淺談高職院校學籍檔案管理存在問題及解決對策
——以楊凌職業(yè)技術(shù)學院水利工程分院為例

張妙君

(楊凌職業(yè)技術(shù)學院， 陜西 楊凌 712100)

1 高職院校學生學籍檔案的內(nèi)容

學籍檔案是一名學生在校就讀所錄入的個人信息，包括姓名、家庭住址、身份證號等基本信息，以及學號，入學時間，學籍情況等學校相關(guān)信息，是一個人讀書生涯的完整記錄。高職院校學生學籍檔案的內(nèi)容主要包括：第一，學籍基礎信息，包括學生花名冊，入學登記表等變動情況。第二，學生所修課程的考試成績，必修課和選修課的科目。第三，學籍異動信息，包括戶籍證明，休學、復學、退學、轉(zhuǎn)專業(yè)申請等信息。第四，綜合素質(zhì)和社會實踐情況信息。第五，在校期間的獲獎信息。第六，享受資助信息。第七，其他信息和材料。其保存分為紙質(zhì)和電子兩種形式，目前，還是以紙質(zhì)保存為主。

2 目前學籍管理工作存在的問題

2.1 招生人數(shù)增加，學籍管理工作難度增大

近年來，隨著高校百萬擴招的政策，在校生數(shù)量日益增加，這也大大增加了學生學籍檔案的數(shù)量，增加了學籍管理的難度，學籍異動的情況也越來越多，使得成績管理工作的信息量越來越大，形成了工作任務重、頭緒多、量大、繁瑣、成績錄入人員少，時間緊的局面。

2.2 對檔案管理工作不重視，不能充分利用

首先，分院沒有獨立的檔案室，對檔案的人力、財力、物力配備不足，都是辦公室教學秘書兼職做檔案工作，幾千人的學籍檔案堆在庫房(辦公室柜子里)也不符合標準，長此以往，學籍檔案就會有遺失，想查閱資料時，無從查找。其次，對學籍檔案管理投入的資金較少，基本都是紙質(zhì)存放，幾乎鮮有人查找，檔案無法妥善保存，很難再查閱。

2.3 缺乏對學籍管理人員素質(zhì)和技能培訓

目前，學籍管理人員不同于教師和實驗員，沒有相應的職稱體系，所以發(fā)展空間有限，因工作不夠被重視，待遇跟不上，十年如一日，缺乏積極向上的進取心，沒有工作動力。其次，大多數(shù)學籍管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓，日常工作就已經(jīng)占據(jù)了一整天時間，學習培訓的機會很少，沒有總結(jié)性要求，出外學習的機會更少，與其他院校之間的交流和溝通更是少之又少，出現(xiàn)工作效率低下、學籍文件歸檔不規(guī)范、缺少創(chuàng)新意識等問題。三是學籍管理人員手頭雜事太多，對學生沒有耐心，每天幾乎都在做大量重復性的工作。以上這些因素也都給學籍管理帶來了很大的阻礙。

2.4 學籍管理信息化落后，學籍管理模式單一，信息共享困難

近年來，學生就業(yè)對于成績單的需求量不斷增大。目前我們使用的方正教務系統(tǒng)還無法完全實現(xiàn)對成績單的自助打印，學籍管理人員不僅需對此類學生成績進行大量打印蓋章，還需要對成績進行人工校對，導致學籍管理人員工作量大，周期長。現(xiàn)在的校內(nèi)教務系統(tǒng)仍舊不能與招生就業(yè)處、財務處所要求的數(shù)據(jù)很好的兼容，使得學籍管理人員重復性工作，沒有很好的去利用已經(jīng)形成的學籍檔案。成績單及大部分文件存檔還是延續(xù)過去使用紙質(zhì)形式保存，辦公過程中無法快速、準確、高效地提取數(shù)據(jù)進而影響辦公效率。管理系統(tǒng)也無法與各部門對接，信息無法共享。另外，學籍管理模式上還是延續(xù)傳統(tǒng)模式與固定的學籍管理流程。管理模式的落后，增加了學籍管理工作的難度。

3 解決問題的對策

3.1 進一步深入了解學籍檔案管理工作

首先，每年新生入校第一課，學校就應該組織新生和班主任、輔導員、以及教輔人員共同學習《高校學生手冊》,《全日制普通高等學校學生學籍管理辦法》 以及學校關(guān)于學籍管理的相關(guān)規(guī)章制度，使全校師生能夠全面了解學籍管理相關(guān)工作。其次，通過專題講座，主題班會，知識問答，問卷調(diào)查等活動來強化師生對學籍管理制度的認知，讓學生能深入了解學籍管理制度和自己的學業(yè)是緊密相關(guān)的，以此來提高自己的學習熱情和積極性。同時，學校也可以利用網(wǎng)絡、宣傳欄、廣播、學校網(wǎng)站等多種途徑使師生進一步了解學籍檔案管理的規(guī)章制度及政策法規(guī)，并及時通知網(wǎng)站管理員做好政策更新，信息公開等工作，確保師生能夠在第一時間掌握政策變化。通過這些方式，使每位師生可以更好的學習一些學籍檔案管理的相關(guān)知識，更好地配合檔案管理工作的實施。

3.2 完善學籍檔案管理體制

學校可以以教育部頒發(fā)的相關(guān)準則為基礎，結(jié)合本校及分院的實際情況，建立一些與學籍檔案管理相關(guān)的制度，例如：學生在校情況、結(jié)合學校的人才培養(yǎng)方案、相關(guān)特色專業(yè)、特色課程，制定一套適合本校學生的學籍檔案管理制度，只有建立了相應的制度，師生才能有效的重視學籍。檔案管理不是一件簡單的事，同樣也需要認真敬業(yè)的態(tài)度，才能更好地記錄學生在校期間的學籍信息。在日常工作中，要嚴格按照規(guī)章制度辦事，做到每一項決定都有據(jù)可依。例如：在處理學生留級，退學等學籍處理相關(guān)工作時，及時告知學生及家長，避免在工作中因為缺乏嚴謹性和學生產(chǎn)生糾紛。輔導員應做好學生的日常監(jiān)管工作，督促學生隨時關(guān)注自己的學籍，提前預防留級退學。并且牢固樹立“立德樹人，以人為本”的服務意識，深入了解學生訴求，解決學生在學習生活中的實際問題，關(guān)心學生的成長與成才。

3.3 升級教務管理系統(tǒng)，強化系統(tǒng)功能

近年來高校在校生規(guī)模不斷擴大，學籍管理工作難度加大并且任務加重，要提高工作效率必須使用一個靈活高效、多元化強大的學籍管理系統(tǒng)，這就需要學校在配備服務器，學籍系統(tǒng)開發(fā)中投入一定的經(jīng)費支持。要保證教務系統(tǒng)的順暢運轉(zhuǎn)，就要對教務服務器系統(tǒng)進行改造升級。目前，教務系統(tǒng)有著排課、課表查詢、成績查詢、網(wǎng)上選課、成績錄入等一系列的應用，真正能用到的應用相對較少，面對復雜的實際工作，系統(tǒng)開發(fā)工程師應深入到管理一線與學籍管理工作人員加強溝通聯(lián)系，根據(jù)實際工作的需要，在現(xiàn)行的正方教務管理系統(tǒng)開發(fā)出我們所需要的子模塊，方便日常工作的使用。因此，開發(fā)出一套既方便老師又方便學生的學籍管理系統(tǒng)，使管理系統(tǒng)能與各個部門信息交換和共享，方便日常教學管理。

3.4 加強對學籍管理人員的培養(yǎng)

首先是要培養(yǎng)學籍管理人員的基本素質(zhì)和技能，培養(yǎng)學籍管理人員對工作內(nèi)容的理解，并熟練進行相關(guān)手續(xù)的辦理，檔案的整理及歸檔。校方要定期提供相關(guān)的業(yè)務培訓，調(diào)動學籍管理人員的積極性。另外，要多組織一線學籍管理人員赴兄弟院校學習交流，學習先進的學籍管理方法及管理經(jīng)驗，取長補短，開闊思路，提高業(yè)務管理水平。其次，建立行之有效的激勵與考核機制。通過頒發(fā)證書、發(fā)放獎金等一系列獎懲措施以獎勵出色完成工作的優(yōu)秀學籍管理人員。定期進行考核, 以學年為單位進行評比，使每個人都感受到競爭的壓力。學期末開展一些學籍管理工作經(jīng)驗交流會, 把大家在學籍管理工作中遇到的問題提出來，總結(jié)出一些解決問題的好辦法, 好思路, 都可以在會議上進行交流學習, 使我們的學籍管理工作朝著更好的方向發(fā)展,并更好的服務師生。

4 結(jié) 語

綜上所述，學籍管理工作是日常教學管理工作中非常重要的一個環(huán)節(jié)，是一項細致又繁忙復雜的管理工作，更是一項涉及學生管理，學生就業(yè)等多方面的服務性工作。筆者結(jié)合9年的一線學籍管理經(jīng)驗，針對學籍管理工作中存在的問題和解決對策進行了分析和探討。作為學籍管理工作者，只有全面掌握學籍檔案的特點，改進工作方法，優(yōu)化工作效果，在實踐中不斷的總結(jié)，才能提高管理水平，使學籍檔案在人才培養(yǎng)中發(fā)揮更大的作用。