智慧校園背景下高校檔案信息化平臺建設研究

詹慧琴

（閩南師范大學檔案館，福建 漳州 363000）

隨著智慧校園建設不斷推進，校園信息化基礎設施不斷完善，為高校檔案信息化服務平臺建設提供了硬件基礎。同時，高校管理層也會對檔案信息化平臺建設給予更大關注，對云計算、物聯網、APP和應用集成現代信息技術進行整合，致力于解決當前高校在管理過程中各個部門“各自為政”問題，實現各個部門協同合作、信息共享。與此同時，高校檔案管理也應成為智慧校園系統的一部分，助力推進高校檔案管理部門與其他業務部門的信息暢通，實現人與物之間的互聯互通，進而更好地發揮高校檔案信息化平臺的價值和作用，為高校戰略決策、未來發展提供更強有力支撐。

一、智慧校園背景下高校檔案信息化發展的必然趨勢

高校檔案信息化是智慧校園建設的重要組成部分，有助于提升校園管理質量，能夠為廣大師生提供全方位的智慧化服務，是高校高質量發展的重要體現。高校在智慧校園建設過程中會形成大量有價值的數據，包含人事管理數據、教學數據、科研數據和后勤服務數據等等[1]，這些數據不僅反映著學校的教學科研情況，也對高校自身發展起著至關重要作用。智慧校園建設背景下，需要高校檔案管理部門結合智慧校園實際對這些信息資源進行收集整理和保護。智慧校園建設是一個不斷優化的運營系統，同時也是一個完整的生態系統。在智慧校園建設過程中數據是最重要的資產，在推進高校檔案信息化建設過程中通過對檔案數據的智能整理和分析，借助高校檔案信息化平臺能夠更好地服務智慧校園建設，進一步提升智慧校園建設水平，發揮高校檔案信息化建設的獨特作用。

高校檔案信息化建設涉及體制機制建設、服務體系建設、檔案信息管理建設、安全體系建設、人才梯隊建設、信息資源建設等多個方面。智慧校園背景下，高校信息化建設需要具備全局視野，不能將檔案管理部門置身于智慧檔案校園建設體系之外，而應該主動地融入到智慧校園建設之中，充分發揮高校檔案信息化平臺建設的銜接作用。一方面，在推進高校檔案信息化建設過程中，應加強頂層設計，特別是高校主要領導要圍繞高校檔案信息化建設出臺相應政策機制，完善相應方案，將高校檔案信息化平臺建設納入到智慧校園建設的整體框架之中，充分考量學校各類數據的安全性、實用性、兼容性。通過整體規劃，分步驟實施，為高校檔案信息平臺建設提供扎實的載體和資源。另一方面，高校在推進檔案信息化建設過程中，需要對高校在科研管理、教學過程中所涉及的各類檔案信息進行收集，這就需要相關部門和學院協同配合，才能夠完成各類檔案信息收集工作。因此，需要檔案管理部門制定統一的檔案信息標準，通過搭建高校的信息化平臺重塑業務流程，形成新的檔案信息化管理體系和服務體系，加快存量檔案數字化，逐步地對檔案信息資源進行整合、開發、利用和共享，更好地適應新時期智慧校園建設的現實訴求。

二、高校檔案信息化平臺建設現狀及主要制約因素

新時期，高校在推進檔案信息化平臺建設過程中還存在著一些亟待解決的問題，特別是當前部分高校沒有將檔案信息化平臺納入智慧校園體系之中，致使高校檔案信息化平臺與其他業務部門出現了端口不兼容，信息數據收集不全面的現實困境。同時在推進高校綜合檔案信息化平臺建設過程中，還缺乏必要的資金支撐和人才隊伍支持，在一定程度上限制了高校檔案信息化推進效果。

1.檔案信息化平臺具有綜合性和系統性特征

高校檔案信息化平臺建設應成為智慧校園建設的重要組成部分，需要高校給予足夠的人力、物力、財力支持，當前在推進智慧校園建設過程中應將高校檔案信息化平臺建設作為智慧校園建設方面，充分認識到檔案信息化平臺的綜合性和系統性特征[2]。一方面，通過高校檔案信息化平臺建設能夠形成由硬件、軟件和系統維護者和使用者構成的完整的流程，通過對檔案信息收集存儲到檔案數據庫之中，隨時對這部分檔案信息資源進行調用。另一方面，當前部分高校將檔案信息化平臺建設作為智慧校園建設的突破口，通過高校檔案信息化平臺對各類智慧校園建設的數據進行整合，并結合智慧校園建設的實際需要，形成專門的研究課題，為智慧校園建設提供全面的綜合性檔案數據支持。

2.現階段檔案信息化平臺面臨人員和資金掣肘

當前部分高校在推進智慧校園建設過程中出現智慧校園建設與高校檔案信息化平臺建設“兩張皮”問題，雖然在表面上同部署，同落實，但實際上高校將更多的資源放在了智慧校園建設，并沒有給予高校檔案信息化建設更多的支持，很多政策沒有落實到位，在硬件設施、軟件系統和后續數據兼容方面技術相對落后，出現了高校檔案信息平臺信息收集不全面，部分信息難以開發利用的現實困境。在高校檔案數據庫建設過程中也因與智慧校園建設存在著技術壁壘，出現了大量有價值的檔案信息無法收集的現實問題，嚴重影響了高校檔案信息化的推進。一方面，高校檔案信息化平臺建設前期需要大量的資金投入，高校在推進智慧校園建設過程中已經耗費了大量的財力和物力，難以在短時間籌夠大量資金用于高校檔案信息化平臺建設，加之在高校檔案信息化平臺建設完成之后還需要后續的硬件設施更換、系統升級和必要的資金維護，因其任務重，投資大，因此很多高校在推進檔案信息化平臺建設過程中出現了猶豫和徘徊，一旦沒有后續的資金、人員、技術作為保障，高校信息化平臺在后期發揮的作用就十分有限。另一方面，在推進高校檔案信息化平臺建設過程中還是缺少專業管理人員。很多從事高校檔案管理人員都是從其他崗位調配人員，或是沒有經過專業的檔案培訓，或是本身對于高校檔案信息化平臺建設就存在著排斥心理。因此，無論是專業知識，還是具備的信息技能都難以契合智慧校園建設背景下高校檔案信息化平臺建設的實際需要。由于人才隊伍建設相對滯后，無法對高校檔案信息進行全面收集，也無法結合智慧校園建設的實際需要對現有的檔案信息資源進行加工和利用，難以為高校智慧校園建設提供必要的檔案信息支撐，相應的高校檔案信息化平臺建設形同虛設，不僅弱化高校檔案信息化推進步伐，也不利于高校智慧校園高質量建設。

三、智慧校園背景下高校檔案信息化平臺建設的做法和建議

智慧校園背景下，高校檔案信息化平臺建設符合學校未來發展的戰略布局。在推進高校檔案信息化平臺建設過程中，一方面，要與學校發展規劃相結合，特別是要與智慧校園建設相融合。另一方面要，充分發揮高校檔案信息化服務平臺的服務職能，主動的對接智慧校園建設，主動的對接教學科研工作，為高校高質量發展提供全面的檔案信息服務。

1.檔案信息化平臺建設與學校發展規劃相結合

要充分認識的高校短信息平臺建設的價值和作用，主動地與高校智慧校園建設相結合，并將其作為高校未來發展規劃的重要組成部分，為其提供必要的政策支持、財力支持和人才隊伍保障。新時期，隨著現代信息技術不斷發展，高校未來發展規劃也要主動與信息技術進行接觸，并將高校信息化作為未來規劃的重要導向[3]。在這一背景下，高校信息化發展應覆蓋全域，相應高校檔案信息化平臺建設應成為高校信息化建設的重要組成部分。一方面，高校管理層應圍繞檔案信息化平臺建設進行廣泛調研，并組成專家小組對未來高校檔案信息化平臺建設可行性進行詳細論，做好財務預算審批和確立措施方案等前期工作，并結合當前高校檔案信息化平臺建設的現實訴求，積極推進各項工作穩步落實。另一方面，要對各項資源進行統籌調度，對高校檔案信息化平臺建設堅持動態管理原則，有序地開展相關工作，確保高校檔案信息化服務平臺建設能夠為未來高校發展提供助力。

在具體實施過程中，高校檔案信息化平臺建設也要形成自身遠景規劃，特別是在軟硬件設施配置、人才隊伍建設、檔案科研項目方面應有一定的前瞻性，應結合智慧校園建設的現實訴求，為科研工作留有余地，檔案信息化平臺建設要充分考量自身能夠承載的范圍。一方面，要主動向兄弟院校學習和借鑒相關經驗，派出專家團隊和一線檔案管理人員學習其他學校在檔案信息化服務平臺建設的經驗和教訓，并將這些寶貴的經驗融入到本校的檔案信息化平臺建設之中。另一方面，要結合本校檔案信息化平臺建設現有的資源稟賦、政策措施，一步一個腳印地推進高校檔案信息化平臺建設，既不能步子過大，給學校財政造成壓力；也不因與時代脫軌，影響高校檔案信息化平臺服務職能。

2.檔案信息化平臺建設要充分發揮信息服務職能

無論是高校檔案信息化平臺建設，還是對高校檔案信息資源進行合理利用和開發，其實最終目的都是要滿足高校發展的現實訴求，為不同主體提供多種形式的檔案信息服務。因此，在推進高校檔案信息化服務平臺建設過程中應將信息服務職能作為重點工作加以推進。一方面，要對現有的各類檔案數據資源進行有效整合，特別是要對智慧校園建設的相關檔案數據進行系統整理，高校主要領導要經常過問檔案信息化平臺建設的具體情況，召開專門會議對當前高校檔案信息化平臺建設的現實意義以及未來發展規劃進行研究和探討，要求學校各個部門要密切配合高校檔案信息化平臺建設，并為高校檔案信息化平臺建設提供必要的財政支持和政策支持。另一方面，要加強高校相關與檔案管理部門的溝通和互動，實現高校檔案信息化平臺與其他業務系統的有效對接，進而為數據信息共享和流通創造有利條件。

隨著智慧校園建設的不斷推進，高校信息化程度也越來越高，相應高校院系和各個部門也形成了大量的檔案信息資料，對這些檔案信息資料也應該成為高校檔案信息化平臺收集的重要對象，檔案管理部門要嚴格按照檔案管理相關要求對這些檔案資料進行收集整理，并利用現代信息技術形成龐大的數據庫，形成多種類型的檔案分類。同時要對檔案信息化服務平臺的各項功能進行優化和完善，在服務不同主體過程中也要廣泛征求意見建議，為檔案信息化平臺建設和后續功能優化提供重要方向和依據。智慧校園背景下，高校檔案信息化平臺建設具有其現實的必要性和應然性，在建設過程中要進一步凸顯其自身服務職能。

四、智慧校園背景下高校檔案信息化平臺建設的保障措施

智慧校園建設背景下，高校檔案信息化平臺建設還需要一系列保障措施。一方面，要圍繞檔案信息化平臺建設提供必要的資金支持，切實保障檔案信息化平臺建設能夠穩步有序推進。另一方面，也要為檔案員信息化平臺建設提供人才隊伍保障，實現對各類檔案信息的系統管理、合理開發、高效共享，更好地支持智慧校園建設。

1.為檔案信息化平臺建設提供資金支持

高校檔案信息化平臺建設并不是憑空出現的，而是一項需要長期投入，不斷優化和完善的系統工程。高校管理層要重視高校檔案信息化平臺建設，并明確其具有長期性、艱巨性特點，在資金投入上要形成長期規劃，要圍繞高校檔案信息平臺建設的實際需要，配齊硬件設施，包含各類電子計算機、復印機、打印機、掃描儀等設施，同時還要支持各類軟件更新，切實保障檔案信息化平臺能夠與時代發展接軌。同時要圍繞檔案信息化平臺建設完善相應的制度機制和標準規范，強化高校檔案信息化平臺管理質量。此外，要依托智慧校園建設，進一步提升高校檔案信息化平臺特色，依托智慧校園網與行政部門、教學部門、人事部門、學生管理部門進行有效的數據傳輸和互動，并為相關部門業務工作開展提供必要的檔案信息服務。

2.加強檔案信息化平臺維護人員的培養

智慧校園背景下，檔案管理人員和平臺維護人員能力和素質直接決定了高校檔案信息化平臺工作水平和服務效果。因此，在推進高校檔案信息化平臺建設過程中應將加強檔案信息化平臺維護人員教育培訓作為重要方面，進一步提升高校檔案信息化平臺維護人員的綜合素質和能力。高校檔案信息化平臺建設是一項長期工程，如果缺少了平臺維護人員就可能因為技術問題和功能問題造成檔案信息泄露，甚至出現平臺崩潰。為此，一方面要加強對平臺維護人員專業能力培訓，在培訓之前對平臺維護人員的專業知識結構和現有能力進行研究和分析，選擇合適的培訓方案，有針對性地提升平臺維護人員的專業素養，將其打造成為能夠適應檔案信息化建設的優秀人才，為后續高校檔案信息化平臺維護工作提供扎實的人才保障。另一方面，要圍繞檔案信息化平臺建設實際需要，建立針對維護人員科學合理的績效考評機制，通過各種各樣的激勵方式，進一步提升高校檔案信息化平臺維護人員的工作積極性和主動性，主動地提升自身業務能力，適應智慧校園建設背景下高校檔案信息化平臺維護業務需要，更好地發揮高校檔案信息化平臺維護人員的主觀能動性，切實保障高校檔案信息化平臺正常運轉。

總之，智慧校園背景下，高校檔案信息化服務平臺建設具有其現實必要性，通過對各類檔案信息資源的有效整合，能夠圍繞智慧校園建設形成專門課題和檔案研究成果，助力智慧校園建設。為此，在具體實施過程中，一方面，高校管理層要改變傳統的思維定式，結合高校檔案信息化服務平臺建設實際需要，為其提供必要的政策支持、人力支持和基礎設施保障。另一方面，要求高校檔案信息化服務平臺要充分發揮自身服務職能，要關注廣大師生和教學科研的現實訴求，不斷的優化高校檔案信息化平臺功能，為廣大師生和高校高質量發展提供高質量的檔案信息資源服務，使高校檔案信息化服務平臺建設邁上新臺階。