指各級國家機關(guān)、事業(yè)單位和團體組織，使用財政性資金采購依法制定的集中采購目錄以內(nèi)的或者采購限額標準（100萬）以上的貨物、工程和服務(wù)的行為。[1]學生食堂物資采購中全年單品金額達到100萬元以上的物資和納入政府集中采購目錄內(nèi)的貨物應(yīng)通過政府采購進行采購。

政府采購的基本流程為：備案采購實施計劃—公開發(fā)布采購意向—委托采購代理機構(gòu)—確定（提供）采購需求—確定采購方式—編制采購文件—邀請供應(yīng)商（公告、選取/抽取、推薦）—發(fā)售采購文件—遞交投標/響應(yīng)文件—組建評審委員會—開標評審確定中標（成交）供應(yīng)商—發(fā)布采購結(jié)果公告—簽訂（公告、備案）政府采購合同—履約—驗收—支付采購資金。

（二）校內(nèi)快速采購流程（B類）

校內(nèi)快速采購是指政府集中采購目錄外的，采購金額為20-100萬元的貨物或服務(wù)，其主要方式有：網(wǎng)上競價、網(wǎng)上比選、校內(nèi)公開招標、單一來源采購。[2]

校內(nèi)快速采購的基本流程為：確認采購清單—市場調(diào)研制定采購預(yù)算—填報部門采購申請表—招投標網(wǎng)站提交采購申請—用戶單位負責人、經(jīng)費負責人線上審批—財務(wù)驗資（單位運行費可省略此步驟）—招投標中心審核申請—分配經(jīng)辦人編制招標文件—掛網(wǎng)公示招標項目—供應(yīng)商報名、提交投標文件—用戶評標、選標—發(fā)布采購結(jié)果公告—簽訂采購合同—履約—驗收—支付采購資金。

（三）非招標比選采購流程（C類）

非招標比選類采購指政府集中采購目錄外的3-20萬元的貨物或服務(wù)。

非招標比選采購基本流程為：需求方提出采購需求-詢價小組進行市場詢價-潛在供貨商資質(zhì)審核-召開非招標比選采購會議-簽訂合同或協(xié)議-貨物驗收-建立采購臺賬-財務(wù)處理 。

（四）小額零星采購流程（D類）

小額零星采購是指政府集中采購目錄外的3萬元以下的貨物或服務(wù)采購。

小額零星采購流程為：需求方提出采購需求-詢價小組進行市場詢價-潛在供貨商資質(zhì)審核-確認供貨商及購買-貨物驗收-建立采購臺賬-財務(wù)處理。

二、食堂物資采購部分環(huán)節(jié)的實施方式

（一）需求方提出采購需求

需求方提出采購需求，按類別填寫包含所需項目名稱、性質(zhì)、規(guī)格、數(shù)量、規(guī)模及質(zhì)量標準、實施地點、時間、技術(shù)要求等相關(guān)信息。[3]

食材類：需求方通過餐飲物流管理系統(tǒng)提交所需食材的詳細種類、數(shù)量、質(zhì)量要求、需求地點、需求時間等信息，采供方專人通過物流系統(tǒng)匯總需求單位計劃表。

設(shè)備類：需求方填寫《物資采購申請表》各項內(nèi)容，由需求方負責人簽字后，提交采供方、分管領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字確認。

（二）詢價小組進行市場詢價

組建多方參與的市場詢價小組，確保詢價公平、公正、真實、有效。食材類詢價小組成員包含：需求方人員、采供方人員、質(zhì)量監(jiān)督管理方人員。設(shè)備類詢價小組成員包含：設(shè)備維修方人員、采供方人員、質(zhì)量監(jiān)督管理方人員。各方詢價成員定期更換，每次詢價當日隨機抽取各方小組成員。市場詢價過程中，詢價小組隨機在不同商家中采集同等品牌、同等質(zhì)量、同等規(guī)格的產(chǎn)品價格。詢價過程中，各小組成員要做到貨比多家，多人同行，做到廉潔奉公、不徇私情，并記錄好相關(guān)詢價表并簽字確認。

（三）召開非招標比選采購會議

邀請至少三家資質(zhì)齊全的潛在供貨商制作加蓋單位公章的報價單并密封處理，通過郵寄或現(xiàn)場參會的形式參加飲食中心主持召開的非招標比選采購會議，密封處理資料需隨附加蓋單位公章的資質(zhì)證明材料。飲食中心成立專門的評標小組，小組成員包含后勤保障部辦公室、后勤保障部工會、后勤保障部財務(wù)科、飲食中心領(lǐng)導(dǎo)、飲食中心辦公室、飲食中心餐廳管理部、飲食中心物資采供部。評標小組對潛在供貨商資質(zhì)及市場詢價小組的市場詢價結(jié)果進行審核并簽字確認，通過現(xiàn)場開標、唱標、抽簽及與供貨商進行二次議價等形式，確定最終供貨商家，并做好相應(yīng)記錄。采供部門根據(jù)會議記錄整理出會議紀要，由評標小組成員一一審核簽字確認并存檔備案。招標結(jié)果由采供部門以適當?shù)男问酵ㄖ袠斯┴浬獭?/p>

（四）簽訂合同或協(xié)議

A、B、C類采購后需撰寫相應(yīng)合同或協(xié)議，交由學校相關(guān)部門審核。審核通過的合同或協(xié)議電子檔發(fā)中標供貨商簽字蓋公章后返回采供部門。采供部門填寫《合同審批表》，并將返回的合同或協(xié)議及相關(guān)附件資料提交各級領(lǐng)導(dǎo)審核，審核通過后加蓋單位公章。采供部門對審核完成并加蓋好公章的合同或協(xié)議進行分類存檔，派發(fā)供貨商。D類零星采購無需簽訂合同或者協(xié)議。

（五）貨物驗收

采購需求部門或采供部門對所購物資進行驗收，驗收時需注意貨單信息是否一致，物品包裝及物品本身是否符合采購需求、是否完整無損等。驗收時需采購需求部門人員、采購部驗收人員、質(zhì)量監(jiān)督管理等部門人員一同驗收并簽字確認。采購部門驗收時，需保管員、驗收員簽字，微機員在錄單前也需核對相關(guān)信息。

（六）建立采購臺賬

對每次采購的未達到招標金額的非招標采購物資，按類別和供貨商分別記錄好采購臺賬。一旦達到招標金額，隨即通過相應(yīng)招標流程進行采購。

（七）財務(wù)處理

每月底或合同約定完成后，由采供部門與供貨商進行金額核對。核對無誤后，由供貨商開具相應(yīng)發(fā)票并附相關(guān)憑證至財務(wù)科進行賬務(wù)處理。對需要建立固定資產(chǎn)賬目的物資，還需提供對應(yīng)的建賬資料。

1.對公轉(zhuǎn)賬支付。月底或采購驗收完成時，由商家開具發(fā)票，通過對公轉(zhuǎn)賬的方式進行貨款支付。

2.公務(wù)卡支付。若商家無法接受月底對公轉(zhuǎn)賬或通過線上購物軟件采購的貨物，則由采購員在采購發(fā)生時通過公務(wù)卡進行貨款支付，月底憑加蓋銀行公章的公務(wù)卡銀行流水和購物憑證進行財務(wù)處理。

三、學校食堂物資采購廉政風險防控

（一）物資招標環(huán)節(jié)廉政風險點及其防控措施

1.招標代理機構(gòu)

（1）需招標代理機構(gòu)提供特定需求

采購方提出招標采購特定需求。如食材類招標特定需求：需招標代理機構(gòu)具有能夠提供食材制作場所、工具、人員等相關(guān)資格。通過發(fā)詢問函的形式，向?qū)W校招投標中心每年招標入圍的招標代理機構(gòu)一一發(fā)函，初篩能夠提供特定需求的招標代理機構(gòu)。組建考察小組對初篩招標代理機構(gòu)逐一實地考察，選出最能滿足采購項目特定需求的招標代理機構(gòu)。邀請最能滿足特定招標需求的招標代理機構(gòu)，在學校招投標中心的監(jiān)督下，就招標代理服務(wù)費和一些細節(jié)內(nèi)容進行反復(fù)討論、談判，確定最終招標代理機構(gòu)，并與之簽訂相應(yīng)合同或協(xié)議。

（2）無需招標代理機構(gòu)提供特定需求

采購方在學校招投標中心的監(jiān)督下，在招標中心隨機抽取三家當年中標入圍的招標代理機構(gòu)。在學校招投標中心的監(jiān)督下，邀請抽中的三家潛在招標代理機構(gòu)就招標代理服務(wù)費和一些細節(jié)內(nèi)容進行現(xiàn)場討論、談判、比價，確定最終招標代理機構(gòu)，并與之簽訂相應(yīng)合同或協(xié)議。

2.評審專家

評標當日，在開標評標前2小時之內(nèi)，由招標代理機構(gòu)在專家?guī)熘须S機抽取評審專家，組建評審委員會，人員名單在中標結(jié)果公布之前不允許對外泄露；規(guī)定評審專家不得提前離場或中途離場，不得由他人代填評標細則等。

3.采購方代表

采購方代表應(yīng)當作風良好、思想正直、熟悉招標采購需求，不允許以任何方式向任何人透露任何招標有關(guān)的信息。在到達招標評標現(xiàn)場后，應(yīng)當立即上交通訊設(shè)備，不得提前離場或中途離場。

4.其他方面

招標評標全程錄音錄像，監(jiān)控影像保留在招標代理機構(gòu)備查，每次評標完畢后，由招標代理機構(gòu)出具評標報告，詳細記錄整個評標過程。

（二）物資采購環(huán)節(jié)廉政風險點及其防控措施

物資采購環(huán)節(jié)廉政風險主要是定價、定量的風險，分為定期定價定量、價格隨市場浮動兩種。

1.定期定價定量

定期定價、定量主要分為全年一次定價定量和全年多次定價定量。全年一次定價定量的情況，類似大宗調(diào)料等全年價格較為穩(wěn)定的物資，執(zhí)行全年一次定價，供應(yīng)量按采購方實際需求供貨。此節(jié)主要討論全年多次定價定量問題。

大宗物資，譬如米面油肉等，要求中標供貨商定期（每兩月一次或每三月一次，具體視各單位情況而定）在采購方指定的時間地點，通過現(xiàn)場開標、唱標、抽簽的形式，對當年中標品目進行現(xiàn)場報價，評標小組再分別對各供貨商進行二次價格協(xié)商，結(jié)合上批次的供貨情況和報價，三選其二作為當期實際供貨商家。價格最低的供貨商供貨60%-70%，次低價供貨商供貨30%-40%，最高價不供貨。如果上批次供貨服務(wù)和質(zhì)量有食堂或消費者投訴反饋，則適當減少其供貨份額。如果某商家供貨有嚴重的質(zhì)量問題，當期停止其供貨，下期入圍三家供貨商再重新報價。

2.價格隨市場浮動

價格隨市場浮動的情況主要分為每天隨市場浮動、每周隨市場浮動、按定價會周期隨市場浮動三種情況。需要采購方采購小組在市場采購詢價時，嚴格按照采購流程規(guī)定的“詢價小組市場詢價”相關(guān)流程及達到采購部門各類物資驗收標準同規(guī)格同品牌同等級的物資品質(zhì)進行詢價。

（1）每天隨市場浮動

價格波動大，譬如禽蛋，以四川蛋雞養(yǎng)殖聯(lián)盟每日公布的價格為參照標準，供貨商每斤浮動一定比例作為結(jié)算價，并按照采購方實際需求供貨。

（2）每周隨市場浮動

價格波動較大，譬如蔬菜類物資，供貨商以采購人一周內(nèi)在農(nóng)產(chǎn)品中心購買的同品種同質(zhì)量等級蔬菜的平均價格為參考標準，每斤浮動一定金額作為次周結(jié)算價，并按照采購方實際需求量及需求品質(zhì)供貨。

（3）按定價會周期隨市場浮動

價格有波動的，譬如水產(chǎn)品、鮮禽等物資，供貨商以采購人在就近大型批發(fā)市場購買的同質(zhì)量等級產(chǎn)品價格為標準，每斤浮動一定比例作為結(jié)算價。供貨商定期參加采購方召開的定價會，分商家分品目現(xiàn)場報價。評標小組對各商家各品目分別進行二次價格協(xié)商，三選其二或二選其一作為當期實際供貨商家。供貨商家按照采購方實際需求供貨。三選其二時，最低價供應(yīng)商供貨70%，次低價供應(yīng)商供貨30%；二選其一時，最低價供應(yīng)商供貨100%。

（三）物資驗收環(huán)節(jié)廉政風險點及其防控措施

1.規(guī)范各類物資驗收標準

規(guī)范各類物資的驗收標準并上墻公示，能附圖片的附圖片輔以說明。要求供貨商按照驗收標準或其他資料規(guī)定的質(zhì)量要求配送貨物，采購方驗收人員嚴格按照各類物資驗收標準進行現(xiàn)場驗貨。非定型包裝的物資以現(xiàn)場過稱數(shù)量驗收入庫。譬如，蔬菜類驗收標準：標明色澤、大小、成熟度等信息。定型包裝產(chǎn)品的驗收標準為：包裝標識標明商品名稱、廠名、廠址、生產(chǎn)日期、批號或者代號、規(guī)格、配方或主要成分、保質(zhì)期限、食用或使用方法等。

2.多環(huán)節(jié)驗收，并建立退換貨等反饋機制

譬如定型包裝等不適宜拆包驗貨的貨物，采購部門對此類貨物驗收后，各食堂及領(lǐng)用人在再次驗收領(lǐng)用環(huán)節(jié)中，應(yīng)按照物資驗收標準進行驗貨使用，如發(fā)現(xiàn)達不到物資驗收標準的貨物，應(yīng)及時反饋，進入下一步退換貨環(huán)節(jié)。情節(jié)嚴重者，對貨物供應(yīng)商做出相應(yīng)處罰。

3.加強人員管理

對內(nèi)，定期對關(guān)鍵崗位、員工進行廉政教育，宣傳采購風險及其重要性，并簽訂《物資采購廉政責任書》，明確廉政工作的責任和義務(wù)，從思想上牢固樹立廉政風險防控意識。對外，每年度召開中標供貨商廉政風險座談會，并簽署《物資采購供貨商廉政承諾書》，加蓋單位公章留采購方存檔。一旦發(fā)現(xiàn)內(nèi)部員工、供貨商有任何不廉政的行為，立即對其進行處罰。

4.信息化建設(shè)

加強信息化建設(shè)，增加采購環(huán)節(jié)和物資管理環(huán)節(jié)的透明度，盡量減少人為操作的影響。譬如，對收發(fā)貨地點及倉庫進行全程全覆蓋監(jiān)控等。

四、結(jié)束語

隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，食堂物資采購規(guī)模持續(xù)增長，采購品種繁雜、金額龐大，高校應(yīng)加強學生食堂物資招標采購工作的內(nèi)部控制，規(guī)范物資采購標準化流程，規(guī)范采購行為，提高采購管理水平，科學防范各類風險，推動廉政建設(shè)，只有這樣，才能提升學生食堂成本管理，為廣大師生提供優(yōu)質(zhì)的餐飲服務(wù)。

[1]國務(wù)院.中華人民共和國政府采購法實施條例[EB/OL].（2015-01-30）[2022-01-04].http: //www.ccgp.gov.cn/zcfg/mof/201502/t20150227_5029424.htm.

[2]四川大學. 四川大學采購方式、審批程序一覽表[EB/OL].（2019-06-06）[2022-01-04]. https:// cg.scu.edu.cn/sfw_cms/e?page=cms.detail&cid=50366&nextcid=65221&aid=65277.

[3]中華人民共和國第九屆全國人民代表大會常務(wù)委員會.中華人民共和國招標投標法[EB/OL].（1999-08-30）[2022-01-04]. http://www. ccgp. gov.cn/zcfg/gjfg/201311/t20131113_3591998.htm

四川省高校后勤協(xié)會課題“高校學生食堂物資采購標準化流程及廉政風險點防控”。

（責任編輯：趙相華）