新時期對農業檔案管理工作的探索與思考

張英妹

（河北省農林科學院植物保護研究所 河北，保定 071000）

為推動我國現代農業經濟的發展，為鄉村經濟進步創造良好環境條件，檔案管理部門工作人員必須基于所在地區農村經濟的發展狀況，對區域性農業生產活動中形成的數據資料進行分類處理，建立科學、完善的集中化檔案資料管理模式，拓展檔案資料搜集范圍，為農業科研活動與農業生產活動提供信息支持，推動農業科研工作的順利開展，讓我國農村地區農業生產資料的配置方式更加科學化、合理化，促進生產技術的更新換代。

1 做好新時代農業檔案管理工作的必要性分析

在我國現代農業的發展中，詳細記錄農業生產活動實施流程的農業檔案具備較高的參考價值，通過做好農業檔案管理工作，可進一步強化現代化農業管理體系的穩定性。農業檔案記錄了某一地區土壤肥力、未開發土地資源規模、生態環境觀測數據等各方面的具體情況，其表現形式主要為紙質檔案、數字化模型、錄音、視頻等，能夠準確反映農業生產活動和地區經濟之間存在的密切聯系，能夠為新時期我國農業經濟的發展指明方向，為農業部門的遠期決策提供信息層面的支持，促進以市場為導向的綠色農業經營模式的形成與發展，全面整合農業資源，促進我國鄉村經濟的快速增長。研究人員可通過分析農業檔案中記錄的往期農作物種植規模、收獲率等多項數據，為現代精細化農業生產模式的發展提供可靠的指導，引導農村地區基層農戶批量種植高產量、高利潤率的農作物品種。

新時代我國農業的發展狀況決定了國民經濟的穩定性，通過做好農業檔案管理工作，可提升信息利用效率，促進農業生產模式的進步，讓農民把握提升生產率、獲得更多經濟收益的正確路徑，采用數字化技術設備對農業檔案中包含的各類信息施加統一管理，為基層農戶提供最新的農業信息，讓農戶了解到農產品市場中各類常見農作物、農機設備的價格，以市場為導向，整合農村地區農業生產資源，引導基層農戶對未來農業生產活動做出合理規劃，實現農村地區經濟的快速增長，我國農村地區農民群體的生活質量水平必將逐步提升。高水平的農業檔案管理工作能夠有效引導農村地區的生產活動，為新時代綠色農業的發展指明方向，維護農村地區經濟秩序的穩定。

2 農業檔案在我國現代農業發展過程中發揮的重要作用分析

2.1 提供往期農業生產資料

農業檔案匯聚了不同階段我國農學研究成果，包含大量可用于未來農業生產的知識，詳細記錄了農業技術研發的具體流程、應用方式，為農業發展提供了可靠、可信的依據，農業檔案中記錄的生產數據與技術研發信息可準確反映某一時間段內地區農業經濟的發展規律，可供農學研究者、基層農戶借鑒，基于農業檔案制定可行的農業生產計劃，幫助農民創收，提升農業生產投資的回報率，促進我國鄉村經濟的快速發展。農業部門檔案管理機構應當主動引入先進的信息化管理設備，建立可快速調閱、檢索農業檔案的管理系統，及時為需要幫助的農民提供全面、精準的信息，提升我國農業生產中土地資源、技術資源的利用效率。

2.2 促進先進農業技術推廣普及

在農業檔案管理工作中，管理人員可站在整體性角度評析某一類型農業生產技術的應用價值，分析其在本地區農業基地中的應用效果，實現信息在不同空間內的快速傳播，農民可根據檔案管理人員提供的技術資料，選擇更為有效的播種、整地、施肥方式，斥資購買高技術含量的農機設備，調整投資方向與階段性生產計劃，實現農業生產流程中不同環節信息的緊密銜接，快速傳達重要的政策變動信息與市場波動資訊，處理好農產品市場中的供需關系，讓基層農戶群體進行有序經營，保證我國農業市場中供需關系的平衡性。

2.3 把握政府惠農政策

通過做好農業檔案管理工作，可強化我國地區經濟的競爭力，全面釋放被落后生產關系束縛的生產力，建立農業檔案信息化管理制度，讓政府農業管理部門及時了解到農產品的市場價格、市場需求量、升值空間等信息，引導農戶合理定價，根據國家頒行的惠農政策與市場免稅優惠政策，選擇性地調整精加工農產品的出售價，制定更為合理的生產計劃，讓參加農業生產、投資農業經營項目的個體經營者獲得更大的經濟收益，提升農產品的質量與使用價值，讓農業生產具備超前性、前瞻性，全面提升農業生產資源利用效率。

3 我國農業檔案管理工作的缺陷與不足分析

3.1 管理人員工作能力不足，未組建專業化團隊

受到管理人員工作能力不足、專業素養低的影響，我國現代農業檔案管理工作的業務處理效率較差，無法達到預期管理效果，無法深入發掘檔案中包含的各類信息的利用價值，我國鄉鎮地區主持農業檔案管理工作的人員多以兼職工作者為主，多為圖書館管理員、統計員、行政文員等來自不同部門的工作人員負責處理檔案管理業務，工作地點、工作方式不穩定，容易受到外部環境因素的影響，管理人員無法在不受干擾的情況下完成上級布置的信息歸檔任務，多數負責檔案管理工作的兼職人員不熟悉檔案具體內容，經常出現錯記不同科目檔案具體位置的問題，信息加工處理速度較慢，無法及時發現檔案中包含的數據錯誤。多數鄉鎮機關未能建立完善的農業檔案處理流程，檔案管理機構中缺乏可用的專業人員，實際工作實施進度較慢，大量具備較高利用價值的農業檔案被亂堆、亂放在雜物間或圖書室，容易發生重要檔案丟失、遺漏等問題。新時代我國檔案管理模式逐步向著信息化、數字化方向發展，檔案分類標準趨于多樣化，鄉鎮機關中了解信息化技術使用方式的人才較少，未能開展針對檔案管理人才的職業培訓，技術培訓效果不佳，無法將兼職人員轉化為專業素養較高的職業檔案管理人員。

3.2 設備更新換代速度慢

部分偏遠地區基礎設施條件較差，缺乏足夠的專項資金用于檔案管理系統建設，無力購買高性能的信息化設備與文件柜，存放農業檔案的場所未能安裝感應式傳感器與防火警報器，防盜設備年久失修，檔案管理工作的安全性有所下降，部分存放時間較長的農業檔案開始在不良的存儲條件中出現霉變、風化等現象，導致檔案中的數據無法被研究者識別，給后期農業研究活動造成了不便。

3.3 管理觀念落后，管理體制漏洞較多

部分鄉鎮機關領導未能認識到農業檔案管理工作的重要意義，未能根據實際情況制定可行的管理方案并投入足夠的資金與技術資源，導致現代化檔案管理制度的發展進程處于停滯狀態，重要的可利用農業資訊與數據無法在社會上流動。隨著我國農業經濟的快速發展，經營規模逐步擴張，農業檔案資料的數量快速增加，信息加工、提取難度逐步提升，少數的檔案管理人員無法及時處理海量的農業信息，工作量較大，負擔不斷加重。為提升工作效率，必須調整管理理念，樹立全新的檔案管理模式，然而檔案管理部門依然采用傳統的管理方式搜集農業信息，并采用人工抄寫方式制作農業檔案，信息處理速度較慢，不利于針對農業檔案實施綜合管理。

部分鄉鎮機關沿用了上世紀的檔案管理方法，將農業檔案存儲于市縣一級的圖書館中，這一檔案存儲方式不利于建立統一的管理體系，農業研究人員無法通過查閱檔案了解到本地區農業經濟的整體發展狀況，導致農業檔案的利用價值與借鑒作用無法得到充分發揮。物質條件較差的鄉村地區行政機關未能建立統一的集中化檔案管理體系，檔案規范化管理進程較為落后，針對檔案資料的分類、編輯、加工活動缺乏精確性，隨著新時代綠色農業的快速發展，農業檔案的基本內容、信息含量、基本形式發生重大變化，部分農業檔案包含農村地區交通系統建設、生態系統修復等各方面內容，經調查研究顯示，多數農業檔案存在分類標準不完善、內容不完整等問題，利用價值因保存不當而逐步下降，多數檔案管理部門習慣于將農業生產信息整理為紙質檔案，并未采用先進的電子化檔案管理系統。新時代的檔案管理人員必須根據不同類型的檔案制定全新的分類標準與信息加工處理流程，提升后期農業檔案信息的查找速度。

4 做好新時代農業檔案管理工作的正確策略研究

4.1 組建專業管理團隊，組織職業培訓

為做好新時代農業檔案管理工作，鄉鎮機關領導必須集中資源組建專業化檔案管理團隊，集中具備較強信息處理能力與專業素養的行政人員，組建半職業、職業檔案管理隊伍，使之負責全權處理農業檔案的歸檔、整理、加工、校對工作，避免調用其他部門的兼職人員處理農業檔案管理任務。必須定期組織系統性的職業培訓活動，在此類培訓活動中管理者可測評檔案管理人員的反應能力、信息處理速度、對農業生產活動的了解程度，提拔政治面貌良好、熟悉檔案管理工作核心業務的青年人才，逐年加大資源投入力度與培訓強度，引導檔案管理人員主動學習農業知識，使之在充分了解本地區農業生產狀況、國家農業政策的前提下，搜集、整理農業生產資料。

4.2 引入全新管理方法，構建數字化檔案管理體系

檔案管理人員必須合理運用信息化檔案管理設備，根據政府農業部門本年度的財務活動情況，搜集散落于不同部門、不同機構的農業生產資料與統計數據，并將其錄入數據庫中，使用自動化管理系統進行核算，形成大量可利用的數字化電子文件，管理人員可按照固定順序將檔案資料進行分類歸檔，在將電子化檔案存入云端數據庫后，必須保存好打印出的紙質檔案，制定分階段實施的數字化農業檔案管理計劃，按照相同的數據分類標準處理農業檔案，建立分類索引系統，為后期調閱農業檔案提供便利，檔案管理人員還可建立嚴密的保管期限表，明確劃分某一類農業檔案的保管期限、存儲方式，引入電子化農業檔案編號系統，避免紙質檔案與電子化檔案的編號發生重復，構建自動化辦公模式，建立易于使用的機讀目錄，讓有需求的工作人員自行通過操作計算機上安裝的檔案目錄系統，找到不同時期的農業檔案資料，這一在線查詢機制能夠提升檔案信息傳輸速度與利用效率。

鄉鎮政府農業檔案管理機構必須基于客觀情況，準確把握農業檔案管理工作的社會意義與價值，逐步提升對農業檔案管理工作的重視程度，采取措施優化農業檔案存放條件，安裝智能化控溫系統，調節檔案室的溫度，避免因外部溫度突變導致紙質檔案因色素沉淀而變色，建立配套的防火報警系統與防盜安保機制。

4.3 建立完善的管理機制

我國地方政府可在明確農業檔案管理工作基本方向、主要任務的前提下，組建負責搜集農業資料、審核檔案數據的工作小組，明確劃分小組內各個成員的基本工作與職權，基于檔案管理工作準則，有序開展農業檔案管理工作，詳細劃分農業檔案的類別，基于檔案的主題、基本內容、體裁、信息利用價值等因素對其進行細分。檔案管理人員可根據現有的檔案管理制度，搜集農業科技研發過程中形成的材料與一線農業生產人員提交的觀測數據，將其整理為檔案，并基于大數據技術進行深入分析，把握新時代農業科技的發展方向，發揮農業檔案的信息資料利用價值，促進農業科技成果的轉化與快速普及。

為做好農業檔案管理工作，工作人員必須拓展農業資料搜集范圍，面向不同行業、不同領域搜集有價值的農業信息資源，例如檔案管理人員可調閱、復制鄉村地區基層黨組織建設資料、農村地區經濟開發數據，記錄地方政府頒行的各項惠農政策的基本內容與行業管理規范，準確描繪我國農村地區各項基礎設施的建設情況，重點搜集如水利工程、電力系統、交通系統等方面的資料。

4.4 優化服務機制

我國地方政府檔案管理機構應當主動順應時代發展潮流，調整服務機制，為基層農戶查詢農業生產資料提供方便，為廣大基層農戶提供高質量的信息服務，提升農業檔案資源的利用效率，借助計算機、自動化數據分析設備等技術器材，建立從數據庫到移動客戶端的資訊分享體系，讓基層農戶使用手機等設備查詢數據庫中記錄的農業檔案信息，了解到農作物種植、荒地開墾、林地種植等不同方面的農業數據，對農業檔案信息施加集中的數字化管理，在通過不同渠道多方采集數據的同時，面向社會大眾分享農業檔案信息，為新時代農業經營者提供高質量的綜合性信息服務。檔案管理人員必須與國內農業科研機構建立聯系，將獲得突破的科研課題形成的素材與數據錄入數據庫之中，全面掌握我國農業科技的發展情況，整理更多可利用的原始材料，時刻準備發現并糾正檔案數據錯誤問題。

5 結論

為達成推動我國農業經濟快速發展的核心目標，檔案管理機構必須調整農業檔案管理方式，合理利用檔案中記錄的農業生產信息，有效引導農業生產活動，幫助監管部門組織農村地區的土地開發活動，為農業經營項目提供信息支持。檔案管理人員必須細化檔案信息處理標準，同時制作紙質檔案與電子化檔案，提升農業檔案信息的調用速度，對積累的農業生產資料與科研文件進行分類處理，妥善保存具備重要價值的紙質資料，合理利用人力資源與技術資源，發揮工作人員的積極性處理檔案管理任務。