做好教師人事檔案工作的有效措施

顧紅曉

（南陽農業職業學院，河南 南陽 473000）

引言

在職業院校檔案管理中，教師人事檔案管理工作不容忽視。教師人事檔案管理工作結果是好是壞，直接影響學校人才選拔及人才任用效果，關乎學校教學水平和科研水平。為此，在各個職業院校實施人才強校戰略時，要重視優化教師人事檔案管理工作。

一、職業院校教師人事檔案管理工作重要性

1.教師人事信息記錄及保存

教師人事檔案是職業院校應用人才、提拔人才的關鍵信息載體，記錄及保存教師學歷學位信息、年齡信息、專業職稱信息以及身體健康狀況信息、職務變動信息、科研成果信息、獎懲信息等，有利于學校領導者在查閱人事檔案時全面掌握教師職工具體情況，為職業院校在制定人才政策以及完善人才培養方案時提供重要參考依據。

2.教師身份及素養證明

職業院校招聘人才，特別是高級人才，在人才未到位情況下，可以從檔案方面對其進行分析和評價，由于教職工人才是否具備專業能力和素養、較強事業心等僅通過考試和面試難以判斷，但若結合其人事檔案考核狀況以及獎懲狀況認知狀況，甚至檢測其填寫有關材料時的字跡認真程度，均可進一步評估教職工責任感以及敬業精神。由此可見，教師人事檔案資料在職業院校人才招聘以及人才職稱評聘、職務認知等方面發揮重要價值。

3.教師人事信息核實及糾正

在職業院校行政工作中，由于涉及教師切身利益，一些學生對個人信息記憶存在一定偏差，加之檔案具有保密性，導致許多職業院校出現了教師年齡、職稱、學歷、工齡、科研成果等與現實不符的現象，出現了許多不真實信息，造成了巨大麻煩。

二、職業院校教師人事檔案工作問題分析

1.資料結構不完善

一般而言，職業院校人事檔案應包含學歷、任職資格、進修結業、獲獎證書等。然而，現實中由于材料結構不完整，許多教師人事檔案不完善，大部分并沒有將資料完全收集到檔案部門，從而使得人事檔案管理工作在日后工作中受到文件不全等因素制約。

2.未及時更新文件人事檔案內容

職業院校在發展過程中，教師、學生、管理人員資料和狀況都在不斷地改變，而在職業院校檔案管理中，卻沒有自覺地進行教師人事檔案更新工作，未主動把培訓資料、退休教師資料等資料進行整理，導致教師人事檔案內容相對陳舊，有時教師臨近晉升時，還要臨時查閱資料，這勢必會影響到學校師資常規化管理工作效果。

3.人事檔案管理質量得不到提升

在教師人事檔案工作中，做好“量”的充實只是一方面，“質”的審核更為重要。一些老師、學生在提供檔案材料時，由于材料質量問題，導致教師人事檔案管理工作漏洞百出。其中，一些材料在搜集過程中甚至出現“弄虛作假”情況，導致教師人事檔案管理工作出現重大質量問題。

三、職業院校教師人事檔案工作內容

1.人事檔案材料收集及鑒別

職業院校教師屬于職業院校人力資源主體，全面收集教師職稱材料、科研成果材料、學歷材料等，并動態跟蹤這些材料具體變化情況，是目前教師人事檔案管理工作時十分繁瑣的一個環節。在檔案管理人員收集檔案資料時，需要結合相關政策要求，慎重審查材料，確保所收集的人事材料具有完整性、真實性和準確性，提升教師人事檔案材料真實可信程度，為后期教師人力資源晉升提供可靠參考數據，便于后期有效發現人才、利用人才，支持職業院校教師人力資源管理工作順利落地。

2.人事檔案材料整理

針對職業院校教師人事大資料加以整理、歸類，把所收集的每一位教師學歷變化資料、職稱變動資料、科研成果資料等展開嚴格分類，再編排有關目錄，進行技術加工以及裝訂立卷，有利于在后期應用這些檔案時，使得檔案發揮應用成效。

3.人事檔案材料利用

職業院校教師人事檔案的常規化管理工作積極繁瑣，需要人事檔案管理人員保持強烈責任心，并且熱愛檔案工作，具有檔案管理安全意識，將此安全意識貫穿至人事檔案管理始終。同時，需要及時收集各項人事檔案材料以及整理人事檔案材料，并采用先進技術加工檔案材料。此外，在儲存檔案材料時，做好防蟲工作、防水工作、防火工作，并及時關注教師人力資源情況，進一步調整退休教職工檔案、離世教職工檔案以及在職教職工檔案等，便于提高教師人事檔案管理安全性、規范性，增強后期檔案應用效率。

四、職業院校教師人事檔案工作的有效措施

1.加強檔案工作意識，提升檔案工作質量

首先，要淡化“身份”觀念，強化檔案工作意識。通過對職業院校教師人事制度改革，實現“身份管理”到“崗位管理”轉變。職位管理可以淡化員工身份意識，在人事管理上不再有干部和職工區分。在工作實踐中，檔案工作人員要加強工作意識，把各類檔案資料放在同等重要的位置，同時注意對以前被忽略的各部門檔案資料進行收集和整理，并完善學校全體教職工人事檔案管理和服務工作。

其次，檔案工作人員要加強自身政治學習意識，提升職業素養。檔案工作是一項專業性強、技術性強、政策性強的工作，而檔案管理工作又是以檔案管理為主體，發揮領導和支配地位。加強人事檔案工作，重視業務技能、職業道德建設，是提高檔案工作質量的根本。職業院校人事檔案工作人員需正確認識人事檔案工作重要意義，檔案管理中做到實事求是，保持嚴謹態度，既要對學校檔案負責，又要對學校全體教職工負責。

最后，人事檔案管理人員要增強競爭意識，消除偷懶行為。自從職業院校實行人事管理體制，實施聘用制，許多職位均按照需要而來，按照競聘方式加以安排。如今，人事檔案工作在全社會具有舉足輕重的地位，一定要設置好工作崗位，并確保從事檔案工作的人員也要競聘上崗。職業院校檔案管理部門加強對檔案人員的激勵和考核，認識和重視其工作和付出成果，以調動其積極性，消除崗位怠工現象。

2.運用大數據思維管理檔案，完善人事檔案載體

在大數據時代，高效即有價值。在信息技術發展的時代中，只有打破傳統紙質檔案發展模式，才能實現對人事檔案信息的實時采集與處理。隨著電子文檔管理標準化和電子文檔普及應用，電子文檔將是未來職業院校人事檔案工作的發展趨勢。人事檔案電子化，即以電子文檔方式展開人事檔案管理工作。與傳統文件相比，電子文件具有不占空間、不易損壞、不受紙張限制等優勢，所儲存的人事檔案信息更加全面、翔實，便于查詢和檢索[1]。

3.學校各部門密切溝通，助力人事檔案管理工作順利發展

職業院校教師人事檔案管理，需要學校及有關各部門積極參與，而學校僅僅是實施這一工作的重要主體。在對所有教師展開人事檔案管理工作時，存在著同一類型和不同類型人員檔案，則要按照教師人事檔案類型和功能進行分類管理，避免教師人事檔案出現丟失等問題。因此，在各有關部門間建立起緊密關系，是保障教師人事檔案工作順利進行的基礎，只有加強與校方溝通，才能選擇合理的管理方式，從而保障教師人事檔案完整性與精準性[2]。

4.建構檔案信息共享平臺，提高認識檔案管理效率

在傳統職業院校信息管理中，各部門按照各自權限對教師個人信息進行管理，從而導致各部門之間存在著“單打獨斗”現象。由于傳統管理模式不夠有效，所以各部門將信息分別獨立處理，極有可能出現工作重復現象，各部門間信息互通程度不高，不僅會影響到教師人事檔案工作效率，而且也會影響到資料準確性。通過建立相應的信息管理機構和網絡平臺，可以將學校各種信息進行整合，并通過一定時間來整合、分析數據，最終形成高質量信息系統，既能保證信息安全性，又能提高人力資源利用率[3]。

5.優化教師人事檔案數據庫，保護人事檔案安全性

首先，針對數據庫功能進行科學開發，以防止出現安全隱患。由于網絡環境具有開放性，人事檔案信息系統存在著許多安全風險。所以，在建立人事檔案數據庫時，必須完善安全認證體系，對所有查閱人員進行身份驗證，防止被不法人員侵入。如果一些人員個人資料具有高度隱私性，就需要適當提高授權權限級別，并對其進行嚴格限制。通過健全的認證體系和授權體系，可以極大地避免數據庫信息泄漏問題，有效地保護人事檔案當事人個人隱私，進一步深入技術研發，建設安全性更高的數據庫。同時，數據庫存儲格式要統一化、標準化，促進數據庫分析、處理功能得以有效發揮。人力資源管理部門要對軟件系統進行定期更新和升級，及時發現和修復各種漏洞，減少安全隱患。

其次，要規范人事檔案管理，防止出現人為操縱危險。由于一些人事檔案工作人員資料安全意識較差，一旦出現錯誤或操作不當行為，很可能導致資料損壞或遺失。為此，應根據信息安全管理目標，完善和制訂人事檔案數據庫管理制度、細則、規章等，以促進管理人員規范檔案工作行為。嘗試通過強化信息安全教育，增強管理者安全意識，有效地預防潛在數據庫風險。

最后，加強教師人事檔案硬件和軟件建設，以確保人事檔案的儲和應用安全性。職業院校要根據具體情況，建立專業的人力資源庫，加強人力資源管理系統軟件、硬件設備管理，優化掃描儀、計算機、移動硬盤等[4]。

6.完善人事檔案管理基礎設施，推進人事檔案工作順利進行

首先，要加強硬件設施建設。學校加大對職業院校檔案部門資助，建立專業基本建設基金，適時購買各類現代化人事檔案管理設備，以改善人事檔案的工作環境。根據系統規定，對各類硬件設施進行定期維修和管理，以確保系統正常運轉。其次，加強軟件體系建設。根據學校具體情況，科學地引入技術研發人員，或通過與技術部門協作，對人事檔案功能進行研究和改進。此外，加強員工培訓，使檔案管理人員掌握各項系統使用和維修原則、技巧，避免出現各類故障和安全隱患[5]。最后，加強基礎設施建設。為了更有效整理和利用教師人事檔案信息，需要加強網上服務質量，及時購買路由器、轉換器等基本設施，拓寬網絡帶寬，加快網絡數據傳輸和處理速度。必要之際，完善局域網建設，滿足人事檔案信息資源共享需求要，提高檔案安全指數。

7.改進認識檔案管理制度，發揮人事檔案工作作用

首先，要充分發揮“以服務為中心”的檔案管理功能，對人才檔案管理體系進行整體設計。既往時期，職業院校以“管控”為基本準則，無法保障人事檔案管理效能。因此，在對教師人事檔案管理系統優化設計中，需要弱化傳統控制職能，加強服務職能，從宏觀上對管理者進行規范和制約，從而促進各部門積極性和創新性得到發揮。同時，把人力資源配置需求等因素納入職業院校管理體制中，并展開科學化設計[6]。

其次，加強人事檔案管理工作研究工作，提升檔案管理工作規范化、有序性程度。對人事檔案管理工作內容、目標、歸檔、轉換、保管、利用等各個環節進行綜合分析，制定出具有一定操作價值的具體規章制度，用以指導和規范人事檔案管理工作。尤其隨著信息化技術日益普及，人事檔案載體形態日益多樣化，管理人員要把握好紙質檔案、有聲檔案、電子檔案等多種檔案形式區別，分類制訂規范制度，促進教師人事檔案管理工作整體效率與質量的提升。

最后，優化人事檔案管理工作配套機制、設施，從環境視角為人事檔案管理工作發展提供有力支持，強化引導和教育，提高人事檔案工作服務意識，發展數據庫、信息系統服務職能。傳統人事檔案管理人員績效考評機制過于簡單，容易造成管理不規范問題。所以，要密切聯系人事檔案管理工作任務和目標，明確管理職責、考核指標等，以規范人事檔案管理人員意識和行為，確保各項人事檔案管理工作順利實施[7]。

結語

綜上所述，在學校建設和發展過程中，教師人事檔案管理工作尤為關鍵。在常規化人事檔案管理時，針對教師人事檔案管理工作加以優化，培養專業檔案管理人員，并促進學校內部各部門相互銜接，創新人事檔案管控方式，極有利于從根源處提高教師人事檔案管理工作質量，進而推動新時期職業教育領域全面改革及發展。