以需求管理為核心的信息化建設項目采購需求制定模式探討

陳義良 陳培星 曾祿昌 林文穎

（廣東藥科大學附屬第一醫院，廣東 廣州 510080）

引言

隨著醫療改革的持續深入，人們物質文化水平的快速提升，人們對醫院醫療服務質量和效率有了更高的要求，醫院加快落實高質量發展也越來越成為行業共識。而要落實高質量發展，除了高效的管理機制、高質量的專科及人才儲備、高標準的設備設施配備以外，更離不開高質量的信息化建設。信息化建設是貫穿醫院整體發展各環節的核心基礎，對醫院管理水平的持續提高、決策水平的更好提升、業務流程及組織結構的不斷優化、運行成本的有效降低等，均有著重要推動作用。因此，準確把握信息化建設差距，及時推動信息化建設項目實施，高標準達成信息化建設目標，是醫院信息化高質量發展的重要“發展環”，作為信息化建設項目實施基礎的采購需求制定，也就成為了“發展環”有效運轉、持續推動的關鍵環節[1]。

《政府采購需求管理辦法》是為了“加強政府采購需求管理，實現政府采購項目績效目標”，而制定的一份及時且重要的指引文件，為各單位提供了統一有效的采購需求管理標準。信息化建設項目是采購管理的主要對象，一直以來，在采購需求制定環節存在太多主觀性因素，需求質量參差不齊，建設成效缺乏保障。本文通過對某重大信息化建設項目采購需求制定的全過程分析，總結采購需求管理重點環節，完善各環節工作內涵，從而探索形成可執行、可推廣的管理模式，并形成制度和流程，為今后信息化建設項目采購需求制定提供執行依據。

一、存在的問題

信息化建設項目具有整合性強、統一標準難、技術參數復雜、市場行情浮動大等特點，如果未充分進行市場調研論證，很難制定出既符合醫院發展需要，又符合法規要求的標準采購需求。通常在采購需求制定環節中，易出現技術商務需求制定困難、采購預算制定偏差大、采購不確定性風險多等情形。

1.技術商務需求制定困難

采購需求是為了實現項目目標，制定的采購標的及其需要滿足的技術、商務要求，技術商務需求的制定決定了所采購標的的質量層次及預期實施效果，是采購需求最核心的內容。信息化建設項目一般涵蓋軟硬件、多系統、多接口、多服務，關聯人員多，涉及部門廣，需求收集提煉困難，且業務與技術對接溝通存在理解差異問題，因此，要想將預想實施場景和效果準確轉化為符合標準的技術商務需求，存在很大的轉化困難，對采購需求制定部門是一項巨大的考驗[2]。

2.采購預算制定偏差大

信息化建設項目建設內容往往除了固定資產外，還包含無形資產和無形服務，同樣的標的，各公司研發團隊能力強弱、產品性能好壞、服務用戶多寡、服務標準理解差異等，決定了標的成本的巨大差異，因此，缺乏準確的標準將預算與項目內涵進行準確匹配。如果缺乏充分調研評估，預算制定偏低，將很可能面臨流標風險，影響建設進程，即使順利采購成功，也必然會在無形交付物和服務響應方面，很難達到預期要求，影響最終實施效果；預算制定偏高，雖然看似實施順利，效果很好，但事實上增加了非必要采購成本，消耗了信息化發展資源和潛力，還可能

面臨后期審計等各項風險。

3.采購不確定性風險多

信息化建設項目的內涵和特性，決定了信息化項目具有很強的定制性，同樣標的，雖然核心差異不大，但受限于場景、流程、規模等因素，落地差異大，行業也幾乎沒有統一標準，所以需求響應通常以承諾支持為評判依據，但如果需求制定不嚴謹、不清晰明確，很可能被鉆空子響應，或者后期以內容擴充為由強制加價，或者能力不足低效能應付式實施，增加大量溝通協調成本，直接影響項目建設進程，嚴重時甚至會滯后醫院整體信息化發展。

二、應對策略及實施情況分析

1.案例項目情況

案例項目為某大型三甲醫院在信息化建設有較好前期基礎，但整體發展面臨瓶頸時，對標國家等級標準要求，提出的整體性信息化改造建設項目。根據目標導向原則，項目采取總包實施的形式，且為了保障項目實施順利，實現建設目標，案例項目涵蓋了軟件、硬件、改造、升級、服務等大量復合交叉內容，是一項綜合性信息化改造提升項目，預算3000萬元，工期約2年，驗收標準要求高、時間緊、難度大，但預期實施效果要求較為明確[3]。

2.案例項目采購需求制定計劃

2.1 需求制定實施周期。考慮到案例項目實施背景復雜，實施內涵涉及面廣，實施效果要求高，實施難度大，因此，本項目采購需求制定過程具有啟動早、過程細、歷時長、審核嚴的特征，整體采購需求制定嚴格按照《政府采購需求管理辦法》要求，通過落地開展需求管理，全面把控需求質量，制定出了較為全面的采購需求，全部歷時約1年。

2.2 需求制定實施方式。采購需求制定總體按照強化對標差距分析、開展充分需求咨詢、落實全方位調研、完善院內論證、做好院外論證、規范需求審查等六個需求管理重點環節開展，實施方式具體包括：基礎研判、對標遴選、差距測評、歸集整理、臨床咨詢、管理咨詢、綜合咨詢、現場調研、考察調研、對外公告調研、網絡搜索調研、市場情況調研（現場/視頻）、院內論證、院外論證、一般性審查、排他性審查、最終審核等。

2.3 需求輸出包含內容。采購需求輸出以《用戶需求書》呈現，內容需包含采購標的、技術需求、商務需求等，另外需附帶全過程書面材料作為過程佐證。

3.案例項目采購需求制定措施分析

3.1 強化對標差距分析。隨著我國信息化相關法規、文件、標準等在近幾年不斷出臺，信息化建設正逐漸進入規范有序、標準清晰的有序時代，因此，案例項目在項目醞釀期，充分做好了標準解讀和項目規劃，以建設方向為統領，強化對標差距分析，形成較為全面的初步項目需求。首先，醫院推進信息化建設已有20多年，信息化基本建設情況比較復雜，缺乏系統性資料對當前信息化建設全貌進行直觀呈現，必須通過細致的基礎研判，才能全面梳理出信息化基本情況。其次，針對掌握的基本情況，根據擬建設目標，羅列相關指引文件和執行標準，從宏觀層面進行2次對標遴選，遴選實施項目形成擬建設總體項目清單；再次，從具體實施層面，嚴格對照相關指引及標準，查漏補缺進行3次差距測評，必要時邀請專家協助，完成初步功能需求的制定。最后，將清單各項目功能需求進行2次歸集整理，形成技術需求，并融合相對規范統一的商務需求，制定初步采購需求[4]。

3.2 開展充分需求咨詢。信息化建設項目的應用主體是臨床和管理，案例項目為保證需求全面，及時將制定的初步采購需求，反饋到臨床及管理部門，將需求與臨床業務進行印證對照，也將臨床訴求通過需求轉化融入需求中，從而制定從標準到業務，從業務到管理，從管理到規范，基本全面覆蓋的采購需求初稿。第一，針對偏業務臨床需求，以一線咨詢調研為主，期間組織了不少于8個主業務科室的專題現場咨詢，完成了5次主業務流程的體驗評估，并根據反饋意見及時完成需求調整，力求功能需求在符合規范的同時，更加貼合臨床。第二，針對偏管理需求，以座談調研為主，提前將功能需求反饋管理部門，協助6個管理部門通過流程梳理和流程再造，提出修改意見，完成管理咨詢。第三，完成臨床及管理咨詢后，采購需求已基本全面，但在基礎配套、對接要求、安全評估等綜合層面，仍不夠完善，為此，組織了不少于5次的科內需求審議會，充分開展綜合咨詢評估，完善采購需求。

3.3 落實全方位調研。案例項目將全方位調研作為一項重點工作內容，一方面，向市場充分公開，收集潛在服務方反饋產品信息，進行需求修正，另一方面，主動開展全方位調研，收集必要信息，進行目標驗證，最終完善采購需求和預算等內容的編制。第一，按規定在政府采購網進行為期一個月的需求公告，對項目建設詳細內容，進行市場公開，吸引潛在合作方主動對接，拓展調研范圍。第二，開展產品方案溝通會不少于30場，組織遠程視頻演示不少于10場，范圍覆蓋項目的幾乎全部品類，必要時，還會邀請多家多輪次進行調研溝通，論證形成較為完善的需求范本。第三，對于特殊項目，邀請行業主要方案提供方，開展了5輪現場調研，通過詳細調研分析建議，充分驗證采購需求制定的合理性。第四，積極對接開展案例考察調研，通過3場現場觀摩和用戶交流，直觀了解產品運行情況及后期運維效果。第五，積極開展網絡調研，查詢了超過20項大型信息化項目的招標采購情況，對項目實施需要注意的事項，以及市場價格情況，有了充分的了解，進一步完善需求[5]。

3.4 完善院內論證。項目采購需求初稿雖然經過充分咨詢、調研后，進行了調整完善，但因為過程中融入內容多，很可能存在整體性、協同性偏差等問題，因此，必須通過多層次專家論證，不斷打磨才能最終確認。案例項目在院內進行了多部門、多輪次的交叉論證，針對項目采購需求初稿組織了總計不少于4次的院內專家論證，由專家詳細討論并提出整改意見，相關意見合理融入采購需求中后，采購需求基本確認。

3.5 做好院外論證。院內專家雖然已盡職盡責對項目采購需求做了審慎評估，并從各自專業角度提出了中肯意見，但受限于眼界和經驗問題，很難從國家或行業層面進行項目建設評估，這就需要通過院外專家論證，協助做好論證確認。案例項目在完善院內論證基礎上，還組織了一次院外專家論證，邀請已實現類似建設目標的相關單位專家，對我院采購需求進行充分現場評估，從整體性和全面性高度，提出實施建議，讓采購需求得以最終確認。

3.6 規范需求審查。對最終確認的項目采購需求，根據《政府采購需求管理辦法》要求，仍需要組織專項審查和審核，從而最終形成用戶需求書。案例項目在確認采購需求后，由采購部門組織多部門進行了一般性審查和排他性審查，完成了采購需求合理性、完善性、排他性、可行性，以及預算等細致審查，同時，由采購管理小組對整合用戶需求書后形成的采購文件進行最終審核，完成采購需求制定的全部過程，并保障項目順利采購完成。

4.案例項目實施效果分析

4.1 采購過程順利。案例項目由于前期進行了充分的調研論證，幾乎考慮了采購及實施過程可能遇到的全部情況，項目采購需求基本每項均進行了認真審查，因此，雖然項目金額較大，參與方多，但項目總體采購過程順利，即使出現質疑等特殊情況，也能快速有效應對，不影響采購進程，也并未出現任何因為需求不嚴謹或不全面而造成的影響，采購效果基本達到預期，充分體現了運用需求管理規范模式進行采購需求制定的重要意義和價值[6]。

4.2 采購資金節約。案例項目在預算資金評估方面進行了重點關注，預算驗證幾乎覆蓋全過程。通過市場調研評估預算投入，綜合各方面報價充分核算驗證，并對比歷史大量項目建設投入產出對比，最終形成項目采購預算。通過采購需求制定，項目立項預算相對初期預算壓縮10%，在最終采購環節未能再次壓縮采購資金，且項目仍具備充分的市場競爭，實現采購需求制定環節的科學預算調整，為醫院合理節約了大量建設資金。

4.3 采購成效顯著。案例項目的全部投標產品明確由醫院方根據需求和對比進行最終選擇，并承諾均能夠滿足選用醫療信息化行業的主流成熟產品的要求，在口碑、業績、研發實力、售后服務等各方面具備可靠保證，且在驗收標準、付款標準、維保要求等方面，也同時都能達到預期要求，為項目后期順利實施交付，提供了重要保障，采購成效顯著[7]。

結語

采購需求制定是采購工作的基石，影響著采購工作的順利推進，也直接決定了信息化建設項目的最終成敗。以需求管理為核心，構建以六大主環節為基礎的“需求制定環”的采購需求制定模式，能有效推進高質量項目采購需求的制定，助力項目順利實施達到預期成效。本文通過以需求管理為核心的信息化建設項目案例的實踐分析與總結，雖然不一定是最優的制定模式，也存在著很大的改進空間，但已基本考慮了采購需求制定過程的各主要環節，相信隨著不斷將此模式在信息化建設項目實施中進行驗證調整，最終將形成可復制、可落地、可推廣的先進經驗，為實現醫院信息化高質量發展提供重要保障。