房屋征收檔案管理信息化建設分析

宮晉成

（凌源市房屋征收管理局，遼寧 朝陽 122500）

在信息化時代背景下，信息技術在社會各領域都有應用，并將成為今后各領域發展的重要推動力量。對于房屋征收檔案管理而言，信息技術的運用能夠使房屋征收檔案管理更加高效，也是未來房屋征收檔案管理工作發展的必然方向。所以應積極發揮信息化優勢，全面地對大量的房屋征收檔案管理內容進行分析研究，建立信息化的房屋征收檔案管理系統，運用現代化的技術方式提高房屋征收檔案管理的整體質量與水平。

一、房屋征收檔案管理信息化建設的內容與要求

在城市快速發展建設的背景下，房屋征收管理也是十分重要的工作內容。房屋征收檔管理的信息化就是利用通信、計算機以及互聯網等技術方式，對房屋征收全過程、多環節獲得的信息、資料以及數據等進行信息化、數字化的管理，以便達到高效的檔案管理效果，為檔案信息的分析、利用提供便利。

1.所需資料

按照國家有關規定，房屋征收拆遷檔案所需資料涉及兩部分，分別是綜合資料與被拆遷戶自身的檔案資料。綜合資料中涉及直管公房拆遷的有關協議、相關的許可證與批準文件、評估類的資料以及詳細的拆遷安置補償匯總表等文件資料。被拆遷戶自身的檔案資料作為涉及如房屋出租合同協議、拆遷賠付安置合同協議、聽證、司法強拆等相關資料[1]，這些資料是單獨由市拆管辦呈交的。還包括房屋裝修評估表、房屋所有權證、照片以及國有土地使用權證、房屋拆遷評估報告等材料。

2.移交檔案的要求

需要認識到，所有需要移交的文件資料必須是原件，并且最好是使用耐久性好的黑色碳素筆填寫的書面材料，避免使用容易褪色的鋼筆、鉛筆或圓珠筆書寫[2]。此外，書寫時要保證字跡清晰干凈，拍攝的照片需要明朗，圖表圖樣應工整規范，同時有完整的簽字蓋章手續。如果文件受到損壞，還需要及時地對其進行修復或者更換。

3.檔案收集與保管

房屋征收檔案管理時，檔案資料的收集與保管也是十分重要的環節，必須要提高重視程度。如果這一環節的工作出現問題或缺失，必然會影響到之后的房屋征收檔案管理工作以及信息化建設的有序開展。為此，相關部門以及工作人員需要將房屋征收檔案的收集、保管以及管理等工作放在工作的重要位置上，由專門的部門、人員進行專業化的管理與負責，從而使檔案資料的收集環節更加完整規范、保管儲存更加精準、管理更加有序。采取科學合理的措施方法保證整個流程中各步驟環節的規范有序，讓房屋征收檔案管理工作有著明確的思路和方向，切實提高管理效果，避免出現無用功，讓房屋征收檔案管理信息化建設有堅實的保障和基礎。

二、房屋征收檔案管理信息化建設的意義

首先，近些年來，人們的生活水平逐步提升，經濟收益增多，每一家都有屬于自己的房屋，這在房屋征收時戶主的數量就會增加，管理工作中涉及的戶主信息也就相應增多。在整理戶主信息時是比較復雜繁瑣的，同時涉及很多重要的個人信息。過去房屋征收檔案管理主要是靠人力進行，工作開展的速度比較慢，同時紙質化的檔案容易破損、導致信息出現缺失，并且大量的紙質檔案需要很大的地方進行放置[3]。如果需要調用戶主檔案信息，翻找工作就會耗用大量的時間和精力，管理效果不佳、效率不高，也會影響房屋征收檔案管理的真實性、可靠性。隨著信息技術的發展與廣泛應用，人們開始可用網絡、計算機等建立信息化的管理模式，利用計算機處理各管理環節，將檔案信息錄入電腦中，查詢時只需要輸入檔案信息就能夠快速準確找到，不再需要工作人員到處翻閱文字檔案，極大地節省了人力、物力的消耗，資料的查閱、瀏覽以及利用率也得到了明顯的提高，使檔案管理工作更加高效。

其次，過去要實現資源的共享，是需要通過人工的方式進行謄抄的，隨著印刷技術的應用，可以通過印刷技術復印材料進行共享，但這兩種形式都會消耗大量的時間、人力，并且檔案傳送、共享的難度也比較大。在信息化背景下，房屋征收檔案管理工作的信息化水平逐步提高，工作人員可以利用網絡快速準確地將大量的檔案資料進行共享，共享的檔案資料只需要保存在電腦中即可，不需要使用大量的紙張，保管更加容易，也減少資源的浪費。同時，房屋征收檔案管理的信息化建設也能夠使檔案資料長久地保存，資源可以得到更加高效的利用。

最后，房屋征收檔案管理的信息化建設還可以將真實情況提供給監管平臺，全面地對戶主信息進行安全保護。信息化建設也能夠在戶主信息泄漏時及時找到根源。房屋征收工作的有效開展對于促進城市發展建設具有重要的意義，能夠改善人們的居住環境，維護公共利益[4]。而信息技術的應用能夠為房屋征收工作中檔案信息的收集、管理等提供必要的支持與保障，促使這一工作的有序推進。

三、房屋征收檔案管理的現狀

首先，檔案管理模式存在滯后性。如今社會快速、全面進步，信息化水平提高，傳統的房屋征收檔案管理模式呈現出很多不足，不僅工作流程復雜、效率也不高。以往房屋征收檔案管理系統提交數據的時間長，房屋征收檔案的收集與傳輸信息化水平不高，使得房屋征收檔案的價值作用無法凸顯，信息過時、信息不完整的情況時常發生，無法對房屋征收檔案管理的實際需要提供保障。所以需要積極推進房屋征收檔案管理的信息化建設。其實，房屋征收檔案管理中積極推進信息化建設，但信息化的應用以及水平還有待提升，硬軟件文檔管理工具還有一定的缺失，房屋征收檔案管理工作過程還是比較復雜，管理效率依舊不高。

其次，信息技術還需進一步創新優化。就技術方案而言，建立房屋征收檔案管理系統難度并不大，主要涉及房屋征收檔案管理的目的、對不同功能模塊進行定義，對各種應用軟件準確應用等。但目前使用的信息技術還需要進一步優化，與現實社會的發展以及人民的需要還有一定的差距，尤其是數據管理、網站建設等，由于屬于公共性質，資金投入是有限的[5]，信息技術的方式比較單一、應用還比較保守，使得某些功能缺失、建設滯后。就房屋征收檔案信息管理系統來講，功能模塊缺失，即使進入到網站中也不能有效地對數據信息系統進行應用，無法找到自己需要的信息。所以在信息化建設中，應使用全新的技術方式，對房屋征收方案管理系統的功能進行優化、完善，提高數據信息的準確性和利用率。

最后，房屋征收檔案管理人員的水平有待提升。在房屋征收檔案管理信息化建設的背景下，管理人員的素質水平的提升也是需要關注的重點問題，管理人員的素質水平將在很大程度上影響到房屋征收檔案信息化管理的質量與效果。就現階段而言，房屋征收檔案管理信息人員的規模雖然很大，但是素質水平并不高，影響了檔案管理信息化建設的速度和水平。在以往房屋征收檔案管理中，工作人員的缺失服務意識，對檔案管理工作責任意識不足，不能全身心地投入工作中，工作態度不夠端正，工作技能缺失，遇到問題逃避責任，嚴重制約了房屋征收檔案管理工作的開展，對于信息化的建設也是沒有助益的。

四、房屋征收檔案管理信息化建設策略

1.優化檔案管理信息平臺建立

對于房屋征收檔案管理工作而言，管理工作復雜、任務繁多，為提高管理的整體效率與效果，是需要有專業化的數據平臺作為基礎的，對相關數據信息進行統計、整理和處理公布。為此房屋征收檔案管理部門應結合自身實際需要設計開發有針對性的檔案管理信息系統，涉及地區詳細的文獻類型、特色介紹、具體說明等內容，并做好相關信息的收集、統計與整理工作，借助于信息技術的便利快捷等特點，及時回應和處理使用者的具體要求以及反饋，使不同使用者的真實需要得到滿足。其實在信息化建設中，可以借助于現代化的5G技術形成可以直觀體驗的檔案資源，增強直接體驗，對信息更好地接收，讓使用者獲得不同的感受和體驗。此外，房屋征收檔案管理部門可結合自身實際使用科學、合理的信息技術，借助于信息技術平臺對傳統檔案管理模式的不足進行優化和改善，使檔案管理達到較高的水平和質量，提高管理效率。

2.增加信息化建設的投入力度

在房屋征收檔案管理的信息化建設中，若投入不足，其創新發展也必然受到限制。房屋征收檔案管理的信息化建設是一項需要長期開展的工作，會消耗大量的人力、物力以及財力，所以必須要有充足的資金作為支持。可以拓寬資金籌集的渠道，通過部門、銀行以及開發商等獲得財務支持[6]。或是將用來建設房屋轉讓行政檔案的資金納入到地方的財政預算中，成為專項資金，用于信息化建設。通過這些方法讓房屋征收檔案管理的信息化建設有充足的資金作為保障，為信息化系統的建設奠定基礎。

3.優化技術的更新與開發

房屋征收檔案管理的信息化系統建設中還存在很多不足，單一的技術類型不能滿足大量的信息儲存、管理以及統計應用等需要，要利用信息技術對房屋征收檔案信息進行管理，就必須要保證管理功能是多樣的、有效的。為此要積極對開發技術進行優化更新，認真編研檔案。及時整理檔案信息，依據不同編研內容將分散的資料信息規律化地編制，使檔案資料得到很好的開發利用。房屋征收檔案程序是比較復雜繁瑣的，所以還需要優化管理標準的制定，確保房屋征收檔案管理工作有序、規范的開展。此外，積極與交易中心、房改辦、物業、拆遷辦等部門聯系，形成一個完整的聯網制生態鏈[7]，促進資源共享，實現高效工作。征收檔案管理部門運用信息技術建立網絡系統，實現遠程操控，在網絡系統中設置用戶認證機制，確保安全應用網絡。通過網絡高效的共享信息資源，將本地征收的信息以及相關事項等儲存到網絡中，讓征收工作被多方監督，提高其公開和透明程度。

4.加強信息系統安全管理

隨著網絡信息技術的發展，運用網絡竊取個人信息的行為也時常發生，在房屋征收檔案管理工作中，也應積極加強檔案信息系統的安全管理。征收檔案管理部門應積極運用防火墻、殺毒軟件等對檔案信息系統、計算機等進行安全管理，降低病毒入侵的概率，保證問題被及時發現和處理。有條件的可以通過隔離內外網的方法管理房屋征收檔案資料，確保安全系數的提高。征收檔案管理部門要設置房屋征收檔案數據庫、檔案管理信息系統的訪問權限，保留訪問記錄，做好痕跡化管理。銅絲利用云儲存、大容量硬盤等工具做好房屋征收檔案信息的備份，提高抗風險能力和災后數據的恢復能力，建立全面化的安全管理機制。此外，國家在網絡安全管理上還缺少完善的法律保障，由于房屋征收檔案涉及戶主諸多方面的信息，若信息泄露，必須要追究法律責任嚴肅處理。所以在房屋征收檔案管理過程中，國家也應積極完善相關法律的制定。

5.強化人才隊伍建設

房屋征收檔案管理部門應積極吸收更多專業知識扎實、能力強、信息化水平高的檔案管理人才，建立專業化的檔案管理人才隊伍，為房屋征收檔案管理的信息化建設奠定堅實的基礎，也促使檔案管理工作有序推進。同時，積極組織開展檔案管理人員進行業務培訓與學習，系統化的學習計算機信息技術的應用、系統軟件應用、信息化檔案管理的操作流程以及安全風險防范等知識[8]，切實提高檔案管理人員的檔案管理信息化水平，提升安全意識。定期組織檔案管理人員接受安全防范的培訓，選擇比較常見的系統病毒進行講解，并結合各種病毒的防范、預警等進行培訓，提高房屋征收檔案管理人員的能力水平，使其在工作中更加規范、嚴謹的操作，避免由于人為因素出現不必要的安全風險，切實提高房屋征收檔案信息化建設的安全性。此外，房屋征收檔案管理部門定期安排信息技術人員對檔案管理信息系統進行維護，及時發現存在的安全隱患和風險并科學化處理，確保檔案管理信息系統的安全等級達到最高，確保房屋征收檔案信息得到安全管理。

結語

總而言之，如今城市發展、社會進步，城市化進程的推進中，房屋征收與拆遷是十分重要的組成部分，也是必不可少的。房屋征收過程中會涉及大量的資料信息形成檔案，要對這些檔案信息妥善科學管理。隨著信息技術的廣泛應用，檔案管理的信息化水平也逐步提高，房屋征收檔案管理也朝著信息化的方向發展。為此應積極建設房屋征收檔案管理的信息系統，安全、高效地對檔案信息進行收集、儲存與管理，明確房屋征收檔案管理信息化建設的重要性，利用科學化的措施策略解決房屋征收檔案管理信息化建設中的不足，促使檔案信息資料管理水平提升，檔案信息得到高效利用與開發。