提高檔案管理科學(xué)化水平路徑選擇

趙萬(wàn)方

（鄆城縣衛(wèi)生健康綜合執(zhí)法大隊(duì)，山東 菏澤 274700）

0 引言

近年來(lái)，我國(guó)企業(yè)檔案管理逐步邁向改革創(chuàng)新的關(guān)鍵階段，而科學(xué)的檔案管理已經(jīng)成為一個(gè)不可逆轉(zhuǎn)的必然趨勢(shì)，在這種背景下，如何利用先進(jìn)的科技手段，處理和合理儲(chǔ)存大量檔案資料，以及員工如何不斷查詢(xún)，這是檔案管理領(lǐng)域的一項(xiàng)重要工作，對(duì)今后各單位檔案管理工作具有深遠(yuǎn)的影響。

1 檔案管理科學(xué)化的意義

1.1 檔案檢索的潛在價(jià)值

隨著社會(huì)的發(fā)展，個(gè)人檔案的法律意義越來(lái)越大，價(jià)值也越來(lái)越大。通過(guò)科學(xué)的檔案管理，可以從檔案管理中獲得最大的潛在效益。例如，在畢業(yè)生就業(yè)時(shí)，不重視個(gè)人檔案的管理，忽視檔案的“定居”可能會(huì)影響畢業(yè)生的工齡計(jì)算，以及畢業(yè)生的相關(guān)社會(huì)福利，如未來(lái)養(yǎng)老金的支付。檔案管理應(yīng)成為社會(huì)關(guān)注的焦點(diǎn)，以有效避免出現(xiàn)這類(lèi)問(wèn)題。

1.2 根據(jù)時(shí)代發(fā)展的實(shí)際需要，提高檔案管理的科學(xué)水平

隨著資訊科技的發(fā)展，已經(jīng)應(yīng)用于多個(gè)范疇，檔案管理自然也不例外，包括利用適當(dāng)?shù)男畔⒓夹g(shù)，使檔案數(shù)字化，系統(tǒng)地管理這些檔案，改變檔案管理的原有形式，這不僅符合現(xiàn)代的要求，還可以大大滿(mǎn)足個(gè)人和組織對(duì)檔案資料的實(shí)際需要。檔案管理科學(xué)化水平的提高，可能導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題，易于被信息技術(shù)破解，滿(mǎn)足現(xiàn)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。

1.3 促進(jìn)我國(guó)的科學(xué)、技術(shù)和文化發(fā)展

檔案管理涉及范圍廣泛，包括個(gè)人檔案、文史檔案、科技檔案等。科技文化的發(fā)展對(duì)檔案管理提出了新的要求，而如果檔案管理方法沒(méi)有伴隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的創(chuàng)新，那么在一定程度上會(huì)制約我國(guó)文化科學(xué)的發(fā)展。因此，有必要不斷提高我們檔案的管理水平，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)發(fā)展，為我國(guó)文化科學(xué)的發(fā)展提供有力的支持。

2 檔案管理上出現(xiàn)的較為突出的問(wèn)題

2.1 管理不善

各單位在處理檔案時(shí)，最常見(jiàn)的問(wèn)題之一，是管理制度不健全，管理不善。以檔案管理為重點(diǎn)的分析，會(huì)直接影響某一團(tuán)體的正常運(yùn)作和發(fā)展，如果出現(xiàn)管理問(wèn)題，這將對(duì)其工作產(chǎn)生嚴(yán)重影響。雖然檔案管理的主要目的是管理和服務(wù)其他部門(mén)，但在每個(gè)單位的日常工作中，通常重點(diǎn)放在行政和業(yè)務(wù)運(yùn)作上，對(duì)檔案的管理沒(méi)有給予足夠的重視和重視，而且檔案管理系統(tǒng)的建立和管理存在一些不足或問(wèn)題，制約了檔案管理科學(xué)化水平的全面提高。

2.2 管理方法信息化程度低

許多單位的檔案管理過(guò)于依賴(lài)人力，缺乏有效的科學(xué)信息知識(shí)支持，導(dǎo)致管理職能和效率下降。由于信息化意識(shí)不足、能力薄弱，許多職能發(fā)揮得不夠有效，并且在規(guī)范工作方面也出現(xiàn)了一些問(wèn)題.此外，在檔案管理過(guò)程中，許多工作人員對(duì)技術(shù)創(chuàng)新、科學(xué)創(chuàng)新、創(chuàng)新高效以及對(duì)使用信息管理模式的認(rèn)識(shí)和興趣不強(qiáng)，共同檔案管理系統(tǒng)陳舊過(guò)時(shí)，存在問(wèn)題，在綜合檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，影響整個(gè)部門(mén)的工作效率和順利運(yùn)作。

2.3 檔案管理的模糊應(yīng)用

管理人員普遍認(rèn)為檔案管理是一個(gè)簡(jiǎn)單的信息和文獻(xiàn)收集和歸檔過(guò)程，缺乏深入的研究導(dǎo)致方向不明確檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，對(duì)檔案管理的科學(xué)過(guò)程產(chǎn)生了不利影響。此外，由于社會(huì)對(duì)檔案管理缺乏明確的認(rèn)識(shí)，以及個(gè)人和集體對(duì)檔案資料沒(méi)有給予應(yīng)有的重視。

2.4 信息化應(yīng)用率低

我們還處在探索和實(shí)施檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的階段。比如，在檔案改造過(guò)程中，缺乏專(zhuān)項(xiàng)研究，檔案失真，降低了工作質(zhì)量。同時(shí)，在文本識(shí)別方面，外語(yǔ)文本識(shí)別指標(biāo)也比較低。此外，在查閱檔案的過(guò)程中，智能身份技術(shù)的運(yùn)用不夠有效，導(dǎo)致檔案管理效率低下。

3 提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

3.1 檔案管理人員與時(shí)俱進(jìn)

隨著檔案科學(xué)管理步伐的加快，選擇合適的檔案管理人才具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷進(jìn)步，檔案管理不僅僅是信息的存儲(chǔ)。檔案管理人員需要有更大的能力來(lái)履行職責(zé)，遵守工作原則，靈活處理公司在緊急情況下使用檔案的權(quán)力問(wèn)題。必須具備計(jì)算機(jī)和操作技術(shù)，才能完成信息管理。傳統(tǒng)的檔案管理人員已經(jīng)不適應(yīng)科學(xué)管理檔案新時(shí)代的要求。公司必須選派專(zhuān)業(yè)人員對(duì)內(nèi)部檔案進(jìn)行科學(xué)管理.檔案管理應(yīng)向?qū)I(yè)化方向發(fā)展，傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不斷適應(yīng)時(shí)代的成就和成就。

3.2 推動(dòng)檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展

要切實(shí)提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平，檔案管理部門(mén)必須把檔案材料的移交和審定工作放在首位，以及在工作人員職務(wù)變動(dòng)的情況下，及時(shí)調(diào)整已改變的部門(mén)信息，并符合住宿要求為了確保檔案管理的準(zhǔn)確性，對(duì)具體的檔案資料進(jìn)行了徹底的審查，以避免出現(xiàn)這種錯(cuò)誤。要加強(qiáng)檔案資料的保存條件和條件，例如增加有關(guān)部門(mén)的財(cái)政資源，加強(qiáng)檔案設(shè)施，建立適當(dāng)?shù)膬?chǔ)存基礎(chǔ)設(shè)施，并根據(jù)實(shí)際需要的變化建立綜合檔案，此外，提供適當(dāng)?shù)臋n案管理指導(dǎo)，包括檔案管理員的具體業(yè)務(wù)流程，使檔案管理更加有序。

3.3 重點(diǎn)培養(yǎng)檔案管理技能

信息化時(shí)代，檔案管理工作日趨復(fù)雜多樣，檔案管理人才培養(yǎng)也因此具有重要意義。無(wú)形意義上檔案信息的復(fù)雜性增加了檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，也影響了檔案管理的綜合質(zhì)量和科學(xué)水平。現(xiàn)時(shí)的檔案管理員在很大程度上缺乏專(zhuān)業(yè)技能，對(duì)資訊科技及一些先進(jìn)科技的認(rèn)識(shí)不足，而所有的管理工作都處于不理想的狀態(tài).希望通過(guò)培訓(xùn)等途徑提高人才素質(zhì)：首先從招聘工作入手，改善檔案管理黨委班子成員的聘用條件；第二，必須建立合理的培訓(xùn)機(jī)制；最后，需要建立完善的驗(yàn)證機(jī)制，進(jìn)一步提高激勵(lì)能力。

3.4 確定檔案管理的主要目標(biāo)

為了充分展示管理的科學(xué)水平，必須明確工作目標(biāo)。實(shí)際上，檔案管理主要是在工作目標(biāo)不明確的情況下進(jìn)行的，管理人員對(duì)工作的總結(jié)和精簡(jiǎn)缺乏重視，工作之間的聯(lián)系不一致以及目前管理工作對(duì)文件管理安排的意義和價(jià)值不明確。因此，為了提高檔案管理工作的效率，必須明確工作目標(biāo)，為明確其改進(jìn)方向，引導(dǎo)檔案管理步入正軌，使檔案館真正發(fā)揮其主體作用和價(jià)值，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

3.5 建立完善的檔案管理制度

在建立管理制度時(shí)，要有相應(yīng)的管理責(zé)任制作為保障，結(jié)合檔案管理的各種特點(diǎn)和需要，建立相應(yīng)的管理制度。在檔案管理過(guò)程中，單位內(nèi)的責(zé)任經(jīng)理根據(jù)每個(gè)員工的不同職責(zé)和能力分配相應(yīng)的內(nèi)容和任務(wù)，然后由經(jīng)理指定的員工對(duì)其進(jìn)行全程管理。除此之外，檔案管理人員還應(yīng)根據(jù)政府制定的具體管理法規(guī)，指導(dǎo)企業(yè)內(nèi)的檔案管理人員嚴(yán)格遵守相應(yīng)的管理法規(guī)。公司建立的管理體系只有在充分考慮各種因素的情況下，才能使檔案管理工作順利進(jìn)行。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代，檔案管理也必須逐步向信息管理轉(zhuǎn)變，科學(xué)管理是管理電腦化的良好體現(xiàn)。現(xiàn)階段，由于檔案管理的作用越來(lái)越重要，其地位得到了很大的提高，并在一定程度上與人們的生活建立了密切的關(guān)系。因此，要充分發(fā)揮其效益，必須以理論科學(xué)體系為指導(dǎo)，完善相應(yīng)的管理體制，在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新和改革其管理模式，進(jìn)一步提高檔案管理的技術(shù)水平。