企業檔案知識管理的理論模型與實施建議

董春發/中國人民大學勞動人事學院

在當前復雜動態的商業環境下，知識成為企業保持競爭優勢和長期可持續發展的最重要資源。如何對企業的知識進行科學合理的管理成為業界和學界共同關注的熱點問題。當前多數學者認同對擁有知識的員工進行人性化知識管理的必要性和復雜性，開展了大量研究。對于企業顯性知識的研究雖然也已經取得了一定的成果，但是整體來看，研究的層次不夠深入，內容不夠系統。針對這樣的研究局限，筆者認為非常有必要對企業的顯性知識管理開展更加深入、系統的研究。檔案資源是企業最為重要的顯性知識資源之一，也是企業員工可以直接利用和產生價值的知識形式。對企業顯性知識的管理中最為重要的一部分內容就是如何對顯性知識進行系統性的檔案化管理。對于處在知識管理初級階段的企業來說尤為重要。檔案作為組織重要的信息資源和知識來源，對檔案進行知識化的管理，從檔案實體管理逐步轉向檔案信息管理再過渡到檔案知識管理成為檔案管理模式轉變的一個必然路徑。作為一種全新的檔案管理模式，檔案知識管理既是以知識管理為導向的檔案管理，同時也是以檔案管理為基礎的知識管理[1]。基于上述考慮，本研究認為有必要將檔案管理與知識管理進行深度融合，形成以編碼化的檔案知識為主，以人性化的隱性知識管理為輔的檔案知識管理模式，來對企業的知識進行系統化的全面管理。

1 研究回顧

目前學界對企業檔案知識管理的研究主要集中在企業檔案知識管理的理論基礎、企業顯性知識管理與企業檔案知識管理之間關系探討、知識管理背景下具體技術在企業檔案管理中的應用以及企業檔案知識管理模型或平臺設計四個方面。首先，關于企業檔案知識管理理論基礎基本可以歸納為三個方面：一是知識經濟時代知識成了社會和組織的重要資產，知識管理的出現對傳統的檔案實體管理產生了重要的影響和啟發；二是檔案后保管范式的提出為檔案知識管理模式的出現提供了重要的理論支撐[2]；三是檔案用戶對檔案資源需求的變化是檔案知識管理模式提出的重要推動。其次，學者們關于企業顯性知識管理與企業檔案知識管理之間的關系已經有了較為深入的研究，形成具有一定價值的研究成果。學者們認為企業顯性知識的主體是企業的檔案資源，企業檔案知識管理是企業顯性知識管理的重要組成部分[3]。例如，有學者指出企業檔案顯性管理需要以企業檔案管理為主軸，在把握知識管理原則的基礎上，根據企業實際推進檔案知識管理建設[4]。也有學者認為企業檔案管理是整個企業顯性知識管理和隱性知識管理的重要組成部分，檔案作為一種重要的顯性知識，對檔案的有效管理有助于顯性知識的生成、積累、傳播、共享和交流[5][6]。再次，從技術的層面來看，張斌等提出企業檔案知識管理的基礎是構建檔案知識庫，他們從檔案知識庫的知識組織、知識檢索、知識庫系統構建等角度分析了檔案知識庫在企業檔案知識管理中的重要作用[7]。郝琦分析了知識聚合技術在企業檔案知識管理中的應用，提出了社交媒體環境下企業檔案知識管理的聚合服務模式，并進行了相關案例分析[8]。最后，從管理模式的層面來看，徐擁軍從雙向視角提出了企業的檔案知識管理模式，認為檔案知識管理模式的基本活動包括對檔案知識的積累、組織、評價和應用，而支撐活動包括企業文化、信息技術、人力資源以及組織架構四個方面[9]。

目前有關企業檔案知識管理的研究已經取得了一定的成果，對于開展檔案知識管理模式的研究具有重要的指導價值。但是也存在一定的研究不足。首先，當前的相關研究多是側重于檔案知識管理的某一個具體方面，缺乏從宏觀視角出發的系統性研究，導致現有的管理模型多是將檔案管理和知識管理割裂開來對待，缺少將兩者充分整合而形成的綜合全面的模型。其次，當前的相關研究多停留于理論層面的探討，很少具體分析檔案知識管理的實施路徑，導致相關研究很難落到實處。上述研究空白為本文提供了研究空間。

2 企業檔案知識管理的模型建立與應用案例

2.1 企業檔案知識管理的理論模型

知識管理模式是指組織在知識管理理念的指導下，為推進知識管理，針對其自身特點建立的一整套標準化方案和管理規則，在具體的知識管理過程中表現為特定的可操作性方法與方式[10]。根據組織類型、業務活動等差異，知識管理模式可分為技術導向的知識管理模式、流程導向的知識管理模式、績效導向的知識管理模式、知識創造模式、智力資本模式、知識價值鏈模式、客戶知識管理模式、組織學習導向的知識管理模式、空間知識管理模式、綜合知識管理模式等不同類型[11]。目前，在組織的知識管理實踐中過程導向的知識管理模式較為常用，其核心是通過知識管理各流程考察不同環節組織知識運作的方式、技術，以提升組織競爭優勢。對此，日本學者野中郁次郎提出的知識轉化模式與SECI模型辨析了知識創造的動態化流程及不同知識間的轉化方式，但其忽略了組織外部環境的影響。

參考當前知識管理的相關理論模型（如SECI模型等），結合檔案管理的特點，本研究設計了檔案知識管理的三層理論模型。該模型分為外部環境、內部環境和檔案知識循環三個層次。其中外部環境屬于宏觀層，主要包括宏觀的經濟環境、社會文化、政治環境以及外部技術四個方面。內部環境屬于中觀層，主要對應于外部環境，是外部環境在組織內部的映射，包括人才保障、企業文化、制度保障和技術能力四個方面。檔案知識循環屬于微觀層，具體包括知識在企業內部的循環過程，主要的知識類型為個體知識和檔案知識兩種，其中個體知識是員工個人的隱性知識，難以用表達和描述的知識類型，檔案知識是企業內部所有有關的能夠使用一定載體存儲的顯性化知識，這兩種知識在企業內部可以在不同的情景之下進行相互轉化；同時企業內部知識的循環流程包括知識的識別、收集、組織、存儲、應用、保護、創造、分享等八個環節，通過這個八個環節知識的流動，知識實現了從無到有、從少到多、從多到精、從個體知識到集體智慧的良性發展。

2.2 企業檔案知識管理的實踐案例分析

為了驗證本模型的有效性，本研究在一家教育培訓類企業開展了檔案知識管理模型的實踐應用。教育培訓企業屬于知識密集型企業，企業內部擁有大量的文件、資料、檔案以及豐富的人力資本。因此，該企業一直在籌備如何開展知識管理，在人性化知識管理和編碼化知識管理之間猶豫不決。考慮到該企業正處于起步階段，企業內部還沒有形成知識管理的統一思想認識，員工對于知識管理的作用、價值還存在諸多的疑問。因此，該企業選取本研究提出的檔案知識管理模式（即以編碼化為主、人性化為輔的知識管理模式）來構建整個企業的知識管理體系。選擇該模式的原因主要有：1.該企業處于起步階段，存在大量的檔案文件需要進行系統化的管理；2.相較于人性為主的隱性知識管理模式，以編碼化為主的檔案知識管理模式可以在短期內起到較好的效果，為企業進一步實施全面知識管理打下堅實的基礎。

根據本模型的相關要求，該企業主要采取以下措施開展檔案知識管理工作：第一，對本企業的所有檔案知識進行系統盤點，將知識分為標準規范類、模板工具類、專業資料類、制度報告類、專有知識類以及專家知識類，并對這些知識存量和增量的情況進行系統分析，得到各類知識的缺口和未來發展建議。第二，對本企業的檔案知識管理制度體系進行系統歸納總結，從戰略制度的明晰度、完備性、完善性等角度進行評估，得到未來企業發展檔案知識管理還需在哪些方面制定相應的制度。第三，對本企業的檔案知識處理流程進行分析，梳理出適合本企業發展的檔案知識處理流程，尤其提出注重日常工作經驗的文檔化沉淀工作。第四，對本企業現有的數字化基礎設施和信息系統進行盤點，了解公司現有的軟硬件是否能夠支撐檔案知識數字化的要求，檔案知識管理系統是否與整個公司的信息系統進行有效的協同發展和機制整合。最后，對本企業的專家知識進行系統盤點，并在檔案知識管理系統上集成專家黃頁和知識分享模塊，促進企業內部專家知識的分享、交流，進一步提升企業知識創新能力。

經過實施一系列的檔案知識管理措施，企業員工充分認識到檔案知識管理的重要性，企業的檔案知識管理也取得了一定的成效，主要表現在：第一，企業現有的顯性知識和隱性知識得到了系統的分類和整理，為整個企業的檔案知識管理提供了豐富的資源基礎。第二，企業制定了相對完善的、具有一定韌性的制度體系，為企業檔案知識管理提供了堅實的制度支撐。第三，企業通過制定系統化、完善化的檔案知識管理流程，從檔案知識的產生、收集、整理、保管和利用、創新等角度構建全過程檔案知識管理體系，為企業檔案知識管理提供了順暢的流程體系。第四，企業關注檔案知識管理系統的建設，將該系統整合進入企業的整體信息系統，形成了業務工作和檔案知識管理的協同工作機制，為企業檔案知識管理提供了先進的技術保障。第五，企業注重隱性專家知識和顯性檔案知識的雙重作用，利用信息系統來充分整合兩類知識，為企業檔案知識管理提供了重要的輔助支撐。

3 企業檔案知識管理的實施建議

在企業檔案知識管理的初級階段，需要以檔案知識為主要依托，以檔案知識編碼化，個體知識顯性化后的編碼化為主要目標。因此本研究基于上文中的檔案知識管理理論模型，提出了企業檔案知識管理的實施建議，主要包括企業檔案知識內容管理、企業檔案知識流程管理、企業檔案知識系統管理、企業檔案知識的人性化管理四個方面。

3.1 企業檔案知識內容管理

3.1.1 明確檔案知識缺口

首先是明確檔案知識的缺口和需求。企業組建工作團隊，通過問卷調查、深度訪談、業務流程分析、情景規劃等方式，掌握當前知識的現狀，發現知識缺口和提出知識需求。重點了解企業主要業務活動過程中知識的創造、存儲和應用情況以及對外部知識的獲取情況，識別出企業的核心知識和一般知識，并進行合理歸類。對于以檔案形式存在的知識要點逐一進行登記、編號，補齊元數據，確定其線上及線下的對應存址，明確歸口責任部門，并通過知識需求調研分析企業各類知識資源缺口情況，制定知識資源建設計劃。

3.1.2 完善檔案知識的資源建設

企業檔案資源的建設內容主要包括企業的工作標準和技術標準、企業的培訓教材和課件、企業內外部的行業和商業信息以及企業的知識產權相關檔案。企業需根據實際業務活動開展情況和部門職責變更情況及時對企業組織架構的相關文件進行更新升級，形成成熟的企業工作標準文件。同時企業還應該鼓勵相關業務部門在滿足一定條件下制定或修訂企業內部的技術標準。企業需要加強對員工外出培訓和部門內部學習培訓中所用教材、課件等相關材料的收集、整理和歸檔。也可以通過設置激勵措施鼓勵各部門、員工開發培訓教材、設計精品課程，逐步形成企業內部精品培訓教材和課件庫。企業需要加強行業動態信息和外部商業信息的檔案化沉淀。同時，企業還需要加強對專利、專有技術、軟件著作權等相關的知識產權檔案的評價和管理。

3.2 企業檔案知識流程管理

3.2.1 開展工作經驗檔案化沉淀工作

檔案化沉淀是指將企業內外部各類數據和信息進行系統化處理，形成主題一致、相互關聯的檔案，并進行合理存儲和管理的過程。工作經驗是企業在業務活動中產生的寶貴隱性知識，企業需要建立完備的工作經驗沉淀制度，對其進行有效的識別、獲取和沉淀，轉化為企業內部檔案知識，存儲在知識庫中。

3.2.2 深化檔案知識資源的開發

檔案管理部門應及時調查了解企業領導和主要業務部門員工對知識的更深層次需求，以企業檔案知識資源為基礎，加強和創新編研工作，對檔案中的知識進行精加工和再組織，并利用知識挖掘工具提煉出新知識，形成知識產品，為領導決策和業務運營提供智力支撐。

3.2.3 促進各類檔案知識轉化和應用

需要將企業創造和獲取的各類知識進行下述八種形式的轉化和應用：形成企業知識產權；轉化為企業管理體系文件；轉化為企業技術標準；編入企業工作標準；嵌入業務系統；存入企業知識庫或相關系統；存入部門數據庫或相關系統；通過培訓內化為員工的個體知識。

3.3 企業檔案知識的系統管理

3.3.1 優化檔案知識管理IT基礎環境

良好的IT基礎環境是建立檔案知識管理系統的基礎保障。一是需要建立知識管理編碼標準體系，為知識資源的共享和利用提供統一的編碼標準。二是在預算充足的前提下，更新設備和完善系統。三是在保證信息安全的前提下，優化現有審批流程，提高知識傳遞的效率。

3.3.2 構建檔案知識管理系統

本研究認為企業檔案知識管理系統可以分為四個層次：標準與安全支撐層、知識資源層、知識流程層以及知識展示層。標準與安全支撐層是確定知識管理系統規范有序、安全可靠運行的基礎。包括制度標準體系和信息安全保護體系。知識資源層即檔案知識庫，是企業合理組織和存儲各類顯性知識的載體，是基于結構化管理方式的知識集群。企業的檔案知識庫建設需要基于現有的業務系統，根據企業核心知識類型，對已有數據支撐的知識資源數據直接邏輯構建主題數據庫。知識流程層即流程管理引擎。流程管理引擎可以實現檔案知識和業務流程的緊密結合，實現員工在工作中自然而然地應用知識、產生知識和存儲知識。知識展示層即知識門戶，是知識管理系統的統一入口和服務界面，包括知識檢索模塊、知識推送模塊、知識定制模塊、知識導航模塊、用戶中心模塊等。

3.4 企業檔案知識的人性化管理

企業檔案知識的人性化管理主要是指企業檔案知識管理的制度體系建立、人員培養以及文化氛圍的塑造。從制度體系來看，一是建立檔案知識管理工作組織體系；二是設計檔案知識管理的藍圖愿景；三是可以從知識管理的組織、知識資源和知識庫建設、工作流程、過程管控、績效考核、持續改進等方面建立檔案知識管理制度。從人員培養的角度來看，主要包括專家型人才的引進、培養以及師徒傳承制等方式來為企業的長遠發展提供人才保障。從文化氛圍的塑造來看，一是開展知識管理宣傳教育，提高全員對知識管理的認識和理解；二是通過制定完備的知識分享制度和構建知識寬松交流機制來培育企業知識共享氛圍；三是通過制定鼓勵創新的保障制度和建立科學合理的創新容錯機制來培育企業知識創新氛圍；四是建立共同愿景，形成良好學習氛圍，通過提升員工的學習意愿和學習能力來構建學習型組織。

4 結語

檔案知識管理是檔案管理和知識管理深度融合，提升企業檔案管理水平，挖掘企業檔案知識價值的重要手段。本研究充分整合檔案管理和知識管理的相關理論和方法，構建了包括宏觀環境、中觀環境以及內部檔案知識循環的三層檔案知識管理模型，并基于該模型給出了實施檔案知識管理的四項重點工作。該研究不僅從理論層面對檔案知識管理進行了深度的分析，而且還給出了具體的實踐方法和措施，對于企業開展檔案知識管理具有重要的借鑒價值。