河南能源醋酸銷售業務流程優化的必要性

張加韜 河南龍宇煤化工有限公司

一、河南能源公司介紹和組織架構

“河南能源”全稱為河南能源化工集團有限公司，2008年12月和2013年9月，經過河南省委和省政府的批準，對其進行了兩次戰略重組，成立為國有獨資超大型能源化工集團。集團公司分為以下部門：

1.化工事業部、國貿集團、永城園區和義馬園區和均為河南能源的二級單位。

2.化工事業部分管河南能源所有化工企業的生產管理和考核；國貿集團負責煤炭、十種化工產品及鉬產品銷售的指導、管理和監督。

3.永城園區和義馬園區都是獨立法人，全面負責園區的生產經營。

4.銷售公司負責濮陽、鶴壁、新鄉、安陽、義馬、洛陽、永城七個化工園區及開封龍宇生產的相應產品實行集中銷售管理，具體負責營銷策劃、資源配置、價格管理、合同管理、客戶維護等方面的工作。

5.國際貿易集團包括檢查機構、財務結算機構、規劃和信息機構、運輸機構、質量控制機構、風險管理機構以及統計合同機構和其他工作機構。

6.醇醚銷售處負責甲醇、二甲醚以及醋酸的銷售執行工作。

7.園區辦事處負責銷售公司和各園區的產銷銜接工作。

從上面我們可以得知，河南能源目前采用的是職能性組織機構，這類型的組織結構是按照組織部門分工，設置相應的管理部門和管理職務。這樣每個部門在工作是往往是從自身部門利益出發，所做的計劃往往是出于職能導向而不是公司的整體利益。

二、業務流程管理現狀

醋酸銷售業務的核心流程主要由五部分組成：銷售計劃管理流程，產品定價管理流程，合同管理流程，產品發運管理流程和銷售結算管理流程。

1.制定銷售計劃。銷售計劃是由園區提交下一年度的年度和月度生產計劃，集團公司批準后下發，銷售公司根據生產計劃來安排年度和月度的銷售計劃。

2.產品定價。產品的價格按照“二級管理”來制定，即國貿集團制定周度最低銷售限價，銷售公司制定每日產品的實際銷售價格和銷售策略。

3.合同洽談與簽訂。每天醇醚銷售處會組織業務人員召開銷售會議，分析和研判當前醋酸市場行情，科學制定當天的銷售指導價格和銷售策略。業務人員按照當日制定的銷售價格與銷售策略與客戶洽談業務，有意向的訂單先統一匯總，經合同審批通過后與客戶簽訂正式合同，并按照合同約定條款履行。

4.產品發運。產品的發運工作由園區辦事處配合園區相關部門來開展。合同簽訂以后，辦事處將合同信息錄入園區的銷售辦公系統。客戶按照合同約定的價格和數量預付貨款，園區在收到貨款以后，根據客戶提交的提貨計劃安排提貨。客戶按照園區的相關管理要求進廠登記、過磅、裝車和出廠。

5.銷售結算。主要是指合同履行完以后的發票開具工作。該部分主要是園區辦事處配合園區相關部門來開展。醋酸的增值稅發票是全部需要開具的，一般來說，只要客戶有需求，當月的發票需要全部開給客戶。但是涉及園區核算和繳稅的具體情況，一般來說銷售發票開具時間截至當月25日。特殊情況可以單獨申請。由園區辦事處提出開票申請，企管部開具開票通知單，財務部依據開票通知單和銷售合同來開具醋酸銷售發票。

三、銷售計劃管理流程

醋酸目前實行的是“以產定銷”的方式，即園區安排好生產計劃以后，銷售公司依據“產銷平衡”的原則，以園區的生產計劃來安排產品的銷售計劃。銷售公司對醇醚銷售處按照產銷率完成情況來進行考核。

1.園區根據全年的生產經營目標制定下一年的年度生產計劃和月度生產計劃，包括裝置短停檢修計劃和年度大修計劃，其中短停檢修一次，一般安排在每年的十月份，時間大概在10天左右；年度大修一次，一般安排在每年的五月份，時間一般在一個月左右。

2.化工事業部對生產計劃進行審核，審批后下發園區執行。

3.銷售公司根據園區的生產計劃，按照“產銷平衡”的原則制定銷售計劃，下發醇醚銷售處執行。

4.醇醚銷售處按照生產計劃安排銷售計劃，一般以周為單位進行分解，以永城園區正常產量1500噸/天進行計算，每周的銷售計劃為10500噸。并將10500噸銷售計劃分到每一位業務人員的身上。

5.銷售公司月底對銷售計劃完成情況進行考核，超額完成銷售計劃的按照1元/噸進行獎勵，沒有完成計劃的按照0.5元/噸進行處罰。

通過上面的論述我們可以知道，這種“以產定銷”的模式在當前產品集中銷售的背景下，生產計劃和銷售計劃處于脫節的狀態：園區制定生產計劃的時候只考裝置在什么時候需要進行維護和檢修，銷售公司制定銷售計劃時只考慮如何能把當月的產品全部銷售出去，而不能因為銷售原因導致產品滯銷。這樣的生產和銷售計劃是脫離市場的。

四、產品定價管理流程

價格制定堅持“隨行就市、適度從高”“量價結合”“階梯價銷售”的定價策略以及集體定價原則。必要時可召集臨時價委會，研究分析市場，調整銷售價格。最低限價標準分為每周最低限價標準和當日最低限價標準。每周二價委會領導小組成員召開周產品價委會例會，研究制定本周產品最低限價方案和相關銷售政策；同時，醇醚銷售處召開當日產品定價例會，研究制定當日產品最低限價標準和銷售策略。

五、銷售合同管理流程

醋酸銷售合同分為標準合同和非標準合同，一般來說在與經銷商和較小的終端客戶簽訂合同時大多采取標準合同，而在與戰略合作客戶和大型下游廠家簽訂合同時會采取非標準合同。

1.簽訂格標準合同，且單份合同（協議）金額在1000萬元（含本數）以下，合同數量分別不大于2500噸的，各銷售處經辦人依據與買受人所達成的產品買賣意向填寫《合同評審表》，并由主管該產品銷售副處長、處長，計劃信息部化工價格管理員、統計合同部化工合同管理員，根據各自職責對買受人相關證明和合同內容進行評審并簽字，最后經分管化工產品銷售副總經理簽署意見并簽字。

2.簽訂非標準合同，或單份合同（協議）金額在1000萬元以上，或合同數量大于2500噸的，各銷售處經辦人依據與買受人所達成的產品買賣意向填寫《合同評審表》，并由主管該產品銷售副處長、處長，財務結算機構、規劃和信息機構、運輸機構、統計合同機構、風險控制機構、紀檢監察機構根據各自職責對買受人相關證明和合同內容進行評審并由部門負責人簽字，最后經分管化工產品銷售副總經理、法務總監、財務總會、分管銷售副總經理、總經理分別對《合同評審表》簽署意見。

3.醋酸由于是化工產品，價格變化快，現貨合同主要是以小單、多批次簽訂為主，每一天都會簽訂少則幾個、多則十幾二十個的合同。合同的審批涵蓋了幾乎所有相關和不相關的職能部門，這樣不僅審批效率低下，而且容易造成銷售信息的泄漏，合同簽訂的數量、價格很有可能在不經意之間就流入競爭對手和客戶的手中，使得我們的銷售工作陷入被動，造成不必要的損失。

六、產品發運管理流程

產品的發運工作由醇醚銷售處、園區辦事處協助園區來完成。目前園區醋酸的運輸方式全部是通過汽車運輸來完成。醋酸產品的發運流程如下：

1.預付貨款：合同簽訂完成以后，按照“先款后貨”的原則，客戶需要全額預付貨款才能夠提貨。

2.貨款查收：客戶打款以后，醇醚銷售處業務人員或者園區辦事處業務人員通知財務查收貨款，并錄入OA系統。貨款收據一份交給企管部，一份交給園區辦事處，園區辦事處內勤人員在月底的時候將收據與增值稅發票一起寄給客戶。

3.下達發運計劃：客戶將當天的裝車計劃報給醇醚銷售處和園區辦事處的業務人員，裝車計劃主要包括客戶名稱，車號，裝車數量等。業務人員將裝車計劃錄入OA系統。

4.開裝車單：車輛到達后（車輛先在北門外等候），客戶先在企管部開具《河南龍宇煤化工有限公司裝車通知單》（四聯單，以下簡稱“裝車單”）。企管部依據OA系統中合同、資金余額和車輛信息開具裝車單，裝車單四聯單白色聯企管部留存根，其他紅色、黃色、藍色聯由客戶拿著流轉。

5.門衛檢查登記：客戶車輛進廠門衛要查驗企管部開具的裝車單并做好登記，按規定做好相關安全檢查、證件檢查、水箱、雜物檢查等。水箱內有水的需將水放干凈，檢查合格后，門衛開具《龍宇煤化工產品銷售進（出）門證》交客戶（以下簡稱出門證、出門證一式兩聯），安排車輛進廠。

6.空車過磅：司磅、監磅人員接到客戶三聯裝車單后，在確認裝車單上審核后，按規程對車輛進行空車過磅，過磅后司磅員在裝車單“磅房空車簽字”欄簽字。

7.產品裝車：裝車人員接到客戶三聯裝車單后和出門證后，登記車輛信息，檢查罐車壓力，對于可進行裝車的車輛，裝車人員在確認司磅員簽字后按照操作規程進行充裝。充裝噸位的設定必須以裝車通知單上所開噸數為準，不得超過裝車單上的開票噸位。裝車完畢后在裝車單指定位置填寫流量計充裝噸位及裝車站臺編號，簽字留存紅色一聯，黃色、藍色聯交客戶，同時在門衛開具的出門證上簽字確認。

8.重車過磅：產品裝好后，客戶過磅時，將裝車單黃色、藍色聯及出門證交司磅人員，司磅人員在確認裝車人員已簽字，并填寫流量計數后，方可進行重車過磅，司磅員在裝車單“磅房重車簽字”欄簽字、并留存黃色一聯，然后司磅員在出門證上簽字、蓋章。隨后將《河南龍宇煤化工有限公司檢斤單》（以下簡稱“檢斤單”）、出門證傳遞給企管部；企管部根據合同和檢斤單噸位進行核對、在確認貨款結清后在出門證上簽字、蓋章，然后將檢斤單和出門證交給司磅員，司磅員留存一聯出門證，將黃色、綠色檢斤單及另一聯出門證交予客戶。

9.車輛出廠：客戶將出門證和綠色聯檢斤單交予北門保衛，保衛人員確認檢斤單、出門證各單位簽字、蓋章齊全，收回留存，做好登記，方可放行。

通過上面的論述與流程圖我們可以知道，產品發運管理流程涉及六個職能部門，共有九個管理流程。中間存在的問題：一是醇醚銷售處和園區辦事處均可以安排發運計劃，計劃沒有進行統一管理，造成車輛集中到廠裝貨，等待時間過長等問題，在實際工作中，有的車輛等待時間超過兩天；二是司機從進入廠區到出廠區要在不同地方進行登記，要拿著《裝車單》和《出門證》在不同崗位流轉、簽字，造成司機對產品裝車意見比較大。

七、銷售結算管理流程

每月月底需要給客戶開具醋酸的增值稅發票，發票的開具主要是醇醚銷售處與園區辦事處協助園區來完成，具體工作流程如下：

1.提出開票申請：業務人員向園區辦事處提出開票申請，一般來說每月25日之前客戶執行完的合同均需要開具增值稅專用發票。合同每日簽訂以后會在園區辦事處備案一份。

2.準備開票的資料：園區辦事處打印合同，并審核每一單合同的價格、數量，客戶是否欠款等，審核完畢后將合同交給園區企管部。

3.開具《開票通知單》：園區企管部收到辦事處的合同以后，首先審核需要開具發票的客戶合同單價、數量、是否欠款，滿足條件以后開具《開票通知單》，并將合同與《開票通知單》一并交給園區財務部。

4.財務開具發票：園區財務部收到合同和《開票通知單》以后，要對合同和《開票通知單》與財務ERP上的數據進行核對，核對無誤以后開具增值稅專用發票。發票開好以后通知企管部進行領取。

5.企管部領取發票：園區企管部到財務部簽收發票，收到發票以后對發票進行審核、登記，核對無誤后通知園區辦事處進行領取。

6.辦事處領取發票：園區辦事處到企管部簽收發票，收到發票以后對發票進行審核，登記，核對無誤以后將發票通過快遞郵寄給客戶。

通過上面的論述我們可以知道，銷售結算流程主要涉及四個職能部門，共有六個管理流程。但是目前結算流程是串聯的工作流程，每一個部門都要一次進行審核和登記，流程的時間較長。在現實工作中，我們發現在每月20日提出開票申請，發票基本上在每月的28日、29日甚至30日才能開出來。有的客戶已經將銷項發票開出去的，如果進項發票開不出來，就會繳納很大一筆增值稅。因此，發票開具已經成了影響銷售服務的主要因素。

八、小結

從上面可以看出來，通過運用價值分析方法和時間分析方法對現有流程進行分析，我們能夠比較清楚地認識到當前銷售流程中，計劃管理流程比較落后，所以我們需要迎合市場需求來調整優化銷售流程；合同管理流程存在流程效率低下，無效審批較多的問題；產品發運流程主要是影響客戶的服務效率；而銷售結算流程中存在大量重復的人工操作，效率極低。因此，現有銷售流程優化勢在必行。