數字化校園背景下中職院校檔案管理模式探索

孫海霞

（濟南信息工程學校，山東 濟南 250100）

引言

中職院校中的檔案類型豐富多樣，包含了學生檔案和人事檔案，這些檔案同學生未來畢業和就業息息相關，同時還對學生的未來工作生涯產生影響。因教育改革工作的不斷深入，中職院校中的學生數量不斷增多，檔案數量也隨之攀升，若是在檔案管理工作中仍舊沿用傳統的管理方式，在降低檔案管理效率的同時，還會對正常的學生檔案和人事檔案管理產生影響。為了進一步提升檔案管理效率，確保中職院校持續發展下去，可借助于信息化方式對檔案信息進行管理，進一步中職院校檔案管理的高效性水平。將信息化管理方式應用到中職院校檔案管理中來，可節約大量資源，還能在短時間內對人事檔案內容進行信息交互，將檔案管理人員的勞動強度降到最低，確保檔案管理工作順利推進[1]。

一、檔案管理信息化的必要性

1.提升資源共享的必然需求

因信息化技術的不斷發展完善，社會大眾日常工作和學習中將高效作為最終的追求目標，使得越來越多的企業和學校都首選信息化辦公方式，通過信息化方式在確保信息時效性的同時，還能增強信息傳播效率。對此，中職院校也開始重視起檔案管理信息化建設工作，這樣才能同社會需求相符，并對現有資源管理模式進行創新，實現對檔案信息資源的高效共享，增強檔案使用頻率和傳遞效率[2]。

2.時代發展的必然結果

隨著信息技術和數字化技術的快速發展，信息化已成為大勢所趨，因信息行業的快速發展，人們在處理和管理信息方面的能力不斷增強，也終將會克服信息化建設管理中可能存在的問題。由于中職院校的發展速度極快，使得不同種類檔案數量逐年遞增，增加了社會中各個行業對學生人事檔案信息調查的難度。而將信息化引入到檔案管理工作中來，不僅方便了工作人員對檔案信息開展科學管理，還能提升信息查找效率。隨著各行各業對信息技術的需求不斷增大，必然會造成信息技術的更新換代，而檔案管理的信息化將會是未來主要的發展趨勢[3]。

3.推動檔案信息的規范統一

若是選擇紙質材料來保存檔案信息，因填寫方式存在一定差異，會對日后使用與查找檔案信息產生阻礙，再加上缺少對應的規范，會造成填寫的檔案信息存在差別，影響檔案信息的使用。因人事檔案中記錄有一個人的生平經歷、作風品德、政治面貌等方面的信息，還是未來開展職稱評定、轉正定級等的憑證，其的價值作用更為明顯。只有將信息化技術應用到檔案管理中，才能不斷增強人事檔案的規范化，通過規范檔案內容和填寫方式，

才能將個人信息全面覆蓋到人事檔案中來，進而提升檔案使用效率。通過標準化和信息化的方式來管理檔案信息，才能使檔案信息使用高效化應用，進而逐漸取代傳統檔案管理方式。

4.順應時代管理需求

隨著新經濟時代的到來，檔案管理和存儲方式均發生了翻天覆地的變化，檔案存儲從傳統紙質到當前的信息化方式，存儲方式的變化不僅加快了管理模式的轉變，還促進了檔案管理工作的發展速度。對于傳統紙質存儲模式來說，不僅會增加檔案管理難度，還需要耗費大量的時間來查找所需的檔案信息，使得信息傳遞和使用效率均有不同程度的下降；通過信息化存儲方式可有效解決該問題，在長期保存數據信息的同時，還為相關人員查找和傳遞數據信息提供了便利條件。通過信息化檔案管理方式，對檔案的管理和使用進行了優化，且應用效率也得到了增強[4]。

二、中職院校檔案管理工作特點

1.內容繁多、來源較廣

對于中職院校來說，里面包含有多個部門，且不同部門都有各自的工作材料和檔案材料，這就體現出了檔案來源較為廣泛的特點。中職院校中的各個職能部門，如組織、圖書、宣傳、行政、人事、財務、工會、保衛、黨務、團委部門的工作計劃、請示、報告等材料，還涵蓋有學校組織的不同種類教育活動中涉及的檔案材料。另外，中職院校在學科、招生、教學、教材建設等方面的規劃、制度、總結等形成的文件材料；師資隊伍開展教學、科研等活動中形成的文件材料。中職院校不同部門包含的工作任務具有較大強度，同時還有黨務檔案、科研檔案、儀器設備檔案、行政檔案、財會檔案、教學檔案、出版物檔案等不同特色的文件材料，這就造成了中職院校檔案材料具內容豐富的特點[5]。

2.形式多樣，具有一定規律

眾所周知，傳統檔案材料以紙質為主，因信息技術的廣泛普及，紙質辦公已逐漸被多媒體、自動化辦公、電子信息等取代，中職院校以紙質檔案為主的局面發生了很大變化，以磁盤、光盤、磁帶等為載體的檔案材料不斷增多，在通過多樣化方式記錄檔案信息內容的同時，且表達方式的種類也較多。實際上，中職院校檔案材料的形成過程同學校各項活動的記錄過程基本保持一致，可將黨政管理工作的全過程客觀反映出來。教學、個人參與各種教育活動及科研活動中形成的文件材料是主要的教學檔案來源，可將教學工作的全過程體現出來。因此，同其他單位的檔案進行比較，中職院校檔案的形成過程分散且龐雜，但卻有一定的規律性可循。

三、中職學校檔案管理存在的問題

1.管理者未認識到檔案管理的重要性

同其他高校相比，中職院校在招生資源質量、科研教學水平和教育師資力量等方面存在弱勢。現階段，對于中職院校的部分管理者來說，自身比較關注招生、就業等方面的內容，還沒有完全認識到學校檔案管理工作的重要性。還有一部分中職院校管理者大都認為檔案工作是“面子工程”，主要就是整理資料，既不產生經濟效益，也不會增加工作業績，習慣將檔案工作的性質朝著淡薄化和附屬化方向靠攏，認為有無都行。再加上檔案管理者的專業水平不足，自覺管理檔案的意識較為薄弱，使得檔案管理工作較為隨意。

2.檔案管理制度不甚完善

結合中職院校檔案管理工作實際，不難發現還有部分中職院校缺少對應的檔案管理制度；盡管一部分中職院校對檔案工作相關的管理制度規范進行了制定，但缺乏可操作性。主要表現在以下幾個方面：①檔案管理手段落后。在實際管理工作中，不管是整理文書、資料，或者是歸檔和完善對應資料信息，這些都需要手動操作方式才能完成。②檔案管理制度不能落到實處。由于查看閱讀檔案不方便，直接造成高職院校的部分管理人員不情愿向師生提供檔案借閱服務；還有一些檔案管理人員將檔案材料隨意擺放，導致檔案資料秩序混亂；在將檔案歸檔工作完成后，沒有根據相關規范要求進行統一化的登記管理，使得檔案材料丟失現象層出不窮。

3.檔案管理人員素質有待增強

為了規范和創新檔案管理工作，需要將提升中職院校檔案管理人員的素質放在首位。現階段，中職院校大都不重視檔案管理人員素質的提升工作，直接造成專職檔案管理人員數量偏少、年齡偏大、人員素質不高的問題較為常見，再加上自身專業不足，使得檔案管理工作中缺乏積極性水平。在實際的檔案管理中，熟練掌握信息化技術的檔案人員極為匱乏，而同時掌握檔案專業知識和信息技術的科班人員更是少之又少，存在專業檔案人員不懂信息化技術，熟練信息化技術的人員并非專業檔案人員。與此同時，有很大一部分檔案管理人員并不是檔案專業，自身對基礎檔案知識和信息化知識掌握得不夠熟練。再加上中職院校專業檔案管理人員數量較少，更別提同時掌握檔案管理和計算機的人員，這些均對中職院校檔案管理工作的開展產生影響。

四、中職院校檔案管理模式創新對策

1.正確認識檔案管理工作

為確保中職院校檔案管理工作持續進行，需要檔案管理人員從思想上認識到該項工作的重要性和價值，這樣才能投入更多的精力和財力不斷提升檔案管理工作效率。檔案管理者應重視起檔案管理的宣傳與推廣工作，通過不同形式的培訓，確保各崗位人員都能認識到檔案管理的重要性，并全面掌握同檔案管理相關的技巧和方法，同時加強不同部門之間的溝通交流，為檔案管理工作的順利進行提供必要的幫助。除了要認識到中職院校檔案管理工作的重要性外，還需要當地教育主管部門的通力協作，向中職院校檔案管理負責人提出具體要求，確保領導更加關注檔案管理工作。

2.完善檔案管理制度

在數字化校園背景下，中職院校檔案管理工作能否順利推進，應對檔案管理制度不斷進行完善，將信息化技術應用檔案管理中，不斷增強檔案管理工作效率。首先，對檔案管理制度不斷進行完善。中職院校應嚴格按照國家有關檔案管理規定要求和中職院校實際情況，進一步明顯檔案管理人員的職責，并將責任細化到個人，確保各部門嚴格履行各自職能，避免有管理方面的缺陷出現，使其在短時間內形成較為完善的管理體系。其次，做好內部協調工作。盡快構建電子數據庫，并做好各種防病毒軟件的安裝，增強檔案管理信息化體系建設的安全性水平。最后，制定信息資源管理制度。因信息化技術的廣泛普及，只有對信息化資源管理制度進行構建，才能將檔案管理中的現代化、科學化水平體現出來。中職院校中的檔案管理部門相關負責人需在較短的時間內盡快構建起具有網絡化特點的檔案管理制度，不斷提升各個環節檔案管理的科學化水平。只有采取合理的方法不斷完善檔案管理制度，才能將中職院校檔案管理工作的合理性及科學化水平體現出來，為中職院校未來建設工作中添磚加瓦。

3.增強檔案管理人員專業能力

首先，增強檔案管理人員的信息技術水平。中職院校檔案管理人員應在閑暇之余加強信息化技術學習，高度重視檔案管理信息化建設工作，利用信息化技術對檔案進行高效化管理，還要對檔案收集、錄入、整理工作進行熟練操作，將信息化與傳統檔案管理進行結合，確保中職院校檔案管理工作順利開展；其次，對檔案管理人員的保密與安全意識進行培養。中職院校檔案管理設計個人及工作方面的信息，為保證資料的安全性，需設置對應權限。中職院校需對檔案管理人員的職業道德進行培養，提升自身的責任意識，避免出現漏檔或虛假材料。最后，加強檔案管理人員專業知識培訓。在中職院校內對定期對檔案管理人員開展培訓工作，可將知識競賽、講座等方式進行結合，使檔案管理人員熟練掌握最新的檔案管理政策與制度。與此同時，為確保檔案管理人員對計算機技術和檔案業務知識進行熟練掌握，可對檔案管理人員加強計算機、檔案管理系統知識方面的培訓。

4.建立在線服務平臺，增強檔案管理效率

4.1 構建數據管理平臺，開展電子檔案管理

中職院校檔案管理部門應改變對檔案管理工作的錯誤認識，認識到其在中職院校未來發展中發揮的作用。結合實際，對電子檔案數據管理平臺進行構建，并以此為基礎整合現有檔案資源，整合完成后引入到該管理平臺中來，并在運營管理人員的幫助下為全體師生提供對應的服務。可在檔案室內設置數據管理平臺，將線上與線下結合的方式管理電子檔案數據信息，通過信息技術高效整合現有檔案資源；還可以結合不同信息的保密程度富裕師生對應權限，并向全體師生開放查詢服務，在對檔案資源進行共享的同時，還能使檔案信息的安全性得到保障。

4.2 構建學校檔案管理網頁

為了將網絡的應用價值充分發揮出來，需對中職院校檔案管理網頁進行構建。

以互聯網平臺為媒介對線上檔案管理網站進行構建，向全體師生提供具有網絡化特點的檔案服務。根據中職院校掌握的現有資源，可為檔案管理提供專門網頁，在將各種類型數據信息進行整理后，盡快構建起檔案管理局域網絡，保證校園網站內容同檔案管理室內容一致，借助于網絡查找所需的檔案資料信息，不斷增強檔案使用效率。

結語

綜上所述，隨著中職教育在我國發展速度不斷加快，如何將全校師生的檔案管理工作做好，是當前中職院校管理工作的重點，相關領導人應該全面認識到檔案管理工作的重要性，并在檔案管理中積極引入現代化的管理技術和管理理念，以確保中職院校檔案管理模式實現創新性發展。