數字化時代下檔案管理工作開展路徑

覃曉妮

（廣西壯族自治區食品藥品審評查驗中心 廣西·南寧 530029）

0 前言

眾所周知，在企業的運營過程當中，需要對各方的檔案進行統一的管理，為了能夠保障企業的快速發展，給企業的決策提供科學的數據支持，而檔案管理目前也能夠直接影響企業的可持續發展水平，作為新時代下企業發展的重要因素，其中很多檔案管理技術已經被更新，更多的新方式運用到了檔案管理當中，不僅能夠提高檔案管理的工作質量，還能夠提高企業工作效率，讓企業的管理層更快的拿到需要的檔案，了解自己想要查詢的數據，使檔案管理工作發揮出更大的作用，幫助企業發展。

1 數字化時代下檔案管理工作的現狀

1.1 企業檔案管理現狀概述

在新的時代背景下，信息化的檔案管理包含了許多優勢，首先能夠提高查詢檔案的效率。與傳統的紙質檔案管理模式相比，信息化的管理方式檔案的查詢變得更加簡單，而且查詢過程當中也能夠避免對檔案做出損壞，減少了檔案的丟失情況，對各種可能出現的管理問題都做到了有效防范。但依然有很多的學者認為，在目前的檔案管理工作中，許多的工作模式跟不上企業的高速發展步伐，而且長期以來檔案管理工作一直處于被動狀態，在工作內容上缺乏新穎，而且需要增加更多新的活力，以職工檔案管理為例，作為社會保障工作的基礎，職工檔案管理在整個社會發展中扮演著更加重要的角色，也是政府落實相關政策的基礎。對于化解社會矛盾有著關鍵作用，也有利于維護社會的穩定。在職工的檔案中會詳細記載員工企業受到的各種待遇，并且能夠查詢到員工是否參與社會保障情況，所以從員工個人的角度上來講，檔案的管理工作是保障自身合法權益的關鍵。但是對于檔案管理工作來說，許多的檔案管理者較為忽視這一類型的檔案，容易出現錯誤。除此之外，在檔案中出現更加復雜的情況，不僅要關注企業的發展更要關注職工個人的發展，對各項工資的審批、晉級和五險一金補貼發放情況，由于檔案中涉及到的問題越來越復雜，檔案管理人員很有可能會因為操作的失誤而出現影響檔案的情況，增加檔案管理工作的難度。更有甚者，部分工作人員缺乏專業的檔案管理知識，也會拖沓檔案管理的工作進度。

1.2 數字化檔案管理的條件

在如今的時代，發展信息化為檔案管理提供了必要的技術條件，而數字化的技術水平進一步提高我國很多的企業和行政單位都開始通過計算機等移動終端、大數據、云計算等技術，推動檔案管理工作的創新。在這種環境下，企業的檔案管理工作逐漸偏向于無紙化，多樣化的儲存方法并存。排除了傳統的紙質儲存和光盤儲存，目前運用云儲存的技術，通過通訊技術來實施，讓檔案管理工作變得更加穩定，也成為未來發展的主要數字化工具。

數字化檔案管理的模式相對于傳統的檔案管理需要更高的技術，而如今教育的實施讓許多的從業者有了更高水平的工作能力，學習現代化數字技術，并且具備了更高的操作能力，對于技術的變革，目前各方企業已經對檔案管理人員進行培養，聘請高校中具備網絡技術的檔案管理人員，人才數的增加，也使得目前檔案管理水平不斷提升。對現有員工進行再培訓，增強從業人員對數字化能力的掌握，為此良好的人力資源也為檔案管理工作提奠定了基礎，推動了檔案管理工作順利進行，為未來的發展提供了有力保障。

2 檔案數字化管理的研究

2.1 明確檔案管理的核心內容

與傳統的檔案管理方式相比，如今信息化的檔案管理方式需要的工作流程更加復雜，為了能夠進一步提高工作效率，工作人員需要將工作細節進行強化，其中包括對檔案的整理工作，該階段的工作需要對檔案進行拆卷裝、訂以及分區掃描。將各個檔案進行明確的登記，這是數字化管理的基礎工作，第二步是需要建立檔案庫，根據數據格式做好目錄，同時也要檢查好檔案的質量，防止信息數字不準確的問題，最后需要對檔案和圖像進行掃描處理，規范字跡的清晰度，設置檔案掃描后的分辨率及亮度，如果掃描頁數出現不一致，一定要及時的檢查處理好問題。對于圖像處理工作，工作人員也要做好裁邊、拼接的工作，這樣能夠有效的減少圖像的儲存空間，讓圖片更能更加清晰。之后對數據進行驗收，工作人員也應該對最后的數據庫進行統一的檢查，通過隨機抽樣的方法，需要保證數據的合格率超過95%才可以達到預期的數字化保管效果。對數據進行備份，對關鍵檔案進行兩份備份，采用離線的方式進行保管，降低檔案風險。

2.2 做好信息化檔案館里的前期準備工作

單單依靠信息技術是無法做好檔案管理，而是需要通過工作的工作協調整個檔案管理工作的各方問題，從而加深檔案管理工作的有效性，在前期也要做好相應的準備工作，其中包括調研工作，對數字化檔案對象進行調查，了解數字化的技術標準，全面提高檔案管理的水平，掌握檔案中的年限數量以及載體，等通過分析了解到在建設當中所需要的各項資源，形成標準的制度，結合目前我國的數字化規范相關內容以及標準，來指導后期的工作。其二是要形成科學的管理流程，隸屬劃分數字化建設當中的崗位職責，同時數字化管理的工作量較大，而且工作周期較長，為了能夠使數字化管理建設得到長久的有效性，需要在人才隊伍上出力，培養數字化人才，解決檔案管理中出現的問題。

2.3 加強檔案管理工作中數字化信息加工能力

在具體的工作過程當中，檔案管理人員需要根據檔案的情況形成規范的工作方案，其中不僅明確數字化檔案在加工過程當中的職責，還應該對驗收的相關內容加以明確，確定各方計劃中的進度責任等技術要求，同時也要清晰準確的保管檔案資料。在信息化管理過程中，需要工作人員投入更多的努力，注意核實檔案資料，避免出現檔案信息失真的問題，嚴格遵照數字化加工流程開展相關工作，以明確的章程制度審查整個檔案管理過程，提高工作的效率與質量。

2.4 做好數字化管理的后期維護工作

在數字化檔案工作的建設過程當中，工作人員應該把后期的維護當作重點工作，而其中的工作內容主要包括強化維護管理，充分發揮出工作人員的主觀能動性，分設驗收小組，對檔案管理進行抽查或其他方式的檢查查驗檔案內容。判斷對檔案的處理效果，在檔案驗收過程后，也應該對全體人員進行相關能力的培訓，結合企業的實際情況和以往的相關經驗。預見在數字化管理過程中可能出現的相關問題，采用專人專項的管理方法，降低出現風險的可能性，努力建設特色服務，結合數字化處理成果。檔案的真正價值在數字化技術當中得到了進一步的運用，所以定期的維護工作是檔案數據庫保持正常運行的有力保障。

3 強化檔案信息化管理的策略

3.1 強化數字化檔案管理的意識

企業必須將推動數字化檔案管理，建設作為未來發展的重點內容，對其提供人力和財力等資源方面的支持，在思想上也要培養工作人員呢數字化意識，認識到未來的發展進程，檔案管理在數字化的幫助下有哪些工作優勢，這樣能夠充分調動工作人員的工作積極性。除此之外，企業也應該提供更多的培訓機會，讓檔案管理人員了解數字化檔案的建設思路與方案，通過其他的安全技術提高信息管理的安全。

3.2 運用云計算技術

由于檔案管理涉及的內容較多，而云計算的方式能夠有效規范檔案中各項信息的類別，構建一個數據平臺。在這種廣闊的環境下有著更多顯著的優勢，對于極大內容的信息量可以不受硬件設施的限制。在信息化的檔案管理當中，工作人員可以將檔案上傳到云端，而直接在云端進行檔案分享，就可以拿到所需要的數據信息，自由的下載特定資料。云計算出現也使得信息化的檔案管理工作得到進一步的提高，增強了各方性能，在瀏覽等過程當中具備更高的便捷性。

4 結束語

從目前的情況來看，數字化檔案管理的工作建設已經成為各大企業未來發展的主要方向。對于相關的從業人員而言，未來的工作當中需要進一步提高自己的業務水平，提升數字化技術，并且結合現有條件提高檔案管理的效果，完善信息化檔案建設的路徑，使企業可以更好的發展，用數字化的檔案管理為企業添加發展動力。