信息時(shí)代下檔案管理工作面臨的問(wèn)題及策略研究

徐玲珍

摘要：檔案管理是企事業(yè)單位工作的重點(diǎn)，既是人才信息的主要承載源泉，也是記錄各項(xiàng)工作及項(xiàng)目的主要路徑。信息時(shí)代下，檔案管理問(wèn)題得到凸顯，但與此同時(shí)，也為檔案管理創(chuàng)新指明方向。而如何充分運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新，成為企事業(yè)單位發(fā)展較為關(guān)注的話題。對(duì)此，依據(jù)信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作新要求、新特點(diǎn)，分析信息時(shí)代下檔案管理工作面臨的問(wèn)題，并提出信息時(shí)代下檔案管理工作實(shí)踐的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案;信息時(shí)代;管理;特點(diǎn)

引言

當(dāng)前，檔案管理工作的重要性在企事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程中得到凸顯，檔案資源中保存單位重要的資料信息，這些信息在單位發(fā)展中彰顯自身獨(dú)有的價(jià)值性。信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)廣泛運(yùn)用到檔案管理中，為檔案管理信息化建設(shè)及發(fā)展指明方向。但當(dāng)前檔案管理信息化發(fā)展中，部分單位存在的思維觀念陳舊，影響到檔案管理工作質(zhì)量的提升。因此，單位應(yīng)重視檔案管理工作的同時(shí)，也關(guān)注檔案管理工作的創(chuàng)新，以現(xiàn)代化技術(shù)為導(dǎo)向，推助檔案管理向信息化、現(xiàn)代化方向進(jìn)程，優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)模式，提升檔案管理實(shí)踐有效性，從而推助企事業(yè)單位全面性發(fā)展，進(jìn)一步彰顯檔案管理在單位發(fā)展中的意義性。

一、信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作新要求

（一）檔案資源管理電子化、信息化

傳統(tǒng)的檔案資源記錄、存儲(chǔ)大都以紙質(zhì)文件的形式進(jìn)行管理，而在信息時(shí)代下，信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，顛覆了這種檔案信息管理模式，使檔案信息管理向電子化、數(shù)據(jù)化、信息化方向進(jìn)程。基于此，在實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化、信息化中，應(yīng)做好檔案管理的整理、整合工作，使傳統(tǒng)的檔案信息資源可有序的納入到互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲(chǔ)、運(yùn)用、分析這些寶貴檔案資源，從而滿足信息時(shí)代下的檔案管理需求。

（二）做到檔案信息歸檔與整理工作

無(wú)論是傳統(tǒng)的檔案管理模式，還是檔案管理信息化、數(shù)據(jù)化模式，檔案歸檔、整理都是重要的工作內(nèi)容。基于此，在信息時(shí)代下，檔案管理應(yīng)做好檔案信息歸檔及整理工作，從而提升檔案管理工作實(shí)踐的成果。首先，根據(jù)檔案管理的制度要求，對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行記錄、編碼、排序，使檔案管理工作呈現(xiàn)整體化模式，從而提升檔案管理信息的運(yùn)用效率。其次，做到檔案歸檔工作，將檔案信息進(jìn)行及時(shí)的歸檔，并對(duì)歸檔的詳細(xì)情況進(jìn)行記錄，便于檔案信息的查詢及運(yùn)用。最后，以檔案管理制度為導(dǎo)向，實(shí)現(xiàn)檔案信息的完整化保存與存儲(chǔ)，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理在信息時(shí)代下良好進(jìn)程。

（三）做好相關(guān)檔案信息化工作

在信息化時(shí)代下，根據(jù)檔案管理信息化的要求，明確檔案信息化管理的要素，整合所有檔案信息化的工作內(nèi)容，優(yōu)化檔案信息化流程，進(jìn)而提升檔案信息管理質(zhì)量。一方面，單位應(yīng)根據(jù)檔案管理信息化要求，構(gòu)建檔案管理信息化設(shè)備、設(shè)施，諸如打印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等，為檔案管理信息化實(shí)踐助力，推動(dòng)檔案管理信息化在單位工作中落實(shí);另一方面，建設(shè)檔案管理信息化相關(guān)軟件設(shè)備，包含對(duì)數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等，拓寬檔案信息的存儲(chǔ)功能的同時(shí)，提升檔案信息的運(yùn)用效率。

二、信息時(shí)代下檔案管理工作新特點(diǎn)

（一）全面化特點(diǎn)

檔案資源是單位寶貴的信息資源，涉及的內(nèi)容為命令信息、決策信息、報(bào)告信息、歷史信息及會(huì)議記錄信息等，同時(shí)還包含會(huì)計(jì)信息、管理信息等等，這些信息的有效性保管及運(yùn)用，為單位全面性發(fā)展助力。在以往檔案管理中，這些工作信息需要多工作人員花費(fèi)較多的時(shí)間進(jìn)行完成，凸顯檔案管理費(fèi)時(shí)、費(fèi)力的工作特點(diǎn)。而在信息時(shí)代下，檔案管理工作呈現(xiàn)便捷性、全面性的特點(diǎn)，整合所有檔案信息管理模式，根據(jù)檔案管理信息化要求，開(kāi)展系統(tǒng)性、全面性的檔案管理工作模式，從而提升檔案管理成果的同時(shí)，也增強(qiáng)檔案信息的運(yùn)用效率。例如：依托于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，推助檔案管理工作信息化進(jìn)程，整合檔案管理、檔案歸檔、檔案分析、檔案記錄等工作模式，使多有的工作內(nèi)容與項(xiàng)目都在計(jì)算機(jī)平臺(tái)中完成，凸顯檔案管理系統(tǒng)化、全面性的工作特點(diǎn)。

（二）信息化特點(diǎn)

信息時(shí)代下，檔案管理工作呈現(xiàn)信息化特點(diǎn)，促進(jìn)檔案管理工作的有效性開(kāi)展。具體表現(xiàn)為：一是運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)收集、獲取、分析、記錄單位發(fā)展進(jìn)程中所有的信息資源，通過(guò)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)化的分析、記錄、整合工作模式，實(shí)現(xiàn)檔案信息的歸檔及管理;二是構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，推助單位多部門(mén)與檔案部門(mén)工作融合，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效性存儲(chǔ)。在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，檔案信息存儲(chǔ)面拓寬，樹(shù)立服務(wù)管理工作成果，使檔案部門(mén)更為服務(wù)于其他部門(mén)，凸顯檔案管理在單位發(fā)展中的價(jià)值性;三是以信息化管理手段，提升檔案信息的分析、運(yùn)用效率，從而推助檔案管理信息化良好的落實(shí)到單位工作進(jìn)程中，凸顯單位檔案管理信息化運(yùn)用共享。

（三）高質(zhì)量特點(diǎn)

在信息時(shí)代下，檔案信息資源既記錄單位重要的內(nèi)容，也是單位發(fā)展、運(yùn)行、決策的重要依據(jù)，凸顯檔案信息資源的運(yùn)用性特點(diǎn)。單位充分的運(yùn)用檔案信息，依據(jù)檔案管理信息化模式，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的分析與提取，生成寶貴的檔案信息數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)寶貴檔案信息數(shù)據(jù)的運(yùn)用成果，將該信息運(yùn)用到單位發(fā)展與決策中，凸顯檔案信息數(shù)據(jù)的運(yùn)用價(jià)值。

三、信息時(shí)代下檔案管理工作面臨的問(wèn)題

（一）檔案管理不重視

檔案管理是單位工作的重點(diǎn)，貫徹落實(shí)到單位多工作體系中，在多工作中發(fā)揮主體功效。但部分單位在發(fā)展進(jìn)程中，卻忽視了檔案管理工作的重要性，對(duì)檔案信息資源運(yùn)用、分析能力不足，使檔案管理大都關(guān)注與信息的記錄，讓檔案管理工作停留在形式，未能夠發(fā)揮檔案管理實(shí)際工作效能。基于此，在檔案管理信息化進(jìn)程中，部分檔案管理人員及領(lǐng)導(dǎo)人未能夠轉(zhuǎn)變自身發(fā)展理念，踐行檔案管理信息化成果及力度不足，從而影響到檔案管理工作的有效性實(shí)施。

（二）檔案管理信息化不完善

在信息時(shí)代下，檔案管理工作的實(shí)踐，完善檔案管理信息化體系是關(guān)鍵，在此過(guò)程中，重視檔案制度體系建設(shè)、檔案管理信息化軟硬件設(shè)備的建設(shè)等工作模式，從而提升檔案管理信息化能力。但從當(dāng)前檔案管理信息化實(shí)踐現(xiàn)狀來(lái)看，存在檔案管理信息化制度不完善的問(wèn)題，這一問(wèn)題的存在，影響到檔案管理信息化的具體落實(shí)，從而使檔案管理工作止步不前，也影響到單位的全面性發(fā)展。

（三）管理人員綜合能力有待提升

信息時(shí)代背景下，檔案管理呈現(xiàn)自身獨(dú)有的特點(diǎn)，這對(duì)檔案管理人員工作提出新的要求，不僅需要檔案管理人員具有專(zhuān)業(yè)化檔案管理能力，也應(yīng)具有檔案信息化素養(yǎng)，從而使檔案管理人員更好為單位發(fā)展服務(wù)，提升檔案管理工作實(shí)踐的成果，凸顯檔案管理在單位發(fā)展進(jìn)程中地位。但從當(dāng)前檔案管理信息化發(fā)展與建設(shè)實(shí)踐來(lái)看，存在管理人員綜合能力不高的問(wèn)題，這一問(wèn)題的存在，影響到檔案管理工作的轉(zhuǎn)型。

四、信息時(shí)代下檔案管理工作實(shí)踐的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變管理理念

信息時(shí)代背景下，應(yīng)重視檔案管理工作理念的轉(zhuǎn)變，樹(shù)立新的檔案管理思維，從而提升檔案管理信息化實(shí)踐的水平。同時(shí)，單位也認(rèn)知到檔案管理實(shí)踐的重要性，提升檔案管理認(rèn)知度，從而實(shí)施有效性的檔案管理工作模式。首先，樹(shù)立全面建設(shè)的檔案管理理念，檔案管理工作在單位多部門(mén)工作中得到重要性的特性，基于此，其工作模式并不是獨(dú)立性的，其是協(xié)調(diào)性、協(xié)同性，需要與多部門(mén)工作的融合，加強(qiáng)多部門(mén)對(duì)檔案信息的運(yùn)用效率，使多部門(mén)配合檔案管理部門(mén)，協(xié)同進(jìn)行檔案收集、檔案分析，從而凸顯檔案管理工作在單位整體工作的重要性。其次，樹(shù)立信息化理念：企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，要樹(shù)立信息化檔案管理工作檔案管理理念，檔案管理信息化模式，不僅是將紙質(zhì)的檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问郊皵?shù)據(jù)形式，應(yīng)運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，加強(qiáng)檔案分析、運(yùn)用等工作實(shí)踐模式，從而增強(qiáng)檔案管理工作實(shí)踐的成果。最后，樹(shù)立標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理理念，開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理工作模式實(shí)施，確保檔案管理所涉及的工作均有統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案真實(shí)性，也是也挖掘檔案信息，提升檔案信息的運(yùn)用價(jià)值。

（二）提升管理標(biāo)準(zhǔn)化

在信息時(shí)代下，檔案管理工作的實(shí)施，應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化方向進(jìn)程，提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，凸顯檔案管理工作的價(jià)值性。首先，加強(qiáng)檔案管理信息化軟硬件設(shè)備的建設(shè)，重視計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的建設(shè)，為檔案管理信息化有效性實(shí)踐提供保障。同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理安全技術(shù)的運(yùn)用，提升信息存儲(chǔ)的安全性，確保信息的無(wú)遺漏，增強(qiáng)信息的安全性及可靠性。例如：依托于檔案管理模式，根據(jù)檔案信息的年限進(jìn)行分類(lèi)規(guī)定，避免出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的情況，提升檔案信息運(yùn)用成果。其次，加強(qiáng)檔案管理制度體系的建設(shè)，依據(jù)檔案管理信息模式，完善檔案管理信息化體系，以規(guī)章制度為導(dǎo)向，為檔案管理信息化工作實(shí)踐指明方向，增強(qiáng)檔案管理、分析的規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)化。最后，在管理工作實(shí)踐中，融入激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)、激勵(lì)管理人員進(jìn)行檔案管理，提升他們工作積極性，使檔案管理人員更好為檔案管理信息化服務(wù)。例如：通過(guò)激勵(lì)、考核等制度體系建構(gòu)，激發(fā)管理人員工作熱情，推助檔案管理信息化的落實(shí)與實(shí)踐。

（三）重視資源整理

在信息時(shí)代下，檔案管理工作的創(chuàng)新實(shí)踐，重視檔案資源的整合，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檔案存儲(chǔ)、分析、實(shí)踐運(yùn)用，從而提升檔案管理工作實(shí)踐的水平。首先，單位依托于檔案管理信息化模式，加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用個(gè)，建設(shè)單位管理系統(tǒng)，推助多工作在系統(tǒng)中實(shí)施，為檔案管理信息化實(shí)踐助力。其次，依據(jù)檔案管理信息化的實(shí)踐模式，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，推助數(shù)據(jù)庫(kù)與多部門(mén)工作的融合，實(shí)現(xiàn)多信息在檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)中流通，便于檔案管理人員獲取多部門(mén)資源信息，通過(guò)整合、分析信息，將寶貴、有價(jià)值的信息進(jìn)行記錄，從而進(jìn)行歸檔。最后，在單位網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，構(gòu)建檔案信息交流平臺(tái)，提升檔案管理人員服務(wù)能力與意識(shí)，根據(jù)多部門(mén)工作需要，為他們提供檔案信息資源，從而達(dá)到檔案管理工作實(shí)踐的有效性，也增強(qiáng)檔案信息資源整合的力度，推助檔案管理在信息化時(shí)代中良好的運(yùn)行。

（四）提升檔案管理人員綜合能力

檔案管理信息化工作的實(shí)踐，對(duì)檔案管理人員提出新的要求，身為檔案管理人員應(yīng)不斷的進(jìn)取與學(xué)習(xí)，掌握檔案管理信息化的工作流程，進(jìn)而更好為檔案管理工作服務(wù)，也以現(xiàn)代化手段，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理不足的問(wèn)題。基于此，提升檔案管理人員綜合能力是必要的。首先，提升檔案管理人員服務(wù)能力，本質(zhì)一切為單位其他部門(mén)服務(wù)的宗旨，為單位多部門(mén)提供精準(zhǔn)的服務(wù)工作，滿足多部門(mén)工作的需要。其次，提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)化能力，依據(jù)信息化時(shí)代背景下對(duì)檔案管理的要求，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作開(kāi)展，使其具有檔案管理專(zhuān)業(yè)化能力，以此開(kāi)展針對(duì)性的檔案管理工作模式，推助信息化技術(shù)在檔案工作中的落實(shí)，最后，提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)，使其具有創(chuàng)新能力、道德品質(zhì)、法律法規(guī)能力，依據(jù)法律法規(guī)實(shí)施檔案管理工作，增強(qiáng)檔案管理保密工作成果，以檔案信息的針對(duì)性運(yùn)用，不斷的促進(jìn)檔案管理工作實(shí)效性實(shí)施，從而推助檔案管理工作的轉(zhuǎn)型。

結(jié)語(yǔ)

信息時(shí)代下檔案管理工作的實(shí)踐，認(rèn)知到檔案管理工作的重要性，依據(jù)當(dāng)前檔案管理工作的不足問(wèn)題，促進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)及先進(jìn)管理思維融入到其中，并從樹(shù)立新的管理理念、提升管理標(biāo)準(zhǔn)化、重視資源整合、加強(qiáng)基礎(chǔ)投入、提升管理人員綜合能力五個(gè)維度，推助檔案管理走創(chuàng)新發(fā)展路徑，優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)體系，提升檔案管理智能化、信息化成果，從而提升檔案管理在單位發(fā)展中的地位與價(jià)值。

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